Informationen zum neuen Online-Terminkalender (OTK 2)

Question

Liebe Tomedianer:innen,

 

in diesem Beitrag möchten wir Sie über unseren kommenden neuen Online-Terminkalender (OTK 2) informieren — insbesondere den Einrichtungsprozess, Unterschiede zur Doctolib-Schnittstelle sowie die aktuell verfügbaren Funktionen.

Der OTK 2 ist ab 1. April 2022 verfügbar.

 

Systemvoraussetzungen und Einrichtung

Voraussetzungen für die Nutzung des neuen Online-Terminkalenders sind tomedo® v1.110 (Quartalsupdate Q2/2022) mit Servertools ab 110 sowie ein Account bei arzt-direkt®.

arzt-direkt.com® ist das Telemedizinportal der zollsoft GmbH, bekannt durch die Videosprechstunde (VSS). Eine Nutzung des OTK ist unabhängig von der VSS möglich.

Die Kosten für den OTK 2 belaufen sich auf 29,90€ pro Nutzer:in, die Anmeldung erfolgt über den zollsoft-Vertrieb.

Für Nutzer:innnen des OTK 1 bleiben die bisherigen Konditionen erhalten.

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Bitte senden Sie uns zur Anmeldung folgende Informationen an vertrieb@zollsoft.de:

• Szenario (nicht Zutreffendes bitte löschen):
  • Ich nutze bereits den OTK 1 und hätte gern das Upgrade auf den OTK 2.
  • Ich nutze bisher nur die Videosprechstunde von arzt-direkt®, möchte aber auch den OTK dazu buchen.
  • Ich nutze weder OTK noch Videosprechstunde und möchte ein Angebot erhalten.
• Name der Praxis:
• tomedo® Kundennummer:
• Ansprechpartner:
• E-Mail-Adresse:
• Telefonnummer:
• Erreichbarkeit:

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Wir bitten Sie um Verständnis, dass es bei initial hohem Aufkommen möglicherweise zu Verzögerungen bei der Bearbeitung der Anmeldungen kommen kann.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie im arzt-direkt-Online-Handbuch.

 

Wie verläuft die Umstellung von OTK 1?

Die Einrichtung des OTK 2 kann parallel zum Betrieb des bisherigen OTK 1 erfolgen. Es fallen bei übergangsweiser paralleler Nutzung keine doppelten Kosten an.

Sobald der neue OTK eingerichtet und konfiguriert ist, bestimmen Sie selbst den Zeitpunkt der Umstellung, indem Sie Ihre Patientinnen und Patienten von Ihrer Webseite auf den neuen OTK verweisen.

Der OTK 2 ist standardmäßig nicht auf Ihrer arzt-direkt®-Praxisseite sichtbar.

 

Wie unterscheidet sich OTK 2 von der Doctolib-Schnittstelle?

Der neue Online-Terminkalender verwendet tomedo®-Kalender als terminführendes System und ist eng mit tomedo® integriert.

Bei der Doctolib-Schnittstelle ist Doctolib das terminführende System und wird nicht mit tomedo®-Kalender synchronisiert. Es werden lediglich Patientenstammdaten zwischen tomedo® und Doctolib ausgetauscht.

 

Welche Funktionen hat der OTK 2?

Zum Launch werden folgende Funktionen erwartet:

• Praxisseitiges Umbuchen und Stornieren durch einfaches Verschieben oder Löschen des Termins im tomedo®-Kalender. Ihr/e Patient:in wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, der Benachrichtigungsstatus in tomedo® angezeigt.

• Patientenseitiges Umbuchen und Stornieren (bis zu einer konfigurierbaren Frist) via E-Mail-Link.

• Adaptives Design für Desktop- und mobile Geräte.

• Verfügbarkeitsprüfung von Buchungsanfragen durch tomedo®. Es kommt auch dann nicht zu Doppelbuchungen, wenn ein Termin zeitgleich in der Praxis vergeben wurde. Ihr/e Patient:in bekommt in diesem Fall eine Benachrichtigung mit der Möglichkeit, einen neuen Termin zu wählen.

• Optionale Auswahl und/oder Anzeige des behandelnden Arztes oder Ärztin.

• Konfigurierbare Personendatenfelder mit benutzerdefinierten Freitextfeldern.

• Flexible Terminkategorien.

• Terminartabhängige E-Mail-Inhalte mit tomedo®-Briefkommandos, Bilddateneinbindung und HTML-Preview-Funktion.

• Terminartabhängige E-Mail-Anhänge.

• Terminartabhängige Verfügbarkeit nach Versicherungsart.

• Buchung nur durch Bestandspatienten (E-Mail in tomedo® hinterlegt).

• Lokalisierung (patientenseitig) auf Deutsch / Englisch (weitere Lokalisierungen geplant).

• Einbindung per IFrame in die Praxiswebseite wie bisher; technische Informationen befinden sich im eingeloggten Bereich auf arzt-direkt®.

 

(Aus technischen Gründen wird der Beitrag im untenstehenden Kommentar fortgesetzt.)

