https://it-rebellen.de/2016/12/01/diplomatic-council-warnt-mittelstand-vor-digitaler-steuerfalle/

https://www.datenschutzexperte.de/blog/datenschutz-im-unternehmen/verfahrensdokumentation-nach-gobd-dsgvo/

 

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

 

Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.

Wer es noch nicht weiss, der Export der gesammten Kartei unter "Aktionen/Export" links, unterer Rand des Karteifensters ist ein Crowdfund. Den hat eine kleine Gruppe Ärzte bezahlt und Zollsoft hat es kostengünstig umgesetzt. Ein super Tool wenn mal die gesammte Kartei extern gebraucht wird.

Jetzt gibt es ein weiteres tolles Feature über EcoDMS auf das ich nicht jahrelang warten möchte bis Zollsoft sich entscheidet es einzubauen oder gar nicht einbaut: Revisionssicherheit für Dokumente

Tomedo ist nicht revisionssicher und das muss es als PVS auch nicht sein. Die Rechnungen, Verträge, Aufklärungen OP Berichte, Arztbriefe und wahrscheinlich andere Dokumente sollten es aber sein. Eigentlich alles, was vor Gericht oder einer Behörde gebraucht wird, wie dem Finanzamt revisionssicher aufbewahrt werden. 

Wie lösen wir Revisionssicherheit aktuell? Wir heben das Papier in Kartons oder Ordnern auf. Da wir nicht wissen was genau wir aufheben müssen und was nicht, und wir nicht wollen, dass die Helferin aus versehen eine Patientenaufklärung schreddert, scannen wir alles und bewahren auch alles auf, was mit der Praxis zu tun hat. Sicher ist sicher. Mit EcoMailz kann man bereits revisionssicher Emails ablegen die Schnittstelle gibt es schon direkt aus dem Exchange Server.

Wer einige Jahre im Business ist weiss, dass sich da einiges ansammelt. Regale werden gefüllt mit Papier in grösseren Praxen ganze Räume. Wer einige Jahre im Business war, weiss auch wie oft er etwas aus dem Raum herausholen musste. Praktisch nie! Bei uns einmal in 13 Jahren für eine Finanzprüfung.

Eine andere praktikable Lösung als EcoDMS für Revisionssicherheit mit Tomedo sehe ich nicht. 

Ob man Papier wirklich wegschmeissen kann, muss ein Anwalt klären. Unser geschätzter Tomedo-Haus-Anwalt Herr RA Frotscher, dem viele hier vertrauen, kann dazu sicher was schreiben. Was ich lese ist, dass man beim Finanzamt eine Anfrage stellen kann ausschliesslich digital zu arbeiten und dann meist ein Zugang zur Software gefordert wird und eine Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung macht Herr Frotscher günstig. Ein Zugang zu Tomedo geht wegen der DSGVO nicht, sehr wohl aber zu EcoDMS in dem man genau einstellen kann was das Finanzamt sehen darf und was nicht. Hier würde man die Rechnungliste ohne Namen/Adresse sichtbar machen aber die in EcoDMS revisionssicheren Rechnungen nicht. Auf Anfrage kann man bestimmte Rechnungen dann aber geschwärzt zeigen und digital vorlegen.

Der letzte und übrigens einzige Crowdfund wurde von einigen bezahlt und alle anderen Praxen benutzen das Feature kostenlos. Das hätte ich nicht gerne noch einmal. Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das Feature dann ein Mietmodell wird, nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Feature für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen.

Was ist der Effekt der Revisionssicherheit und dieses Features?

wirklich papierloses Arbeiten wird möglich, echte Digitalisierung. Die alternaitive ist manuell Rechnungen und Dokumente in EcoDMS einlesen. Das ist langweilig, zeitintensiv, kostenintensiv und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unvollständig.

Was muss das Feature können? (offen zur Diskussion)

- Auswahl welche Dateien im Hintergrund kopiert werden sollen.

- Auswahl Zielordner und/oder REST Schnittstelle für jede Dokumentart einzeln.

- Art der Benennung der Dateien (Dateiart mit oder ohne Patientendaten, Patientennummer, Datum etc., REST Schnittstelle Auswahl und Verknüpfung der EcoDMS Dateiattribute, diese könnten für Tomedo angelegt werden wie "PatientenID" ) 

- Meldung wenn REST oder Lauschordner von EcoDMS nicht antwortet.

 

Wo stehen wir aktuell?

Herr Andreas Zollmann hat sich geäussert aber nicht verraten was Zollsoft vor hat. Ein zweites Gespräch mit EcoDMS ist gelaufen. Eigentlich unerheblich für einen einfachen Ordnerexport, das könnte schon längst geschrieben sein.

Angebot ist da:

Kein Angebot für Automatischen Export von Dateien unsere Wahl,

Angebot EcoDMS Schnittstellenprogrammierung für 72.000 Euro,

 

 

Anzahl der Crowdfunder: 17 (mkgpch, Reinking, Reichelt, Praxis FK, Hamann, Lippstadt, Ittstein, MGR, Kopietz, Wacker, Lippold, Eicker, Cepin, Klaproth,Thode/Germann-Samara, Völker, Schmidt)

EcoDMS ONE Angebot 3 statt 5 Lizenzen minimal:  0/30 

(Angebot von EcoDMS nur für Tomedonutzer gilt ab 30 Praxen). Interessant wohl erst wenn es eine Unetrstützung der EcoDMS REST Schnittstelle gibt

Gesammtkosten: ?

Kosten pro Crowdfunder: ?   (Ziel < 150 Euro brutto)

Anmeldung offen bis 30. April

 

Anmeldung und Diskussion offen, stellen sie gerne Fragen

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Guten Morgen,

wir wären auch beim Crowdfunding dabei.

Viele Grüße

Juliane Wacker
Super, ich trage sie oben ein.
Hallo Herr Balogh, wir wären auch dabei wenn die Kosten nicht in die tausende gehen...

Viele Grüße,

Malte-Christian Thode und Sabrina Germann-Samara
Sollte nicht der Fall sein und es hat jeder die Möglichkeit auszusteigen bevor es los geht, wenn es denn losgeht. Wie gesagt bin ich sofort raus wenn der Export kein Abo wird. Ich habe schon beim Karteiexport für die Allgemeinheit gezahlt mit 9 oder 10 anderen. Mache ich nicht noch mal.

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Crowdfunder: 17

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Die tolle Idee ist was für die, die im vorauseilendem Gehorsam die Dokumentdatenqualität derart erhöhen wollen, dass ein durchschnittliches Gericht oder Finanzamt dem auch in 20 Jahren nicht wird ansatzweise folgen können. Für Großpraxen, in denen mehrere "Berufene" sich an Dokumenten zu schaffen machen, sicher überlegenswert. Meine Praxis erhält regelmäßig alle 5 Jahre Besuch vom Finanzamt. Wir haben uns daran gewöhnt. Mit freundlichen kollegialen Grüßen aus dem Harz
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Herr Hainich, ich diskutiere gerne den Sinn des Crowdfund. Legen sie dem Finanzamt aktuell Papier vor, also einen Kofferaum voll davon oder die Daten in digitaler Form? Heben sie ihr Papier 10 Jahre auf?

Ich sehe aktuell zwei Probleme. Einmal die DSGVO die es nicht mehr erlaubt, dass das Finanzamt Patientendaten sieht. Ich habe wenig Lust Papierberge nach Patientendaten zu durchsuchen. Aktuell kann ich dem Finanzamt die Aktenkisten gar nicht einfach so geben, ich würde mich strafbar machen. Zum Anderen wie der Besuch alle 5 Jahre ausfällt und sich dieser ändert. Ich höre immer mehr, dass nicht der Marsriegel auf der Tankrechnung gesucht wird sondern Verfahrensfehler gesucht werden und dann schnell geschätzt wird. TSE, Revisionssicherheit von Daten und Emails wäre soetwas. Die Regeln verschärfen sich. Aktuell nimmt mein Steuerberater zum Beispiel kein Restaurant als Mandant an ohne Verfahrensbeschreibung.

Ich bin auch nicht für den kompletten vorauseilenden Gehorsam aber wenn ich etwas kostengünstig und automatisch erledigen kann und ich dann keine Diskussionen mehr mit dem FA habe, warum nicht. Die Rahmenbedingungen der Spielregeln sind recht klar. Wenn ich meine Papierberge los werden will muss ich digital revisionssicher speichern. Wenn sie auf Papier stehen brauchen sie das Crowdfund nicht.

Lieber Peter,

Zunächst einmal vielen Dank für die wertvolle Anregung mit ecoDMS. Damit möchte ich mich demnächst befassen um Ordnung und Übersicht zu verbessern und um mich vielleicht auch von vielen Akten befreien zu können.

Allerdings muss ich die meisten Dinge nicht revisionssicher aufbewahren.

Privatrechnungen, die Tomedo erzeugt, gehen bei den Meisten an irgendwelche Abrechnungsunternehmen.  Dabei kommt es vor, dass noch einmal Korrekturen vorgenommen werden und sich die Rechnung von Tomedo beispielsweise von der endgültigen PVS Rechnung unterscheidet. Derjenige der seine Rechnungen selbst verschickt wird die jedoch aufbewahren müssen. Das Finanzamt dürfte in der Regel keine Zweifel haben, wenn Rechnungssumme und Überweisungsbetrag deckungsgleich sind. Es gäbe nur Grund eine Rechnung anzuzweifeln, wenn es da Unstimmigkeiten geben würde.

Es müsste eigentlich nur möglich sein, bestimmte Dokumente aus Tomedo beispielsweise in die Dropbox zu schicken, aus der sich das NAS  automatisch die Dokumente abholt. Mit Scanner Pro auf dem iPhone funktioniert das angeblich auch (https://www.youtube.com/watch?v=Sirq48Diwy0).

Man bräuchte also nur die Möglichkeit  ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.

Vielleicht läßt sich da ein einfacher Weg finden und man benötigt keine kostspieligen Entwicklungen. 

Die Möglichkeit, die gesamte Kartei aus Tomedo zu exportieren bietet doch genau diese Möglichkeit. Neben den Karteienträgen werden alle pdf exportiert. Die bräuchte man doch nur, wie die eingescannten Dokumente auch in den Eingangsordner bei ecoDMS zu schicken. 

Grüße aus Husum

Christian

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Ich sehe keine weg das automatisch zu erledigen Christian. Natürlich kann ich eine Helferin für 20 Euro und Lohnnebenkosten pro Stunde hinsetzen und das tun lassen was Tomedo einfach automatisch machen kann. Die langweilt sich dann bei dieser Arbeit zu Tode und es wird garantiert unvollständig. Ich möchte das nicht machen.

Klar es muss nicht EcoDMS sein. Tomedo  könnte auch in eine Dropbox exportieren oder in ein anderes Programm wie GOBDoc oder ähnlich.

Die meisten Praxen schicken kleine IGEL Leistungen nicht an die PVS. Was bei der PVS ist, ist revisionssicher aber das ist ja nur ein Bruchteil der Dokumente in Tomedo die es besser wäre revisionssicher zu speichern.

Kostpielig wird das nicht wenn genug Praxen zusammenkommen. Ich denek die Programmierkosten sind überschaubar für ein Daten Kopierfeature.  Ich schätze ähnlich wie beim Karteiexport und da waren wir wenige Praxen und haben kaum über 100 Euro gezahlt.

 

Man bräuchte also nur die Möglichkeit  ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.

 

Christian, genau um das Feature geht es in dem Crowdfund 

Ich hoffe nicht, dass wir jedes Dokument revisionssicher speichern müssen. Das spielt doch nur dann eine Rolle, wenn uns jemand bösartige Absichten unterstellt. Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Ich erinnere mich noch allzu gut an die Zeiten, wo ich vergeblich Röntgenbilder aus dem Archiv holen musste und nicht finden konnte, weil die irgendein Idiot nicht nach dem Alphabet einsortiert hat. Diese Bilder waren für alle Zeit verschwunden, ebenso wie die Röntgentüten die beim Chef hinter das Regal gerutscht sind, die hat erst der Nachfolger wieder gefunden. In den meisten Behörden in Deutschland sieht das immer noch ähnlich aus.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Wenn das aber nicht so ist dann ist Deine Idee Klasse. Wenn man in Tomedo festlegen könnte, dass bestimmte Karteieinträge automatisch bei der Erstellung in einen bestimmten Ordner exportiert werden, dann wäre das Problem gelöst.

Wenn du Originale als Papier aufbewahrst musst du nicht revisionssicher speichern, ganz sicher nicht. Aber genau das ist doch das Problem, dass keiner Lust hat das Papier aufzubewahren wenn man es doch eh schon gescannt hat.

Ich bin mir nicht zu 100% sicher, das müsste ein Anwalt beantworten aber meiner Meinung nach kann Papier weggescmissen werden (ausser notarielles Zeug und einige andere Dokumente) wenn es ein Verfahrensbeschreibung gibt und eine revisionssichere Speicherung die wir aktuell nicht haben.

Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. 

Du findest ähnlich wie in Devonthink (nicht revisionssicher) jedes Dokument in EcoDMS. Wenn das pdf nicht bereits texterkannt ist macht EcoDMS OCR und man hat immer eine Volltextsuche. 

Das Feature ist ähnlich wie das Karteiexportfeature. Jeder der schon mal eine Anforderung vom Anwalt bekommen hat, nach Schweigepflichtsentbindung alle Unterlagen zu schicken, weiss wie angenehm es ist die Kartei und alle angefügten Dokumente nicht manuell exportieren zu müssen. Der Arbeitsaufwand ist 1 Sekunde versus 30-60 Minuten da man sonst jeden Besuch manuell copy/pasten müsste und jede Datei manuell herausziehen müsste, hoffentlich vollständig.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Könnte Tomedo das, dann wäre es revisionssicher. Das liegt nicht im Interesse von Zollsoft und muss es auch nicht. Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein. Wir brauchen lediglich hilfe die Daten irgendwo revisionssicher abzulegen. Darum geht es in diesem Feature und diesem Crowdfund.

"Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein".

Vielleicht ist das so, doch verstehe ich nicht, warum eine PVS zumindest Dokumente wie Aufklärungen nicht revisionssicher ablegen kann bzw. zollsoft tomedo für Aufklärungen (und auch Rechnungen, weitere Vorschläge sind zu genüge vorhanden) nicht revisionssicher macht.

Das müssen sie RA Frotscher fragen am besten im Webinar. Da kaum ein PVS behauptet es wäre revisionssicher ist das wohl rechtlich so. Und Zollsoft.
Hallo Herr Balogh, aber so ist es doch in Tomedo.. wenn man auf den Button "Historie" klickt sieht man alles, auch die Änderung... für die Rechnungen gilt das auch, und dem Button "Verlauf". Oder übersehe ich hieretwas?

VG Thode
Hallo Herr Thode. Einige Unterschiede: Auch alte Versionen sind änderbar also nicht revisionssicher, einfach auf den Server gehen und in /files Dokumente nach Wunsch ändern, das wird in der Historie dann nicht angezeigt weil es ausserhalb von Tomedo passiert ist. Ich glaube nicht mal, dass alle Versionen gespeichert werden. Es gibt eben nur eine Historie, dass was geändert wurde. Ich will da nicht nachforschen weil es eigentlich unerheblich ist, siehe unten. Tomedo ist aktuell ganz sicher nicht revisionssicher nur weil es eine Historie gibt. Selbst  wenn Tomedo revisionssicher wird, können sie das Finanzamt wegen Datenschutz nicht auf Tomedo lassen, die dürfen keine Patientendaten mehr sehen. Ausserdem haben sie einen Haufen anderer Dokumente ausserhalb von Tomedo, die sie auch revisionssicher aufbewahren wollen. Es macht keinen Sinn, dass Tomedo revisionssicher wird. Ich nötige aktuell Herrn Frotscher uns eine Liste zu schreiben welche Dokumente bei welchen Voraussetzungen geschreddert werden können, zumindest für seine Datenschutzkunden. Das Ziel ist immer noch die rechtlich sichere 99% Papierlosigkeit (einige Dokumente gehen nur auf Papier, wie alles vom Notar). Durch den DSGVO und Finanzamt Irrgarten geht es meiner Meinung nach über die Revisionssicherheit von EcoDMS ONE. Das Programm hat alles was wir brauchen. Ein REST API für Tomedo, einen Zugang für das Finanzamt mit dem es keine Patientedaten sieht und trotzdem immer Zugriff hat, Volltextsuche, sichere stabile Datenbank, Automatische Erkennung, revisionssichere Email Speicherung (habe es noch nie von jemanden gehört aber kann vom Finanzamt gefordert werden), Daten nicht in irgendeiner Cloud sondern daheim und Backup verschlüsselt in einer Cloud.

ein PS: ein PVS wie Tomedo muss nicht revisionssicher sein, dazu gibt es soweit ich weiss keine Anforderungen.
Unsere Praxis würde sich definitiv beteiligen. Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden.

Mf

Uwe Reinking
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Willkommen im zweiten Crowdfund Herr Reinking. Ich hoffe es wird etwas daraus.
Wenn Zollsoft eine neue Newsletter plant, wäre es möglich das Crowdfund zu erwähnen und zu fragen ob Interesse besteht? Ich gkaube über das Forum erreichen wir nur einen Bruchteil der Praxen.
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Ich habe folgende Antwort über die REST Schnittstelle  bekommen.

Der API-Counter differenziert nicht zwischen netzinternen oder -externen Aufrufen.
Nur in der Standardversion sind API-Calls beschränkt und kann kostenpflichtig skaliert werden.

Im Gegensatz dazu ist beim ecoDMS ONE-Lizenztyp die Anzahl der API-Requests unbegrenzt.
https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-one
Insofern wäre natürlich eine kostengünstige Umsetzung/Anbindung sehr gut möglich.

