Automatische Terminbestätigung bei Vergabe in Praxis

Question

Liebe Kollegen,

bisher versenden wir nach einer Terminvergabe in der Praxis manuelle Emails an den Patienten (mit Hilfe der Vorlage).

Kann man dies auch automatisieren? also wenn manueller Termin vergeben, dann immer Email mit Bestätigungsmail?

Vielen Dank im Voraus,

Comments

Das würde mir ebenfalls helfen. Denn wir senden jedem Patienten eine Emailbestätigung.

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Fände das ebenfalls top. Vielleicht sogar auch auf die Arzt-direkt APP wenn möglich.

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Hätte ich auch gern!

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Diese Idee ist super.

In der Arzt-Direkt App und OTK2 arbeite ich mich gerade ein. Wir haben es noch nicht gestartet. Aber ich wünsche mir, dass alle Termine für den Patienten zu sehen ist in der Arzt-Direkt App, egal ob wir in Tomedo oder der Patient die Termine im OTK gemacht hat.

Dies habe ich auch hier gepostet:

https://forum.tomedo.de/index.php/59072/sammelthread-wunsche-und-bugs-arzt-direkt?show=59072#q59072

Answer 1

Ich habe eine automatische Terminerinnerung erstellt. Damit klappt das sehr gut.

Comments

Und welche Kriterien haben Sie für die Erinnerung verwendet? (wir erinnern auch zweimal 8 und 2 Tage vor Termin, ist topp)

Sie soll ja direkt nach Terminvergabe rausgehen...

Grüße, Kathrin Mika

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Wir haben die erste Erinnerung 365 (bis 0) Tage vor dem Termin, was dann der Termineinladung zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung entspricht.

Dazu kommt dann eine Terminerinnerung 3 - 1Tag(e) vor dem Termin. Wer also einen Akut-Termin für den selben Tag vereinbart, bekommt nur die eine Mail. Wer einen Termin 2 Tage im Voraus ausmacht, hat halt die dopplten Mails, aber damit leben wir (bzw. die Patienten) ganz gut.

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Ich hatte das jetzt auch so eingestellt und jetzt hat jeder Patient eine Erinnerungsmail bekommen. Ich wollte ja nur, dass neu erstellte Termine bestätigt werden. Gibt es eine Einstellung, bei der ich sicher sein kann, dass nur neue Termine erinnert werden? Ich fürchte, ich hab meine Patienten jetzt etwas überfordert mit den ganzen mails ;-).

Danke!

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Jetzt sind ja eh' alle Mails für die alten Termine raus und das Problem hat sich erledigt ;-)

 

Eine passende Einstellung ist mir nicht bewusst. Man könnte nun den Zeitraum auf 30-0 Tage einstellen und dann jeden Monat um 30 Tage erhöhen, so daß man dann in 12 Monaten auf den 365 Tagen angekommen ist, aber das ist auch nur Workaround.

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So wie Herr Streckert machen wir es auch, klappt hervorragend. Für die 1. Erinnerung, also die Bestätigung, haben wir eine andere Textvorlage eingetragen. So erhält der Patient dann tatsächlich auch eine Bestätigung und keine Erinnerung.

Beste Grüße aus Augburg
Christian Schacht

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Dürfte ich hier mal die Frage stelle, wie Sie diese automatische Erinnterung gemacht haben?

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Hier die Beispiele für die Terminvergabe und die Terminerinnerung für die Kinder-Vorsorgen:

 

 

 

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gibt es hier seitens zollsoft Pläne, hier etwas zu programmieren?

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wow, danke für die umsichtige Erklärung!!!

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Guten Tag Herr Dr. Streckert,

das ist wirklich ein toller Work-Around. Vielen Dank, dass Sie diese Lösung hier teilen.

Ich möchte diese Lösung auch für unsere Praxis umsetzen. Ich habe es jetzt mal mit einem Testszenario ausprobiert. Mich stört noch, dass der Versand teilweise 15 Minuten und teilweise auch länger dauert. Es wäre besser, wenn die E-Mail unmittelbar nach Termineintragung verschickt wird. Wir kündigen den Mailversand ja bei Terminvergabe an. Ich denke, manche Patienten warten dann auf diese Mail, um nochmal Uhrzeit und Datum zu pürfen.

Stellen Sie ebenfalls so einen zetilichen Versatz fest? Gibt es hier eine Möglichkeit, diese Zeit zu verkürzen?

Frau Freund hatte ja berichtet, dass beim Aktivieren der Bestätigungsemail auch alle "alten" Termine erinnert wurden. Verstehe ich es richtig, dass es hierbei nur um die in der Zukunft liegenden Termine geht und nicht um zurückliegende Termine?