Edit 1: Releasedatum korrigiert.
Edit 2: Formatierung.
Edit 3: Für OTK 1-Nutzer:innen bleiben die bisherigen Konditionen erhalten.
Edit 4: Servertools-Version 110 als Anforderung ergänzt.
Edit 5: Informationen für Vertriebsanfragen aktualisiert.

Comments

Welche Einschränkungen bestehen aktuell?

Für Kunden und Kundinnen mit Multiserverinstallationen ist die arzt-direkt®-Synchronisierung zum jetzigen Zeitpunkt funktional, aber noch nicht vollständig optimiert. Die Verwaltung von sehr vielen Betriebsstätten aus einem Account heraus ist ebenfalls noch nicht optimal möglich. Wir arbeiten mit Hochdruck an diesen Einsatzfeldern. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir zeitnah eine geeignete Lösung für Sie finden können.

 

Welche weiteren Funktionen sind geplant?

Folgende Funktionen befinden sich derzeit in Entwicklung und sind in Kürze verfügbar:

• Dateiuploads für Buchungen (z.B. Überweisungsscheine für Radiologie, Befunde).

• Buchung von tomedo-Terminketten (im Sinne einer Folge von Einzelterminen).

• Unterstützung für mehrere Betriebsstätten unter einem arzt-direkt-Account.

• Frei konfigurierbare Anamnesebögen.

• Warteliste (für die effiziente Vergabe kurzfristig frei gewordener Termine).

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Heisst das, das alle die den OTK1 nutzen irehdnwann umsteigen müssen?

Bei uns läuft der OTK 1 gut, deshlab weis ich gar nicht ob ich umsteigen will.....

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Der OTK 1 wird bis Jahresende 2022 noch für Bestandskunden verfügbar sein. Ihre bisherigen Konditionen ändern sich bei der Umstellung nicht. Wenn das bisherige System bei Ihnen gut läuft, sollte es aus funktionaler Sicht keine Einschränkungen geben. Wir arbeiten daran, die Einrichtung und Bedienung möglichst intuitiv zu gestalten.

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• Frei konfigurierbare Anamnesebögen.

  Werden diese Anamnesebögen lediglich Dokumente sein, die dann dem Patienten zugeordnet werden oder wird es eine Funktion geben, in der Anamnesedaten in die jeweiligen Karteieintragstypen übernommen werden?

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• Terminartabhängige E-Mail-Inhalte mit tomedo®-Briefkommandos, Bilddateneinbindung und HTML-Preview-Funktion.

  Kann das bitte mit einem Beispiel erklärt werden?

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Anamnesebögen

In erster Instanz ist eine Übermittlung als lesbarer Dateianhang geplant, in zweiter Instanz eine Bearbeitungsfunktion.

Eine Konvertierung zwischen Formular und (Custom-)Karteieintrag können wir -- Nachfrage vorausgesetzt -- einplanen. Die potentiellen Integrationen mit tomedo® (Aktionsketten, ...) sprechen sicherlich dafür.

E-Mails

Für Bestätigungs- und Stornierungsmails haben Sie die Wahl zwischen voreingestellten Standardvorlagen oder eigenen E-Mailentwürfen. Bei letzteren können Sie u.a. Platzhalter per Autovervollständigung (diese orientieren sich an den "Briefkommandos" aus tomedo®) sowie Bilder einsetzen. Es gibt eine Vorschau-Funktion, um das Ergebnis zu überprüfen. Die E-Mails können wie bisher pro Terminart eingestellt werden und unterstützen Dateianhänge.

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• Buchung nur durch Bestandspatienten (E-Mail in tomedo® hinterlegt).

   

Gibt es eine Möglichkeit, die Anzahlt von Neupatienten zu begrenzen (z.B. 5 % von allen Buchungen) ? Bzw. können Neupatienten dann überhaupt noch buchen ?

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Sehr geehrter Herr Dr. Güldner,

zunächst werden wir eine Buchung durch Neupatienten "ganz oder gar nicht" erlauben.

Für die Umsetzung eines Kontingents, wie Sie vorgeschlagen haben, müssten wir die Anforderungen etwas genauer definieren.

• Wird ein Prozentsatz an Neupatienten innerhalb einer Terminart erlaubt oder gibt es für Neupatienten eine eigene Terminart, deren Kontingent sich anhand der globalen Buchungszahl errechnet?
• Wie finden potentielle Neupatienten diese Termine? Sollen Anfang jeden Monats eine feste Anzahl solcher Termine freigegeben werden oder sollen diese sporadisch die ganze Zeit über frei werden?
• Soll es eine "E-Mail-Warteliste" für Neupatienten-Interessenten geben, denen kurzfristig frei gewordene Termine (bis zu einem monatlichen Kontigent) angeboten werden?

Wenn wir die Anforderung im Detail gut genug verstehen, lässt sich das bestimmt umsetzen.

