OTK2 aktuelle Bugliste

Question

Wir hatten im Juni 2022 eine lange BUG Liste an zollsoft übersandt und kamen damals zu dem Schluss, dass der OTK2 noch nicht produktiv einsetzbar ist. Nun arbeiten wir intensiv weiter an der Umsetzung, denn in den letzten Wochen muss man konstatieren, hat man sich bei zollsoft sehr bemüht und vieles verbessert.

Es bleiben noch Bugs, die wir folgend gerne vorstellen und um Abhilfe bitten möchten! Das passiert hier unsortiert in der Reihenfolge des Auftretens:

OTK2 Eingabefelder Beschreibung Sprachumschalter nicht mehr vorhanden

Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.

Wir spielen bereits englische Texte aus und haben keine Möglichkeit mehr diese zu editieren (auch Bestandstexte) - nur noch deutsch ist möglich. Die Sprachumschaltung war bis dato rechts (orange farbenes Feld) vorhanden:

Gefragt 3, Sep 2022 in Bug von IT Support (840 Punkte)
Bearbeitet 3, Sep 2022 von IT Support

Wir haben im Oktober 2022 unsere Praxissoftware auf Tomedo umgestellt. Seit Ende Dezember 2022 ist der OTK2 im Einsatz. Den OTK1 hatten wir nie genutzt. Der OTK2 hilft uns sehr im Praxisalltag. Vielen Dank daür an das Team von Tomedo.

Leider sind die doppelt angelegten Patienten ein Problem, dass wir unbedingt verbessert haben möchten.

Ist mein Post hier an der richtigen Stelle im Forum?

Anmerkung 1:

Ist es richtig dass das Patientenmatching ist aktuell Vorname, Nachname und Geburtsdatum ist? Die Emailadresse ist also nicht relevant?

Denn wir haben eine doppelten Patienten, da er alles grleich eingetragen hat, aber eine andere Emailadresse. Bzw. hat er anstelle xy@gmail.com dieses mal xy@googlemail.com eingegeben.

Und ein Patientin hat sich bei seiner Emailadresse vertippt. Alle anderen Daten waren identisch. Dadruch wurde eine doppelter Patient angelegt und er hat keine Emailbestätigung erhalten. Mein Vorschlag dazu: kann bitte die Emailadresse nochmal abgefragt werden und vom OTK2 überprüft werden, dass diese identisch geschrieben wurde.

Anmerkung 2:

Wie genau funktioniert das Patientenmatsching bei der Option "Patienten nur vorschlagen" bei Tomedo / OTK2-Verwaltung / Einstellungen ?

Zwar wird dies mit diesem Text erklärt: "Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter "Einstellungen" festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll."

Aber ich möchte nicht in einem laufenden live System (also keine Testumgebung) diese Einstellung testen. Darum bitte ich um eine genauere Erklärung. Danke. Und es stellen sich die Fragen:

1. kann der Patient trotzdem buchen, auch wenn es eine mögliche Patientenübereinstimung gibt?

2. wann und wie wird die manuelle Zuordnung durchgeführt? Gibt es ein Videotutorial dazu?

Anmerkung 3:

ein Vorschlag: Der OTK fragt am Anfang, ob der Patient ein Bestands- oder Neupatient ist. Ist er ein Bestandspatient, dann muss der Patient seine Daten (Name, Vorname, Geb-Datum) eingeben und diese vergleicht der OTK mit der Tomedodatenbank. Erst wenn der Patient in der Datenbank identifiziert wurde, kann der Patient selber online Termine buchen.

MfG

Sebastian Klöckner-Afram

Kommentiert 5, Jan 2023 von Sebastian Klöckner-A (1.2k Punkte)
Bearbeitet 19, Jan 2023 von Sebastian Klöckner-A

Guten Morgen,

das scheint leider noch immer nicht zu klappen: wir bekommen leider immer wieder die Rückmeldung von PatientInnen, dass die angehängten Termindateien sich nicht öffnen lassen. Insbesondere bei mehreren Terminen.
Details dazu im Folgenden (das ist nicht meine Arbeit):

Durchgeführte Tests und Ergebnisse

Alle Tests wurden direkt in der Weboberfläche der Anbieter durchgeführt.
Anbieter Gmail.com: FAILED,
Nur der erste Termin in der ICS Datei wird in den Kalender übernommen. Das die Datei einen zweiten Termin enthält ist für den Benutzer nicht sichtbar.
Anbieter Outlook.com: OK
Termine werden übernommen.
Anbieter T-Online: FAILED
Datei wird als fehlerhaft gemeldet
Anbieter Mailbox.org: FAILED
Datei wird als fehlerhaft gemeldet

Analyse der Datei

Die Datei scheint syntaktisch korrekt zu sein. Ich habe dazu einzelne Einträge auf Konformität mit dem Standard überprüft,
Die Datei selbst enthält eine Definition zur Zeitzone und dem Zeitpunkt der Zeitumstellung und Einträge zu den einzelnen Terminen.

Zeitzonendefinition im Detail

Auszug aus der Datei

BEGIN:VTIMEZONE

TZID:Europe/Berlin

BEGIN:STANDARD

RDATE:20221030T020000

TZOFFSETFROM:+0200

TZOFFSETTO:+0100

END:STANDARD

BEGIN:DAYLIGHT

RDATE:20230326T030000

TZOFFSETFROM:+0100

TZOFFSETTO:+0200

END:DAYLIGHT

END:VTIMEZONE

Dieser Eintrag definiert nur für den Zeitpunkt 30.10.2022 und 26.03.2023 Umstellungstermine.
Für Termine nach Oktober 2023 enthält diese Datei dann keine Infos mehr. Definitiv nicht gut.
Zumindest für Mailbox.org, nur dafür habe ich dann weiter analysiert scheint hier auch das Problem zu liegen.
Tausche ich diese Zeitzonendefinition durch einen Eintrag aus meinem Kalenderprogramm aus, welches auch für zukünftige Zeitumstellungen die erforderlichen Infos enthält werden die Termine anstandslos übernommen.

1. Termin in der Datei

Auszug aus der Datei

BEGIN:VEVENT

UID:tomedo_135960807807123458

ORGANIZER;CN=\"Dr. Philippe Ploch\":MAILTO:info@hausarztpraxis-seeheim.de

LOCATION:\"Termin: Dr. med. Philippe Ploch\"

SUMMARY:\"Sprechstunde lang\"

CLASS:PUBLIC

DTSTART;TZID=Europe/Berlin:20230627T081500

DTEND;TZID=Europe/Berlin:20230627T083000

DTSTAMP:20230321T093824

END:VEVENT

Hier sind keine Fehler enthalten. Etwas ungewöhnlich ist die Verwendung von Anführungszeichen für ORGANIZER und LOCATION die dann durch den Backslash maskiert werden. Diese sind nach Standard nicht erforderlich. Sollten diese beim Termin händisch eingegeben werden, kann man darauf verzichten.

2. Termin in der Datei

Auszug aus der Datei

BEGIN:VEVENT

UID:tomedo_135960807714848770

ORGANIZER;CN=\"(null)\":MAILTO:(null)

SUMMARY:\"Blutentnahme\"

CLASS:PUBLIC

DTSTART;TZID=Europe/Berlin:20230621T075000

DTEND;TZID=Europe/Berlin:20230621T075500

DTSTAMP:20230321T093824

END:VEVENT

Hier sind keine Fehler enthalten, das Feld ORGANIZER ist aber leer und das Feld LOCATION fehlt ganz.
Entweder wird bei der Erfassung darauf verzichtet oder die Info wird von der Anwendung aus dem ersten Termin nicht übernommen. Die Empfängeranwendungen werden aber sicher nicht diese Infos aus dem ersten Termin in den zweiten übernehmen.

Abschliessende Einschätzung

Der Hersteller scheint nicht viel in Qualitätssicherung zu investieren, siehe meine Tests.
Bevorzugt wohl mehr den Weg "Bananenprodukt" aka "reift beim Kunden".
Das Zeitzonen/Zeitumstellung muss der Hersteller zügig korrigieren. Spätestens bei Terminen im 4. Quartal schepperts. Die jetztige Lösung scheint mir unter Zeitdruck entstanden zu sein um auf der Schnelle ein Problem zu beheben.

Kommentiert 20, Apr 2023 von Philippe Ploch (1k Punkte)

Guten Tag Herr Dr. Ploch,

es handelt sich bei den von Ihnen angegebenen Dateien nicht um OTK-2-ICal-Dateien, sondern um von tomedo erzeugte - entsprechend sind die in diesem, ohnehin schon unübersichtlichen Thread, fehl am Platz.

Bei der Zeitzonen-Text-Erzeugung hatte der Entwickler diesen Kommentar zur Funktionsweise hinterlassen:

"Zeitzonendefinition ist nur richtig für Daten, die nach dem letzten Wechsel zwischen Sommer- und Winterzeit und vor dem übernächsten Wechsel liegen"

Eigenartigerweise orientiert es sich nicht an den betroffenen Terminen sondern der momentanen Zeit. Entsprechend werde ich ihn nochmal darauf ansprechend und ein Ticket zur Behebung anlegen, insofern nichts dagegen spricht.

ORGANIZER wird aus den Nutzern der Kalender des Termins bestimmt (i.e. "gehört Nutzer" im Kalenderverwaltungsfenster). MAILTO und LOCATION aus der Betriebsstätte, die sich aus den Lokalitäten ergibt, welche sich aus den dahinterliegenden Ressourcen ergeben. Entweder haben die Daten hier lokal gefehlt oder der zweite Termin war in dieser Hinsicht nicht voll definiert. Um den ersten Fall auszuschließen, würde ich Sie bitten zu beschreiben, über welchen Weg Sie diese E-Mail erzeugt haben (i.e. Terminerinnerung, Mail bei Terminverschiebung, Mail aus Terminliste des Patienten oder irgendetwas das mir gerade nicht einfällt). Bei fehlenden Daten sollte hier noch unter die Lupe genommen werden, wie legitim wir die Felder dann auch einfach weglassen könnten.

Nebenbei ist uns auch grob bekannt, dass manche Dienste auch wohlformatierte ICal-Dateien mit mehreren Terminen nicht richtig verarbeiten (sondern immer nur den ersten Termin nehmen). Ggf. müsste man noch ansprechen, ob man nicht für jeden Termin eine eigene Datei sendet.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Kommentiert 20, Apr 2023 von Toni Ringling (19.6k Punkte)

7 Antworten

IT Support · Answer 1 · 2022-09-03T20:00:36+0000

Die Sprachumschaltung wurde auf Language Codes im IFrame Parameter geändert. Der manuelle Sprachumschalter wurde entfernt. Dennoch werden in Englisch bei Responsive Änderungen an der Bildschirmbreite ab einer bestimmten Bildschirmgröße keine Sprachübersetzungen ausgegeben.

In der mobilen Ansicht werden die Sprachparameter korrekt ausgegeben

Responsive Design: Ausspielung auf Tablet und Desktop mit nicht übersetzten Sprachfeldern

Man kann den Fehler (die englischen Versicherungsarten werden plötzlich deutsch) schön erkennen, wenn man das Browserfenster vergrößert bzw. verkleinert. Das CSS-Styling im responsive Design hat einen Fehler:

Beantwortet 3, Sep 2022 von IT Support (840 Punkte)
Bearbeitet 3, Sep 2022 von IT Support

EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert

Microsoft hatte im Juli für 48 Stunden die Standardauthentifizierung abgeschaltet (was weltweit zu einem großen Chaos führte), um auf dessen Deaktivierung ab 01.10.2022 hinzuweisen. In der aktuellen tomedo Version wurde das für Microsoft 365 gerade noch umgesetzt, auch wenn hierfür tomedo genauere Anleitungen bekannt geben sollte. Denn zur Aktivierung innerhalb tomedos sind auch Änderungen im Azure Directory von Microsoft notwendig, die der normale Anwender kaum finden kann.

https://forum.tomedo.de/index.php/49566/email-einstellung-der-standardauthentifizierung-bei-microsoft

Bisher sehen wir keine Implementierung dieser Funktion für Office 365 im OTK2. Microsoft mit seinen Exchange-Servern ist nun mal einer der führenden Anbieter. Da die Patientenkommunikation per Email stattfindet, ist das der absolute Killerfaktor, wenn OAUTH nicht implementiert ist.

Die Zeit rennt und gerade mit den Problemen der Implementierung, die einige mit tomedo hatten, würden wir diese Funktion gerne schnell implementiert sehen, um sie testen und freigeben zu können und nicht auf dem letzten Drücker, denn alle IT Firmen sind fieberhaft mit den Umstellungen vieler Systeme auf OAUTH beschäftigt.

OHNE EMAIL MIT AKTIVIERTEM OAUTH KEIN OTK2!!!!!

Kommentiert 3, Sep 2022 von IT Support (840 Punkte)
Bearbeitet 3, Sep 2022 von IT Support

Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung

Semantische Anmerkung Usability: Auf der Bestätigungsseite heißt es „Der Termin wurde angefragt“. Das ist insofern irreführend, da die Buchung bereits durchgeführt wurde (uns ist klar, dass mit der Anfrage die Bestandspatienten-Funktion gefiltert werden soll).

Leider geben Patienten oft aus Versehen durch Tippfehler falsche Email-Adressen ein, so dass kein Email-Empfang erfolgt. Der Prozess würde hier für den Endanwender zum Erliegen kommen, da nie eine Bestätigung erfolgt, obwohl der Termin im Praxiskalender eingetragen ist. Im Praxiskalender ist ein Termin mit einem möglichen No-Show eingetragen. Das gleiche gilt, wenn die Email im Spam-Ordner landen würde.

Die eindeutige Bestätigung sollte bereits im Browser erfolgen, um diese Unsicherheiten zu beseitigen und unnötigen telefonischen Nachfragen zu begegnen.

Bei allen üblichen Buchungsvorgängen im Internet wird in der Usability das Ergebnis (=Buchung) auf einer Zielseite dargestellt. Das Ergebnis wird ZUSÄTZLICH und nicht ausschließlich durch Email zugestellt. Dies sollte unserer Meinung nach dringend verbessert werden!

Kommentiert 3, Sep 2022 von IT Support (840 Punkte)

Termin bearbeiten/stornieren/verschieben

Diese Funktion haben unsere Kunden lange erwartet. Und das funktioniert wirklich recht gut. Toll implementiert!

Allerdings kommt man mit mit den ersten 3 Buttos auf arzt-direkt.de. Das fällt beim Stornieren oder Verschieben nicht so auf, aber warum die Buchungsseite auf arzt-direkt.de verlinken, wenn man per IFrame eine eigene Buchungsseite auf der eigenen Praxis-Webseite verlinkt hat? Genauso wie man die arzt-direkt.de Buchungsseite deaktivieren kann, sollte hier die Verlinkung wählbar sein!

Was sich nicht ganz erschließt, warum man für eine Terminverschiebung 2 Emails erhält, nachdem der Termin auf der Webseite als verschoben bestätigt wurde. Zuerst erhält man eine "Bestätigung für Termverschiebung Anfrage", in der bereits die aktualisierten Termindetails angezeigt werden:

Kurz darauf kommt eine Email, dass die Terminbestätigung erfolgt ist:

Es gibt hier keinerlei manuellen Eingriff durch die Praxis, sondern alles passiert automatisch. Warum dann erst wieder eine "Anfrage" und dann eine "Bestätigung" senden. Es reicht die letzte Email.

Soweit zum Thema "Postfach zumüllen". Jede unnötige Email verursacht einen Co2-Abdruck :-(

Kommentiert 3, Sep 2022 von IT Support (840 Punkte)
Bearbeitet 3, Sep 2022 von IT Support

Janina Schroth · Answer 2 · 2022-09-07T13:06:37+0000

Sehr geehrter Herr Dr. Mildner,

vielen Dank für Ihr umfängliches Feedback und Ihre ehrliche Meinung. Ich würde Ihre Anmerkungen nun sukzessive beantworten:

“Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.”

--> wurde bereits unserseits gelöst und wird Ende der Woche (spätestens) wieder funktionsfähig sein.

“Der manuelle Sprachumschalter wurde entfernt.”

--> dieser Button existiert, sobald Sie mindestens 2 aktive Sprachen selektiert haben. Bitte prüfen Sie es erneut.

“Dennoch werden in Englisch bei Responsive Änderungen an der Bildschirmbreite ab einer bestimmten Bildschirmgröße keine Sprachübersetzungen ausgegeben.”

--> wurde bereits unserseits gelöst und wird Ende der Woche (spätestens) wieder funktionsfähig sein.

“Bei der Internationalisierung (Einstellungen) bleiben die weiteren Sprachen nicht erhalten (und eventuell daher auch nicht für die Beschreibungseingabe) - s. vorgehenden Threat - sichtbar:”

--> können wir leider nicht reproduzieren, könnten Sie bitte nochmal prüfen, ob der Fehler weiterhin auftritt.

“Benutzerdefinierte Emails”

--> Wir können diesen Fehler nicht reproduzieren und alle Platzhalter können eingefügt werden. Bitte prüfen Sie, ob der Fehler bei Ihnen weiterhin auftritt.

“CSS Einstellungen”

--> Die Problematik bei der Darstellung der Terminbestätigung, gerade bei kleineren oder sehr sehr großen Bildschirmen, können wir nur bedingt bereinigen, da es zu Problemen bei "normalen" Bildschirmen kommen kann. Unser Designer wird sich jedoch der Thematik erneut annehmen, um Feinheiten zu bereinigen. Einige Änderungen werden Sie bereits Ende der Woche bemerken.

“EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”

--> Ist korrekt, wir arbeiten hier aktuell an der Implementierung. Bis dahin empfehlen wir unseren Kunden auf den von zollsoft angeboten E-Mail-Server umzusteigen, was wiederum auch eine Entlastung für Ihre E-Mail-Server darstellt. Für diese Übergangsphase werden wir Ihnen gerne unserem E-Mail-Server einrichten, ohne, dass Sie dafür anwesend sein müssen. Sobald das OAuth Verfahren unsererseits implementiert wurde, werden wir Sie informieren.

“Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”

--> Der Grund warum der Patient eine Terminanfrage erhält, ist, dass der tomedo®-Server für eine gewisse Zeit nicht erreichbar war, sodass der Termin nicht automatisch von tomedo®-Seite aus bestätigt werden konnte. Ich gebe Ihnen recht, optimal wäre natürlich, wenn sich die Seite aktualisiert, jedoch ist der Regelfall tatsächlich, dass Patienten den Termin buchen und die Seite schließen. Selbst wenn die Anfrage sich aktualisieren sollte, wird das Problem mit einer fehlerhaften E-Mail-Adresse nicht behoben. Unser Vorschlag: Die Anfrage bleibt vorerst bestehen, wir integrieren aber die Möglichkeit, dass Patienten ihre E-Mail nochmals einsehen bzw. korrigieren können.
Ausblick: Perspektivisch wollen wir die Funktionalität hinsichtlich Buchungsanfragen weiter ausbauen und z.B. umsetzen, dass für bestimmte Terminart stets eine Terminanfrage erstellt wird, welche wiederum von Ihnen aktiv bestätigt werden muss.

“Termin bearbeiten/stornieren/verschieben”

--> geben wir Ihnen Recht. Wir werden es so umsetzen, dass die Ansicht wie folgt aussieht

Termin bearbeiten --> stornieren / verschieben / Zur Praxiswebsite (Button erscheint sofern Website hinterlegt) / Zur Buchungsseite (erscheint sofern hinterlegt auf app.arzt-direkt.de/Ihre Praxiskennung OTK eingebunden ist)

“Allgemeine Einstellungen Dashboard / Personendaten-Formular”

--> befindet sich unserseits aktuell in Umsetzung

“Standard-Vorlage Email”

--> können wir nicht reproduzieren, bitte prüfen Sie, ob der Fehler weiterhin existiert.

Liebe Grüße

Ihr arzt-direkt Team

Beantwortet 7, Sep 2022 von Janina Schroth (5.6k Punkte)

Sehr geehrte Frau Scherer,

herzlichen Dank für Ihre ausführliche Antwort. Ich habe gleich unser gesamtes Team an den OTK2 gesetzt und kann Ihnen folgende Rückmeldungen geben:

“Seit kurzem fehlt im OTK2 im Dashboard plötzlich die Sprachumschaltung der Terminarten / Beschreibung.”
Das Feature funktioniert wieder. Dies muss wohl an Einstellung/Internationalisierung gehangen haben, denn auch dieses Feature funktioniert nun (es kommt jetzt ei "Einstellung gespeichert, das vorhin nicht kam), so dass auch die Übersetzungs-"Schalter" rechts in den Texteingabefelder, wie Terminart usw., wieder zu sehen sind.
“Benutzerdefinierte Emails” / Platzhalter
Alles klar. Wir haben erneut getestet. Die Platzhalter waren in der letzten Fassung per Pull-Down-Menü aufrufbar. Jetzt kommen Sie per "$" Befehl automatisch. Bitte in die Attlassian Bedienungsanleitung aufnehmen und bitte Beschreibungen zu den einzelnen Datenbank-Parametern angeben (vieles, aber nicht alles erschließt sich).
“EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”
Ihren Vorschlag über Ihren Email-Server den Versand laufen zu lassen, ist ein momentaner Workaround, den wir gerne mit der Praxis besprechen. Grundsätzlich ist uns lieber, den gesamten Emailverkehr über die Praxis Exchangeserver laufen zu lassen, weil die Praxis oft aus Nachverfolgungsgründen im "Gesendet" Ordner sucht, wir direkte Fehlermeldungen bei Fehlversand vom Exchange Connector zur Analyse erhalten (was relativ häufig passiert und wir dann direkt die Fehler ohne großen Aufwand ausmerzen können). Zum anderen haben wir umfangreiche Datenschutzvereinbarungen mit Mircosoft zu "medizinischen Daten" getroffen, die sehr fein justiert und entsprechend der deutschen und europäischen Gesetzgebung eingestellt werden können. Daher würden wir die OAUTH als Standard gerne implementieren. Die Email Konten, die mit tomedo synchronisiert werden, laufen parallel auch auf MAC OS und Windows Outlook und das Mischmasch unterschiedlicher Authentifizierungsverfahren ist ungut. Microsoft hat das kommende Problem für die Kunden aber wohl erkannt und gerade erst gestern am 06.09. ein neues BULLETIN MC424287 veröffentlicht, in dem das Problem adressiert wird. Unser Support analysiert dies aktuell.
“Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”
Wir verstehen die Problematik der Synchronisation. Sind aber dennoch skeptisch, ob dieser Email-Bestätigungs-Prozess zielführend ist. Noch problematischer ist es für Buchungen, die nur "Bestandspatienten" buchen dürfen. Hier wird der Frust sehr groß sein, diesen "Ablehnungsbescheid" erst per Email zu erhalten, nachdem schon relativ viel Daten eingegeben werden mussten. Das sehen wir als IT'ler nicht nur skeptisch, sondern auch die Praxis, die das Feature gerne nutzen möchte. Ihr oben vorgeschlagener Weg wäre ein Workaround, aber ich denke, hier ließe sich zollsoft intern nochmals wohl diskutieren?
“Standard-Vorlage Email"
Wir werden nochmals mit vielen unterschiedlichen Mobiltelefon-Modellen testen, wie die Skalierung am Endgerät aussieht. Wir nutzen dazu keine Software, sondern schauen uns an, wie das tatsächlich dargestellt wird. Wir werden Ihnen berichten.
Responsive Design / Dartstellung
Wir beobachten, was Ihre Grafik ändert und werden berichten. Styling und CSS ist oft ein hakeligre Prozess, bis man mit allen eine gute Übereinkunft gefunden hat.

Grundsätzlich sind Sie auf dem richtigen Weg und wir freuen uns auch immer, wie offen und oft auch schnell auf Rückmeldungen der User reagiert wird. Wir kennen aus vielen unterschiedlichen Projekten die Umsatzungskomplexität und sehen bei den Produkten aus Ihrem Hause wirklich einen wahnsinnig großen Innovationsmotor. Das freut nicht nur die Praxis, sondern als "Begleit-"Spezialisten für die Praxis auch uns. So sind wir guten Mutes, dass wir den OTK2 bei unserem Kunden diesen Monat noch zum Laufen bringen werden.

