Wir hatten im Juni 2022 eine lange BUG Liste an zollsoft übersandt und kamen damals zu dem Schluss, dass der OTK2 noch nicht produktiv einsetzbar ist. Nun arbeiten wir intensiv weiter an der Umsetzung, denn in den letzten Wochen muss man konstatieren, hat man sich bei zollsoft sehr bemüht und vieles verbessert. 

Es bleiben noch Bugs, die wir folgend gerne vorstellen und um Abhilfe bitten möchten! Das passiert hier unsortiert in der Reihenfolge des Auftretens:

 

OTK2 Eingabefelder Beschreibung Sprachumschalter nicht mehr vorhanden

Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.

Wir spielen bereits englische Texte aus und haben keine Möglichkeit mehr diese zu editieren (auch Bestandstexte) - nur noch deutsch ist möglich. Die Sprachumschaltung war bis dato rechts (orange farbenes Feld) vorhanden:

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Die Sprachumschaltung wurde auf Language Codes im IFrame Parameter geändert. Der manuelle Sprachumschalter wurde entfernt. Dennoch werden in Englisch bei Responsive Änderungen an der Bildschirmbreite ab einer bestimmten Bildschirmgröße keine Sprachübersetzungen ausgegeben.

In der mobilen Ansicht werden die Sprachparameter korrekt ausgegeben

Responsive Design: Ausspielung auf Tablet und Desktop mit nicht übersetzten Sprachfeldern

Man kann den Fehler (die englischen Versicherungsarten werden plötzlich deutsch) schön erkennen, wenn man das Browserfenster vergrößert bzw. verkleinert. Das CSS-Styling im responsive Design hat einen Fehler:

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Bei der Internationalisierung (Einstellungen) bleiben die weiteren Sprachen nicht erhalten (und eventuell daher auch nicht für die Beschreibungseingabe) - s. vorgehenden Threat - sichtbar:

Benutzerdefinierte Emails

Es ist keine Dokumentation über die Shortcodes vorhanden. In einer früheren Version ließen sich die Datenbank Shortcodes auswählen, erschlossen sich aber nicht immer von der Bezeichnung. Nun fehlen die Shortcodes für eigene Vorlagen vollständig.

Eine dokumentierte Übersicht in der Atlassian-Hilfe wäre sehr wünschenswert.

In einer früheren Dashboard Fassung waren die Datenbank Shortcodes aufrufbar:

Der kleine Teufel steckt im Detail. Inwzischen hat zollsoft die CSS Einstellungen und Skalierungen geändert. Wir haben die CI Farbe des Kunden eingespielt. Aber jetzt sind die in der TERMINART BESCHREIBUNG vorhandenen Link Texte nicht mehr lesbar.

Doch ein Hinweis, die Einstellungen für CSS-Farben bald zu erweitern (immer im Zusammenhang mit den anderen Farbgebungen zu sehen!). Ist kein Killerfaktor aktuell, aber wäre schön, wenn das standardmäßig möglich wäre.

Für diese CSS-Formatierung gibt es im Dashboard keine Einstellmöglichkeit:

EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert

Microsoft hatte im Juli für 48 Stunden die Standardauthentifizierung abgeschaltet (was weltweit zu einem großen Chaos führte), um auf dessen Deaktivierung ab 01.10.2022 hinzuweisen. In der aktuellen tomedo Version wurde das für Microsoft 365 gerade noch umgesetzt, auch wenn hierfür tomedo genauere Anleitungen bekannt geben sollte. Denn zur Aktivierung innerhalb tomedos sind auch Änderungen im Azure Directory von Microsoft notwendig, die der normale Anwender kaum finden kann.

https://forum.tomedo.de/index.php/49566/email-einstellung-der-standardauthentifizierung-bei-microsoft

Bisher sehen wir keine Implementierung dieser Funktion für Office 365 im OTK2. Microsoft mit seinen Exchange-Servern ist nun mal einer der führenden Anbieter. Da die Patientenkommunikation per Email stattfindet, ist das der absolute Killerfaktor, wenn OAUTH nicht implementiert ist.

Die Zeit rennt und gerade mit den Problemen der Implementierung, die einige mit tomedo hatten, würden wir diese Funktion gerne schnell implementiert sehen, um sie testen und freigeben zu können und nicht auf dem letzten Drücker, denn alle IT Firmen sind fieberhaft mit den Umstellungen vieler Systeme auf OAUTH beschäftigt.


OHNE EMAIL MIT AKTIVIERTEM OAUTH KEIN OTK2!!!!!

Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung

Semantische Anmerkung Usability: Auf der Bestätigungsseite heißt es „Der Termin wurde angefragt“. Das ist insofern irreführend, da die Buchung bereits durchgeführt wurde (uns ist klar, dass mit der Anfrage die Bestandspatienten-Funktion gefiltert werden soll). 

Leider geben Patienten oft aus Versehen durch Tippfehler falsche Email-Adressen ein, so dass kein Email-Empfang erfolgt. Der Prozess würde hier für den Endanwender zum Erliegen kommen, da nie eine Bestätigung erfolgt, obwohl der Termin im Praxiskalender eingetragen ist. Im Praxiskalender ist ein Termin mit einem möglichen No-Show eingetragen. Das gleiche gilt, wenn die Email im Spam-Ordner landen würde.

Die eindeutige Bestätigung sollte bereits im Browser erfolgen, um diese Unsicherheiten zu beseitigen und unnötigen telefonischen Nachfragen zu begegnen.

Bei allen üblichen Buchungsvorgängen im Internet wird in der Usability das Ergebnis (=Buchung) auf einer Zielseite dargestellt. Das Ergebnis wird ZUSÄTZLICH und nicht ausschließlich durch Email zugestellt. Dies sollte unserer Meinung nach dringend verbessert werden!

Termin bearbeiten/stornieren/verschieben

Diese Funktion haben unsere Kunden lange erwartet. Und das funktioniert wirklich recht gut. Toll implementiert!


Allerdings kommt man mit mit den ersten 3 Buttos auf arzt-direkt.de. Das fällt beim Stornieren oder Verschieben nicht so auf, aber warum die Buchungsseite auf arzt-direkt.de verlinken, wenn man per IFrame eine eigene Buchungsseite auf der eigenen Praxis-Webseite verlinkt hat? Genauso wie man die arzt-direkt.de Buchungsseite deaktivieren kann, sollte hier die Verlinkung wählbar sein!

 


 

Was sich nicht ganz erschließt, warum man für eine Terminverschiebung 2 Emails erhält, nachdem der Termin auf der Webseite als verschoben bestätigt wurde. Zuerst erhält man eine "Bestätigung für Termverschiebung Anfrage", in der bereits die aktualisierten Termindetails angezeigt werden:

Kurz darauf kommt eine Email, dass die Terminbestätigung erfolgt ist:

Es gibt hier keinerlei manuellen Eingriff durch die Praxis, sondern alles passiert automatisch. Warum dann erst wieder eine "Anfrage" und dann eine "Bestätigung" senden. Es reicht die letzte Email.

Soweit zum Thema "Postfach zumüllen". Jede unnötige Email verursacht einen Co2-Abdruck :-(

Allgemeine Einstellungen Dashboard / Personendaten-Formular

Im Personendaten-Formular lässt sich kein Text für Checkbox 2 hinterlegen. Auch hier fehlen Sprachfelder für die Internationalisierung.

Standard-Vorlage Email

Die Standard Email Vorlage hat aktuell noch eine unschöne Skalierungsaufteilung (Sicht auf Iphone), so dass die Informationszeilen links umgebrochen werden. Das könnte schöner gelöst werden:

 

Das Problem beim Termin-Verschieben ist, dass man lediglich ein Popup bekommt, dass der Termin verschoben wurde, aber die Seite mit den Buttons "Termin verschieben" bleibt offen, sodass die Patienten oft erneut auf "verschieben" klicken, weil sie den äußert unauffälligen davor Popup übersehen. Dann bekommen Sie per Email mit, dass der Terminwunsch nicht mehr verfügbar ist (logisch, weil der Termin eigentlich bereits verschoben ist). Daher eine große BITTE: Beim Termin verschieben sollte die Patienten zu einer neuen Seite gelangen, dass der Termin verschoben wurde, ohne weitere Button einzublenden :) 

Sehr geehrter Herr Dr. Mildner, 

vielen Dank für Ihr umfängliches Feedback und Ihre ehrliche Meinung. Ich würde Ihre Anmerkungen nun sukzessive beantworten: 

  • “Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.”
--> wurde bereits unserseits gelöst und wird Ende der Woche (spätestens) wieder funktionsfähig sein. 
  • “Der manuelle Sprachumschalter wurde entfernt.”
--> dieser Button existiert, sobald Sie mindestens 2 aktive Sprachen selektiert haben. Bitte prüfen Sie es erneut. 
  • “Dennoch werden in Englisch bei Responsive Änderungen an der Bildschirmbreite ab einer bestimmten Bildschirmgröße keine Sprachübersetzungen ausgegeben.”

--> wurde bereits unserseits gelöst und wird Ende der Woche (spätestens) wieder funktionsfähig sein. 

    • “Bei der Internationalisierung (Einstellungen) bleiben die weiteren Sprachen nicht erhalten (und eventuell daher auch nicht für die Beschreibungseingabe) - s. vorgehenden Threat - sichtbar:”
    --> können wir leider nicht reproduzieren, könnten Sie bitte nochmal prüfen, ob der Fehler weiterhin auftritt. 
    • “Benutzerdefinierte Emails”
    -->  Wir können diesen Fehler nicht reproduzieren und alle Platzhalter können eingefügt werden. Bitte prüfen Sie, ob der Fehler bei Ihnen weiterhin auftritt. 
    • “CSS Einstellungen”

    --> Die Problematik bei der Darstellung der Terminbestätigung, gerade bei kleineren oder sehr sehr großen Bildschirmen, können wir nur bedingt bereinigen, da es zu Problemen bei "normalen" Bildschirmen kommen kann. Unser Designer wird sich jedoch der Thematik erneut annehmen, um Feinheiten zu bereinigen. Einige Änderungen werden Sie bereits Ende der Woche bemerken. 

    • “EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”
    --> Ist korrekt, wir arbeiten hier aktuell an der Implementierung. Bis dahin empfehlen wir unseren Kunden auf den von zollsoft angeboten E-Mail-Server umzusteigen, was wiederum auch eine Entlastung für Ihre E-Mail-Server darstellt. Für diese Übergangsphase werden wir Ihnen gerne unserem E-Mail-Server einrichten, ohne, dass Sie dafür anwesend sein müssen. Sobald das OAuth Verfahren unsererseits implementiert wurde, werden wir Sie informieren. 
    • “Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”
    --> Der Grund warum der Patient eine Terminanfrage erhält, ist, dass der tomedo®-Server für eine gewisse Zeit nicht erreichbar war, sodass der Termin nicht automatisch von tomedo®-Seite aus bestätigt werden konnte. Ich gebe Ihnen recht, optimal wäre natürlich, wenn sich die Seite aktualisiert, jedoch ist der Regelfall tatsächlich, dass Patienten den Termin buchen und die Seite schließen. Selbst wenn die Anfrage sich aktualisieren sollte, wird das Problem mit einer fehlerhaften E-Mail-Adresse nicht behoben. Unser Vorschlag: Die Anfrage bleibt vorerst bestehen, wir integrieren aber die Möglichkeit, dass Patienten ihre E-Mail nochmals einsehen bzw. korrigieren können. 
    Ausblick: Perspektivisch wollen wir die Funktionalität hinsichtlich Buchungsanfragen weiter ausbauen und z.B. umsetzen, dass für bestimmte Terminart stets eine Terminanfrage erstellt wird, welche wiederum von Ihnen aktiv bestätigt werden muss. 
     
    • “Termin bearbeiten/stornieren/verschieben”

    --> geben wir Ihnen Recht. Wir werden es so umsetzen, dass die Ansicht wie folgt aussieht 

    Termin bearbeiten --> stornieren / verschieben / Zur Praxiswebsite (Button erscheint sofern Website hinterlegt) / Zur Buchungsseite (erscheint sofern hinterlegt auf app.arzt-direkt.de/Ihre Praxiskennung OTK eingebunden ist) 
    • “Allgemeine Einstellungen Dashboard / Personendaten-Formular”
    --> befindet sich unserseits aktuell in Umsetzung
    1. Standard-Vorlage Email”
    --> können wir nicht reproduzieren, bitte prüfen Sie, ob der Fehler weiterhin existiert. 
     
    Liebe Grüße
    Ihr arzt-direkt Team 
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    Sehr geehrte Frau Scherer,

    herzlichen Dank für Ihre ausführliche Antwort. Ich habe gleich unser gesamtes Team an den OTK2 gesetzt und kann Ihnen folgende Rückmeldungen geben:

    • “Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.”
      Das Feature funktioniert wieder. Dies muss wohl an Einstellung/Internationalisierung gehangen haben, denn auch dieses Feature funktioniert nun (es kommt jetzt ei "Einstellung gespeichert, das vorhin nicht kam), so dass auch die Übersetzungs-"Schalter" rechts in den Texteingabefelder, wie Terminart usw., wieder zu sehen sind.
    • “Benutzerdefinierte Emails” / Platzhalter
      Alles klar. Wir haben erneut getestet. Die Platzhalter waren in der letzten Fassung per Pull-Down-Menü aufrufbar. Jetzt kommen Sie per "$" Befehl automatisch. Bitte in die Attlassian Bedienungsanleitung aufnehmen und bitte Beschreibungen zu den einzelnen Datenbank-Parametern angeben (vieles, aber nicht alles erschließt sich).
    • “EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”
      Ihren Vorschlag über Ihren Email-Server den Versand laufen zu lassen, ist ein momentaner Workaround, den wir gerne mit der Praxis besprechen. Grundsätzlich ist uns lieber, den gesamten Emailverkehr über die Praxis Exchangeserver laufen zu lassen, weil die Praxis oft aus Nachverfolgungsgründen im "Gesendet" Ordner sucht, wir direkte Fehlermeldungen bei Fehlversand vom Exchange Connector zur Analyse erhalten (was relativ häufig passiert und wir dann direkt die Fehler ohne großen Aufwand ausmerzen können). Zum anderen haben wir umfangreiche Datenschutzvereinbarungen mit Mircosoft zu "medizinischen Daten" getroffen, die sehr fein justiert und entsprechend der deutschen und europäischen Gesetzgebung eingestellt werden können. Daher würden wir die OAUTH als Standard gerne implementieren. Die Email Konten, die mit tomedo synchronisiert werden, laufen parallel auch auf MAC OS und Windows Outlook und das Mischmasch unterschiedlicher Authentifizierungsverfahren ist ungut. Microsoft hat das kommende Problem für die Kunden aber wohl erkannt und gerade erst gestern am 06.09.  ein neues BULLETIN MC424287  veröffentlicht, in dem das Problem adressiert wird. Unser Support analysiert dies aktuell.
    • “Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”
      Wir verstehen die Problematik der Synchronisation. Sind aber dennoch skeptisch, ob dieser Email-Bestätigungs-Prozess zielführend ist. Noch problematischer ist es für Buchungen, die nur "Bestandspatienten" buchen dürfen. Hier wird der Frust sehr groß sein, diesen "Ablehnungsbescheid" erst per Email zu erhalten, nachdem schon relativ viel Daten eingegeben werden mussten. Das sehen wir als IT'ler nicht nur skeptisch, sondern auch die Praxis, die das Feature gerne nutzen möchte. Ihr oben vorgeschlagener Weg wäre ein Workaround, aber ich denke, hier ließe sich zollsoft intern nochmals wohl diskutieren?
    • “Standard-Vorlage Email"
      Wir werden nochmals mit vielen unterschiedlichen Mobiltelefon-Modellen testen, wie die Skalierung am Endgerät aussieht. Wir nutzen dazu keine Software, sondern schauen uns an, wie das tatsächlich dargestellt wird. Wir werden Ihnen berichten.
    • Responsive Design / Dartstellung
      Wir beobachten, was Ihre Grafik ändert und werden berichten. Styling und CSS ist oft ein hakeligre Prozess, bis man mit allen eine gute Übereinkunft gefunden hat.
    Grundsätzlich sind Sie auf dem richtigen Weg und wir freuen uns auch immer, wie offen und oft auch schnell auf Rückmeldungen der User reagiert wird. Wir kennen aus vielen unterschiedlichen Projekten die Umsatzungskomplexität und sehen bei den Produkten aus Ihrem Hause wirklich einen wahnsinnig großen Innovationsmotor. Das freut nicht nur die Praxis, sondern als "Begleit-"Spezialisten für die Praxis auch uns. So sind wir guten Mutes, dass wir den OTK2 bei unserem Kunden diesen Monat noch zum Laufen bringen werden.
     
    Herzlichen Dank und freundliche Grüße
    Michael Mildner

      Sehr geehrter Herr Mildner, 

      vielen Dank für Ihre Rückmeldung und Ihr Vertrauen in unsere Produkte. 

      Im Folgenden werde ich nur auf die noch "offenen" Punkte reagieren und Ihre Berichte zum Rest abwarten. 
       