 

Mit freundlichen Grüßen

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Für mich ist nicht intuitiv, dass ich auf Versicherungsarten klicke und dann noch auf Start.
Ich denke, nach dem Klicken auf die Versicherungsart sollte es gleich weiter gehen (so wie in den nächsten Schritten auch)

Answer 1

Schön daß es nun endlich losgeht. Schade, daß die Möglichkeit der Terminketten erst später kommt. Können Sie denn schon abschätzen wann es damit so weit ist?

Comments

Hallo Herr Erich

Vielleicht haben Sie etwas missverstanden. Meist wird bei Kettenterminen doch zunächst ersteinmal ein erster termin gebucht. Für den Patienten ist doch gar nicht absehbar wie viele Folgetermine erforderlich sind.

Bislang konnte man an einem Tag nicht mehrere Untersuchungsgänge mit einem Klick übernehmen oder im Onlineterminkalender vergeben. Das soll  demnächst aber funktionieren.

Die frei konfigurierbaren Anamnesebögen hören sich absolut Klasse an. Ich schätze, dass damit eine Funktionalität wie be IDANA möglich wird und noch viel mehr wenn die Eingaben gleich in CKE übertragen werden können, wäre das perfekt.

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Naja, aber es gibt halt feststehende Kombinationen, bei denen es sinnvoll wäre wenn die Patienten gleich beide buchen könnten. Als Hausarzt mach man zum Beispiel viele Gesundheitschecks. Zunächst ein kleiner Termin zum Blut abnehmen etc., dann ein längerer Termin bei mir, aber natürlich nicht am selben Tag, weil die Laborwerte dann natürlich noch nicht da sind.

Aktuell kann ich hierfür den OTK nicht nutzen. Wir haben es versucht, nur den Labortermin zu vergeben. Ergebnis: Wenn wir das Gesundheitscheck nennen, sind die Leute beleidigt, weil sie nur kurz Blut abgenommen bekommen, hatten sich teilweise frei genommen weil sie dachten es passiert wer weis was, und dann einen Termin in 6 Wochen für die Besprechung bekamen.

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Das wäre im Prinzip auch schon jetzt ganz einfach zu lösen.

Beim Termin für Blutentnahme erhält der Patient ja eine Terminebstätigung. Die sollte gleich den Patienten auffordern, einen zweiten Termin zur Befundbesprechung zu buchen.

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@Dr. Erich: Die von Ihnen beschriebene Form von Kettenterminen ist tomedo-seitig bereits umgesetzt und befindet sich momentan in Arbeit auf arzt-direkt-Seite. Ich hoffe, dass es sich nur noch um Wochen handelt.

@Dr. Klaproth: Wie wäre es, wenn wir die gerade beschriebene Variante per Konfiguration so abwandeln, dass nur der erste Termin der Kette patientenseitig kommuniziert wird? Das sollte dann auch Ihre Anwendung der Ketten abdecken. Eine Kombination der beiden Varianten wäre dann zwar noch nicht möglich, aber Sie hätten zeitnah eine Lösung, ohne auf die vollständige Überarbeitung der Terminsuche warten zu müssen.

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Für meine Bedürfnisse wäre das völlig ausreichend. Patienten wollen doch nur wissen wann Sie erscheinen sollen. Was wann genau abläuft ist da sekundär. Wichtig ist doch nur dass ich weiß welche Ressourcen benötigt werden.

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Sehr geehrter Herr Dr. Erich,

es werden im neuen Onlinekalender dem Patient die Länge des Termins mit angezeigt, somit sollte kein Patient denken, das ein Gesundheitscheck, der Patient nicht freinehmen muss.

Mit freundlichen Grüßen

Michael Fronober

Answer 2

"Buchung nur durch Bestandspatienten (E-Mail in tomedo® hinterlegt)" - wie genau einstellen?

Bei mir kann ich im Dashboard lediglich unter "Online Terminkalender "--> "Allgemein" --> "Personendaten-Formular" eine Checkbox aktivieren "Ich versichere, dass ich bereits bei dieser Praxis in Behandlung bin". Dies hat allerdings keinen Einfluss auf die tatsächliche Planung. Auch Neupatienten können den Haken aktivieren und dann problemlos Termine planen.

Wie kann ich effektiv eine Sperre nur für Bestandspatienten errichten?

Besten Dank,

Jonas Fritzsche

Comments

Das Bestandspatienten-Feature befindet sich gerade in der Testphase und wird voraussichtlich in den nächsten Tagen verfügbar gemacht. Die entsprechenden Konfigurationselemente erscheinen dann in den Einstellungen.

Die Sperre funktioniert über die bei der Buchung angegebene E-Mail-Adresse. Kann diese keinem Patienten in tomedo zugeordnet werden, wird die Buchung abgelehnt (per E-Mail). Dies verhindert effektiv die Abfrage des Bestandspatientenstatus durch Dritte.

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"Das Bestandspatienten-Feature befindet sich gerade in der Testphase und wird voraussichtlich in den nächsten Tagen verfügbar gemacht."

Vielleicht ist es einfacher, wenn die Testphasen vorbei sind, das Projekt als OTK-3 anzukündigen.

Ich warte weiter ab, bis die Fehlermeldungen im Forum weniger werden.

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Das angekündigte Feature ist jetzt verfügbar.