Herzlichen Dank und freundliche Grüße

Michael Mildner

Kommentiert 7, Sep 2022 von IT Support (840 Punkte)

Sehr geehrter Herr Mildner,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und Ihr Vertrauen in unsere Produkte.

Im Folgenden werde ich nur auf die noch "offenen" Punkte reagieren und Ihre Berichte zum Rest abwarten.

“EMAIL - moderne Authentifizierung (OAUTH) ist noch nicht implementiert”
Ihren Vorschlag über Ihren Email-Server den Versand laufen zu lassen, ist ein momentaner Workaround, den wir gerne mit der Praxis besprechen. Grundsätzlich ist uns lieber, den gesamten Emailverkehr über die Praxis Exchangeserver laufen zu lassen, weil die Praxis oft aus Nachverfolgungsgründen im "Gesendet" Ordner sucht, wir direkte Fehlermeldungen bei Fehlversand vom Exchange Connector zur Analyse erhalten (was relativ häufig passiert und wir dann direkt die Fehler ohne großen Aufwand ausmerzen können). Zum anderen haben wir umfangreiche Datenschutzvereinbarungen mit Mircosoft zu "medizinischen Daten" getroffen, die sehr fein justiert und entsprechend der deutschen und europäischen Gesetzgebung eingestellt werden können. Daher würden wir die OAUTH als Standard gerne implementieren. Die Email Konten, die mit tomedo synchronisiert werden, laufen parallel auch auf MAC OS und Windows Outlook und das Mischmasch unterschiedlicher Authentifizierungsverfahren ist ungut. Microsoft hat das kommende Problem für die Kunden aber wohl erkannt und gerade erst gestern am 06.09. ein neues BULLETIN MC424287 veröffentlicht, in dem das Problem adressiert wird. Unser Support analysiert dies aktuell.

--> Wenn Microsoft diese Umstellung stringent durchzieht, müssten Sie auf den Workaround zurückgreifen, bis wir das OAuth-Verfahren implementiert haben. Die Implementierung ist, wie Sie sicherlich selbst vermuten, sehr komplex und wird unserseits noch einige Zeit in Anspruch nehmen.

“Terminbuchung über OTK2 - Terminbestätigung”
Wir verstehen die Problematik der Synchronisation. Sind aber dennoch skeptisch, ob dieser Email-Bestätigungs-Prozess zielführend ist. Noch problematischer ist es für Buchungen, die nur "Bestandspatienten" buchen dürfen. Hier wird der Frust sehr groß sein, diesen "Ablehnungsbescheid" erst per Email zu erhalten, nachdem schon relativ viel Daten eingegeben werden mussten. Das sehen wir als IT'ler nicht nur skeptisch, sondern auch die Praxis, die das Feature gerne nutzen möchte. Ihr oben vorgeschlagener Weg wäre ein Workaround, aber ich denke, hier ließe sich zollsoft intern nochmals wohl diskutieren?

--> Wir können, und da bin ich ganz ehrlich, nicht verhindern, dass der Patient nur eine Anfrage erhält, wenn der tomedo®-Server nicht erreichbar ist, da eine Kommunikation zu unserem Server nicht möglich ist. Unsere bisherigen Erfahrungswerte zeigten, dass die Patienten direkt nach dem Buchungsprozess den Browser schließen und nicht auf eine Aktualisierung warten. Erschwert wird das ganze durch meine oben angerissene Anforderung, dass viele Kund:innen gezielt nur eine Anfrage für bestimmte Terminarten fordern.
Wichtig ist, dass sobald der Server wieder erreichbar ist oder die Praxis den Termin manuell bestätigt, auch ein Bestandspatient, ordnungsgemäß seine Bestätigung per Mail erhält.

Danke für Ihren offenen und ehrlichen Austausch. Ich hoffe, wir können dies beibehalten.

Liebe Grüße

Janina Scherer

Kommentiert 8, Sep 2022 von Janina Schroth (5.6k Punkte)

Sehr geehrte Frau Scherer,

wir haben wieder eine intensive Umsetzungs- und Testwoche hinter uns. Es gibt wieder Fragen und Bugreports für Sie!

EMAIL Buchungen durch Patienten, bei denen keine Email Adresse in tomedo hinterlegt ist:

"Ihr Termin konnte nicht gebucht werden"

Was auf keinen Fall bei unserer Praxis rein darf, ist eine Kontakt-Email-Adresse, weil sonst ein ewiges Email "Hin und Her" mit Patientenanfragen entsteht und digitalen Workflows widerspricht.

Leider konnten wir den Inhalt nirgendo ändern. Wo wird dieses Email Template für "Termin konnte nicht gebucht werden" benutzerdefiniert hinterlegt? Unter Emails lässt sich im Dashboard nichts hinterlegen:

Die Termine kommen über benutzerdefinerte Vorlagen inzwischen gut an.

Beim Klick auf den Termin Link erscheint im Browser folgende Zusammenstellung:

Es erscheint ein blau hinterlegtes Feld "Multilingual-Field.No-Translation".

Welches Feld in den Terminen wird hier gezogen? Falls das unbedingt hinterlegt werden muss, sollte dies als Pflichtfeld gekennzeichnet sein.

**NACHTRAG 17.10.2022 blau hinterlegtes Feld "Multilingual-Field.No-Translation".**

Wenn das Feld "Hinweistext" nicht befüllt ist, erscheint der Fehler. So ist man gezwungen hier etwas einzutragen, auch wenn es nichts einzutragen gibt. Bei leeren Feldern sollte der Fehler nicht erscheinen:

Wer um Himmels willen gibt solche Workflows frei, bevor sie HOT GO zum Kunden in das Dashboard freigeschaltet werden? Testet das kein Produktmanager bei tomedo? Wir haben langsam das Gefühl, das wird nach außen verlagert und man wartet mal, was zurück kommt. Das ist seit Monaten BETA TESTING DER KUNDEN par excellence! Dann noch in tomedo der Hinweis der Zwangsabschaltung zum Jahresende! Wirklich gewagt liebe Kollegen in Jena! Wie sollen bei diesen vielen Fehlern Ihre Praxiskunden eine finale Fassung erstellen können? Wir empfehlen Ihnen dringend die OTK1 Frist zu verlängern.