Ein Api Counter bei 30cent pro upload/download kommt nicht in Frage. Ich habe am Mittwoch ein Telefonat mit EcoDMS und erfahre dann den Preis von "ONE". Ich vermute leider, dass das weit entfernt ist von dem, was wir bereit sind für eine Revisionssicherheit in Tomedo zu bezahlen aber lassen wir uns überraschen. 

 

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Der API-Counter differenziert nicht zwischen netzinternen oder -externen Aufrufen. 
Nur in der Standardversion sind API-Calls beschränkt und kann kostenpflichtig skaliert werden.

Im Gegensatz dazu ist beim ecoDMS ONE-Lizenztyp die Anzahl der API-Requests unbegrenzt. 

... Den Export von Tomedo über REST oder Lauschordner ...

 

Mir schwirrt der Kopf vor lauter fremden Fachbegriffen. Könntest DU das mal kurz erläutern? Du hast Dich ja inzwischen offenbar gründlich in die Materie eingearbeitet.

Ja, da geht es darum, dass sich EcoDMS den Zugang zur Rest Schnittstelle bei einer normalen Lizenz ordentlich bezahlen lässt. über 30 cent für jeden Up- oder Download. Das ist heftig. Bei einer EcoDMS ONE lizenz ist das kostenlos das ist ein Firmenzugang, auf der Webseite steht da leider nicht genau was das ist. Das erfahre ich am Mittwoch. Ich mache mir keine grossen Hoffnungen das diese Lizenz bezahlbar ist ehrlich gesagt. 

EcoDMS hat wie Tomedo oder Devonthink einen Lauschordner. Alles was man da hineinscannt oder schiebt wird in die Inbox von EcoDMS gezogen. Die inbox erkennt auch Rechnungen sehr gut und kann auch automatisch Kategorisieren und in Ordnern ablegen. Rest wäre natürlich noch sicherer, da hier ein Erkennungsprozess entfällt und Tomedo Dateien vordefiniert in EcoDMS ablegen kann zum Beispiel eine Privatrechnung mit Betrag, Datum, Patient, Adresse etc. was auch immer man in EcoDMS für Kategorien haben möchte. Nennt sich in EcoDMS Klassifizierungsattribut. Man muss wissen dass Ecodms mit einer sehr flachen Ordnerstruktur arbeitet. Ein Hauptordner und ein Unterordner das wars. Geordnet wird durch die Attribute. Das ist sehr intelligent gelöst.

Aha ...indecision und was ist jetzt eine REST-Schnittstelle?

Über die REST API (REST steht für REpresentational State Transfer, API Application Programming Interface) könnte Tomedo direkt in EcoDMS arbeiten. Eine Rechnung könnte direkt in EcoDMS abgelegt werden mit allen Attributen die du möchtest. Tomedo könnte revisionssicher in EcoDMS ablegen, automatisch ohne Zutun des Benutzers.

Sowas wie eine Nabelschnur LOL

AHA smiley! Und genau sowas müsste zollsoft programmieren, richtig? 

Beim Lauschordner-Verfahren muß man alles selber aktiv dort ablegen, richtig?

Dann bin ich mal gespannt auf die Kostenstruktur, die uns da blüht.

 

Nicht ganz, Tomedo soll uns die Rest schnittstelle nur programmieren wenn es bazahlbar ist. Wir können keine 500 Euro pro Monat bezahlen, nur damit alle Rechnungen in EcoDMS sind. Das wäre aber ungefähr so wenn es 2000  files pro Monat sind. EcoDMS ist da zu teuer. Verstehe ich nicht da es sonst günstig ist aber ist so.

Lauschordner: Die Dateien müssen automatisch raus aus Tomedo wenn sie fertig sind. Das geht manuell nicht. Die Dateien landen zwar im /files Ordner auf dem Server aber mit einem Haufen Müll was die Finanzabrechnung angeht. Du selbst kannst zwar alles exportieren aber das ist sehr sehr viel Arbeit und müsste täglich aber spätestens nach 10 Tagen passieren (siehe unten von RA Frotscher)

Es geht also darum, du verkaufst eine IGEL Leistung, es entsteht eine Rechnung und diese Rechnung muss in die Revisionssicherheit, automatisch.

Dieser Crowdfund ist das "automatisch" für Rechnungen, Mahnungen, Stornierungen, Aufklärungen, Patientenverträge, Honorarvereinbarungen, Anamnesen, Arztbriefe, Gutachten.
jetzt verstehe ich das so langsam: Also Crowdfund für die Automatik, die technische Umsetzung (REST Schnittstelle oder Lauschordner) je nach Kostenstrukur von ecoDMS?
Genau REST wäre natürlich besser. Manuell geht nicht das kann man höchstens für die Rechnungen machen indem man die Rechnungsnummern verfolgt. Andere Dokumente vollständig, kann man vergessen.

Wegen REST müsste Zollsoft für uns verhandeln.

Edit: eigentlich braucht man beides REST und Lauschordner, vielleicht will ja jemand nicht in EcoDMS sondern woanders seine Dateien revisionssicher ablegen.
Hallo Herr Dr. B. aus M.,
bin auch dabei. Ich habe mit Zollsoft schon ein paar Mal die Kooperation mit einer Archivierungssoftware angeregt. Vielleicht ist dies ja mal eine Gelegenheit, da etwas Schwung hinein zu bringen. Den meisten Arztpraxen ist der Umfang der Archivierungsverpflichtung nicht (vollständig) bewußt. Die Steuerberater treiben das Thema auch nicht, weil sie keine Mitarbeiter haben, eine Verfahrensdokumentation  zu schreiben oder die Digitalisierungsinteressen Ihrer Mandanten zu unterstützen. Beides ist auch gebührenintensiv.

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.
Man kann zwar über die Statistikfunktion zu jeder Kartei verfolgen, wer und warum daran gearbeitet hat, einem Finanzamt ist aber aus Datenschutzgründen (Patientendaten) nicht zu erlauben, diese Veränderungsmöglichkeiten in Tomedo nachzuvollziehen. Ein FA wird auch nicht auf die Idee kommen, sich über die Statistik-Funktion zu informieren, sondern die Buchführung verwerfen.

Eine Abrechnung über PVS macht es zunächst einfach, man schickt den Datensatz, bekommt eine Abrechung und die wird verbucht. So weit so gut. Praxen mit IGeL und non-curativen Leistungen müssen die enstehenden Belege in ein Tool wie ECO-DMS oder GOBDocument überführen, um den Nachweis zu erbringen, dass an der Ursprungsdatei keine Veränderungen vorgenommen worden sind (auch wenn der ganze Kram gedruckt im Schrank steht!). Und nach der GOBD bitte schön innerhalb von 10 Tagen nach Ihrer Entstehung - zwar muss das nicht ganz so ernst nehmen, ist aber eine Forderung, die die Sinnhaftigkeit einer Schnittstelle unterstreicht.
Selbst wenn man über die PVS alles abrechnet, wie werden denn von den Kolleginnen und Kollegen Kontoauszüge aufbewahrt oder normale, eingescannte Verträge & digitalen Eingangsrechnungen? Viele Rechnungen kommen heute doch per Mail. Auch hierfür möchte das FA den Nachweis mangelnder Veränderung, da Kontoauszüge ja auch fast nur noch als PDF erscheinen und Rechnungen zu frisieren, um die Ausgabenlast wertmäßig zu erhöhen, ist ein alter Hut. Wir haben gearde eine Betriebsprüfung hinter uns. Das FA hat nur Excel-Tabellen für die Privatrechnungen und die Kassenbücher haben wollen. Dann hat sich das FA Excel-Sheets von den Bankkonten geholt und mit den anderen abgeglichen. So geht Prüfung heute. Allein der Umstand, dass das geprüfte Jahr noch nicht von der GOBD 2020 erfasst wurde, hat uns den Ärger mangelnder Archivierung erspart. Ich kenne eine Praxis, da hat sich das FA per Teamviewer (wegen Corona) auf die Archivierungssoftware aufgeschaltet. Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.

Im Moment haben wir erst 2  digital überprüfbare Geschäftsjahre hinter uns.  Man sollte nicht allzu lang damit warten, seine Unterlagen revisionssicher zu archivieren. Auch dieser Prozess kostet Zeit und Geld - und in diesen Prozess erst angesichtes einer drohenenden Prüfung einzusteigen, ist riskant. Der möglichen wirtschaftlichen Schaden, der sich daraus ergibt, dass man für  zurückliegende Jahre eine Steuernachzahlung leisten darf, weil entweder Fehler nachgewiesen werden oder das FA die Buchführung mangels revisionsicherer Ablage verwirft, mit der Folge einer Nach- oder Vollschätzung, ist regelmäßig immens. Allein der zeitliche Aufwand , den eine solche Aktion mit sich bringt, ist erheblich. Einige Steuerberater bieten die Archivierung der Unterlagen ihrer Klienten als Service an, der dann noch 10 Jahre Schließung oder Verkauf der Praxis "Abo-Gebühren" generiert. Da ist ein NAS oder eine Cloud mit einer Archivierungssoftware wirklich die preiswertere Lösung. Ich könnte das Thema mal in einem Webinar zur Diskussion stellen.
Gruß aus Lippstadt vom Arztgatten RA J. Frotscher
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Danke für die Ausführung Herr Frotscher ein Webinar wäre sinnvoll um die Zusammenhänge vollständig zu verstehen. 

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

Interessant, ich dachte das Papier gilt als nicht änderungsfähig? Kein Tippfehler ja?

 

Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit.

Siehe oben, da ist ja wirklich Erklärungsbedarf.

Viele Rechnungen kommen heute doch per Mail. 

 

EcoMailz ist kostengünstig da habe ich schon einen Faden aufgemacht. Revisionssichere Speicherung von Emails.

Ich kenne eine Praxis, da hat sich das FA per Teamviewer (wegen Corona) auf die Archivierungssoftware aufgeschaltet. 

Das ist mit EcoDMS und Ecomailz kein Problem. Man holt sich jeweils eine zusätzliche Lizenz für das Finanzamt und kann diese auch noch nutzen. (Bei den Lizenzen geht es um gleichzeitige Verbindungen) . In EcoDMS kann man festlegen welche Ordner das FA sehen darf und welche nicht. Den Export von Tomedo über REST oder Lauschordner würde man nicht freigeben.

 

Machen sie denn beim Crowdfund mit Herr Frotscher?

Eine wirklich gute Idee, und ich wäre beim Crowdfunding gern dabei.

Viele Grüße aus München

Kathrin Hamann
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Super, wir werden mehr, danke Frau Hamann.
gelöscht
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Es wäre, wie von RA Frotscher bereits angedeutet, einmal grundsätzlich interessant, ggf. in einem Webinar, zu klären was nun Revisionssicherheit für das FA konkret bedeutet und wie dieses es gerne hätte. darauf aufbauend kann dann entschieden werden, wie das System aussehen soll, in dem gespeichert wird.

Im Übrigen wird Devonthink laut Herstellerangaben in Kürze revisionssicher.
Beantwortet von (220 Punkte)
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Für Devonthink wäre die Lauschordner Variante dann wichtig, eine Schnittstelle hat es meines Wissens nicht. Devonthink ist mir von der Datenbank zu heikel. EcoDMS speichert die Datei und die bleibt auch da. Ich arbeite aktuell auf einem NAS in Österreich weil das leer war und es funktioniert 1A. Mit Devonthink würde ich mich das nicht trauen. Ich habe in Devonthink schon mehrmals die Datenbank fast verloren. Ich habe 5 Lizenzen Devonthink Pro 3 wenn sie jemand zum halben Preis möchte. Ob es Dokumente so gut erkennt wie EcoDMS weiss ich nicht, habe ich nie in DT benutzt.
wissen wir letztlich nicht ob Datenverlust in Ecodms auch auftreten kann. in DT scheinbar ja.
Möglich aber mit der Architektur die Daten am Server zu haben und zum lesen herunterladen unwahrscheinlich. In Tomedo ist mir auch noch nichts abhanden gekommen. Devonthink ist deswegen flink auf Kosten der Sicherheit. Es verschiebt Dateien hin und her wie ein Zirkusclown. Revisionssicherheit kann ich mir kaum vorstellen in DT.  Noch ein Argument spricht sehr gegen Devonthink: es hat eine lausige Nutzerberechtigung. Es ist quasi unmöglich das Finanzamt auf die Datenbank zu lassen. In EcoDMS kann man bis ins Detail festlegen wer was darf. Ecoworks werde ich mir auch ansehen, als Dokumentensteuerung ist es interessant für einfaches QM. Vorlage und Versionierung.
Revisionssichere Dokumentenspeicherung finde ich super. Würde mich gerne an dem Crowdfunding beteiligen, dürfte ich dazu vorweg die Kosten erfragen? Crowdfunding-Kosten Ziel <150€ habe ich gelesen, was ist als laufende Kosten das Ziel? Vielen Dank.
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+1 Punkt
ok, wer lesen kann ist klar im Vorteil, mkgpch schrieb " Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das feature dann ein Mietmodell wird nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Fetaure für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen."

Dann bin ich dabei!
Laufende Kosten soll es nur für Praxen geben die sich nicht beteiligen. Genaue kosten haben wir erst wenn Zollsoft die Kosten berechnet. Kosten durch die REST Schnittstelle würde ich nicht akzeptieren. Bevor es losgeht geben alle ihr Ok oder steigen aus. Wenn Zollsoft keine Lust hat, ist die Sache vom Tisch.

Passt das so?
HAP Lippstadt, Hr. Moritz und Hr. Cepin haben noch kein Ok gegeben warten noch und sind nicht mitgezählt. Nur als Info.
Praxis K. macht mit.

Passt das so?

ja, bin dabei!

Mein Vorschlag wäre erst einmal die Machbarkeit und die Kosten zu klären.

Also Punkte vergeben. Vielleicht hat Zollsoft selbst Interesse daran, denn das wäre auch ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Machbar ist das Feature ausser Frage. Tomedo kopiert ja schon auf den Server in den /files Ordner. Schnittstellen programmiert Zollsoft ständig für Geräteanbindungen. Hätte Zollsoft selbst Interesse daran, gäbe es das Feature schon. Das liegt daran, dass Zollssoft grundsätzlich spät auf Gesetzesänderungen reagiert, erst wenn es muss. Siehe das TSE Kassenbuch das viel zu spät losgeht und auf das ich schon vor einem Jahr hingewiesen habe. Vielleicht möchte Zollsoft auch revisionssicher sein aber mit dem Crowdfund ziehen wir das Feature dann auf der Roadmap nach vorne und es kommt nicht erst in Jahren und es kommt dann sicher.

Zollsoft wird sich bei ausreichend Interesse hier melden und wenn es das Feature will, die Kosten berechnen und eine ETA geben. Die Aktion ist unverbindlich solange es nicht los geht, wir entscheiden gemeinsam wenn alle Fakten auf dem Tisch sind wenn sie auf den Tisch kommen. So war es auch beim Karteiexportfeature. Konkretes Interesse ist für Zollsoft wichtig.
Bin grundsätzlich auch dabei.

Den Kollegen ist hoffentlich klar, dass der ecoDMS-Server nur auf Windoof oder Linux läuft. Es gibt aber für Mac einen Client. Man muß dafür also einen entsprechenden Rechner ins Praxisnetz stellen. Alternativ ein NAS von Synology oder Qnap auf welchem der ecoDMS-Server in einer Virtualisierungs-Umgebung (Docker) läuft.

Die EcoDMS Daten müssen dann auch zusätzlich gebackupt werden.
Ich habe den Crowdfund zur Vereinfachung umbenannt. Natürlich könnte auch "einfach" Tomedo Revisionssicher werden. Dann müssten die Dokumente nicht heraus, aber das stelle ich mir unglaublich aufwändig für Zollsoft vor. Wie will man dem Finanzamt Zugang zu den Dokumenten geben, und den ständigen Zugang wollen sie,  ohne sich wegen der DSGVO strafbar zu machen? Der einfachste Weg für Zollsoft ist die Verantwortung bei uns zu lassen und uns die Dokumente sofort nach Erstellung automatisch zu exportieren via REST oder in einen Ordner unserer Wahl, oder beides.
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Hallo,

die andere Variante wäre ein "FA-User". Dieser loggt sich bei Tomedo ein, die Dokumente werden dort revisionssicher verwahrt, dieser User bekommt aber die Patientendaten nicht dargestellt. Ich kann aber nicht einschätzen, wie aufwendig eine solche Lösung wäre.

 

-js
Danke für den Hinweis auf FA-User. Ich halte es für bedenklich wenn ein Programm auf Tomedo zugreift. Da ist zu viel drin was wir zu schützen haben. Besser halte ich es wenn Tomedo bestimmt was heraus geht. Ausserdem ist damit eine Vielzahl von Programmen möglich, nicht nur FA-User.
Etwas Off -topic aber für dieses Feature relevant. Man könnte die Art ändern wie man Rechnungen schreibt um sie DSGVO konform ablegen zu können. Man könnte die Rechnung ohne Namen erstellen nur mit de Patienten ID und mit einem Deckblatt mit Name Adresse und ID des Patienten und "Rechnung umseitig". Der Patient bekommt für seine Versicherung beide Blätter oder Vorder- und Rückseite. Zollsoft generiert zwei PDF eine Rechnung-Patient und eine Rechnung-DSGVO als pdf. Nur die DSGVO Rechnung wird über REST oder Ordner woanders abgelegt. Diese DSGVO-Dokumente können an den Steuerberater und auch vom FA eingesehen werden. Das FA würde nicht mal nach Einsicht einzelner Rechnungen fragen.

