ungedruckte Rechnungen, jetzt weiss ich was fehlt - ganz banale Lösung

Question

Ich habe nir lange überlegt warum meine Damen Rechnungen nicht immer auf Drucken setzen, wir finden immer wieder unabgeschlossene Rechnungen. Das passiert sicher allen Praxen die selbst Rechnungen erstellen. Die Helferin ist beim Bezahlvorgang im Stress.

Rechnungen werden nicht immer physikalisch gedruckt. Wozu, wenn der Patient sie partout nicht haben will oder sie später per Mail verschickt werden soll. Wurde sie aber nicht editiert oder gedruckt bekommt die Rechnung aber keine Rechnungsnummer und wird so per se nicht zur Rechnung auch wenn sie schon so heisst (Keine Rechnung ohne Rechnungsnummer). Eine Tomedo Erfindung die nicht ganz korrekt ist, aber auch nicht falsch. Sie hat den Nachteil, dass Rechnungen "nicht erstellt weil keine Nummer" herumliegen können aber auch den Vorteil, dass grosses stornieren beim Steuerberater entfällt wenn von der Helferin aus versehen nach dem "+" Privatrechnung gewählt wurde. Sie kann noch gelöscht werden weil sie eben noch keine Rechnung ist. 

Ich habe schon fünf mal das Thema beginnen wollen "Rechnungsnummer beim editieren/drucken bitte entfernen und sofort Rechnungsnummer erstellen" und beim schreiben wieder gelöscht denn eigentlich kann es so bleiben wie es ist. Das banale Problem habe ich aber jetzt erkannt: Man sieht den Status der Rechnung nicht auf einen Blick. 

Den Kassenpatienten sieht man sofort wenn man sich an den Computer setzt und die Kartei offen ist, er ist rosa, der Private ist blau. Die nicht exisistierende Privatrechnung ohne Nummer, die abgeschlossene Rechnung (unbezahlt aber gedruckt/editiert), die angemahnte Rechnung, die stornierte Rechnung und die bezahlte Rechnung sehen aber alle gleich aus. Man erkennt den Unterschied nur nach Detektivarbeit.

Hätten die Rechnungszustände verschiedene Farben als Hintergrund könnte man das ungedruckt Problem denke ich schnell lösen. Die Helferin würde eine dunkelrote Rechnung nicht so lassen. Die Praxis könnte entscheiden ob sie so weiter macht wie bisher oder nur nicht abgeschlossenen Rechnungen eine Warnfarbe gibt oder eben alle farblich  markiert.

Banal aber würde das Problem denke ich lösen. Versehentlich unabgeschlossene Rechnungen würde es nicht mehr geben. 

PS: Da jetzt Editieren auch eine Rechnungsnummer vergibt, das ist gut denn sonst gibt es ein Druckweg über Word von dem Tomedo nichts weiss, sollte dies auch auf gedruckt setzen, ich bin mir gerade nicht sicher ob das passiert. Editiert man, sollte "Druckversion anzeigen" auf dem Button stehen. Eigentlich "Rechnung anzeigen", sie ist ja jetzt wirklich eine. In der Privatrechnungsübersicht sollte statt "ungedruckte Rechnungen" suchen, "nicht abgeschlossene Rechnungen" suchen stehen. Das ungedruckt ist höchst missverständlich und mit der Rechnungsnummer über editieren so auch falsch denn ungedruckt kann aktuell trotzdem eine echte Rechnung sein. 

Comments

Den Rechnungszustand farbig abzubilden, fände ich prima. Grundsätzlich dürfte es auch nicht möglich sein, irgendeine Rechnung zu erstellen, solange die Adresse unvollständig ist. Dieser Hinweis sollte allerdings schon kommen, bevor man sich dran setzt eine Rechnung zu erstellen.

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Mein Vorschlag wäre (das haben wir auch schon so in der pipeline), dass Rechnungen, die bezahlt markiert werden, auch sofort auf gedruckt gesetzt werden. Es muss dabei kein pdf generiert werden. Es werden dann einfach zwei statt einem Häkchen mit dem aktuellen Datum gesetzt. Spricht da etwas dagegen?

Die Idee mit den Farben ist im Grunde gut, allerdings gibt es viele verschiedene Anforderungen zu Farben, so dass dieser Wunsch in ein größeres Konzept einfließen muss.

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Ja es spricht was dagegen. Rechnungsnummervergabe nach dem bezahlen ist sicher nicht OK und würde passieren, wenn nicht gedruckt oder editiert wurde. Oder was ist wenn ein Patient lange nicht bezahlt, solange keine Rechnungsnummer?

Das ganze System ist verkorkst durch das editieren in Word. Da hat Tomedo keine Kontrolle.

Farbwahl: Das sind doch nur Zustände und jeder kann doch eigene Farben wählen so wie bei CKE, CF, Privat, Kasse die auch Zustände sind.

Answer 1

Stimmt, bezahlen ohne Rechnungsnummer ist Quatsch, das ändern wir zeitnah.

Das mit den Farben ist vertrackter. Es geht nicht nur um Zustände, sondern auch andere Variablen: Betriebsstätten, Ärzte usw. Ich weiß, Sie wollen nur Zustände, aber andere wollen noch mehr. Ich nehme es mit für das Farbkonzept.

Comments

Ich überlege die ganze Zeit wie man den Rechnungsabschluss korrekt lösen kann. Die Katze beisst sich in den Schwanz wegen dem Editieren ausserhalb des Systems. Eine Rechnung muss mal abgeschlossen sein, da macht Tomedo nicht. Angeschlossen wird es nur bei Export und Übergabe an den Steuerberater. Dann kann man in Tomedo die Rechnung noch fröhlich verändern was aber egal ist sie ist ja im revisionssicheren DMS, bei mir jedenfalls und beim Steuerberater.

Sauber wäre:

- Rechnungsnummer beim anlegen der Rechnung vergeben (Rechnung nicht editiert) das erspart einige Probleme wo und wann die Rechnungsnummer vergeben wird.

- Editieren innerhalb des Tomedo Systems, nicht MS Word oder anderem externen Programm (Rechnung Editiert)

- Abschliessen der Rechnung mit einem Knopf, PDF wird erstellt. nicht änderbar (Rechnung abgeschlossen)

- Fehler gemacht, Rechnung wird storniert (Rechnung storniert), neue Rechnung - repeat

Drucken, abschliessen, mailen, bezahlen ist für diesen Vorgang irrelevant.

Farbhintergründe könnten obige Zustände anzeigen damit die Rechnung auch wirklich abgeschlossen wird.

In Privatrechnungsübersicht statt nicht gedruckt, nicht abgeschossen. Gedruckt oder nicht wie gesagt steuerlich irrelevant. Listen nur von abgeschlossenen Rechnungen.

 

Ja es gibt dadurch viele stornierte Rechnungen weil die Angestellten Quatsch machen aber so ist das nun mal, sie müssen sich konzentrieren und Rechnungen richtig erstellen. Die Praxen müssen lernen in einem getrennten Rechnungskreis mit Kostenvoranschlägen zu arbeiten. Da kann man Fehler machen so viele man will.

Um soetwas kommt Zollsoft nicht herum wenn es einmal revisionssicher werden will, was es fiscal aktuell nicht ist. Wie gesagt geht das nicht wenn in Word ausserhalb des Systems Rechnungen nicht abgeschlossen oder verändert raus können.