Verbesserungswünsche der automatischen Terminbestätigung bei nicht online Terminen

Question

Wir versenden gerne unseren Patienten eine Terminbestätigung. Dabei ist die aktuelle Funktion der Terminbestätigung sehr unpraktisch und für uns im Alltag nicht brauchbar. Folgende Wünsche hätten wir gerne:

- Möglichkeit zur Auswahl verschiedener Texte bei unterschiedlichen Terminarten (wie z.B. der Fall ist bei Terminerinnerungen)

- Möglichkeit zur Anzeige des Textes vor dem Versenden der E-Mail. Es kommt immer wieder mal vor, dass wir den E-Mail Text individualiseren möchten. Optimal wäre es wenn bei dem aktuellen Fenster 

eine zusätzliche Auswahl gäbe "E-Mail vor Versand anzeigen"

- Arbeits- bzw. nutzerspezifisches Ein- und Ausschalten der Funktion

Vielleicht haben auch andere Kollegen Ideen wie man die Funktion ausbauen kann. Sehr störend ist auch die Tatsache, dass beim Eintragen von Terminen manuell (also nicht über Terminsuche oder Terminkettensuche) der Patient entweder für jeden einzelnen Termin eine E-Mail oder gar keine bekommt, bzw. muss mann aktiv eine E-Mail mit allen Terminen verfassen was faktisch zeitlich unmöglich ist. Tatsache ist, dass  bei unserem Alltag nicht zu vermeiden ist, dass mache Termine nicht über die Termin(ketten)suche sondern manuell eingetragen werden. 

Comments

Können Sie ins Detail gehen wofür Sie diese E-Mails nutzen? Also grob was für Informationen da so drin stehen, weswegen verschiedene Vorlagen oder einzigartige E-Mails nötig wären bzw. welche Rolle diese Mails im Ablauf mit dem Patienten spielen? Grob: Warum muss dieses Feature das alles können, wenn wie Sie auflisten andere so etwas können?

Soweit ich mich an den initialen Feature-Entwurf erinnere war der Knackpunkt dem Patienten bereits an der Anmeldung (also sofort) die E-Mail zu dem Termin zukommen zu lassen, statt worst case erst ein paar Minuten später wenn die Terminerinnerungen prüfen ob neue Erinnerungen zu versenden sind. Also 'Reaktionszeiten' bei der vor-Ort-Terminvereinbarung ähnlich wie bei Online-Buchungen... Ohne Kontext klingen Ihre Wünsche für mich erstmal nach Dingen die besser über Terminerinnerungen oder 'normale' E-Mails gehen, darum helfen Sie mir bitte zu verstehen.

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Wir fügen gerne Informationen wie z.B. nüchtern kommen (bei bestimmten jeoch nicht bei allen Blutuntersuchungen), Impfpass mitbrignen bei Impfterminen, auf Schmuck verzichten bei Knochendichtemessungen etc. Terminerinnerungen sind eine feine Sache werden jeodch verzögert verschickt. Dort haben wir die o.g. Informatioenen eingefügt  jeodch die Erfahrung zeigt, dass zwe verschiedene E-Mails die Patienten zum Teil verwirrt. Viele schauen nur auf die Terminbestätigungs E-Mail,3 sodas wir öffters den Fall hatten, dass die Patienten nicht nüchtern kamen und auf die erste E-Mail verweisen haben wo diese Info nicht darauf stand.

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Um das für mich zu auseinanderzunehmen:

• "Nüchtern kommen" wäre ein Beispiel weshalb bei nur einer Terminart manchmal eine andere E-Mail als per Vorlage verschickt werden müsste. Streng genommen wäre dieses Beispiel dann mit einer anderen Terminart und  -vorlage lösbar, aber ich vermute dass ist kein proportionaler Aufwand wenn der Unterschied nur dieser Hinweis in den Mails an den Patienten ist.
• "Impfpass mitbringen" und "keinen Schmuck tragen" ist etwas was für alle Termine mancher Terminarten gilt, aber nicht für alle Termine.
• Terminerinnerungen wären Ihnen eigentlich genug für diese Informationen, aber um nur Terminerinnerungen zu verwenden ist die Verzögerung ist zu lang und für beides zusammen ist zu problematisch, dass Patienten nur die erste Email lesen.