Herr Frotscher wäre es rechtlich denkbar eine Rechnung mit einem optionalen Deckblatt zu versehen? Darf eine Rechnung ohne Namen sein also statt des Namens mit einer ID?
Beantwortet von (47.2k Punkte)
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Guten Morgen,

ich hatte unten schon mein Okay für eine Beteiligung gegeben. Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint. Gemesssen an den Features, die hier augenscheinlich für eine Fachgruppe eingebaut werden, die aber anderen nichts bringen, wäre diese Schnittstelle von allen nutzbar. Für die Datensicherung in die Cloud wird von Zollsoft eine hochwertige Kooperation angeboten und technsich vorbereitet. Die revisionsichere Aufbewahrung von Privatrechnungen (und PVS-Datensätzen) ist mindestens genauso wichtig wie ein Backup.

Gruß aus Lippstadt vom Arztgatten, RA J. Frotscher
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Wir haben interessiert mitgelesen und möchten uns an einer Lösung beteiligen. Unser Ziel ist eine papierfreie Praxis. Aktuell wird bei uns alles "nur" gespeichert. Ausgedruckt wird nur zur Kontrolle und nach Zahlungseingang vernichtet. Über eine Steuerprüfung durch das FA haben wir bisher noch garnicht nachgedacht. Der Verwaltungsaufwand einer solchen Prüfung wäre allerdings enorm. Das System sollte also den Ansprüchen einer Prüfung durch das FA gewachsen sein. Im übrigen nutzen wir keinen externen Anbieter wie bspw PVS, sondern machen alles in Eigenregie. Bei ca. 2000 Rechnungsnummern pro Jahr nicht ganz unerheblich. Daher sind wir als Jungunternehmer sehr dankbar über die Forenbeiträge von erfahrenen Usern. Beim nächsten Gespräch mit unserem Steuerbüro werde ich auf die Problematik einer Steuerprüfung und der damit einhergehenden Datensicherung eingehen.

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Ich habe sie hinzugefügt. Mich interessiert komplett papierlos auch brennend. Das muss Herr Frotscher in  seinem Webcast abarbeiten wie das möglich ist, welche Voraussetzungen wir brauchen. Privatrechnungen selbst, damit haben wir schlechte Erfahrungen gesammelt. Eine PVS kostet zwar aber vergisst keine Nummern. Wir bekommen deutlich mehr von den Privaten als vorher als wir schlecht abgerechnet haben.
Bei einer PVS muss die Rechnung doch trotzdem erstellt werden, oder? Das Erstellen der Rechnung ist leider bei uns sehr individuell und dementsprechend aufwändig. Jeder Patient bekommt hier neben der Kassenleistung auch einen Eigenanteil in Rechnung gestellt. Ich werde Ihren Einwand aufgreifen und mich mal bei den entsprechenden Anbietern informieren.
Wir prechen privat weiter Herr Ittstein das führt in diesem Thema zu weit, nur so viel dazu ist Crowdfund 1 der Export der Kartei bestens geeignet!
Hallo zusammen,

bei mir sieht es ganz ähnlich aus. "Papierlos" aber bis zu diesem Post, hatte ich mir noch keine Gerdanken über das FA oder ähnliches gemacht. Ich würde mich also gern beteiligen!

Herzliche Grüße,

Rene Kopietz aus DO
Vielen Dank, ich habe sie hinzugefügt. Langsam wird ein Schuh daraus.

Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint.

 

Die kommen Herr Frotscher wenn sich ausreichend User beteiligen, keine Sorge. Wenn Zollsoft zusagt wird das Feature auch schnell umgestetzt dafür gibt es reichlich Beispiele.

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PN von MGR, ist auch dabei.
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Herr Frotscher wenn sie ein Webinar machen dann konzentrieren sie sich bitte auf folgende Frage. Rechtsanwälte verlieren sich ja gerne mal im Detail :)

Wie kann ich Dokumente * nach dem Scannen oder Übernahme aus einem anderen Programm sicher vernichten ohne, dass irgendwann die Frage gestellt werden kann "wo sind denn die Originale, die hätten sie aufbewahren müssen wenn sie nicht das , das und das haben !!"

 

* Dokumente wären da die Kategorien: FA Relevant (Eingangsbelege, Ausgangsbelege,  Kassenbuch,, Gehäter, Kontoauszüge) Patientenrelevant (Verträge, Honorarvereinbarungen, Aufklärungen, Anamnesen, Befunde, extern und selbst produziert)

Diese Frage hätten wir gerne als TODO liste zum abarbeiten.

Zum Beispiel: revisionssichere Software, Antrag an das FA zur digitalen aufbewahrung, Verfahrensbeschreibung etc., was muss auf jeden Fall aufbewahrt werden und kann nicht digitalisiert werden.

Am Ende sollten wir beruhigt Papier entsorgen können, wissen ab wann wir es entsorgen können. Das wäre ein sinnvolles Webinar.

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Ich hatte gerade ein nettes Telefonat mit EcoDMS. Zollsoft hatte bereits Kontakt mit EcoDMS hat aber scheinbar kein Interesse an einer direkten Zusammanarbeit. Muss Zollsoft auch nicht.

Die API Calls habe ich falsch verstanden. Api Calls auf die Rest Schnittstelle werden einmalig gakauft und stehen dann jeden Monat zur Verfügung. Der Zugriff aus die Schnittstelle ist also nicht teuer. Sie ist auch skalierbar weitere Calls können gekauft werden. Trotzdem würde man für 2000 Api calls 500 Euro einmalig zahlen, dann lieber EcoDMS ONE in dem die calls enthalten sind.

Wir haben aber ein Angebot für EcoDMS ONE bekommen. Dazu brauchen wir jedoch 30 Praxen die mitmachen.

https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-one

In diesem Link ist Ecodms ONE beschrieben. Wir würden bei 30 Praxen das Angebot für 3 Lizenzen statt 5 mindestLizenzen bekommen. Zusätziche Lizenzen könen natürlich gakauft werden aber das Minimum wird auf 3 reduziert.

Rechenbeispiele:

Lizenz 250€ netto  einmalig, Wartung 50 Euro EcoDMS und 8,20 EcoMailz /Lizenz/ Pro Jahr


Bei 4 Lizenzen + 1x Ecomailz: 1000 Euro einmalig und jährlich 208,20€
Bei 3 Lizenzen + 1x Ecomailz 750€ einmalig und jährlich 158,20€

Der Clou an EcoDMS ONE ist, dass man Ecodms, Ecomailz und EcoWorkz hat, alle Softwareupdates und alle API calls umsonst sind  +  4 Einheiten Support, jährlich wenn ich richtig verstanden habe. 

Programmiert uns Zollsoft den REST API Export, ist die Dateiübertragung kostenlos mit EcoDMS ONE:

Ich würde das auf jeden Fall machen, da ich enien Zugang für mich brauche, einen für die Angestellten einen für das Finanzamt. Eventuell noch einen 4. für den Webzugriff, da man den aber selten braucht kann man den vielleicht mit dem Finanzamt teilen. Es sind ja immer die gleichzeitigen Verbindungen.


Ich erweitere also den Crowdfund um das Angebot EcoDMS ONE für 3 Lizenzen als Minimum bei 30 Praxen optional.

Also das hier. 

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bin daran interessiert. Die Anzahl an Lizenzen leuchtet mir noch nicht ganz ein, reicht für eine kleine Praxis mit einem Arzt nicht eine für den Arzt und eine für die Mitarbeiter gemeinsam mit dem Finanzamt? Sprich, wenn das FA den Zugang nur sporadisch braucht (warum muss man den selbst zahlen, kann das FA nicht in die Praxis kommen und meinen Zugriff nutzen?) wäre zumindest eine gemeinsame Nutzung mit den Mitarbeitern eine Option?

Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

So wäre der Plan ja. Zollsoft sollte uns alles exportieren lassen was es generiert und zum aussuchen in den Optionen anbieten. Man sollte festlegen können welche Attribute das pdf bekommt und wo es abgelegt wird in Ecodms. Alternativ nur in einen Ordner unsere Wahl für alle die kein EcoDMS nutzen wollen. 

Ich habe aktuell leider schone eine normale EcoDMS Lizenz und eine EciMailz Lizenz. Die müsste ich nach zwei jahren updaten also neu zahlen, so ist das Modell bei EcoDMS: günstig aber Updates teuer.  EcoDMS 89 Euro und EcoMails 59 Euro. Ich brauche für meine Angestellten eine Lizent und für das FA, das immer zugreifen können muss (so mein Verständniis), das wären also 3x89+59. Ich möchte Ecoworks auch weil man damit Dokumente zur Ansicht vorlegen kann, das ist fein für das jährliche QM wo ca 30 Zettel immer wieder geändert und vorgelegt werden. 2x Ecoworks dann sind wir bei (3x89)+59+(2x99) = 524 und ich habe noch keine API calls. Das sind einmalig sagen wir 2000 Dateien  2000*0,37= 740€, wenn es reicht. Dann kann ich jeden Monat 2000 Dateien von Tomedo nach EcoDMS schicken lassen. 524+740=1.264. Update ist nach 2 Jahren wieder fällig 524€, ob man Ecoworks updaten muss, weiss ich nicht, wenn ja nochmal 99€ x 2. 

Da nehme ich doch lieber das netterweise angebotene 3er EcoDMS ONE mit Updates für immer mit Ecomails/Ecodms/Ecoworks und unlimittierten Api calls für jährlich 158,20. Austocken kann ich ONE immer wenn ich mehr gleichzeitige verbindungen brauche. 

Einziger Haken , wir brauchen 30 Praxen. 

 

short news: 

wenn Zollsoft den Crowdfund programmiert:

- können wir als Tomedo Nutzer EcoDMS ONE 3 Lizenzen haben statt 5.

- Die REST schnittstelle ist mit ECO DMS umsonst, unlimitierte Api calls

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur. Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren. Fasziniert mich schon , dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Vom Verständnis ist mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss. Es müsste doch möglich sein,  die verlangten Dokumente auf einen Stick zu speichern oder auf elektronischem Weg an das FA zu vrsenden. Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern. Voraussetzung ist, dass das FA dies vorher so akzeptiert. Habe ich das richtig verstanden?

Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren. 

Das kannst du ja 30 Tage, das Crowdfund ist ja auch erst einmal bis Ende März offen. 

dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Ich hoffe du kannst dich von Papier weitgehend befreien, dazu sagt uns Herr Frotscher wahrscheinlich noch was. Ihm ist nur nicht langweilig und er muss im März an meine Verfahrensbeschreibung ran die ja auch schon EmDMS enthalten soll. Das können andere Programm auch und sogar flinker wie Devonthink. Der Clou ist die Revisionssicherheit und die Rechteverwaltung. Die Software ist von der stabilität und Sicherheit vergleichbar mit Tomedo. 

mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss.

Soweit ich das weiss ist das so und so funktioniert das vier Augen Prinzip. Du gibst vollständige und ständige Einsicht auch wenn wahrscheinlich keiner drauf sehen wird. Ich werde die digitale Speicherung beantragen und dann berichten. 3 Lizenzen brauchst du aber sowieso in EcoDMS, schadet nicht, dann können drei Leute parallel arbeiten. Ich wünschte Zolsoft hätte so ein cleveres Abrechnungsmodell aber das Thema stresse ich nicht mehr. 

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur. 

Na schau dich mal auf deren Seite um, da steht alles. Wir bekommen als Tomedo Nutzer die Möglichkeit unter "Firmenkunden" EcoDMS ONE mit 3 statt minimal 5 Lizenzen zu bekommen.

Hier eine Hilfe zur Einrichtung von EcoDMS. Es ist ja komplett leer am Anfang und braucht eine Dateistruktur und Attribute.

https://forum.tomedo.de/index.php/36551/ecodms-einrichtungshilfe
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Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern.

Das ist keine revisionssichere Speicherung wrd dir Herr Frotscher bestätigen und das FA wird das nicht als digitale Verwaltung akzeptieren. 

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Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.

Darauf können wir nicht warten, wenn Zollsoft alles in unserem Interesse programmieren würde hätten wir seit Jahren die Möglichkeit einer Revisionssicherheit. Wir hätten bereits ein fertiges Kassenbuch mit TSE mit Kreditkartenschnittstelle und DSGVO Sicherheit bei Rechnungen und dem Export an allen Ecken und Enden. Zollsoft hört nicht mehr zu oder eben sehr sehr spät wie im TSE Fall. Tomedo informiert uns auch nicht über eine Roadmap was sie vor haben und wenn etwas angekündigt gibt es keine ETA. Das ist die Firmenpolitik und das gute Recht von Zollsoft. So tickt der Laden nun mal take it or leave it. Zollsoft wird zudem mit KV Änderungen zugemüllt. Das nächste Gewitter ist bereits am Horizont wer Frotschers Rundschreiben bekommt.

Glücklicherweise erlaubt Zollsoft "Programmieren auf der Überholspur" Wir können damit zahlen und steuern was wir brauchen.  Und seien wir froh, dass wir RA Frotscher an Bord haben der weiss was nötig ist. 

 

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Hierzu noch ein PS: Es würde gar nichts bringen wenn Tomedo revisionssicher wäre. Die PVS Daten sind nicht das Einzige was in einer Praxis revisionssicher gespeichert werden muss. Nicht alles Papier wandert in Tomedo das im Praxisbriefkasten landet oder mitgebracht wird. Zudem könnte man das FA wegen der Rechnungen gar nicht in Tomedo hineinlassen. Tomedo soll nicht selbst revisionssicher werden, es soll mit etwas externem kommunizieren und wenn es nur ein lokaler Ordner ist. Darum geht es hier.
Zollsoft, können wir bitte eine Berechnung der Programmierkosten für die Bedienung EcoDMS REST Api und eines Lauschordners haben? Es fällt mir schwer Kollegen für das Feature zu gewinnen wenn die Kosten nicht bekannt sind.

Können wir eine Zusage zum Mietmodell nach dem Crowdfund für nicht Crowdfunder haben damit die Crowdfunder einen klaren Vorteil haben und gemeines Abstauben entfällt?
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Die automatische Archivierung von EcoDMS ist schon der Hammer über die Vorlagen. EcoDMS zieht aus einer Rechnung nach Vorlagenseinstellung so gut wie alles raus, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag. Erkennen, fertig. Man merkt leider was pdf als Dateiart und Texteerkennung für Limitationen haben.(deswegen brauchen wir die REST API)  Sogar Regex wenn man es ganz hart will. Definierbare IF-Then Filter für repetitive Dateisuche. 1A Zugriffssteuerung. Wird dauern bis man Eco im Griff hat aber dann ist es ein heftiges Tool. Bin nach dem einspielen von 35000 Dateien  sehr begeistert.

Warum die EcoDMS ONE Lizenzen Sinn machen ist, weil die normalen Lizenzen auf lange Sicht teuer werden da updates für jede einzelne Lizenz genau so viel kosten wie der erste Kauf der Software. Schon bei mehr als zwei Lizenzen scheint sich EcoDMS ONE langfristig zu lohnen. 5 Lizenzen werden wenige Praxen brauchen, inclusive Finanzamt braucht man wahrscheinlich 3-4 gleichzeitige Verbindungen. Trotzdem sollten sich grosse Praxen auch für das Angebot melden weil sie natürlich weitere Lizenzen dazu kaufen können. Ich werde EcoDMS One auch mit den Standard 5 Lizenzen nehmen wenn hier nichts zustande kommt, schade wäre es aber.

Gleichzeitige Verbindungen, das wäre auch klasse in Tomedo statt nach Clienten abzurechnen. Würde sich um ein Vielfaches besser anfühlen.

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So, die Anfrage an das Finanzamt mit dem Antrag, Originaldokumente vernichten zu dürfen, geht heute noch in die Post. Mit EcoDMS ist mir das erstmals möglich, klasse. Was mir als zusätzlicher Gedanke kommt, dem Steuerberater werde ich  wie dem FA einen Zugang zu EcoDMS geben und nur eine Infomail an den Stb rauslassen, wenn die Dokumente des Vormonats fertig gesammelt sind. Vollvernetzung durch EcoDMS. Das wird immer angenehmer. Jetzt fehlt nur noch das Füttern von EcoDMS durch Tomedo, naja und ein positiver Bescheid durch das FA.

smiley

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Das hört sich sehr gut und nach Arbeitserleichterung an.

Habe momentan noch ein paar andere Baustellen. Verfolge Deine Aktivitäten aber mit grossem Interesse

Hallo,

ich verfolge die ganze Zeit schon diesen Beitrag. Prinzipiell bin ich nicht abgeneigt und für alles, was weniger Papier macht und Zeit spart. Von großem Interesse ist die Kostenschätzung von tomedo, was die Entwicklung der Umsetzung kosten würde. 

Die Dokumente für den Steuerberater stelle ich diesem per UnternehmenOnline (DATEV) zur Verfügung. Senden an DATEV geht per Mail, App oder Webupload. Rechnungseingänge werden gescannt und direkt über das Multifunktionsgerät am UnternehmenOnline geschickt, Rechnung die per Mail eintreffen einfach weitergeleitet. Wenn ich das richtig verstehe, ist die Sicherung dort revisionssicher (https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/revisionssichere-archivierung-mit-datev/). Trotzdem heften wir die Belege noch ab. Ob das zwingend notwendig ist, weiß ich nicht. 

Hallo Herr Stenger, Datev ist sicher auch eine Option aber ich möchte mit meinem Archivprogramm mehr machen. Ich möchte auch Privates abspeicherm, ich möchte QM ablegen und Arbeitsanweisungen und die jährlichen Dokumente meinen Angestellten vorlegen, ich möchte eine schnelle Volltextsuche haben. Ich möchte Versionieren, ich möchte nicht nur online auf meine Dokumente zugreifen. Naja und einen haufen andere Sachen die EcoDMS, Ecomailz und EcoWOrks kann.

 Datev Online ist zu speziell, das kann man machen aber daneben braucht man noch andere Programme. EcoDMS lässt mir kaum Wünsche offen was mich als Featurerequest Weltmeister wirklich wundert. Für den Stb ist Datev Online angenehm, der Mandant macht viel Arbeit, und wenn er nett genug ist dann bucht er sogar noch für den Stb, und der Stb rechnet dann trotzdem am Jahresende nach Umsatz und § 33 Abs.1 StBVV ab.

Ich habe mich mit Datevonline nicht beschäftigt, ist nicht das was was meine Praxis umfassend braucht aber ich kann mir vorstellen, dass es auch für Datevonline hilfreich wäre wenn Tomedo, für Datevonline nur Ausgangsbelege in einen Ordner spuckt die es erzeugt, vielleicht hat Datevonline ja einen Lauschordner. Wenn sich weitere Praxen mit Datevonline melden und DO eine Schnittstelle hat können wir diese gerne parallel in diesem Crowdfund einbauen.

Grundsätzlich muss Tomedo die produzierten Rechnungen aber auch andere Dokumente sofort bereitstellen in einen Ordner und eine Ein REST API oder andere Schnittstellen. Tomedo braucht eine Dokumentenschnittstelle Richtung Revisionssicherheit damit man das nicht mehr manuell erledigen muss. Manuell ist sowieso nur zum Teil möglich.

Mich wundert sowieso, dass Zollsoft noch nicht anspringt, hätte es das Thema Revisionssicherheit doch wirklich einfach vom Tisch.
Alles gut Christian man muss nicht mitmachen nur hoffentlich später ein kleines Abo zahlen. Das wäre fair.
Hallo,

ich gebe Ihnen Recht, dass DATEV sehr speziell ist. Unser Steuerberater bucht und wir senden nur die Rechnung. Ich möchte auch zusätzlich eine Lösung, die für alle anderen Dokumente, seien es Aufklärungen, QM, Personalangelegenheiten, Verträge,... praktikabel ist. Da hört sich EcoDMS sehr interessant dafür an.

Ich bin auch noch neu in der Selbstständigkeit (erste seit 07/2020) und mir fehlt daher noch viel Erfahrung. Ich hatte hier schon mal eine Diskussion zu DATEV gefunden, die zu keinem Ergebnis geführt hat.
Sie haben es gut, ich bin seit 2007 dabei und habe einen Kartonberg der sich nur jählich abbauen wird weil ich revisionssicher erst jetzt angreife.
Was ist los Zollsoft, kein Bock? Dachte eigentlich das Feature wäre ein No-brainer. Einfacher wird es nicht Tomedo revisionssicher zu machen. Und noch mal, Tomedo selbst revisionssicher zu machen ist grosser Quatsch. Man kann wegen der DSGVO  das Finanzamt in keinen Bereich von Tomedo lassen und es gibt in Praxen mehr Material das Revisionssicherheit braucht, als das was in Tomedo produziert wird. Tomedo kann nicht die Praxiszentrale für Dokumente sein.
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Wir sind nun 10 Crowdfunder!
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Guten Tag,

auch wenn ich noch ganz neu im Geschäft bin und mich mit Revisionssicherheit noch gar nicht beschäftigt habe: Ich wäre beim Crowdfunding dabei, wenn der Preisrahmen so wie geplant gehalten werden kann.

Ob ich auch eine EcoDMS-Lizenz anschaffen würde oder z.B. bei der DATEV glücklich werde kann ich noch nicht sagen... hoffe das reicht wenn ich das später noch "nachmelde"...

VG aus Schwaig bei Nürnberg

Julian Lippold
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Hallo Herr Lippold, ich trage sie ein. Revisionssicherheit von Tag 1 an und gleich Anfrage an das Finanzamt papierlos zu arbeiten ist sicher keine schlechte Idee um Papierberge zu vermeiden. Besprechen sie es mit dem Steuerberater. EcoDMS ONE denke ich nicht, dass wir 30 Kollegen so schnell zusmmenbringen einfach weil die Kollegen Zeit brauchen um es zu testen. Die anfägliche Lernkurve mit dem Programm ist erst erschreckend und dann plötzlich einfach und logisch. Ich werde auf jeden Fall einen EcoDMS ONE Lizenz nehmen. Der Preisrahmen, Zollsoft sollte sich mal zu dem Thema äussern aber ich bin auch raus wenn das viel mehr kosten sollte. Wir werden aber ja immer mehr und damit wird es immer günstiger. Ich bin auch raus wenn es kein Lizenzmodell wird, das hat mich beim letzten Crowdfund gewurmt, dass einige für alle zahlen.

Papierlos fiscal ist kein Problem mit mit einem revisionssicherem Archiv wie EcoDMS, einer Verfahrensbeschreibung und einem Antrag an das FA. Papierlos mit den Patienten ist einen andere Sache. Solange es da nicht eine qualifizerte digitale Signatur mit einer Gegenstelle für Jedermann gibt so wie wir es bald mit dem eHBA machen können werde ich alles was eine Patientenunterschrift trägt auf Papier erledigen und aufbewahren. An eine rechtlich sichere Signatur via Ipad glaube ich nicht.
@Zollsoft, ich will nicht ungeduldig sein oder Zollsoft  dieses unglaublich coole Feature nehmen aber ab nächster Woche hole ich mir Angebote ein die Sache ohne Zollsoft zu erledigen. Meiner Meinung nach wäre das für uns Praxen schlechter da die Quelle Attribute und Ziele genauer setzen könnte, bis ins kleinste Detail wenn gewünscht. Aber was solls, keine Antwort ist auch eine.
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Sorry für die Funkstille - wie in dem anderen Thread geschrieben untersuchen wir das z.Z. und werden uns dann auf jeden Fall melden.
Ich verstehe den Sinn nicht ganz?

Da kommt man doch mit einem gescheiten Cloudspeicher viel weiter?

Wenn man seine täglichen Backups da inkrementell draufschiebt, dann hat man auch Revisionssicherheit...sollte mal der Fall der Fälle auftreten und das Finanzamt/Gericht o.ä. möchte den Stand von Annodazumal haben, kann man das Backup von dem Tag einfach auf einem leeren tomedoserver wiederbeleben.

Für Dokumente und einzelne SQL-Datensätze gibt es dafür z.B. in Veeam bereits fertige (kostenfreie) Tools, die von tausenden Firmen zu genau diesen Zwecken benutzt werden.

VG

JM
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Hi Johannes. Wäre schlimm wenn EcoDMS das einzige App wäre das GODP und DSGVO konform speichern kann. Es ist aber ein günstiges und extrem gutes Deutsches produkt und du hast deine Daten bei dir. Die Erkennung von Dokumenten ist extrem gut.

Der Sinn des Crowdfund ist, die Dokumente die wir in Tomedo produzieren wie zum Beispiel Rechnungen aus Tomedo heraus zu bekommen. Das kann ein Lauschordner sein oder mit deutlcih mehr Komfort eine REST API. 

Wie kommen die Daten automatisch und sofort  aus Tomedo in einen Ordner oder über eine REST API derzeit? Gar nicht. Daher der Crowdfund. Wenn du eine bessere Idee hast her damit.

Aktuell sehe ich vor allem Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge mit Patienten, Aufklärungen  und Arztbriefe die ich gerne revisionssicher speichern würde aber andere Dokumente wären auch möglich. Hier muss auch fiscal und medizinisch getrennt werden. Medizinisch ist noch in der Diskussion und unklar, fiscal ist erledigt und abgehakt und klar was zu machen ist.

Da wird es ein Webinar geben von Herrn Frotscher. 

 

 

https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/revisionssicherheit

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Liebe Kunden,

mittlerweile haben sich zu diesem Thema noch 2 andere Threads aufgetan:

Ich möchte hier auch noch einmal wiederholen, was wir auch dort schon kommentiert haben:
Zollsoft hat Ihren Wunsch erkannt und prüft derzeit die verschiedenen Möglichkeiten und Anbieter. Es gab bereits erste Gespäche mit EcoDMS. Wir haben eine umfangreiche Schnittstellenbeschreibung erhalten, auf deren Grundlage wir eine Aufwandsschätzung durchführen. Bitte haben Sie einfach noch etwas Geduld. Bevor wir nicht genau wissen, was wir wie und mit welchem Aufwand sinnvoll umsetzen können, ist keine konkrete Auskunft möglich.
 
Da sich hier stark auf ecoDMS fokkusiert wurde: Benötigen Sie wirklich den gesamten Funktionsumfang eines Dokumenten-Management-Centers oder käme auch eine weniger große Lösung in Frage? Die GOB-konforme, manipulationssichere Ablage von Rechnungsdokumenten ist sicher der Minimalwunsch, der die meisten unserer Praxen verbindet.
 
Welche Erfahrungen haben Sie mit anderen tools/Produkten aus diesem Bereich gesammelt?
 
Was die grundsätzliche Anforderung aus der aktuellen KBV-Sicherheitsrichtlinie betrifft, die Weitergabe vertraulicher Daten zu unterbinden: Die automatische Ablage einer Rechnungskopie ohne Patientendaten in einem separaten Ordner ist bereits in der Entwicklungsabteilung eingeplant.
 
Wir bleiben am Ball!
  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Ich sehe nicht, warum inkrementelle Backups das Alles nicht können sollen? Die Lösung mit EcoDMS etc. heisst für mich nur, dass ich Dokumente die ohnehin vorhanden sind nur nochmal irgendwo hinschicken und nochmal sortieren muss... Im Prinzip also Mehrarbeit für die ich auch noch bezahlen soll?

Ich fände es viel besser wenn Zollsoft die Möglichkeit für ein inkrementelles Backup mit on the Fly Wiederherstellung direkt aus der Kartei anbieten würde (z.B. bekannt aus den MacOs-Backups die man durchbrowsen kann und einen bestimmten Zeitpunkt wiederherstellen). So könnte man eine bestimmte Kartei, oder auch ein Dokument ganz einfach nach Änderungen durchbrowsen und zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherstellen..Vorwärts und Rückwärts...DSGVO-Konform

Die Tools um das zu machen wären alle eigentlich schon komplett in Postgres und Veeam/Vmware vorhanden ...und wenn man es genau nimmt ist das auch schon zu einem gewissen Teil in tomedo verankert (kein Recht auf Vergessen etc...)

Damit wären mehrere Fliegen (auch der Schrei nach verschlüsselten Backups) etc. mit einer Klappe zu schlagen.

VG

JM

Guten Tag an alle Diskussionsteilnehmer

das Problem wie man heutzutage eine papierlose Praxis organisiert und dabei sämtliche GoBD und DSGVO Vorschriften erfüllt ist äußerst komplex. Wir haben deshalb vor Jaren angefangen uns dieses Themas anzunehmen und inzwischen eine Schnittstelle zu TOMEDO geschrieben mit der wir das leisten können.

Dabei ist unser Ansatz weiter: wir laden automatisch alle Ausgangsrechnungen und verbuchen diese automatisch. Wir bieten eine Möglichkeit sämtliche Eingangsrechnungen zu scannen und so zu erfassen, dass sie gebucht sind. Wir laden die TOMEDO Kasse mit Belegen automatisch. Daneben kann man sämtliche Verträge, jegliche Kommunikation mit Lieferanten sowie die gesamten Personalakten digital führen. Und da wir im Hintergrund die Bank alektronisch buchen bieten wir einen automatisierten Zahlungsverkehr und eine automatisiertes Mahnwesen für Ihre Privatliquidationen (als Alternative zu privaten Verrechnungsstellen).

Sie sparen die Buchhaltungsgebühren beim Steuerberater, Sie sparen administrativen Aufwand in der Praxis und Sie sparen ggf. die Kosten einer privaten Verrechnungsstelle - gleichzeitig haben Sie ein GoBD konfromes Ablagesystem sowie eine papierlose Praxis. Dabei ändert sich für Ihre Mitarbeiter nichts. Sie arbeiten weiter mit Tomedo wie gewohnt. Lediglich die Mitarbeiter, die die Eingangsrechnungen eingeben und die TOMEDO Kasse nachbeabeiten, müssen auf unser System.

Sie finden eine komplette Beschreibung unter https://www.med-contiss.de/

Gedahct ist diese Lösung als exakte komplementäres Angebot zu Praxissoftware wie TOMEDO: wir decken alle Bedürfnisse einer moderne digitalen Praxis im Bereich Administration und Finanzwesen ab außerhalb der eigentlichen Patientenakte.

Ich freue mich auf jegliche Reaktion und Fragen.

Danke für die Antwort Frau Niksch. 

 

Wir haben eine umfangreiche Schnittstellenbeschreibung erhalten, auf deren Grundlage wir eine Aufwandsschätzung durchführen. Bitte haben Sie einfach noch etwas Geduld. Bevor wir nicht genau wissen, was wir wie und mit welchem Aufwand sinnvoll umsetzen können, ist keine konkrete Auskunft möglich.

Super darauf haben wir gewartet.

 

Da sich hier stark auf ecoDMS fokkusiert wurde: Benötigen Sie wirklich den gesamten Funktionsumfang eines Dokumenten-Management-Centers oder käme auch eine weniger große Lösung in Frage?

Papierloes arbeiten!

Das muss man ganz eindeutig mit Ja beantworten. Es geht hier um Papierloses arbeiten und da braucht man den kompletten Umfang. es gibt keinen Bereich in EcoDMS den man nicht nutzt wenn es keine Leitzorder in der Praxis gibt. Selbst bei einem Hybdridsystem wie ich es aktuell habe, also alles scannen und trotzdem Papier aufbewahren, kommt man um ein solchen DMS nicht umhin. Dokumentsteuerung ersetzt das Vorlegen in Papierform. Es geht um papierloses Arbeiten.

Ein DMS kann und soll Tomedo nicht ersetzen, das kann es gar nicht. Neue Praxen wollen gerne gleich papierlos arbeitem. Mich haben neue Praxen angeschrieben und Praxen die bei Übernahme Papierberge loswerden wollen. Beide wollen kein Papier. Das ist eigentlich was uns alle, wirklich alle Praxen, verbindet, wir wollen alle kein Papier mehr. Das soll aber nicht Tomedo lösen, wir brauchen nur die Untetrlagen aus Tomedo für das DMS das die Lösung für Papierlos werden wird. DMS löst papierlos, nicht Tomedo!

Der Crowdfund!

Die GOB-konforme, manipulationssichere Ablage von Rechnungsdokumenten ist sicher der Minimalwunsch, der die meisten unserer Praxen verbindet.

Der Wunsch hat nichts mit dem Crowdfund zu tun. Wie sicher Tomedo ist, intressiert erstmal nicht. Wie sicher Zollsoft werden wird diktiert sowieso bald die KBV oder das Finanzamt wie man sieht. Neue Regeln durch die KBV die Zollsoft einhalten muss und praktisch aktuell gezwungenermassen Schliessung des Kassenbuches.  Zollsoft könnte sich aber überlegen ob Datenschutz nicht in Kombination mit EcoDMS einfach zu lösen ist. 

Der Crowdfund bezieht sich lediglich um das automatische exportieren. Das kann man bereits manuell machen, ist aber mühsam und unvollständig. 

Ich denke der Wunsch hier ist mit allen Dokumenten in Tomedo machen zu können was wir wollen. Dazu muss Zollsoft uns aber die Möglichkeit geben Dokumente gezielt und automatisch zu exportieren. Eine Schnittstelle wäre natürlich am besten. EcoDMS passt gut und ist günstig, kostet sowviel zum Erwerb wie Tomedo als Miete in drei Monaten,und dann weniger im Jahr als Tomedo monatlich. 

Es sind wirklich zwei paar Schuhe was sie in Tomedo machen und wir ausserhalb mit einem DMS. Für DMS brauchen wir aber die Dateien und das bitte nicht manuell.  

Zwei par Schuhe!

Das eine ist das medizinische, ja wir brauchen die Rechnungen für das Finanzamt aber wir haben auch noch andere Dokumente ind er Praxis, eigentlich noch viel mehr als was in Tomedo ist. Beides trifft sich im Leitz Order oder im digitalen DMS aber nicht im PVS.

 

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@Johannes. Kann Tomedo so machen, weiss nicht ob das geht und dann rechtlich OK ist. Ich brauche die Dokumente aus Tomedo für meine papierlose Praxis und die kann ich mir aktuell nur manuell holen. Das finde ich nicht gut, Deswegen der Crowdfund.
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@Frau Niksch Ein Vorschlag: warum nicht einfach einen Dokumentexport in einen Ordner unserer Wahl?

in den Tomedo Einstellungen ein Reiter "welche Dokumente sollen nach Erstellung sofort in folgenden Ordner kopiert werden?"

Ordnerauswahl

Dann alle Dokumentarten die in Tomedo als pdf erzeugt werden zum ankreuzen.

Die neuen KBV Anforderungen wie geschwärzt könnten sie ja auch optional anbieten wie Rechnungen die man extern geschwärzt und ungeschwärzt braucht.

x Rechnungen geschwärz (DSGVO)

x Rechnungen im Original

Damit wäre doch schon das Problem des automatischen Dokumentexports in Tomedo gelöst. Ich denke das würde allen Crowdfundern hier genügen denn man kann die Dokumente egal wo weiterverarbeiten.

Der Crowdfund wäre zudem extrem günstig da dies verhältnismässig zu einer Schnittstelle einfach zu programmieren ist.
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Hallo Herr Lüdemann, leider ist ihr Text jetzt mitten im Faden da sie kommentiert haben aber egal. Ich habe schon von Contiss gehört und, dass es sich die Unterlagen aus Tomedo holt. Wir können uns leider keine Schnittstelle schreiben um die Dokumente weiterzuverarbeiten, wobei das mein Pan B ist eine schreiben zu lassen wenn Zollsoft uns garkeine Möglichkeit gibt.

Für papierlos sollte man sich Contiss ansehen wie auch EcoDMS. Einige mögen vielleicht online arbeiten, andere mögen es vielleicht mehr mit einem Client und den Daten daheim wie ich. Ausserdem muss man die Preise vergleichen.

Contiss zeigt genau auf warum es dieses Crowdfund geben muss.
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Ich bin ganz neu hier - da muss ich erst mal rausfinden, wie ich hier technisch am sinnvollsten etwas beitrage. Im Übrigen habe ich auch noch die Webseite mit einem Link angegeben, bei der Zertifikatsfehler behauptet wir: richtig ist www.med-contiss.de (nicht https)

Ich habe jetzt nicht ganz verstanden, warum Sie noch eine Schnittstelle brauchen, wenn es mit Contiss ein Tool gibt, mit dem Sie meines Erachtens erreichen, was Sie anstreben. Einfach Dokumente aus Tomedo exportieren und irgendwo ablegen ist nicht GoBD konfrom (denn dabei handelt es sich bereits nicht mehr um die Originaldokumente, sondern bereits um Kopien - insofern muss so etwas verfahrenstechnisch per Schnittstelle dokumentiert sein, um Änderungen auszuschliessen.....)

Ich setze meinen ersten Kommentar noch mal als Beitrag in die Diskussion....
Bieten sie denn ihre Schnittstelle isoliert zur Benutzung an oder ist Contiss eine Online Cloud DMS Komplettlösung?
Contiss ist eine Online Cloud DMS Komplettlösung - keine isolierte Schnittstelle (wohin soll eine "isolierte" Schnittstelle führen?)

wohin soll eine "isolierte" Schnittstelle führen?

Na, nicht nur zu Contiss? 

Verstanden. Problem: eine Exportschnittstelle von Tomedo ist schön - funktioniert mit anderen Systemen aber nur, wenn diese dann eine dazu passende Importschnittstelle entwickeln (oder aber Sie bewegen das alles händisch = nicht GoBD konform).

Dies hat Contiss schon erledigt.

Aber natürlich für unsere Software. Würde für andere nicht funktionieren (muss immer wie Schloß und Schlüssel aufeinanderpassen).
Sie haben ein Problem für sich gelöst. Das Crowdfund soll allgemein möglich machen die Dokumnte weiter zu benutzen.

Ersetzen sie mit ihrer Lösung komplett das Führen steuerlicher Aufzeichnungen einschließlich des Kontierens der Belege § 33 Abs. 1 StBVV? Ihr dienst ist nämlich sehr teuer, ausser er ersetzt obiges vollständig.
Wobei ich nehme es zurück sie sind auch hochpreisig wenn obiges enthalten ist. Mit Einrichtung und wahrscheinlich Pflichtschulungen und Dokumentenübernahme liegt man da schnell bei 10000 Euro und mehr bei Contis. Da ist  EcoDMS ein Schnäpper.
Wir ersetzen komplett die unterjährige Buchführung durch den Steuerberater (inklusive Umsatzsteuervorauszahlungen, wenn so etwas erforderlich ist). In der Regel kosten unsere Software + Dienstleistung soviel wie der Steuerberater. Nur dass Sie mehr kriegen. Tagesaktuelle Zahlen und Auswertungen, Zahlungsverkehr und Mahnwesen + Buchhaltung + DMS System.

Das ist sicher nicht teuer. Und wenn Sie noch eine Verrechnungsstelle einsparen wird es ein richtiges Geschäft....

Das ist sicher nicht teuer. Und wenn Sie noch eine Verrechnungsstelle einsparen wird es ein richtiges Geschäft....

Sie meinen ich kann dan aufhören? Ich habe ihnen ja eine PN geschrieben, bin ja neugierig, 

Sie ziehen also die Tomedo Rechnungen aktuell über die Schnittstelle? Wie vereinbaren sie das mit der DSGVO wenn aktuell noch Patientendaten auf der Rechnung sind?

Sollten Sie das letzte Wort haben wollen überlasse ich Ihnen das gerne. Sie könne in unserem System Daten so ablegen, dass nur autorisierte Nutzer (=der Arzt) sie sehen können (auch das Finanzamt beim prüfen nicht). Die Datenbank ist verschlüsselt.

Buchhalterisch verarbeiten wir nur Zahlen, keine Diagnosen.
Das letzte Wort? Das interessiert mich wenig, ich versuche ihnen nur unangenehme Fragen zu stellen die relevant sind für potentielle Kunden die sie vielleicht hier bekommen.

Die Idee de Buchhaltung dem StB abzunehmen ist keine schlechte Idee. Derzeit sind sie scheinbar die einzige Lösung Dokumente automatisch aus Tomedo zu bekommen, was traurig ist.
Nun, der Blog its mittlerweile ganz schön lang, eine Lösung nicht in Sicht. Beabsichtigt ist ein Webinar zu dem Thema, in dem etwas strukturiert zu den rechtlichen Forderungen und Möglichkeiten, Stellung genommen wird.
Bitte unterscheiden Sie aber buchhalterische Daten in Tomedo und patientenbezogene. An die papierlose Aufbewahrung werden unterschiedliche Anforderungen gestellt, werfen Sie einmal einen Blick in die TR Resiscan des BSI (oder frage Sie einen Anwalt ;-))
In einem erstenSchritt - Minimalforderung - sollten die Rechnungsdaten automatisch exportiert werden können und anonymsiert, dann sind Sie als Unternehmen und Ihre Anwender auf der sicheren Seite.

Herzliche Grüße vom Arztgatten aus Lippstadt, RA Jörg Frotscher
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Guten Tag an alle Diskussionsteilnehmer

nochmal als Beitrag - nicht nur als Kommentar:

das Problem wie man heutzutage eine papierlose Praxis organisiert und dabei sämtliche GoBD und DSGVO Vorschriften erfüllt ist äußerst komplex. Wir haben deshalb vor Jaren angefangen uns dieses Themas anzunehmen und inzwischen eine Schnittstelle zu TOMEDO geschrieben mit der wir das leisten können.

Dabei ist unser Ansatz weiter: wir laden automatisch alle Ausgangsrechnungen und verbuchen diese automatisch. Wir bieten eine Möglichkeit sämtliche Eingangsrechnungen zu scannen und so zu erfassen, dass sie gebucht sind. Wir laden die TOMEDO Kasse mit Belegen automatisch. Daneben kann man sämtliche Verträge, jegliche Kommunikation mit Lieferanten sowie die gesamten Personalakten digital führen. Und da wir im Hintergrund die Bank alektronisch buchen bieten wir einen automatisierten Zahlungsverkehr und eine automatisiertes Mahnwesen für Ihre Privatliquidationen (als Alternative zu privaten Verrechnungsstellen).

Sie sparen die Buchhaltungsgebühren beim Steuerberater, Sie sparen administrativen Aufwand in der Praxis und Sie sparen ggf. die Kosten einer privaten Verrechnungsstelle - gleichzeitig haben Sie ein GoBD konfromes Ablagesystem sowie eine papierlose Praxis. Dabei ändert sich für Ihre Mitarbeiter nichts. Sie arbeiten weiter mit Tomedo wie gewohnt. Lediglich die Mitarbeiter, die die Eingangsrechnungen eingeben und die TOMEDO Kasse nachbeabeiten, müssen auf unser System.

Sie finden eine komplette Beschreibung unter www.med-contiss.de/

Gedahct ist diese Lösung als exakte komplementäres Angebot zu Praxissoftware wie TOMEDO: wir decken alle Bedürfnisse einer moderne digitalen Praxis im Bereich Administration und Finanzwesen ab außerhalb der eigentlichen Patientenakte.

Ich freue mich auf jegliche Reaktion und Fragen.

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wir laden automatisch alle Ausgangsrechnungen und verbuchen diese automatisch

Die exportiere ich schon an die PVS. Die arbeiten auch revisionssicher. Das Geld dafür ist m.E. gut angelegt, weil ich mich überhaupt nicht um die Überprüfung der Rechnugseingänge kümmern muss. Ihr Programm kann dass sicherlich auch, aber dennoch muss ich dann immer noch aktiv irgendetwas machen, sonst funktioniert das nicht.

Hallo Herr Klaproth

Mahnwesen: Sie kennen nur Buchhaltung durch den Steuerberater im Nachhinein für das Finanzamt. Wir buchen tagesaktuell. Wir kennen also Ihre offenen Forderungen. Und wir sehen, ob die Zahlung eingegangen ist. Wenn nicht, wird aus dem System in mit Ihnen vereinbarten Intervallen automatisch gemahnt. Das erfordert nicht mehr Aufmerksamkeit als bisher mit Ihrer Verrechnungsstelle.

Gruß

Peter Lüdemann

Das ist zum Teil  bei mir auch so Christian aber das ist ein Detailthema. Contiss hat eine Schnittstelle zu Tomedo und das macht es aktuell einzigartig.

Ich würde Zollsoft wirklich bitten den Filexport, wie mein Vorschlag oben, als Export für Arme zu realisieren entweder umsonst für alle oder als Crowdfund mit  Miete für nicht Crowdfunder. Ich steige sofort aus wenn es keine Miete für nicht-Crowdfunder gibt.

Ich finde auch Zollsoft sollte sich an verschiedene DMS anschliessen. Um ehrlich zu sein sollte dies gemeinsam mit dem DMS erfolgen und nicht durch die Nutzer. Tomedo und EcoDMS oder andere Firmen sollten sich die Entwicklungskosten teilen. Der Crowdfund ist ja eine Verzweiflungstat um nicht files manuell picken zu müssen was wirklich nicht mehr Zeitgemäss ist für Daten die in jeder Praxis woanders verabreitet werden müssen und wenn es nur Papier ist. Beide Firmen haben Vorteile von eine Schnittstelle PVS <--> DMS

Wie gesagt bitte einen einfachen Ordnerexport, dann können wir schon angenehm arbeiten und in eine Schnittstellendiskussion mit Firmen treten. Mein Favorit ist wie gesagt EcoDMS wegen eines sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis und es hat alles was eine Praxis für 99% papierlos braucht.

An die Crowdfunder, ich denke hier ist nicht mehr zu holen. Vorteil: günstig.

Zollsoft bitte Vorschlag "einfacher automatischer Fileexport", siehe oben, zustimmen oder ablehnen. Dann können wir das Crowdfund beginnen oder beenden.

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So, ich konnte nicht mehr länger warten, ich brauche zusätzliche EcoDMS Lizenzen. Facebook user bekommen 10% Rebatt bis zum 14.März. Ich habe also noch 2 Lizenzen EcoDMS gekauft und Ecoworks. Mal sehen wie mit Ecoworks das jährliche QM mit seinen wahrscheinlich 30+ Pflichtschulungen als Dokumentsteuerung funktioniert statt das Ganze auszudrucken.

 Rechnerisch ist für kleine Praxen wahrscheinlich die Einzellizenz besser als die EcoDMS ONE Lizenz, vor allem wenn nicht viel Support gebraucht wird. Schwer zu sagen, kommt drauf an wie oft Major updates kommen und wie viele API Calls man monatlich braucht. Aktuell ja 0 Api calls, wir haben ja keine Schnittstelle.

Ich habe jetzt 3 EcoDMS Verbindungen, 1 EcoMailz und 1 EcoWorks, 0 API calls. Damit müssten die meisten Praxen gut klar kommen.

Auf PN schicke ich ihnen die Vorlage für das Finanzamt mit der Anfrage zum papierlosen Arbeiten mit EcoDMS.  

Die Verfahrensbeschreibung mit Herrn Frotscher ist fertig und ich denke gut gelungen und jährlich aktualisierbar, da sich die Verfahren ja ändern wie hoffentlich bald kein Hybridarchiv mehr . Er hat da mehrere Modi sie zu erstellen, kontaktieren sie ihn einfach. Günstiger geht es nicht und im Übrigen alleine auch nicht. Da sind schon einige kleine Stolpersteine versteckt für die sie Herrn Frotscher brauchen.

Zu Zollsoft schade, dass die Softwareschmiede so schwerfällig geworden ist, Jetzt haben wir den Programmierwunsch mit sage und schreibe 11 Praxen schon von der tollen EcoDMS Schnittstelle auf den "Export für Arme" in einen Ordner reduziert, damit zumindest irgendwas automatisch abläuft auf dem Weg in die Revisionssicherheit, und nicht mal das kann man fix annehmen. Ich weiss wirklich nicht, was es da zu überlegen gibt. Der "Export für Arme" ist die Vorstude für den Schnittstellenexport und wir wollen zahlen wenn das Feature für nicht-Crowdfunder kostenpflichtig wird.

Also erstmal gibt es nichts weiter zu sehen, gehen sie bitte weiter. :)

https://www.youtube.com/watch?v=nj_DnV0Q7P0
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https://forum.tomedo.de/index.php/36866/pdf-konvertierung-von-rechnungen-nicht-gut

Aus Tomedo bekommt man aktuell die Rechnungen gar nicht gut raus also wirklich nur mit enormem Aufwand brockenweise. Ich verstehe es ja zum Teil. Wenns nicht revisionssicher sein soll kann die Rechnung ja in Tomedo blieben und ich denke so machen es die meisten Kollegen.
Wir wären auch beim Crowdfunding dabei. Grüße aus Münster!
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Ahh Münster, in der Fachklinik Hornheide habe ich lange gearbeitet war ne gute Zeit. Ich trage sie ein.
Willkommen im Crowdfund Herr Cepin!

13 Crowdfunder !
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https://forum.tomedo.de/index.php/36866/pdf-konvertierung-von-rechnungen-nicht-gut

Hier noch mal warum man Rechnungen vor Tomedo in Sicherheit bringen muss. Ist wirklich übel gelöst. Eine Rechnung ist ganz klar definiert mit Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Adressat und Inhalt. Wird irgendeine Eigenschaft verändert, ausser die Adresse, sprechen wir automatisch von einer Stornierten Rechnung und die Rechnung muss neu erstellt werden. Offene Rechnungen im Sinne von "wird befüllt und dann geschlossen und fertig gestellt", kann es nicht geben weil das Rechnungsdatum immer nach der letzten Leistung sein muss. Sie wird ja nicht im Voraus bezahlt nach GOÄ,

Hier werden Grundlagen nicht eingehalten und irgendwer wird sich damit ordentlich die Finger verbrennen, nicht Zollsoft.
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Ich überlege die ganze Zeit warum mir unterbewusst dieses Feature so wichtig ist. Abgesehen davon, dass jeder der eine Prüfung bekommen wird ins staunen geraten wird wenn er nicht jede Rehnung doppelt druckt und nochmals einscannt und das Original wie auch die gescannte Datei lagert. Das wäre keineswegs revisionssicher aber das wäre einigermassen OK. Ich denke damit gäbe es zumindest aktuell keine Probleme auch wenn es nicht ganz korrekt ist. Aber mal ganz ehrlich, wer macht das so? Doppelter Druck und Scan? Ich würde mal vermuten sehr wenige Tomedopraxen oder gar keine.

Dazu kommt noch ein weiterer Faktor: die DSGVO. Nicht die DSGVO an sich sondern dessen Effekt. Vor Mai 2018 hat der StB noch eine Kopie der Rechnungen bekommen und vielleicht hat er die Rechnungen in Datev gespeichert. Sie haben zum versenden zumindest noch eine Kopie gemacht. Aktuell denke ich gibt es viele Praxen die denken, dass mit dem Erstellen einer Rechnung in Tomedo alles erledigt ist. Das ist weit gefehlt.

Ich will hier nicht Angst machen, auch wenn ein Ungarischer Spruch besagt: "es ist besser Angst zu haben als sich zu erschrecken". Ich will darauf hinweisen, dass es ganz ganz einfach ist die ganze Sache Wasserdicht zu machen. Hier zeige ich mit dem Finger auf Zollsoft. Wenn es es über REST oder zumindest ganz billig über einen simplen Ordnerexport ein revisionssicheres System bedient, ist tatsächlich alles in trockenen Tüchern. Ein Witz oder? Automatischer Export in EcoDMS oder irgendein revisionssicheres System und alles ist gut?

Zollsoft ist hier meiner Meinung nach wirklich in der Pflicht.

 

Im Prinzip so:

Wir haben keine Revisionssicherheit und brauchen auch keine aber müssen dafür sorgen, dass der Kunde nicht ins offene Messer läuft.

- is das DMS revisionssicher das ein Kunde benutzen möchte?

- hat es eine Schnittstelle die wir füttern können?

-> dann schicken wir wichtige Dokumente dort hin indem wir eine Schnittstelle programmieren.

 

Viele revisionssichere DMS gibt es nicht am Markt.
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Lieber Peter

Ich muss Dir Frühaufsteher Recht hat geben. Denjenigen, die Privatrechnungen über Dienstleister abrechnen, ist das kaum aufgefallen, denn die haben damit gar kein Problem. Wenn die PVS eine Rechnung ändert unterscheidet die sich von der Tomedo Rechnung. Dort brauche man sich auch nicht um die Überprüfung der Zahlungseingänge kümmern.

Weil bei mir ein Kollege ausschließlich nur noch privatärztlich tätig ist und wir kein zweites PVS Konto dafür eingerichtet haben, rechnen wir seine Leistungen selbst ab und dabei ist das Problem auch schon aufgefallen. Deshalb haben wir einen Ordner mit den Rechnungen abgelegt. Diese Zahlungseingänge gehen auf ein separates reines Einnahmen Konto und sind deshalb dort einfach zu überblicken.

Die Listen in Tomedo sind, allerdings, was die Überdsicht angeht da sehr viel besser, aber es lassen sich eben nachträglich Veränderungen vornehmen. Entscheidend ist aber doch, dass Kontobewegungen und Rechnungen überein stimmen. Ich glaube nicht, dass irgendjemand uns hinterher einen Strick draus dreht, wenn man erkennt dass sich Daten verändern lassen. Die übersichtlichen Listen aller abgerechneten Behandlungen müssen sich doch nur mit den Zahlungseingängen decken.

Aber die Exportfunktion aus Tomedo heraus sollte eigentlich im ureigenen Interesse von Tomedo sein und dürfte eigentlich nicht schwierig sein. Im Prinzip finden ähnliche Vorgänge dauernd statt. Wenn Tomedo das nur über den Crowfund macht, wäre ich mit dabei.

VG aus Husum

Christian

Denjenigen, die Privatrechnungen über Dienstleister abrechnen, ist das kaum aufgefallen, denn die haben damit gar kein Problem.

Alleinige Abrechnung über einen Dienstleister das machen nur sehr wenige Praxen.

Entscheidend ist aber doch, dass Kontobewegungen und Rechnungen überein stimmen. Ich glaube nicht, dass irgendjemand uns hinterher einen Strick draus dreht,  

Ich glaube das ist zu einfach gedacht und stimmt so nicht. Vielleicht kann Herr Frotscher darauf im Seminar eingehen was das FA mit Revisionssicherheit verhindern will. 

Soll ich dich eintragen? Zollsoft kann natürlich jederzeit sagen, dass sie es selbst sofort machen. Keine Ahnung was sie vorhaben.

Bitte eintragen.

Am Seminar nehem ich gern teil

Crowdfunder: 14

Was ist jetzt Zollsoft. Eine Entscheidung bitte. Gibt es eine Verbindung zum EcoDMS REST oder nicht? Will Zollsoft selbst was basteln?  Gibt es einen einfachen Export? 

Bitte bescheid sagen denn wenn es nicht REST oder einfacher Export wird, dann frage ich EcoDMS was das bedienen der Tomedoschnittstelle kostet und mache einen neuen Crowdfund auf. Die wissen was sie wollen.

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+1 Punkt
Ich gebe gerne eine Entscheidungshilfe, weil ich mir keinen anderen Grund für die fehlende Antwort vorstellen kann als, dass Zollsoft überlegt selbst zum revisionssicheren DMS zu werden. Ich gebe hier gerne eine Hilfe warum man das nicht machen sollte.

- Es würde 10 Jahre dauern bis ein Tomedo DMS den Funktionsumfang von EcoDMS hätte. Abholen von Emailanhängen automatisches Klassifizieren, automatisches Entnehmen von PDF inhalten, OCR, PDF Edit, Dokumentsteuerung wie Vorlage, Revisionssicherheit, revisionssichere Emailspeicherung direkt vom Server. Wir brauchen Sicherheit jetzt.

- Zollsoft müsste das FA auf den Server lassen. Eine neue Rechtestruktur wäre notwendig. Es entsteht eine ganz neue Rechtslage für Zollsoft nach der DSGVO und GoBD einschliesslich der Verantwortung die Dokumente rechtssicher zu speichern.

- Zollsoft ist unter Mittelmass wenn es um Buchhaltungsthemen geht und kümmert sich aktuell gar nicht  um die Sicherheit des Nutzers siehe  https://forum.tomedo.de/index.php/36870/zollsoft-und-seine-verantwortung-recht-verwaltung-buchhaltung.

 

Möchte ich Tomedo alle meine Dokumente anvertrauen also auch Nichtmedizinisches? Ganz ganz klar, auf gar keinen Fall, da ist nicht das geringste Vertrauen da.

https://it-rebellen.de/2016/12/01/diplomatic-council-warnt-mittelstand-vor-digitaler-steuerfalle/

https://www.datenschutzexperte.de/blog/datenschutz-im-unternehmen/verfahrensdokumentation-nach-gobd-dsgvo/

Werde ich mehr Daten in Tomedo einlesen? Um Himmels Willen nein! Die Dokumente müssen raus aus Tomedo damit ich sie rechtsicher ablegen kann.

Tomedo als PVS ja, als DMS nein Danke.
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Also los Zollsoft mal den Kunden schützen und an erste Stelle setzen und die Schnittstelle zu EcoDMS und gerne anderen Systemen und den generischen Ordnerexport bauen damit der Tomedouser safe ist! Das hat er sich doch verdient oder? Das ist Zollsoft seinen Kunden doch fast schuldig oder?
Wäre ebenfalls beim Crowdfunding dabei...
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Ich habe sie eingetragen Herr Völker. Damit steigt die Anzahl der Crowdfunder auf 16.

Und das warten auf Zollsoft geht weiter.
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Ich bitte die Ärzteschaft sich klar zu positionieren, dass Zollsoft die GoBD und revisionssicherheit nicht selbst anstreben soll. Man sieht an Tomedo sehr genau, dass lediglich die Kassenabrechnung penibel genau ausgeführt wird. Da steht auch die KBV dahinter und fordert knallhart ein. Die Zertifizierung darf Zollsoft nie verlieren. Bei der buchhalterischen Grundlagen bei der  Privatabrechnung oder bei der Einhaltung von Gesetzen wie der DSGVO oder Gesetzten die aktuell eingeführt werden, die lange bekannt waren, wie das TSE und jetzt im Hauruck erstellt werden, sieht man was uns mit einem Zollsoft GoBD blühen würde. Die Defizite habe ich schon an anderer Stelle ausgeführt. Da sind keine Fachleute die sich mit dem Thema beschäftigen, niemand kotrolliert wie bei der Kassenabrechnung und Karteiführung. Da ist kein Druck da, der Betreiber hat die Verantwortung. Es passiert nichts für Zollsoft wenn da was schief läuft ausser ein par Praxen die sauer sind.

Ich kann es Zollsoft noch nicht mal verdenken, bei den Aufgaben die sie von der KBV bekommen, dass Privatabrechnung und Rechtliches stiefmütterlich behandelt wird aber meiner Meinung nach darf die Ärzteschaft Zollsoft diesen Auftrag auf keinen Fall erteilen sondern fordern andere spezialisierte Programme zu bedienen.
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Frau Niksch, kann Zollsoft uns bitte einen Kostenvoranschlag machen für das sofortige Generieren und den Export dieser Dateien unserer Wahl einmal in einen Ordner und einen zweiten Kostenvoranschlag für das Exportieren in das EcoDMS REST, das auch den Export in einen Ordner beinhaltet.

Unser Wunsch hat ja nichts damit zu tun ob Tomedo in ferner Zukunft revisionssicher sein möchte oder nicht, was ich persönlich sowieso für einen groben Fehler halten würde, solange nicht von der KBV gefordert.

Also bitte Frau Niksch, Kostenvoranschläg für Programmieren auf der Überholspur für:

1. Sofortiges Generieren von pdf nach erstellen von Dokumentarten unserer Wahl und sofortiger Export der Dateien in einen Ordner unserer Wahl.

2. Sofortiges Generieren von pdf nach erstellen von Dokumentarten unserer Wahl und sofortiger Export der Dateien in einen Ordner unserer Wahl und bedienen der REST Schnittstelle von EcoDMS zum automatsichen Transfer und Kategorisieren nach Kategorien in EcoDMS.

Dieses lange Zögern von Zollsoft ist sowieso schon unangenehm. Die meisten in diesem Crowdfund sind dabei EcoDMS oder ein ähnliches Programm zu nutzen um revisionssicher zu arbeiten. Hier geht es nicht um Zollsoft und dessen Nutzung, sondern lediglich darum, wie angenehm oder unangenehm es ist die Dateien aus Tomedo zu extrahieren. Extrahieren kann man sie sowieso, nur eben aktuell sehr mühsam.
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Willkommen im Crowdfund Herr Schmidt, wir sind nun 17 Crowdfunder die von Dokumenten in Tomedo einen Export in ein Revisionssicheres System haben wollen wie EcoDMS.

Die Revisionssichere Ablage einer Rechnung ermöglicht, nach schriftlicher Zustimmung des FA, das fiscale papierlose arbeiten. Ein Export einer von Tomedo generierten Rechnung in eine Revisionssichere Software ist das erste digitale Original. In Tomedo existiert kein Original! Man kann mühsam manuell exportieren oder Zollsoft programmiert einen Export der die Datei sofort revisionssicher ablegt (der Crowdfund). Erzeugen sie kein digitales revisionssicheres Original, müssen sie einen Ausdruck der Rechnung in Papierorm 10 Jahre aufbewahren.
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Zollsoft, können wir nun bitte einen Kostenberechnung für das Feature bekommen? Sie ignorieren hier den Programmierwunsch von aktuell 17 Praxen. Wenn die Kosten bekannt sind und das Feature ein Abo nach dem Crowdfund für Nicht-Crowdfunder wird,  werden es noch mehr.

Die Alternative wäre das Feature kostenlos zu schreiben und allen bereitzustellen. Eigentlich wäre Zollsoft das seinen Kunden schuldig, bei dem was Tomedo im Verwaltungsbereich veranstalltet.
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Crowdfund wegen fehlender Reaktion von Zollsoft bis zum 30.4. verlängert. Der Crowdfund ist nun bald einen Monat offen.

Nicht im Traum hätte ich gedacht, dass man für einen automatischen Datenexport als pdf, der finanzrechtlich und wenn es eine qualifizierte digitale Unterschrift mit dem Patienten gibt auch praxisrechtlich notwenig ist, und den man finanziell unterstützen möchte, betteln muss. Ich überlege mir die ganze Zeit was mir das über Zollsoft sagt. Interessieren die Belange der Nutzer nicht? Denkt Zollsoft ernsthaft, es könnte mit Revisionssicherheit Geld verdienen, weil wir dann alle Belege der Praxis in Tomedo hochladen? Ich verstehe es nicht. Eigentlich aber auch irrelevant ob Tomedo revisionssicher werden will, wir brauchen die Dateien zur Weiterverarbeitung. Ich möchte entscheiden, was ich mit meinen Praxisdokumenten mache und wo ich sie ablege und ich möchte sie nicht manuell einzeln wie Rosinen aus Tomedo herauspicken müssen, wie es aktuell der Fall ist.

Warum geht dieser erfolgreiche Crowdfund mit aktuell 17 Praxen nicht los?
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Wie schon mehrfach geschrieben: Wir sind dran. Dadurch dass ein einziger Nutzer hier diesen Thread hier jeden Tag wieder hochpusht um Druck zu machen, ändert sich auch nichts. Wir hatten diese Woche ein weiteres Gespräch mit EcoDMS und sind weiter dabei, die für die meisten, nicht einen, Nutzer geeignetste Lösung zu finden, die gesetzlichen Anforderungen an Revisionssicherheit komfortabel zu erfüllen, ohne über das Ziel hinauszuschießen. Das kann, muss aber nicht, eine Anbindung an EcoDMS sein. 

Ich glaube dass die 16 Nutzer, die hier "ja" gesagt haben, in erster Linie eine bequeme und kostengünstige Lösung zur Revisionssicherheit haben wollen. Da im Titel dieses Thread nicht einmal von EcoDMS die Rede is, versteht evt. auch nicht jeder dieser 16 Nutzer, dass sie mit diesem "Crowdfund" sich dann auch EcoDMS zulegen müssten.

Daher werden wir hier nicht einfach irgendetwas für Geld "runterprogrammieren", sondern zunächst sicherstellen dass wir auch einen wirklichen Mehrwert für die Nutzer schaffen, denen Revisionssicherheit, nicht EcoDMS-Anbindung per se, wichtig ist.

Beantwortet von (15.6k Punkte)
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Endlich eine Antwort Herr Zollmann, vielen Dank dafür. Ich hatte mehrfach geschrieben, dass es nicht EcoDMS sein muss. Ich halte die Lösung für ausserordentlich gut, das Finanzamt hat auch keine Einwände gegen EcoDMS eine Bestätigung liegt mir vor, damit papierlos arbeiten zu dürfen. Einen Hehl habe ich daraus nie gemacht. 

Wir hatten diese Woche ein weiteres Gespräch mit EcoDMS 

Das ist gut, dass ich es geschafft habe sie an einen Tisch zu bringen.

 

dass wir auch einen wirklichen Mehrwert für die Nutzer schaffen

 

Hier liegt glaube ich das Problem. Ein Mehrwert entsteht indem ausgewählte Dateien von Tomedo automatisch generiert werden und ausserhalb von Tomedo abgelegt werden. Das kann ein Ordner sein, aber auch eine REST Schnittstelle oder eben auch die REST Schnittstelle von EcoDMS.

Ich glaube ich spreche hier für alle die im Crowdfund mitmachen, dass wir nicht möchten, dass Tomedo die Dateien Revisionssicher verwaltet. Wenn nicht, sollen die Kollegen sich bitte melden. Die Gründe habe ich mehrfach erwähnt. Hauptsächlich weil Tomedo grobe Schnitzer in der Buchhaltung hat und wir Tomedo unsere anderen Dateien die revisionssicher abgelegt werden müssen nicht anvertrauen wollen. Wieder, wenn dem hier jemand nicht zustimmt bitte Mund aufmachen liebe Kollegen. Ausserdem ist Zollsoft wiedermal zu spät dran. Es ist gerade höchste Eisenbahn durch GoDB.

Also Herr Zollmann, wie wäre es wenn sie uns den automatischen Export von ausgewählten  Dokumenten in einen Ordner ermöglichen? Das ist das Minimum was die 16 Praxen von ihnen möchten. Wieder wenn das nicht so ist bitte melden und etwas sagen.

Wie wäre es wenn sie die REST Schnittstelle von EcoDMS bedienen würden? Ich glaube sie bekommen auch ein Angebot von EcoDMS es zu vertreiben. Auch hier können wir die Crowdfunder fragen. Sie hatten ja genug Zeit und haben über Ostern noch Zeit sich EcoDMS anzusehen.

Wie wäre es wenn sie uns einen Kostenvoranschlag für diese beiden Varianten stellen? Oder haben sie eine bessere Idee wie man revisionssicher ausserhalb von Tomedo Dateien ablegt?

Und wenn das fertig ist können sie innerhalb Tomedo was revisionssicheres bauen. Ist dann ziemlich egal.

Wir wollen die Dateien aus Tomedo automatisch exportiert bekommen, das ist der Crowdfund. Warum? Weil es manuell keinen Spass macht. Wir haben sie nicht nach einer Tomedolösung für Revisionssicherheit gefragt, noch nicht mal kostengünstig.

 

An was sind sie also dran?

Hier wird aber ein ganz schön scharfer Ton seitens Zollsoft angeschlagen - warum?.

Seit dem 3.3. erfolgte einerlei Reaktion und das ist schon schade, zumal denke ich ich kann man die Sache auch losgelöst betrachten: Einmal Wunsch nach einfacher Exportfunktion und zweitens die offiziellen Wege von Zollsoft hin zur Revisionssicherheit. Und zu Punkt 1 hätte man doch zeitnah ganz nüchtern mit einem offiziellen Kostenvoranschlag an die Unterstützer Stellung beziehen können.....

Ein PVS soll uns eigentlich mehr Zeit für die Patienten geben. Ich finde es gut, wenn Kollegen sich für die Sache und das Weiterbringen der Möglichkeiten von Tomedo aus Sicht des gelebten Alltags mit der Software engagieren.
Sehr geehrter Herr Zollman!

Bislang hatte ich mich mit dem Thema Revisionssicherheit überhaupt nicht beschäftigt. Daher vielen Dank an den Kollegen der hier so rührig ist, dafür Aufmerksamkeit zu schaffen. Auch wenn ich den Tonfall manchmal als deutlich zu scharf empfinde, das rührt aber vermutlich aus der Frustration, das Zollsoft sich lange nicht geäußert hat.

Daher die Bitte an Zollsoft um mehr Transparenz und Kommunikation!

Auch wenn es noch nicht fertig ist:

-was genau wollen Sie in Tomedo darstellen?

-mit welchem Zeithorizont muß man rechnen?

-Und was spricht gegen einen "einfachen" automatischen Export in einen beliebigen Ordner?
Es ist erfreulich, dass jetzt Bewegung drin ist.

Die Exportfunktion war der ursprüngliche Wunsch. Wenn sich durch weitere kluge Überlegungen darüber hinaus noch andere Möglichkeiten ergeben, wäre das schön. In diesem Forum werden wertvolle Ideen geboren, und bringen Tomedo eigentlich nur Vorteile, denn dadurch  bietet sich die Gelegenheit, dass sich Tomedo von den anderen PVS abhebt.
Was könnten das für andere Möglichkeiten sein Christian?

- Zollsoft kann entweder Tomedo revisionssicher aufbohren, was ein grosser Fehler wäre, oder

- ein eigenes DSM selber bauen / Modul kaufen oder

- an ein Programm wie EcoDMS andocken.

- ein Programm zieht selbst aus Tomedo wie es Contiss macht

- Dateien automatisch exportieren

Der Export ist recht simpel zu erledigen und geht schnell. Letzteres schliesst auch die ersten vier Optionen nicht aus. Wer dann will kann Zollsoft gerne seine Dateien für die Revisionssicherheit anvertrauen.

Ich finde es nicht zu viel verlangt die von uns selbst generierten Dateien als pdf in einen Ordner zu speichern. Damit können wir uns schon um die GoBD kümmern.
Bzgl. "scharfer Ton von zollsoft": Sowohl unsere Produktmanagerin Frau Nicksch als auch ich hatten ja bereits geschrieben dass wir uns kümmern. Das geht aber schnell unter, genau wie vieles an interessanter Info, wenn eine einzige Person mehrmals am Tag eine Antwort im Thread verfasst mit immer wieder fast dem gleichen Inhalt, nur um den Thread wieder ganz nach oben in der Forum-Übersicht zu pushen. Da schaffen dann auch meine Mitarbeiter nicht mehr, sich alles im Forum durchzulesen (es muss ja auch noch ein bisschen programmiert werden nebenbei...), das Gesamt-Niveau des Forums sinkt und Fragen und Feature-Requests von anderen Nutzern, die nicht solche Push-Taktiken nutzen sondern sich an normale Anstandsregeln halten, leiden drunter.
Lieber Herr Zollmann, das Thema wurde ignoriert das ist etwa genau so elegant wie das Thema zu forcieren. Ich war weder unhöflich noch verbreite ich Unwahrheiten.

Wir wissen beide, dass das an meiner Person liegt, dass nicht gantwortet wird. Das ist mir gegenüber OK, das bin ich gewohnt. Das ist aber nicht mehr in Ordnung wenn mir 5+ Praxen zustimmen.

Es ist mehr Information nötig als "wir sind dran". Der "Programmierauftrag auf der Überholspur" ist eindeutig. Der Export in einen Ordner von ausgesuchten Dokumenten und wenn sie wollen ein REST Export in EcoDMS. Nach einem Zollsoft DMS hat niemand gefragt. Das können sie gerne später machen.

Auch wenn ich den Tonfall manchmal als deutlich zu scharf empfinde, das rührt aber vermutlich aus der Frustration, das Zollsoft sich lange nicht geäußert hat.

 

Wall of Text, sorry aber ich habe ein Bildchen eingefügt!

Ich hatte gehoffet, dass der Faden nicht auf meine Person ausgerichtet wird, Profil in einem abgelegenen Forum eines Softwarehauses zu generieren finde ich nicht so spannend. Es ist weniger Frustration als viel mehr, dass ich weiss, dass ich anders kein Gehör mehr finde. Wir haben eine Vergangenheit mit Zollsoft. Viele Vorgänge die sie in Tomedo für normal halten waren früher nicht so und haben mich viel Energie gekostet, sie bei Zollsoft durchzubringen. Kann man alles hier im Forum nachlesen. Wie fänden sie es wenn bei jedem aufruf einer Kartei Tomedo mit einem Nagscreen fragen würde ob sie in die Karte oder in die Details gehen wollen? Wie fänden sie es wenn sie Privatrechnungen nur aufwärts schreiben könnten, also das neuste oben, um die Rechnungen später abwärts zu drucken? Wie finden sie Arzeko? Der Anstoss kam von mir, Zollsoft hat bei mir angerufen wie man so was macht und wir sind gemeinsam durch die Vorteile und Nachteile eines Programms gegangen das ich bereits nutzte. Rechtsklick Übernahme eines Textes in ein Macro, Rechtsklick übernahme der Positionen in eine Privatrechnungsvorlage, Rechtsklick übernahme der Sachkosten in Sachkostenvorlagen. Export der ganzen Kartei, der erste Crowdfund. Und einiges mehr wurde von meinen Ideen umgesetzt. Wir waren eigentlich ein gutes Team obwohl eigentlich wirklich nichts ohne Gezeter meinerseits angenommen wurde.

Bei drei Dingen habe ich mir aber die Zähne ausgebissen und Zollsoft ging danach in den beleidigt Modus. Bei den Customkarteieinträgen deren Erstellung ein schlechter Witz ist, aber eigentlich sehr wichtig ist, die gesammte Privatabrechnung und die Preispolitik die ich immer noch für unfair halte. Nun nimmt Zollsoft seit einigen Jahren gar nichts mehr von mir an ob das nun TSE, DSGVO oder jetzt GoBD ist.  Das ist auch in Ordnung, man muss sich nicht reinreden lassen,  solange ich und andere nicht zu Schaden kommen. Jetzt haben wir so einen Fall bei dem ich nicht locker lassen kann, bis ich die Daten aus Tomedo in der Revisionssicherheit habe weil es richtig Ärger geben kann. Die Revisionssicherheit  darf auf keinen Fall durch Zollsoft erledigt werden.

Warum nicht durch Zollsoft? Weil Zollsoft von Buchhaltung unglaublich wenig Ahnung hat und sich auch kein oder zu wenig Know How eingeholt hat.  Netto Rechnungen (medizinisch indiziert) mit Bruttopreisen waren ein riesen Problem in den Rechnungen. Rechnungen mit verschiedenen Mehrwertsteuern waren lange falsch auf Rechnungen. Materialpreise werden in Brutto also mit Mehrwertsteuer gespeichert? Das macht sonst niemand, wirklich das habe ich so noch nie gesehen. Die jährliche Preisänderungen von Lohmann Rauscher ist eine Katastrophe. Jeder einzelne Materialpreis muss neu mit MwSt. für Tomedo kalkuliert werden.

Und jetzt ein aktuelles Beispiel: Haben sie diesen Knopf im letzten Jahr einmal gedrückt und abgearbeitet was danach kommt und in diesem Jahr am ersten Januar nochmals? Nein? Überlegen sie mal was der Knopf macht wenn Bruttopreise für Material verwendet werden. Hat ihnen keiner gesagt, was? Ist auch nicht automatisch passiert als sie die Rechnungen auf 16% umgestellt haben oder? Sie sind alle kluge Leute, sie sehen doch sofort was da schief gelaufen ist oder?

findet sich unter Admin/Privat/Sachkosten



Wie hätte es richtig sein müssen damit nichts passiert? Materialpreise müssten in Netto also ohne MwSt in Tomedo gespeichert worden sein damit, als sie die Rechnungen auf 16% umgestellt haben, das Material auch auf 16% umgestellt worden wäre. Das Einzige was neben dem Nettoeintrag bei jedem Materialeintrag sein dürfte ist eine Checkbox ob das Material im Patienten verbleibt weil dann nur 5 bzw 7% fällig sind.  

Worauf ich eigentlich hinaus will ist, dass Zollsoft besser daran tut die notwendigen Dateien überhaupt einmal zu generieren damit nicht leicht änderbare Word Dateien im System herumliegen und sie uns ausserhalb Tomedo präsentiert zum Beispiel in einem Ordner oder, natürlich nur für mich als Einzigen und ganz alleine, über REST in EcoDMS. Der Ordnerexport muss sein, EcoDMS wäre ein feines Extra. Auch was da mit der TI kommt wie zum Beispiel Emails werden wahrscheinlich revisionssicher ausserhalb Tomedo gespeichert werden müssen. Die TI wird Emails nicht für uns speichern da können sie sicher sein.

Anstatt zu expandieren und an ein revisionssicheres Zollsoft DMS zu denken sollte Zollsoft Tomedo ersteinmal aufräumen. Da ist in der Buchhaltung aber solch ein durcheinander, dass man es meiner Meinung nach komplett neu schreiben müsste. Aber auch das habe ich schon oft geschrieben. Ist auch egal wir kommen schon klar wenn wir mit Argusaugen aufpassen.

Ich habe Zollsoft hier im Forum auf die DSGVO hingewiesen beim Export von kartei und Kassenbuch, immer und immer wieder, teilweise monatlich, keine Reaktion, jetzt haben wir die KBV die es forciert. Ich habe nach der TSE gefragt, wurde ignoriert jetzt ziehen wir es im Hauruck durch. Ob das Tomedo TSE in Ordnung ist? Keine Ahnung. Ich habe vor Jahren nach der Revisionssicherheit gefragt und warne hier wegen der GoBD und den verschärten Regeln des FA ab dem 01.04.2021 und gebe Zollsoft eine unglaublich einfache Lösung die Verantwortung abzugeben. Und das muss man sich klar machen: Zollsoft überlegt ernsthaft DSM nicht abgeben zu wollen obwohl sie in Tomedo eine wirklich schwache Buchhaltung hat und Jahre zu spät dran sind.

Bitte Herr Zollmann, geben sie die Dateien nach Erstellungr als pdf in einen Ordner aus. Danach können sie REST oder eigenes DSM doch trotzdem weiter diskutieren.

 

Ich glaube dass die 16 Nutzer, die hier "ja" gesagt haben, in erster Linie eine bequeme und kostengünstige Lösung zur Revisionssicherheit haben wollen. Da im Titel dieses Thread nicht einmal von EcoDMS die Rede is, versteht evt. auch nicht jeder dieser 16 Nutzer, dass sie mit diesem "Crowdfund" sich dann auch EcoDMS zulegen müssten.

Wenn sie einen einfachen Dateiexport in einen Ordner machen dann kann man sich nach revisionssicheren Apps umsehen wie https://gobdokumente.de/deutsch.html wobei ich nicht weiss wie man da das FA drauf lassen soll und das koset auch 70 Euro. Lohnt nicht.

Beieinem einfachen Ordnerexport kommen auf den Arzt sagenhafte Kosten von 90 Euro Brutto auf ihn zu wenn er EcoDMS benutzen will um beriets revisionssicher zu sein. Er kann ein NAS nutzen oder einen herumstehenden PC. Weitere gleichzeitige Verbindungen kosten nochmals jeweils einmalig 80 Euro. Bei vier bis fünf Verbindungen ist das immer noch weniger als sie für eine Monatsmiete nehmen. Aber schon bei einer einzigen Lizenz ist der Tomedouser wie gesagt revisionssicher!

Programmieren sie eine Rest Schnittstelle so muss der Arzt zusätzlicj den API Zugang bezahlen bzw. die Anzahl der Files die durchlaufen aber einmalig wohlgemerkt. Da muss man erstmal sehen wie viele Zugriffe man braucht. Sollen nur Rechnungen rüber ist es nicht teuer, das sind einmalig sagen wir bei überdurchschnittlichen 100 Rechnungen pro Monat einmalig 49 Euro Brutto. Ab dann können mobatlich 100 Rechnungen hochgeladen werden. Huch war noch 0,38 vor ein par Wochen. Wird Zeit dass wir hier weiter kommen. Weitere Zugriffe können dazu gekauft werden. 

 

Aber dass sie Preise überhaupt ansprechen Herr Zollmann, EcoDMS ist spottbillig. Nur der Support ist teuer wie bei ihnen aber da können wir uns hier gegenseitig helfen. Faden ist ja schon offen.

EcoDMS One lohnt sich glaube ich für die wenigsten von uns vor allem wenn sie kein REST schreiben lassen.

 

Ich glaube dass die 16 Nutzer, die hier "ja" gesagt haben, in erster Linie eine bequeme und kostengünstige Lösung zur Revisionssicherheit haben wollen. Da im Titel dieses Thread nicht einmal von EcoDMS die Rede is, versteht evt. auch nicht jeder dieser 16 Nutzer, dass sie mit diesem "Crowdfund" sich dann auch EcoDMS zulegen müssten.

Ich weiss nicht wie es den anderen geht aber ich will eine sichere und komplett fertige Lösung haben und zwar sofort. Naja bis zum 1. April halt.

Hier die Unkosten in die ich mich bei 3 Lizenzen EcoDMS, 1x Ecomailz, 1x Minisupport  und 1xEcoworkz gestürzt habe:

 

 

 

 

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Anfrage und Antwort des FA auf die Nutzung von EcoDMS:

 

Eine Zusammenfassung:

Heute ist der Crowdfund genau einen Monat alt und wir warten weiterhin auf eine Zusage und einen Kostenvoranschlag. Ziel ist es, dass Tomedo pdf Dateien wichtiger Dokumente  erstellt und uns diese in einem Ordner bereitstellt um sie weiter ausserhalb von Tomedo bearbeiten zu können. Als zweiten Kostenvoranschlag erwarten wir eine Anbindung an die  API REST Schnittstelle von EcoDMS, einem revisionssicheren Dateimanagementsystem das vom Finanzamt für papierloses arbeiten akzeptiert wird. Das ist der Wunsch von aktuell 17 Praxen, für den von Zollsoft angebotenen Service "Programmieren auf der Überholspur". Die Praxen erwarten das programmierte Feature für nicht crowdfunder als Abo Service um nicht für die Allgemeinheit der Tomedonutzer zahlen zu müssen.  Die Praxen können jederzeit bis zum bekanntwerden der Zahlungssumme pro Praxis, start der Programmierung und bestätigung des Abos für nicht Crowdfunder ihren Wunsch zurückziehen.

Die einzigen Reaktionen von Zollsoft ist zweimalig ein "bitte warten, wir sind dran". An was Zollsoft dran ist, ist unbekannt. Herr Zollmann hat ebenfalls geantwortet mit Kritik an der Art und weise des Crowdfund und dem Aufbauen von Druck durch eine Person, dem Themenersteller. Der Crowdfund erwartet eine Erklärung warum das Feature nicht programmiert werden soll und Transparenz seitens Zollsoft. Herr Zollmann nimmt an, das hohe Kosten durch EcoDMS entsehen was nicht der Fall ist (ca. 150 Euro Euro sind die Kosten für Revisionssicherheit 1 Lizenz EcoDMS und 1 Lizenz EcoMAILZ). Herr Zollmann nimmt an, dass das Feature nur für eine Person, dem Themenersteller geschrieben werden soll, 16 weitere Praxen im Crowdfund sprechen jedoch nicht dafür. Zollsoft hat zwei mal mit EcoDMS gesprochen, das Egebnis ist unbekannt. Was dies mit dem Start des Crowdfund zu tun hat ist unbekannt.

 

Ich nehme an Zollsoft möchte selbst ein DMS erstellen und die Verdienste, die durch so einen Service eingenommen werden, nicht abgeben. Dagegen ist auch nichts einzuwenden. Damit der Tomedonutzer aber flexibel arbeiten kann und ihm nicht ein Zollsoft DMS aufgezwungen wird, benötigen wir eine Export von wichtigen Dateien. Sie müssen auch einmal im pdf Format überhaupt erstellt werden was aktuell nicht der Fall ist.

Wir können aus mehrern Gründen nicht auf ein Zollsoft DMS warten. Ein DMS ist komplex, alle Features von EcoDMS als Beispiel werden benötigt, ob das ein Löschen nach Vieraugenprinzip, Aufbewahrungsfristen, Zugangskontrolle, Revisionssicherheit oder das genaue Einhalten der GoBD ist. Zollsoft kann nicht schnell genug ein solches DMS schreiben auch wenn es ausser Frage steht, dass Zollsoft dies technisch könnte. Hier stellt sich aber die Frage warum es das erst machen möchte nachdem ein Crowdfund entstanden ist und die GoBD ab dem 01.04.2021 scharf gestellt wid. Tomedo hat im Verwaltungsbereich erhebliche Mängel und Fallstricke und hält sich nicht an Standards (Beispiel Materialkosten in Brutto, Rechnungen im Word Format). Ich erwarte nicht, dass Zollsoft ein revisionssicheres DMS umsetzt, vor allem nicht wenn keine Kontrollinstanz wie die KBV im Hintergrund steht. Die Kommunikation mit Zollsoft ist nicht mehr gut, wie man in diesem Faden sieht oder an den Mängeln in der Buchführung die allesamt im Forum bereits thematisiert wurden und nicht geändert werden. Von Zollsoft  würde ich wegen der Mängel in Tomedo in der Buchhaltung für ein DMS eine Zertifizierung erwarten die leider laut EcoDMS kostspielig ist. EcoDMS hat keine. https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/revisionssicherheit . Wegen der Spezialisierung auf das Thema habe ich bei EcoDMS jedoch keine Sorge. 

Wir bitten Zollsoft  also erneut um eine Kostenvoranschlag für 1. einen pdf Export in ein Verzeichnis und 2. einen Kostenvoranschlag für die Programmierung der EcoDMS Schnittstelle.

Ich bitte die übrigen 16 Praxen sich bei mir zu melden wenn ich hier etwas falsches oder unwahres geschrieben habe. Ansonsten nehme ich an, dass die Zusammenfassung so korrekt ist.

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Liebe Kunden,

vielen Dank für Ihre Geduld. Wir haben alle Optionen geprüft, um die für die Mehrheit unserer Kunden richtige Entscheidung zu treffen.

Folgende Entwicklungen werden wir in den nächsten Wochen veröffentlichen:

1. Nach dem Quartalsupdate können Sie für jede Rechnung automatisiert eine anonymisierte Kopie ablegen lassen. Hiermit kommen wir den Anforderungen aus der KBV-Sicherheitsrichtlinie nach. Der Zielordner ist unter Arbeitsplatz -> Briefschreibung frei wählbar. Da das Kassenbuch bereits ohne Patientennamen exportierbar ist, ist es von dieser Änderung zunächst nicht betroffen.

2. Zusätzlich wird es die Möglichkeit geben, mit einem Klick einen umfangreichen Export aller Abrechnungsdokumente zu initiieren. Dies betrifft alle Rechnungen (inkl. Mahnungen und Stornierungen), Kassenbücher und Kassenbuchbelege mit jeweils allen Versionen sowie einer separaten Liste mit einer Änderungshistorie aller enthaltenen Dokumente. Damit ist jede Änderung der Rechnungsdokumente nachweisbar.

3. Wir haben sowohl die Anbindung von ecoDMS als auch die Erweiterung des bereits im tomedo integrierten DMS geprüft. Die Notwendigkeit einer revisionssicheren Ablage sehen auch wir unbedingt. Dafür geben wir Ihnen alle Werkzeuge in die Hand - sei es durch einen gebündelten Export, dem tracking jeglicher Änderungen im tomedo oder einer Änderungshistorie. Da allerdings für die Mehrheit unserer Praxen ein so umfangreiches Dokumenten-Management-System wie ecoDMS zum jetzigen Zeitpunkt nicht zusätzlich gewünscht wird, werden wir die Kosten dieser Schnittstelle komplett auf die Praxen im crowdfunding umlegen müssen, sofern sie sich dafür entscheiden. Die reinen Entwicklungskosten zur Anbindung dieser Schnittstelle betragen 72.000 Euro. Den anfallenden regulären Pflegeaufwand berechnen wir nicht zusätzlich. Zur Abwicklung oder weiteren Angebotsklärung wenden Sie sich bitte an vertrieb@zollsoft.de.

Grundsätzlich möchten wir nocheinmal unterstreichen, dass tomedo revisionssicher ist. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Vorgaben betrifft weniger die Nichtänderbarkeit von Rechnungsdokumenten, sondern die Tatsache, dass jede Änderung nachvollziebar sein muss, um Manipulationen auszuschließen. Da wir bereits jetzt alle Änderungen im Hintergrund mit den entsprechenden Nutzer- und Zeitstempel speichern (und dies bereits jetzt schon bei Bedarf exportieren können), erfüllen wir diese Maßgabe.

Wir arbeiten mit 2 Steuerberatern und künftig einem weiteren Anwalt zusammen, um hier unseren Kunden Rechtssicherheit bieten zu können. So werden wir Schritt für Schritt weitere Lücken schließen.
Gestern hat uns eine Kollegin besucht die ich zu Tomedo gebracht habe und sie ist in beide Fallen getappt. Ihr Mann ist Anwalt und war auch recht erstaunt. Die Brutto Materialfalle in Kombination mit der MwSt Umstellung von 19% auf 16% und zurück  und sie hat keine Originalrechnung, weder in Papierform noch Digital. Es wird einem vorgegaukelt, dass alles in Ordnung ist, wenn die Rechnung in Tomedo erstellt ist. Den Crowdfund hätte man auch als für Zollsoft super günstige Idee aufnehmen können und zumindest den Ordnerexport schnell umsetzen können um den Kunden schon mal nicht ins Messer laufen zu lassen. Wäre längst fertig und wäre nicht eskaliert. Ich empfehle auch ein Seminar zur korrekten Archivierung.
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Vielen Dank Frau Niksch, 

1. Wären die bitte so nett die 72.000 Euro aufzuschlüsseln. Wie viel Programmierzeit ist für die Schnittstelle veranlagt damit 72.000 Euro herauskommen? Das kommt mir zu hoch vor.

2. 

Zusätzlich wird es die Möglichkeit geben, mit einem Klick einen umfangreichen Export aller Abrechnungsdokumente zu initiieren. 

Hier würde ich gerne an der ersten Möglichkeit des Crowdfund festhalten. Der Crowdfund möchte gerne ein Automatisches erstellen von allen ausgewählten Deteien, nicht nur anonymisierte Rechnungenun das automatisch. Was spricht dagegen wenn man alles erstellte auch ausserhalb Tomedo revisionssicher speichern möchte.

 

Grundsätzlich möchten wir nocheinmal unterstreichen, dass tomedo revisionssicher ist. 

Nein das ist Tomedo nicht Frau Nisch, auch nach den Änderungen nicht. Nur weil sie protokollieren ist Tomedo nicht revisionssicher.

Wir arbeiten mit 2 Steuerberatern und künftig einem weiteren Anwalt zusammen, 

Na dafür ist die Verwaltung in Tomedo aber sehr Freestyle. Ich empfehle den neuen Anwalt am besten mal die komplette Privatabrechnung überarbeiten zu lassen. Am besten bei den Bruttopreisen bei Material anfangen. 

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Frage an die Kollegen wie soll es weiter gehen?

Der Crowdfund hat ja schon mal etwas gebracht, dass Zollsoft etwas aufräumt. Es geht aber auch in eine falsche Richtung. Ein automatischer Export von Dokumenten bei Erstellung die wir auswählen, das soll es nicht geben. Das Einzige was automatisch exportiert wird sind anonymisierte Rechnungen also nicht mal die Originalrechnung. Wenn dann müsste diese auch exportiert werden. Die Anonymisierte Rechnung ist bereits V1.1 aber das sieht Zollsoft schenbar nicht so. 

Tomedorechnungen sollen revisionssicher in Tomedo werden. Erstens glaube ich das nicht und zweitens habe ich noch andere Dokumente die ich, wie wir alle, revisionssicher aufzubewahren habe, als die Rechnungen, um ein DMS kommt man meiner Meinung nacht herum. ICh denke sher viele Praxen benutzen ein DMS wie Devonthink oder stapeln die Dateien im Dateisystem auf der Festplatte.

Diskutiert wird mit dem Kunde nichts.

Zu den 72.000 für die EcoDMS schnittstelle, das werden wir 17 Praxen sicher nicht stemmen wollen für die Allgemeinheit. Zollsoft will das Feature nicht vermieten, ein günstigeres programmieren auf der Überholspur, das gibt es scheinbar nicht mehr. Ich glaube kaum dass hier 90 Euro pro Stunde genommen wurden denn 5 Monate Programmierzeit braucht ein Rest Schnittstelle nicht.

Schauen wir was da kommt und beenden das Trauerspiel hier?

Meinungen bitte.  

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Der erste Crowdfung für den Karteiexport war 

 Zollsoft möchte 8 Arbeitsstunden à 98€ = 784€ netto

Die RESTanbindung soll also 735 Stunden brauchen oder 4,5 Monate. Da will uns jemand auf den Arm nehmen glaube ich. 

Aber gut dann halt nicht.

Ich habe überlegt einen neuen Faden aufzumachen um das Problem das wir haben weiter zu besprechen. Da hier im Faden schon Kollegen sind die den Sinn des Crowdfunds verstanden haben, spinne ich es hier weiter. Vielleicht wacht ja Zollsoft plötzlich auf.

Was ist das Grundproblem weswegen der Crowdfund entstanden ist? Das Grundproblem ist Dokumente die mit dem Patienten  entstanden sind Tomedoseitig als pdf zu generieren und aus Tomedo automatisch heraus zu bewegen.

Zollsoft hat da einige Verständnisprobleme.

1. Zollsoft denkt, dass Tomedo das zentrale und am besten einzige Tool in der Praxis sein soll. Geht das? Ich denke absolut gesehen in Jahrzehnten schon, aktuell aber nicht. Das geht deshalb nicht, weil Zollsoft mit KBV Aufgaben zugemüllt wird und zwar non Stop, die digitalisierung geht zu schnell und im laufendem Betrieb. Das geht auch nicht, weil Zollsoft das spezialisierte Know-How fehlt. Beispiel gestern im TSE fällt RA Frotscher durch technischen KO aus und Frau Niksch, die das insgesamt fein gemacht hat, kann nicht beantworten was ein Z-Bon ist. Das ist nicht weiter schlimm, ich wusste es vor ein par Wochen auch nicht aber Zollsoft soll hier ein rechtssicheres System bauen und dann ist es eine Problem. Zollsoft ist auch mit allem zu spät dran. DSGVO, GoBD, TSE - you name it.  Zollsoft kann nicht Zentrale für alles sein, das ist gefährlich. Zollsoft ist die Zentrale die wir für die Sprechstunde gewählt haben, da ist es top, das sind des Schusters Leisten von Zollsoft. Andere Dinge wie TSE, Revisionssicherheit, QM, Lagerhaltung  oder Archivierung können andere besser.

2. Zollsoft fühlt sich nur für sich selbst verantwortlich. Rechtlich ist das auch so. Erneut, Zollsoft wird mit Aufgaben von der KBV zugemüllt, es kann sich zeitlich nur um sich selbst kümmern. Durch Fehler oder nichteinhalten von Standards kann die Praxis aber grosse Probleme bekommen, da habe ich ja Beipiele bereits genannt ob man nun ohne Originalrechnung bei der Prüfung da steht der während der MwSt Umstellung falsche Preise benutzt hat. Das erzeugt auch viel unnötige Arbeit.

3. Zollsoft expandiert in alle möglichen Richtungen räumt aber altes nicht auf. Einige falsche Richtungen die man durch fehlendes Know-how in der Abrechnung eingeschlagen hat, wie Bruttobeträge beim Material, was grosse Probleme bei MwSt Änderungen und Preisänderungen der Lieferanten  erzeugen kann, werden nicht geändert. Das sind natürlich grosse Eingriffe aber sie sind nötig um den Kunden vor Zollsoftgenerierten Problemen zu schützen. Unter der polierten Haube stecken hier Probleme die zum Service müssen.

4. Zollsoft schaut nicht genaug nach vorn. Wie auch, es wird fortlaufend von der KBV zugemüllt, es hat Probeme im Jetzt. Das wiederhole ich immer wieder weil es wirklich die einzige valide Entschuldigung seitens Zollsoft ist, die auch niemand abstreitet. Zollsoft nimmt sich teilweise die Zeit nicht früh genug, versucht möglichst alles auzusitzen. DSGVO, GoBD, TSE, bei keinem hat das geklappt, die Lösungen sind holprig oder unfertig siehe TSE oder Tomedo sei revisionssicher, das wolle man sogar betonen. Rufe aus dem Forum werden ignoriert. Nur wenn die KBV im Nacken sitzt da wird gespurt.

 

Dieses Crowdfund hat versucht eine optionale Ausfahrt auf der Autobahn von Zollsoft zu bauen. Die massiven und schnellen Veränderungen bei der Digitalisierung machen es notwendig, dass sich spezialisierte Systeme um verschiede Dokumentarten kümmern. Zollsoft ist schlicht überfordert mit den Aufgaben was wie gesagt auch nicht verwundert. Zollsoft kann weiterhin versuchen alles zu bedienen, neben der Patientenverwaltung über revisionssicheres Archiv, Lagerhaltung, QM, usw. An Arzeko sieht man, dass das auch klappen kann, wobei auch automatisierte Exportmöglichkeiten fehlen die bei der Erstellung der Verfahrensbeschreibung aufgefallen sind : im Forum erwähnt, Änderung erbeten, bislang ignoriert.

Ich dachte, vor allem wenn wir den Dateiexport finanziell unterstützen, würde Zollsoft den Ball aufnehmen und es uns ermöglichen spezialisierte Programme zu nutzen und sich der Verantwortung zu entledigen. Das machen diejenigen die sicher keinen Ärger haben wollen sowieso. Ich mache kein TSE mit Tomedo weil mir das Know how fehlt, ich speichere nicht revisionssicher in Tomedo weil es aktuell nicht revisionssicher ist, nicht sein muss und nicht sein soll. Echte Revisionssicherheit ist viel Arbeit und unnötig in Tomedo. Man holt sich die Dateien auch manuell dazu bedarf es keiner Erlaubnis von Zollsoft, es ist nur mehr Arbeit.

Wahrscheinlich muss Zollsoft zuerst einsehen, dass es für verschiedene Augaben spezialisierte Programme gibt die es besser können, so wie es Windows Explorer einsehen musste das es der Norton Commander besser ist.

Man kann alles in Tomedo benutzen wenn man wirklich gut auspasst und es liefert eine Holzklasselösung für Alles neben seiner premium Patientenverwaltung aber sollte helfen zumindest auf finder Ebene den Weg von Dokumenten zu anderen spezialisierten Programmen zu finden. Nicht nur Abrechnungsrelevante Dokumente. In die Zukunft schauen, da kommt noch mehr!

Alle obigen Schwächen würden kaum interessieren wenn da nicht ein Hinderniss wäre, einfach und schnell und automatisch an alle Dokumente zu kommen.

Das Problem ist durch die kommenden Änderungen nicht gelöst!
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PS: Ich will aber auch einen Lösungsvorschlag geben: Zollsoft kann ja die eierlegende Wollmichsau programmieren wie es aktuell der Fall sein. In einigen kleineren Systemen wird es sogar vielleicht besser als die spezialisierten Programme wie Arzeko, Zollsoft kann damit sagen seht her ihr bekommt einfache Systeme umsonst oder sehr günstig. Zollsoft sollte aber dabei unterstützen wenn seine Nutzer spezielle Programme zur Verarbeitung nutzen wollen und sie nicht versuchen zu blockieren, zu erschweren, zu behindern und zu verhindern.

Grundsätzlich möchten wir nocheinmal unterstreichen, dass tomedo revisionssicher ist. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Vorgaben betrifft weniger die Nichtänderbarkeit von Rechnungsdokumenten, sondern die Tatsache, dass jede Änderung nachvollziebar sein muss, um Manipulationen auszuschließen. Da wir bereits jetzt alle Änderungen im Hintergrund mit den entsprechenden Nutzer- und Zeitstempel speichern (und dies bereits jetzt schon bei Bedarf exportieren können), erfüllen wir diese Maßgabe.

 Ich zietere hier Frau Nisch vom 23. März 2021. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Vorgaben betrifft weniger die Nichtänderbarkeit von Rechnungsdokumenten, sondern die Tatsache, dass jede Änderung nachvollziebar sein muss,

Das stimmt nicht und ist falsch! Hier beispielhaft aus aus Wikipedia zitiert:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

 Tomedo erfüllt auf keine Fall die Kriterien Revisionssicherheit und es ist gefährlich dem Kunden das vorzugaukeln. Andere Stellen definieren Revisionssicherheit mit: im Original, unverlierbar und unveränderbar.

Wer diesen Faden noch nicht kennt, Zollsoft lässt Daten mit Patientenunterschriften generieren deren Daten bei vorhandener Unterschrift änderbar sind. Ein absolutes NoGo. Diese Möglichkeit darf es aus Patientensicht aber auch aus Ärztesicht nicht geben. Das Dokument und die Unterschrift sind wertlos.

https://forum.tomedo.de/index.php/38736/gefahrliche-unterschriebene-dokumente-konnen-nachtraglich-verandert-werden-dringend-andern

Ich hoffe es ist also klar, dass Tomedo nicht revisionssicher ist, aber dass Zollsoft denkt es sei es. Was das für uns bedeutet ist eigentlich klar. Zollsoft hat von unseren Pflichten keine Ahnung und wir müssen uns selbst absichern. 

In fiscalen Angelegenheiten ist das recht einfach. Rechnungen in Tomedo zu speichern und weder auf Papier oder in einem revisionssicheren System abzulegen, kann grosse Probleme bei einer Prüfung verursachen. Da Zollsoft diesen Crowdfund abgelehnt hat und nur einen schwachen Kompromiss programmieren will, müssen wir manuell die Rechnungen als PDF exportieren und  in ein revisionssicheres System, zum Beispiel EcoDMS bringen, und dort lagern. Eine Verfahrensbeschreibung erstellen, ein Antrag beim Finanzamt machen und fertig. Die Sache ist genau so sicher wie das speichern auf Papier.

Bei Dokumenten die man mit dem Patienten generiert ist das schwieriger. Das Speichern der Unterlagen funktioniert zwar genau so ausserhalb von Tomedo wegen seiner fehlenden Revisionssicherheit, ist es aber deutlich schwieriger. Diese Dokumente wie wirtschaftliche Aufklärungen, Honorarvereinbarungen, Aufklärungen liegen verstreut in Tomedo und ein PDF liegt meist nicht mal vor. Viele müssen manuell über PDF Druck erzeugt werden, oder man druck und scannt sie. Zudem ist da eine digitale Unterschrift und die Unterschrift am Ipad ist nicht rechtssicher. Auch das wird von Zollsoft falsch kommuniziert. Hier wird darauf hingewiesen, dass die Unterchrift Druck und Geschwindikeit der Unterschrift protokolliert. Das reicht natürlich nicht aus. 

Können wir also auf Papier bei Dokumenten mit dem Patienten verzichten? Eindeutig Nein!

Dürfen wir am Ipad Dokumente mit dem Patienten unterschreiben? Eindeutig Nein!

Dürfen wir auf Papier mit dem Patienten unterschriebene Dokumente wegschmeissen nach dem Scan? In Tomedo gespeichert eindeutig Nein! Doppelt gespeichert in Tomedo zur Ansicht und Revisionssicher zum Beispiel in EcoDMS, vielleicht. Aber wer will schon doppelt scannen, das ist einmal schon eine schrecklich langweilige Arbeit. Die Helferinnen hassen es.

Das heisst im Klartext: Tomedo wird so immer ein Hybridsystem belieben. Eine Software mit einem Papierlager von 10 Jahren je Praxis. Das kann ganz schön viel Platz verschlingen und produziert jährlich enorm viel Arbeit. Schreddern vom 11. Jahr. Originalsuche wenn einmal nötig dauert Stunden. 

Soll also Tomedo revisionssicher werden? Nein, dazu felht es Zollsoft an Kompetenz und Ärzte haben wahrscheinlich auch Befugnisse Einträge zu ändern und zu vervollständigen. Der Arzt muss entscheiden was und wann er in die Revisionssicherheit ausserhalb von Tomedo bringen will.

Zollsoft kann aber folgendes tun um nicht für immer ein Papier-Digital Hybridsystem zu sein. Es kann die Idee des Crowdfund wieder aufnehmen, die Idee wohlgemerkt, nicht den Crowdfund, der ist beendet: Den Automatischen Export von allen Dokumenten die die Ärzteschaft für richtig hält als PDF, zum lagern in einem revisionssicheren System. Das kann auch gerne mit Aktionsketten, Auslösern und Bedingungen erfolgen. Dokumente die mir einfallen die revisionssicher sein sollten da sie vor Gericht gefordert werden können sind:

Arztbriefe,

Aufklärungen

OP-Berichte

Wirtschaftliche Aufklärungen

Honorarvereinbarungen

Wahlleistungen 

PVS- Zustimmungen

Anamnesen durch den Patienten ausgefüllt

Datenschutzaufklärung

Die Kartei des Patienten für Episoden (Fälle) kann durch Akionsketten definiert werden.

Rechnungen

Kostenvoranschläge

Alles was eine Patientenunterschrift trägt.

 

Mit Export dieser Dokumente in einen Ordner oder elegant per API direkt in ein revisionssicheres Programm, hätte Zollsoft die Revisionssicherheit erledigt und dessen Verantwortung abgegeben. 

Damit ist aber das Papier-Digitalsystem noch nicht passé. Die Unterschrift ist aktuell wertlos am Ipad. Diese muss auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden. Aktuell sollte das die fortgeschrittene digitale Unterschrift sein mit einer kostenplfichtigen Zertifizierungsstelle. So macht es Perimed Mobil, Perimed legt höchsten Wert auf Rechtssicherheit seiner Kunden, es geht um rechtssicherheit der Aufklärung. Die Qualifizierte digitale Unterschrift erfordert von Arzt und Patient eine Karte die digital signieren kann, wiederum mit einer dritten Zertifizierungsstelle. Da kaum jemand im Besitz dieser Karten ist, ist diese Methode die der Unterschrift auf Papier gleich kommt aktuell nicht praktikabel. 

Ich empfehle Zollsoft also PDFs an allen notwendigen Stellen zu generieren, dies automatisch zu exportieren und eine rechtlich sichere kostenpflichtige Unterschrift anzubieten. Und bitte die Unterschrift nicht durch Aufschlagen eines dreifachen Preises unbrauchbar machen. Zollsoft wird durch die digitale Unterschrift viel Geld verdienen über die Zeit. Wird die Signatur zu teuer bleiben die Kollegen beim Papierberg.

 

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