      • “EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”
        Ihren Vorschlag über Ihren Email-Server den Versand laufen zu lassen, ist ein momentaner Workaround, den wir gerne mit der Praxis besprechen. Grundsätzlich ist uns lieber, den gesamten Emailverkehr über die Praxis Exchangeserver laufen zu lassen, weil die Praxis oft aus Nachverfolgungsgründen im "Gesendet" Ordner sucht, wir direkte Fehlermeldungen bei Fehlversand vom Exchange Connector zur Analyse erhalten (was relativ häufig passiert und wir dann direkt die Fehler ohne großen Aufwand ausmerzen können). Zum anderen haben wir umfangreiche Datenschutzvereinbarungen mit Mircosoft zu "medizinischen Daten" getroffen, die sehr fein justiert und entsprechend der deutschen und europäischen Gesetzgebung eingestellt werden können. Daher würden wir die OAUTH als Standard gerne implementieren. Die Email Konten, die mit tomedo synchronisiert werden, laufen parallel auch auf MAC OS und Windows Outlook und das Mischmasch unterschiedlicher Authentifizierungsverfahren ist ungut. Microsoft hat das kommende Problem für die Kunden aber wohl erkannt und gerade erst gestern am 06.09.  ein neues BULLETIN MC424287  veröffentlicht, in dem das Problem adressiert wird. Unser Support analysiert dies aktuell.
      --> Wenn Microsoft diese Umstellung stringent durchzieht, müssten Sie auf den Workaround zurückgreifen, bis wir das OAuth-Verfahren implementiert haben. Die Implementierung ist, wie Sie sicherlich selbst vermuten, sehr komplex und wird unserseits noch einige Zeit in Anspruch nehmen. 
      • “Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”
        Wir verstehen die Problematik der Synchronisation. Sind aber dennoch skeptisch, ob dieser Email-Bestätigungs-Prozess zielführend ist. Noch problematischer ist es für Buchungen, die nur "Bestandspatienten" buchen dürfen. Hier wird der Frust sehr groß sein, diesen "Ablehnungsbescheid" erst per Email zu erhalten, nachdem schon relativ viel Daten eingegeben werden mussten. Das sehen wir als IT'ler nicht nur skeptisch, sondern auch die Praxis, die das Feature gerne nutzen möchte. Ihr oben vorgeschlagener Weg wäre ein Workaround, aber ich denke, hier ließe sich zollsoft intern nochmals wohl diskutieren?
      --> Wir können, und da bin ich ganz ehrlich, nicht verhindern, dass der Patient nur eine Anfrage erhält, wenn der tomedo®-Server nicht erreichbar ist, da eine Kommunikation zu unserem Server nicht möglich ist. Unsere bisherigen Erfahrungswerte zeigten, dass die Patienten direkt nach dem Buchungsprozess den Browser schließen und nicht auf eine Aktualisierung warten. Erschwert wird das ganze durch meine oben angerissene Anforderung, dass viele Kund:innen gezielt nur eine Anfrage für bestimmte Terminarten fordern.
      Wichtig ist, dass sobald der Server wieder erreichbar ist oder die Praxis den Termin manuell bestätigt, auch ein Bestandspatient, ordnungsgemäß seine Bestätigung per Mail erhält. 
       
      Danke für Ihren offenen und ehrlichen Austausch. Ich hoffe, wir können dies beibehalten. 

      Liebe Grüße

      Janina Scherer 

       

      Ich habe wieder auf den OTK1 zurückgestellt, da Folgendes den workflow massiv stört:
      Im Kalendereintrag erscheint "" und dann nach 2 Zeilenumbrüchen Bitte beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen: "... wodurch im Kalender das Anliegen nur noch durch Öffnen des Termin sichtbar ist.

      Bitte beheben!
      Hallo Herr Dr. Hoffmann,

      bitte seien Sie so nett und konkretisieren Sie Ihr Anliegen.

      Gerne können Sie uns auch einen Screenshot zukommen lassen, wir nehmen uns der Sache an.

      Danke

      Janina Scherer
      Im Kalendereintrag - im tomedo-Kalender - findet sich neben dem Namen das Anliegen des Patienten. Damit kann man auf einen Blick sehen, worum es geht. Bei mit dem OTK2 angelegten Terminen sehe ich aber nur "", weil danach in dem Feld o.g. Zeilenumbrüche kommen etc., damit ist in den 2-3 Zeilen, die ein üblicher Termin im Kalender einnimmt, nicht mehr erkennbar, worum es geht.
      Guten Tag Herr Hoffmann,

      dieses Problem wird mit der Version 116 behoben. Momentan werden auch leere Patienteninformationen übertragen, was sich dann als "" äußert.

      Falls Patienteninformationen vorhanden sind, wird jedoch auch in der 116 ein Zeilenumbruch automatisch dahinter eingefügt - das ist ein fehlerhaftes Überbleibsel, welches wir nicht mehr entfernen können, da der Server bereits in der Testphase liegt.

      Ab der 117 wird dann auch der unnötige Zeilenumbruch entfernt.

      Mit freundlichen Grüßen,

      Toni Ringling
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