Wie kann man die Email-Adresse auf allen Darstellungen ausblenden? Die Praxis will einen digitalen Workflow. Der funktioniert auch gut mit "Termin stornieren" und "Termin verschieben". Für alle anderen Fragen sind übner den Link zur Praxiswebseite (Link funktioniert jetzt auch super) Kontaktmöglichkeiten hinterlegt. Die permanente Email Korrespondenz ist weitgehend abgeschafft, da sie i.d.R. von den Praxen nicht zu schaffen ist bzw. manuelle Eingriffe notwendig sind.

Die Idee der Street Maps Darstellung in der Buchungsübersicht ist klasse, nur stimmen die Übergabeparameter an die Street Maps API nicht. Mitten auf der Straße befindet in unserem Fall keine Praxis. Das muss nachgebessert werden.

Die optionale Öffnung über Google Maps ist ebenso prima. Hier hätten wir den Wunsch, dass man die Parameterübergabedaten an die Google Maps API https://developers.google.com/maps/documentation/urls/get-started selber definieren kann. Im Moment öffnet sich die Adresse (die ist genauer als in Street Maps) korrekt. Aber leider ist durch den regulären Adressparameter das standardmäiß erscheinende Google Business Profil der Praxis nicht mehr zu sehen. Ein Parameteraufruf, mit dem wir das direkt umsetzen könnten, sehe optisch schöner aus, weil der Patient dann gleichzeitig alle Informationen des Business Profils sehen kann (Zusatzinfos, Bilder, Bewertungen, usw.).

Noch eine Frage zu Terminstornierungen und Terminverschiebungen. Wie können diese Links in den tomedo Terminerinnerungen dargestellt werden? Ein paar Wochen zurückliegende Buchungsbestätigungen per Email findet man eventuell nicht mehr. Wir haben bei unserer Praxis eine hohe Response auf die Terminerinnerungen mit 4 Tagen und 1 Tag Vorlauf. Hier wäre es ideal, die beiden Möglichkeiten eines Absagelinks oder ein Terminverschiebung zu integrieren. Mit welchem Kommando für die Email Vorlagen der Terminerinnerung lassen sich diese beiden Möglichkeiten einfügen?

Es gibt in tomedo auch den 2.Versuch (hier folgend) "Terminerinnerung" per "arzt-direkt (OTK2).
Wie funktioniert dieser Prozess? Welche Vorlagen werden hier verwendet? Sind hier die Links integriert?

Lassen sich unabhängig von OTK2 Buchungen in tomedo in alle Terminerinnerungen Absage- und Verschiebungslinks einfügen? Falls nein, wäre dies ein angefragtes Wunsch-Feature, um so viele Prozesse wie möglich digital abbilden zu können.

Noch ein paar Schritte, dann würden wir der Praxis das HOT GO zum Testen empfehlen!

Viele Grüße

Michael Mildner

Kommentiert 16, Okt 2022 von IT Support (840 Punkte)
Bearbeitet 17, Okt 2022 von IT Support

"Die Idee der Street Maps Darstellung in der Buchungsübersicht ist klasse, nur stimmen die Übergabeparameter an die Street Maps API nicht. Mitten auf der Straße befindet in unserem Fall keine Praxis. Das muss nachgebessert werden."

Mir scheint das Problem darin zu liegen, dass die Hausnummer nicht (korrekt) übermittelt wird. Unsere Praxis wird auch an einem falschen Straßenabschnitte dargestellt; der Link auf Google Maps ind der Bestätigungsmail zeigt dagegn die korrekte Position.

Wenn ich in Google Maps (oder auch Apple Maps) die Hausnummer weglasse, wird genau die gleiche falsche Stelle angezeigt wie in dier Street Maps Darstellung. Ich habe schon den Support angeschrieben, der den Hinweis weiter zu leiten versprach.

@Herr Mildner: Versuchen Sie doch mal, ihre Praxis ohne Hausnummer in Google Maps zu lokalisieren, um zu verifizieren, ob dann die gleiche fehlerhafte Position herauskommt wie in der Street Maps Darstellung.

Beste Grüße

i.A. Daniel Hünig

Kommentiert 30, Nov 2022 von Freia Hünig (250 Punkte)

Madita Poslovsky · Answer 3 · 2022-10-20T08:57:44+0000

Sehr geehrter Herr Mildner,

vielen Dank für Ihre ausführliche Rückmeldung!

EMAIL Buchungen durch Patienten, bei denen keine Email Adresse in tomedo hinterlegt ist:
Mit dem 118 tomedo® Update wird es eine Anpassung der Bestandspatientenfunktion geben. Anschließend wird die Mailvorlage angepasst (Kontaktdaten werden nicht mehr dargestellt) Eine selbstständige Anpassung der Mailvorlage ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht vorgesehen.

Terminverwaltung:
Sollten Sie für eine Terminart das Hinweisfeld aktiviert haben, erscheint das oben angezeigte Feld. Hier lag leider eine Bug vor, der von meinen Kollegen bereits behoben wurde.
Die fehlerhafte Darstellung Ihres Standortes wurde ebenfalls angepasst.

Google Maps in der Terminverwaltung:
In den kommenden Tagen wird ebenfalls in der Terminverwaltung die Praxisadresse klickbar sein und zu Maps weiterleiten. Auch hier ist eine selbstständige Anpassung nicht vorgesehen.

Terminabsage und Verschiebung in Terminerinnerungsmail:
Wenn die Terminerinnerung von arzt-direkt versendet wird, sind die Button Terminabsage und Terminverschiebung standardmäßig enthalten.

Nicht OTK Termine per Mail absagen oder verschieben?
Dieses Thema haben wir bereits auf dem Tisch und befinden uns in der Evaluierung des Aufwands.

Beste Grüße
Madita Poslovsky

Madita Poslovsky · Answer 4 · 2022-10-25T14:55:21+0000

Hallo Herr Mildner,
wir sind bereits dabei, uns erneut die übersetzten Felder anzuschauen. Einen Teil haben wir bereits korrigiert, der Rest folgt in den kommenden Tagen.
Wie oben erwähnt, wird sich mit dem Update auf die Version 118 (Mitte November) auch das Patienten Matching Verhalten ändern. In diesem Zuge werden wir die Mail Vorlagen anpassen (keine Kontaktdaten mehr). Eine individuelle Anpassung ist hier nach wie vor nicht vorgesehen.

Aufgrund der Tatsache, dass wir im Gegensatz zu anderen Herstellern mit zwei Servern arbeiten (arzt-direkt Server und tomedo® Praxisserver) kommt es zu einer unumgänglichen Verzögerung. Diese kann nach Verbindung mal größer oder kleiner ausfallen. Hierfür gibt es leider keine Alternative.
Zudem ist es für uns nahezu unmöglich zu überprüfen, ob eine Mailadresse überhaupt existiert. Die Rückmeldung des Anbieters kann teilweise mehrere Tage oder Wochen dauern.

Als damals die iCal Einbindung entwickelt wurde, gab es noch keine Lösung für die Darstellung von mehreren Betriebsstätten. Aus diesem Grund wurde der Standort an die Lokalitäten in tomedo® geknüpft. Wenn Sie dort die gewünschte Adresse hinterlegen, erscheint diese im iCal. Da wir nun ab der 118 in der Lage sind mehrere Betriebsstätten darzustellen, werden wir diesen Eintrag nun an die Betriebsstätten knüpfen.

Meine Kollegen und ich bemühen uns täglich dem Anspruch all unserer OTK2 Kunden gerecht zu werden. Die richtige Balance zwischen dem schnellen herausbringen von neuen Features und perfektem testing zu finden, ist nicht immer leicht.
Wir sind dabei, dieses Prozess weiter zu optimieren.

Beste Grüße
Madita Poslovsky

Beantwortet 25, Okt 2022 von Madita Poslovsky (5.8k Punkte)

Hallo Frau Poslosky,

vielen Dank für die Rückmeldung. Wir erkennen Ihre Arbeit an und das entwickelt sich in die richtige Richtung. Ich habe hier aber noch eine Email aus Ihrem Hause vom Mai (!) liegen, in der es heißt: OTK2 ist wunderbar produktiv nutzbar. Das dies, wie Sie nicht nur an dem Verlauf in diesem Eintrag hier sehen, eine absolute Beta-Baustelle war, ist wirklich unschön. Welche Praxis gibt schon solche Unsummen wie an uns aus, damit das getestet und umgesetzt wird? Das Beta Testing war für unseren Kunden teuer. Der Stand im Sommer völlig unbrauchbar.

Bis zu 4 Leute haben bei uns an der Umsetzung gearbeitet. Immer wieder ging etwas nicht, war fehlerhaft usw. Das wäre ja ok, wenn Sie gleich von vornherein schreiben: WIR SIND IM BETA TEST. Das war aber nicht der Fall. Ganz im Gegenteil erschienen Warnhinweise in tomedo, dass der OTK1 Ende des Jahres abgeschaltet wird und man zu OTK2 (einem für uns aus der Rücksicht völlig unfertigen Produkt) wechseln soll.

Wenn ich mir nun unsere Mannstunden ansehe, bis das halbwegs ordentlich und anschaubar für unseren Kunden umgesetzt werden konnte (und noch sind einige Baustellen offen), dann frage ich Sie ernsthaft, wie das andere Praxen bis zum Jahresende umsetzen sollen? Ich kenne wenige Praxen, die so eine Ressourcenpower intern zur Verfügung haben geschweige denn sich extern leisten.

Bei uns arbeiten WEBEDESIGN, PROGRAMMIERUNG, INHALT, FLOW ANALYSE miteinander, um die perfekte Verzahnung zur Praxiswebseite zu finden und die Digitalisierungsprozesse einfach zu gestalten, ohne dass manuell eingegriffen werden muss (z.B. wenn Patienten durch die eingblendete Email-Adresse plötzlich wieder zu einer Email aufgefordert werden).

Wir sitzen sehr viel der Praxis auf dem "Schoß" und fragen unseren Kunden als auch die Branche ab. Daraus haben wir gelernt: in allen Praxen herrscht Stress, kaum eine kommt der Masse der Anfragen hinterher, es gibt Personalmangel, usw. Also müssen die digitalen Workflows nach außen so perfekt funktionieren, dass die Patienten selbst über die Webseiten zu einer Lösung finden. Dazu muss man sich aber ins Detail hinein arbeiten, um zu verstehen wie Praxis und Patienten "ticken".

Das untersuchen wir tagtäglich bei einer Vielzahl von Anwendungen (wir haben neben tomedo so einige diverse Anwendungen im Hause für unsere Kunden verschciedenster Branchen am Laufen) und versuchen zusammen mit den Herstellen ein Optimum herauszuholen.

Trotz der einen oder anderen Macke haben wir heute Nacht (24. auf den 25.10.2022) den OTK2 heiß frei geschaltet und wir monitoren im Moment jede Buchung und jedes Feedback von Patienten. Jetzt im Livebetrieb wird man dann wirklich sehen, was uns trotz intensiver Testung noch nicht aufgefallen ist.

Wir berichten wieder.

Ebenso beste Grüße aus München

Michael Mildner

Kommentiert 25, Okt 2022 von IT Support (840 Punkte)

Sehr geehrte Frau Poslovsky,

vielen Dank für die Korekturen. Auch der Text in der ICS ist jetzt in Plain-Text dargestellt.

Wir haben den OTK2 nun seit genau 14 Tagen am Laufen und in der Tat funktioniert er nun inzwischen recht gut. Allerdings sind doch einige unserer Befürchtungen wahr geworden. Diese Erfahrungen möchte ich Ihnen kurz darstellen:

Sehr viele Patienten haben veraltete Email Datensätze in tomedo, was bei den Terminen, die eine Email in tomedo voraussetzen, zu einer Ablehung führt. Wir haben festegestellt, dass überraschend ein hoher Satz Patienten neue Email-Adressen hat, auch wenn sie erst innerhalb der letzten 12 Monate in der Praxis waren. Hier changieren Endungen mit gmail, web.de, hotmail usw. lebhaftig. Das führt zur gewünschten Ablehnung des Termins, da Patient wegen Unbekanntheit der Email-Adresse nicht akzeptiert wird. Daraufhin erhalten die Patienten folgende Email:

Aufgrund der überraschenden hohen Anzahl wechselnder Patienten-Emails ist nun die Telefon-Hotline der Praxis verstopft. Eine Änderung dauert auch immer lange, da die Praxis aus Datenschutzgründen nicht einfach die Email-Adresse ändern kann, sondern zusätzliche Sicherheitsparameter abfragen muss. Das ist bei sowieso überlasteten Telefon-Hotlines ärgerlich. Wir haben für die Praxis eine Selbst-FAQ-Seite zur genauen Fehlerinformation für die Patienten hinterlegt, um diese Prozesse zu automatisieren. Wir können Sie nur nicht informieren, weil dieses Email-Template nicht benutzerdefiniert hinterlegt ist. Das würde viel Zeit sparen. Bitte unbedingt nachbessern!
Als nächstes Problem stellt sich heraus, dass oft Emails nicht zustellbar sind, weil die "kostenlosen" Postfächer bei web.de, gmx.de usw. voll sind und keine Zustellung mehr erfolgt. D.h. Patienten werden nicht informiert, dass ihr Termin abgelehnt woren ist bzw. bestätigt. Dies passiert überraschend oft, wir haben die Exchange Fehlermeldungen der ablehnenden Email-Server exakt analysiert.
Diese Patienten stehen dann am Empfang mit der Aussage "ABER ICH HABE DEN TERMIN DOCH AUF DER WEBSEITE GEBUCHT". Hier kommt genau zum Tragen, was wir oben in diesem Post bereits moniert haben: KEINE RÜCKMELDUNG zur Terminbuchung auf der Webseite. Die Patienten gehen davon aus, dass der Termin gebucht worden ist. Die anschl. Email ist für viele nur marginal, weil die Buchung auf der Webseite als "gebucht" angesehen wird. Hier bedarf es dringend der Meldung: TERMIN GEBUCHT oder TERMIN KONNTE NICHT GEBUCHT WERDEN. Die aktuelle Situation führt zu hohem Frust: am Empfang in der Praxis und bei verärgerten Patienten.
Erneut unsere Bitte: am Ende muss eine Info an den Patienten kommen. Wir sehen, dass die Bestätigungsmeldung Sekunden nach der App-Buchung ausgelöst wird - wieso ist kein Hinweisfenster online möglich?

Den OTK1 haben wir inzwischen deaktiviert und wir sind guter Hoffnung, dass Sie den OTK2 noch entsprechend optimieren werden.

Viele Grüße aus München

Michael Mildner

Kommentiert 8, Nov 2022 von IT Support (840 Punkte)

Hallo Herr Mildner,

zu 1. mit der 1.118 ändert sich das Matching Verhalten von nur bekannte Mailadressen zu Vorname, Nachname und Geburtsdatum. Sollten diese drei Kriterien nicht erfüllt sein, schaut er nach der Mailadresse. Sobald diese Änderung implementiert ist, wird auch die Mailvorlage angepasst.

Zu 2.
Klickt der Patient auf buchen, so erhält er folgendes Feedback
Ihr Termin wurde angefragt...

Nach erfolgereiem Serverabgleich erhält der Patient die Buchungsbestätigung. Diese enthält den Button Termin bearbeiten. Über den Button gelangt der Patient zur folgender Seite:
Hier erhält er das Feedback Ihre Terminanfrage wurde bestätigt
Sollte die Praxis nun den Termin im Kalender absagen, erhält der Patient eine Mail mit der Info, dass der Termin storniert wurde.
Sollte diese nicht durchgehen, kann er in seiner alten Mail auf Termin bearbeiten klicken. Anschließend erhält er dieses Feedback:

Falls das Postfach voll ist und der Patient keine Mails mehr erhalten kann, können wir leider nichts machen.
Bei Bestandspatienten macht es daher Sinn die arzt-direkt App zuverwenden. Wir sind gerade dabei in der App unseren OTK einzubauen. Vielleicht ist das die Lösung für Ihr Problem.

Beste Grüße
Madita Poslovsky

Kommentiert 11, Nov 2022 von Madita Poslovsky (5.8k Punkte)

Christian Klaproth · Answer 5 · 2023-01-01T11:56:22+0000

Habe mich über den Jahreswechsel intensiv mit dem OTK2 befasst und muss Herrn Mildner in vielen Punkten großes Lob aussprechen.Die Bedienung des OTK2 ist komplex und benötigt sehr viel Zeiteinsatz und vor allen Dingen setzt es intensives Probieren und aufwändige Feinkonfiguration voraus. Dabei fällt man vor allem beim Ausprobieren und Testen über zahlreiche Stolpersteine. Wem das zu aufwändig ist, der benötigt bei komplexen Fragestellungen externe Dienstleister und auch die brauchen Stunden und Tage dafür, bis es richtig rund läuft.

Insgesamt wurde der OTK2 gegenüber OTK1 deutlich verbessert indem er sich leichter pflegen und verwalten läßt.

Das Problem mit ungültigen Mail Adresse werden wir nicht aus der Welt schaffen, ließe sich aber teilweise umgehen, indem man die doppelte Eingabe zur Pflicht macht. Die zusätzlichen Pflichtfelder mit Freitextfunktion sind dafür gut geeignet.

Sehr schön gelöst ist auch die Bestätigungsfunktion, so dass man erst nach interner Prüfung Termine freigibt. Dabei lassen sich bereis Fehler bei den Terminbuchungen vermeiden.

Ahmad Sirfy · Answer 6 · 2023-01-27T08:40:30+0000

Die Karte im OTK2 zeigt völlig einen falschen Standort, obwohl die Adresse korrekt angegeben ist, konkret bei dem Standort: Stachus.

https://app.arzt-direkt.de/sirfy/booking?katid=62c01c55b9f58a08178f150a

Matthias Müller · Answer 7 · 2023-01-31T20:17:26+0000

Aktuell ist das Geburtsdatum nicht schön gelöst: kein Mensch möchte über einen Kalender rückwärts gehen. Entweder sofort mit der Tastatur eintragen oder die automatische Kontaktvervollständigung aus dem Browser nehmen - die scheitert aber am Geburtsdatum.
Jeder schreibt auf der tastatur schnell, aber beim Kalender muss man langsam klicken - speziell wenn man vor 2020 geboren ist...

Beantwortet 31, Jan 2023 von Matthias Müller (8.5k Punkte)

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