Soweit korrekt? Die Wünsche nehme ich mit, aber eine Frage zum Zusammenfassen mehrerer Termine habe ich noch:

Woran sollte das System erkennen ob der gerade angelegte Termin der letzte für diesen Patienten ist oder noch weitere folgen werden? Zwecks Zusammenfassung. Das im aktuellen tomedo automatisch zu erkennen erscheint mir gerade unmöglich, es händisch machen zu lassen gegensätzlich zur Automatisierung. Die Terminerinnerung kann ja nur zusammenfassen weil die E-Mails zeitlich versetzt verschickt werden und damit alle Termine aus der Zwischenzeit geprüft werden. 

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Vielen Dank für die ausführliche Antwort Herr Putzig. Ihre Zusammenfassung ist vollkommen korrekt. Ihre Frage ist berechtigt und ich glaube, dass ohne die Verwendung von Terminkettensuche mein Wunsch nicht realistisch ist. Dafür würde ausreichen wenn es die Möglichkeit gebe die E-Mail vor dem Versand zu editieren und diese handisch einzutragen. Eventuell wäre es einfacher umzusetzen bei der Terminerinnerungsfunktion, die wirklich sehr gut ist, unter "Erinnerungszeitpunkt" die Option "Versand am Tag der Terminvereinbarung" zu ergänzen.

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Ich danke Ihnen für die Geduld. Ich frage mal den Kollegen zur Terminerinnerung, ich glaube der Workaround für "Versand am Tag der Terminvereinbarung" ist aktuell eine große Spanne zu haben für die Terminerinnerung, also z.B. 730 Tage (2 Jahre) bis 0 Tage vor dem Termin. Falls die neu eingerichtet werden bekämen soweit ich weiß aber einmal alle Patienten mit Terminen in dieser Zukunft solch eine Mail, was die Umstellung natürlich unattraktiver macht... Aber ich frage mal nach, eventuell werde ich also hier noch korrigiert.

EDIT: Wurde mir vom Kollegen bestätigt, er warf noch ein dass man mit viel Handarbeit auch die Größe des Intervalls langsam erhöhen kann um den E-Mail Schwall zu verhindern.

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Guten Tag Herr Dr. Kokkalas,

würde es tendenziell auch reichen, wenn es wie bei Verschiebungen und Löschungen hier auch die Möglichkeit zur Grundangabe mit Grundvorlagen gäbe? I.e. sie müssten dann in der Vorlage einen Platzhalter haben, welcher damit ausgefüllt wird.

Sie können auch jetzt schon bei jeder Anlage die E-Mail-Vorlage manuell wählen, indem Sie keine Vorlage in den Einstellungen auswählen. Hilft dies ggf. schon ausreichend?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 1

Wir versenden eine relativ einfach und allgemein gehaltene Emailvorlage für die Terminbestätigung (denken Sie an Ihre Versichertenkarte! Kommen Sie nüchtern für den Fall einer erforderlichen Blutentnahme usw). Eigentlich macht das aus meiner Sicht Sinn, hier für die MFA am Tresen nicht zu viele Optionen und Entscheidungspfade einzubauen, da das eher schnell gehen soll. Die wesentliche Verantortung der MFA besteht darin, die Terminart korrekt einzutragen. Dann arbeiten wir mit den Terminerinnerungen.

Auf diese verweisen in der Terminbestätigungsmail explizit mit dem Hinweis auf WICHTIGE und SPEZIFISCHE Informationen und bitten um deren Beachtung. In diesen Terminerinnerungsmails setzen wir auch mittlerweile fast ausschließlich und relativ erfolgreich Check-In Links für Idana-Fragebögen ein (z.B. für DMPs oder Infektfragebögen für die Akutsprechstunde)

Wahrscheinlich läßt es sich nie vermeiden, dass Informationen nicht gelesen, bzw. vergessen oder übersehen werden