Ich war ein grosser Fan von Devonthink. Blitzschnelle Oberfläche, gute Übersicht, mehrere Nutzer, Syncronisation über den Server. Aber es hat auch Nachteile. Die Datenbank ist fragil da Dateien hin- und hergescoben werden, ich habe den Syncstore, die Datendatei auf dem Server mehrmals in zehn Jahren fast verloren. Sie musste jeweils von Clienten neu aufgebaut werden, ein No-go für eine Datenbank. Keine gute Zugriffskontrolle durch Angestellte auf Files/Folders und vor allem weit entfernt von Revisionssicher und DSGVO-konform. Papier muss nebenher aufbewahrt werden.

Nachdem ich letzte Woche wieder die Datenbank beinahe verloren habe und nur Glück hatte, dass ein Laptop bei der reparatur war, habe ich gesagt, es reicht und habe mir ecoDMS angesehen, installiert und angefangen Daten hinenzuschaufeln. Es läuft am NAS, eine Apple Version gibt es nicht und wird es auch nicht geben, ich habe angefragt. Backup des NAS weiter über Hyperbackup zum Beispiel auf Google Drive (für verschlüsseltes Backup sollte das OK sein). Es ist revisionssicher und DSGVO-konform. Der grosse Unterschied ist, dass Daten ähnlich Tomedo auf den Server verschoben werden und nicht wie bei Devonthink durch die Gegend geschaufelt werden um zu synchronisieren. Für jede Änderung eines Dokuments entsteht eine neue Version. Papier kann wahrscheinlich sogar weggeschmissen werden wenn es in ecoDMS ist, das würde ich aber mit dem StB und Anwalt für Wirtschaft besprechen.

Weit entfernt von Revisionssicher und DSGVO konform - das gilt auch für Zollsoft. In Zeiten wo das FA genauer Abläufe statt Inhalt prüfen wird, das heisst nicht den Mars-Riegel auf der Tankrechung sondern ob ein TSE Kassenbuch da ist oder Dokumente revisionssicher vorliegen, steht Tomedo mit seiner schwachen Buchhaltung auf sehr wackligen Füssen.

Nun hat ecoDSM eine REST Schnittstelle. Der upload kostet über diese Schnittstelle 0,37 cent  pro monatlichem Upload / Download. Was das genau bedeutet wess ich nicht, ob einmaliger Zugriff oder mehrfacher auf ein file. Das hört sich erstmal nach viel an aber im Endeffekt geht es nur um Rechnungen und Belege und das sind im Monat nicht so viele. Zur Erklärung, über eine REST Schnittstelle können Dokumente wie Rechnungen und Informationen zu diesem Dokument verschoben werden also in ecoDMS an gewünschter Position abgelegt werden.

Auf eine Revisisonssicherheit in Tomedo warten wir schon zu lange und wahrscheilich bis zur Pensionierung und so frage ich mich ob Zollsoft nicht den einfachen Weg über diese Schnittstelle für Rechnungen anbieten sollte, zumindest bis es selbst rechtlich Rechnungen revisionssicher und nach der DSGVO ablegen kann.

https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-api
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Sehr geehrter Herr Balogh,

ich habe Ihre Post und Hinweis zur REST zu ecoDMS an die zuständigen Kollegen u.a. für das Kassenbuch für eine Evaluierung weitergeleitet.

Viele Grüße,
Marc Kansy
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Hallo Herr Kansy,

ob das zum TSE Kassenbuch passt weiss ich nicht, mir ging es um die Ablage von Rechnungen beim REST.
Ich habe mal nachgesehen wieviele .pdf Tomedo im Monat Produziert. Im Januar waren es bei uns 1500. Die Api von EcoDMS zu nutzen wäre da zu teuer das kostet ca 500 Euro im Monat. Das ist aber ein Online-Service. Ich frage mich ob Tomedo kostenfrei die REST Schnittstelle im lokalen Netzwerk nutzen darf. Hierzu müsste Zollsoft mal bei EcoDMS anrufen. Wäre ja eine Win-Win Situation, Zollsoft und seine Praxen bekommen Revisionssicherheit und EcoDMS einen haufen neuer Kunden.
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Pitfall beim installieren am NAS. Die Ports sind noch nicht eingetragen, genau hinsehen! Sonst stoppt Docker sofort das Abbild.

https://alxblog.de/ecodms-server-16-09-installation-auf-synology-nas/
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