Schade, dass man hier so tüfteln muss und tomedo noch keine richtige Lösung für so eine wichtige Funktion hat. Daher wiederhole ich die o.g. Frage gerne: gibt es seitens Zollsoft Pläne, hier etwas (auch unabhängig von Arzt-Direkt) zu entwickeln?

Vielen Dank

Jonathan Buderer

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Guten Tag Herr Buderer,

 

Tomedo (Server) sucht alle 15Minuten nach Terminen, an die noch nicht erinnert wurde.

Dadurch dauert es bis zu 14,99Minuten, bis die Mail verschickt wird.

Zudem gibt es in den Mail-Einstellungen auch Grenzen für Mails / Stunde bzw Tag, wodurch es ggf noch länger dauern kann (aber das Mailfach nicht auf Spam-Blocklisten rutschen soll).

 

Der Mechanismus löst also für alle zukünftigen Termine aus, unabhängig vom Zeitpunkt der Erstellung. Wenn ein Patient also nach der Vereinbarung noch die Datenschutz-Freigabe erteilt oder erst dann die Mailadresse hinterlegt, bekommt er dann auch noch die Bestätigung.

 

Eine permanente Überwachung wäre sicher aus Performance-Gründen ungünstig, aber ein separater Auslöser zur Terminvereinbarung wünschenswert ==> @Zollsoft

 

[Soweit ich das durch die Doku und meine Tests verstanden habe!]

 

Schönes Wochenende,

Thomas Streckert

 

PS: Ohne "Dr.". Ich administriere nur - meine Frau macht die Arbeit ;-)

Answer 2

Guten Tag an alle Interessenten eines solche Features,

Seit einigen Versionen (124 soweit ich richtig sehe) gibt es dafür einen gesonderten Mechanismus, dieser lässt sich an der folgenden Stelle aktivieren:

Dort muss mindestens die Versandbedingung von "Nie" umgestellt werden - "Immer" sendet ohne Abfrage, die "Standardmäßig"-Optionen senden nur nach Abfrage (und entsprechend mit der Checkbox standardmäßig ab- oder angehakt). Wenn kein Konto und keine Vorlage angegeben sind müssen diese bei Versand manuell angegeben werden.

Der Versand findet statt, sobald das erste Mal anscheinend ein Patient vorliegt (i.e. wirklich Patient zugeordnet oder direkt Daten in den Termin Daten eingegeben). Der Versand geht bisher nur per Mail und wenn der Versand nicht gestartet werden kann (z.B. keine E-Mail-Adresse oder unzureichende Kontakterlaubnisse), dann landet die Sache in der entsprechenden Inbox.

Mit Wiederholungsterminen ist die Sache noch nicht kompatibel und für einen besseren Umgang mit Kettenterminen ist ein Update auf die bald herauskommende 127 zu empfehlen.

mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Das ist dann aber für ALLE Terminarten und auch immer die selbe Email?

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Das ist korrekt.

Wir haben inzwischen schon festgestellt, dass diese Methode für viele Praxen noch nicht die nötige Flexibilität hat. Wir planen grundsätzlich dort nochmal eine schwerere Überarbeitung vorzunehmen, jedoch schein es bisher nicht, dass dies zeitnahe passieren würde.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag Herr Dr. Reschke,

Das Produktmanagement fordert zur Priorisierung der Sache eine Erklärung, warum die gleiche E-Mail für alle Terminarten nicht ausreichend ist. Entsprechend wäre ich dankbar, falls Sie beispielhaft eine solche angeben könnten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Weil es zu verschiedenen Terminen auch verschiedene Emails gibt. Diese enthalten spezifische Informationen und ggf Anhänge. Ein Sprechstundentermin ist z.B. reiner Text, ein Termin zur Stoßwelle enthält Infos und einen Aufklärungsbogen. Ein Termin zur Flugmedizin enthält wichtige Infos und mehrer Anhänge. Beim Labor wird nochmals hingewiesen, nüchtern zu kommen. Etc... etc...

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Ich wollte hier noch einmal nachfragen, ob es mittlerweile eine Lösung gibt.

Wir würden auch sehr gern nur für bestimmte Terminarten elne Terminanlagebestätigung versenden.

Ich möchte dem Team nicht zumuten, bei jeder Terminanlage manuell zu bestätigen, ob eine Benachrichtigung verschickt werden soll.

Ziel ist ja eine Verschlankung des Aufwandes- also ein automatisierter Versand für bestimmte Terminarten.

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Guten Tag Frau Dr. Schweiger,

bisher gab es weder eine Umsetzung dieses Wunsches noch einen konkreten Zeitplan dafür.

Ich habe Sie im zugehörigen Ticket als einen der betroffenen Kunden ergänzt und werde das Produktmanagement nochmal darauf aufmerksam machen, dass sich dies von einer größeren Menge an Kunden gewünscht wird.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling