Online-Terminkalender: Zuordnung Patient zu Termin

Question

Wir nutzen den Online-Terminkalender seit circa einem Monat. Leider werden vereinbarte Termine nicht automatisch dem Patienten zugeordnet, das müssen wir aktuell noch selbst erledigen. Solange das nicht passiert ist, wird in der entsprechenden Kartei auch kein Termin angezeigt. Und auch wenn der Termin im Kalender dem Patienten zugeordnet ist, wird der Termin zum Besuch nicht automatisch mit einem Haken versehen. Was machen wir falsch?

Vielen Dank!

Answer 1

Guten Tag Frau Dr. Kage,

funktioniert das wirklich nie, oder nur in einigen Fällen nicht? Gibt es auch keine Unterschiede zwischen den Daten aus dem OTK und den Daten in den Patientendetails? Z.B. ein zweiter Vorname der weggelassen oder zusätzlich angegeben wurde? Können Sie das sonst mit eigenen Buchungen nachstellen?

Ggf. können Sie versuchen diese Einstellung hier zu aktivieren:

Damit erlaubt er mehr Abweichungen wie z.B. einen fehlenden zweiten Vornamen.

Patienten werden übrigens nicht automatisch zugeordnet, wenn zwei mögliche Patienten gefunden werden, weil dann entsprechend nicht klar ist, welcher der richtige ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Wir haben etwas herum probiert. Das Problem betrifft scheinbar alle Patienten, die in der Datenbank noch gesperrt sind. Aufgrund der Übernahme der Daten von der Praxisvorgängerin vor ca. 1,5 Jahren und der buchbaren Terminart betrifft das dann leider die meisten Terminanfragen.

Ein weiteres Problem ist uns beim Testen aufgefallen: Wenn wir eine Anfrage ablehnen, wird der Grund dafür nicht in die Mail an den Patienten übernommen. Das hat früher funktioniert.

Bzgl. der flexibleren Patientenfindung: Gibt es eine Liste, welche Abweichungen dann zulässig sind? Danke!

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Guten Tag Frau Dr. Klage,

wenn es um gesperrte Patienten geht, dann könnten Sie noch die Checkbox unter der markierten versuchen. Falls es sich um den normalen Sperrtyp handelt, sollte er diese Patienten dann auch finden.

Ich kann das Problem mit dem Grund nicht nachstellen - bei mir landet der immer in den Mails. Können Sie ggf. einen Screenshot von der Mail hochstellen (natürlich aus einer Testbuchung, damit auf keinen Fall Patientendaten enthalten sind? Bzw. bevor Sie den Termin ablehnen, könnten Sie diese graue Nummer hier notieren und dann mit hier hochladen, wenn es wieder nicht funktioniert.

Häufig ist hier auch das Problem, dass vorgefertigte Löschungsgründe verwendet werden, die aber keinen Inhalt sondern nur einen Namen haben.

Eine konkrete Liste mit den Auswirkungen der flexiblen Patientenfindung gibt es nicht. Momentan prüft die auch auf Enthaltensein und wandelt verschiedene Sonderzeichen um (z.B. ä zu ae). Tippfehler werden nicht akzeptiert, da das potenziell zu ungenau wird um für eine automatische Zuordnung wirklich nützlich zu sein.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Der Haken bei den gesperrten Patienten ist gesetzt, die gesperrten Patienten werden ja auch als Bestandspatienten erkannt. Nur die Zuordnung des Termins zum Patienten funktioniert nicht.

 

Der Löschungsgrund hat Inhalt, der mit einer Anrede als Kommando beginnt: $[if_frau Sehr_geehrte_Frau Sehr_geehrter_Herr]$ $[patient_name]$

Ich habe eben heraus gefunden, dass der Grund ohne diese Anrede korrekt übertragen wird. Steht das Kommando in der Begründung, wird nichts in die Mail übertragen.

 

Die graue Nummer lautet: 6710cb7680252197a4e54000 / 675965e6e3d5d638b9860f09

Screenshot der Mail:

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Guten Tag Frau Kage,

diese Kommandos sind in diesem Fall unzulässig - es werden nur Terminkommandos (mit selektierterTermin etc.) unterstützt. Mit [selektierterTermin %g %N] haben Sie. z.B. Anrede+Nachname.

Ich prüfe nochmal, warum dann gar nichts im Grund steht... eigentlich sollte er solche nicht unterstützten Kommandos (wie bei Terminerinnerungen) einfach rausschneiden. Da das hier am Client passiert, finden wir vielleicht auch eine Möglichkeit direkt zu warnen.

Wir können die Kommandos übrigens nicht realistisch unterstützen, weil wir ja auch Termine mit Patientendaten aber ohne echte Patienten haben und die Briefschreibung allgemein gar nicht damit arbeiten kann.

Das mit den gesperrten Patienten schaue ich mir auch nochmal an.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling