Arzt ist krank - wir legen schnell einen Block - dennoch können in tomedo ohne Widerworte Termine gebucht werden...

Question

Ich weiß, wir sollen Termine über die Terminsuche suchen. In der Alltagspraxis läuft es aber oft anders. Da spricht die MFA mit dem Patienten und trägt einen Termin an dem Tag ein, wo sie einen freien Platz sieht, wo es dem Patienten passt.

Leider fragt tomedo noch nicht einmal nach, auch wenn da bereits ein wie auch immer gearteteter Block gesetzt wurde.

Eine Nachfrage wäre nett, dann kann man ja immer noch überbuchen und muss sich dann nicht wundern, wenn man mit den Kollegen in ein Gespräch kommt :)

Comments

Ich kann Ihnen da nur zustimmen!!! Wie der alte Cato bettele ich Zollsoft schon seit Jahren um ein solches Feature an - leider vergeblich. Ich wurde und werde immer wieder auf die Lösung mit den Rechten verwiesen, die bei uns leider nicht durchgehend praktikabel ist. :-(((((

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Hall Herr Burau,

Koennten Sie vielleicht ausfuehren, warum die Rechte nicht ausreichend sind?

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Nun, genau, wie der Kollege Sunnus schildert. Die Situation ist die: ich will/muss kurzfristig oder auch erst im Herbst einen Nachmittag "sperren". Wenn ich da die u.g. Rechte ansetze, dann gelten diese absolut, also auch für morgen oder nä Woche. Dann können die MFAs nur in den Resoursen Termine eintragen und genau da ist unsere Realität (zumindest meine und die des o.g. Kollegen) anders - das reicht/klappt einfach nicht. Die von Zollsoft eingeführten Limits der Termine sind ein toller Schritt, aber auch die gelten absolut und ich habe momentan keine Möglichkeit, Limits zB nur für die 3. August-Woche zu setzen und sonst nicht oder andere. Versuchen Sie sich doch mal auch in unsere Denke reinzusetzen. Ich würde mich da sehr auf einen Lösungsvorschlag von Ihnen freuen, aber mit der Voraussetzung, dass die MFAs sich eben nicht nur an die von Ihnen vorgesehenen Wege mit Terminsuche halten, sondern "händisch" Termine auch mal eintragen (müssen).

Ich verweise auch folg. threads: https://forum.tomedo.de/index.php/85193/terminvergabe-im-quartal-limitieren; https://forum.tomedo.de/index.php/84090/stichwort-terminlimits-kann-diese-eine-gewisse-zeitspanne-anwenden-2024-2024-wunsch-umsetzen; 

Ich bin gespannt auf Ihre Antwort :-)

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Ganz einfach ließe sich das doch über die Terminlimits umsetzen, wenn man bei den Terminen eine UND-Verknüpfung einbauen würde. Bisher gehen die Limits ja nur mit ODER-Verknüpfung.

Da könnte man entsprechend definieren:

- Ursprungsproblem des Threads: Blocker UND weitere Terminart: nicht parallel --> sonst Warnung

- Problem Kollege Burau: Spezialblocker für die 3. August-Woche UND alle weiteren Termine: maximal 20 pro Tag --> sonst Warnung

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Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

wie meinen Sie hier "UND" statt "ODER"? Er zählt alle zusammen - wenn man ein Limit einstellt, dass über alle Terminarten pro Kalender nur ein Termin parallel sein darf, dann kann man neben einen Blocker auch keinen anderen Termin setzen.

Dies wird jedoch meistens als Lösung abgelehnt, weil viele Kunden trotzdem manuell irgendwelche anderen Termine zueinander parallel legen wollen. Das Limit müsste also praktisch sagen, dass man lediglich neben Blockertermine keine anderen Termine legen darf, was stark vom Modell abweicht. Alternativ könnte man auch für jede Kombination aus Blocker und einer anderen Terminart ein Limit anlegen, womit man dann nur die gleiche Terminart nicht parallel anlegen dürfte, aber das ist viel Aufwand und nicht ganz zufriedenstellend.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Alternativ könnte man auch für jede Kombination aus Blocker und einer anderen Terminart ein Limit anlegen, womit man dann nur die gleiche Terminart nicht parallel anlegen dürfte, aber das ist viel Aufwand und nicht ganz zufriedenstellend.

 

Genau das meine ich. Bei der UND-Verknüpfung (Blocker UND anderer Termin) wäre das Problem ja dann gelöst. Sonst dürfen  - wie von Ihnen beschrieben - im bisherigen Modell auch keine 2 Termine der selben Terminart nebeneinander stehen

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Ich schließe mich dem Lösungswunsch an!

Das Limit müsste also praktisch sagen, dass man lediglich neben Blockertermine keine anderen Termine legen darf,

Das ist genau das, was wir brauchen: wenn der Spezialblock Termin "Arzt nicht da" eingetragen ist darf kein anderer Termin dazu getragen werden. Also Block-Termin UND irgendein anderer Termin = ungültig. Dieses Recht gilt für alle. 

Es muß aber erlaubt sein, Notfalls durch ein Recht auf Personen beschränkt, bei bereits vorhandenen Terminen an dem entsprechenden Tag den Block Termin hinzuzusetzen. 

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Wir haben gerade nochmal im Team dazu beraten.

Bisher gibt es ja pro Terminart ein Recht, dass man diese nicht neben bestehende Termine legen kann - das ist halt fast genau das richtige, jedoch komplett falschrum. Am ehesten sehen wir die Lösung dort - also ein Recht, dass man neben eine bestimmte Terminart Termine legen darf. Der verantwortliche Kollege ist noch ca. 2 Wochen abwesend und dann besprechen wir es nochmal mit ihm, ob es möglich wäre, es dort unterzubringen.

Limits sind von der Struktur her nicht ganz geeignet, weil man keine "Hauptterminart" bestimmen kann - wenn man den Blockertermin und eine andere Terminart in einem Limit hat, dann beschränken sich die Termine der anderen Art halt auch selber. Hauptterminarten zu integrieren ist auch einfacher gesagt als getan, da die Limits einfach nur darauf basieren, die Termine in gleitenden Zeitbereichen zu zählen und der Algorithmus sehr spezifisch ist um möglichst schnell durchzulaufen. Ich denke ggf. nochmal zwischendurch nach, ob mir nicht eine allgemeinere Umsetzung einfällt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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das Problem an der Rechteverwaltung ist, dass man ohne entsprechendes Recht eben wirklich keinen Termin buchen kann.

Der Vorteil an den Terminlimits ist, dass ein entsprechender Hinweis aufploppt, und (mit entsprechendem Recht) der Termin trotzdem gebucht werden kann.

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1. Danke für das Zeigen von Interesse an einer Lösung des offenbar nicht nur bei mir vorhandenen Problems 

2. Der Herr Berger hat leider auf meinen Post nicht geantwortet - schade, denn ich warte immer noch 

3. Herr Ringling, wäre von Ihrer Seite die Einführung eines Geltungszeitraumes von Terminlimits machbar? Also setzen von mehreren unterschiedlichen "Terminlimit-Sets" zB Set1 gilt immer, Set2 nur in der 3. August-Woche, Set3 in den Herbstferien.  Das würde zumindest in meinem Fall einiges erleichtern und die Flexibilität der Terminlimits erhalten.

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Guten Tag Herr Dr. Burau,

3. Ist an sich etwas, das wir einführen wollen - bisher wäre der Plan, dass man konkrete Zeiträume eingeben kann. Soetwas wie eine jahreweise Wiederholung war bisher nicht geplant. Wäre so eine Umsetzung für Sie trotzdem ausreichend nützlich (bzw. brauchen Sie überhaupt solche Wiederholungen)?

Im Kalenderteam haben wir seit einiger Zeit und auch in der planbaren Zukunft nur recht reduzierte Entwicklungsressourcen und erhalten häufig neue Wünsche.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo Herr Ringling,

mir persönlich wäre das so sehr willkommen! Es ist natürlich nicht so komfortabel, wie "einen Block" in den Freitag nachmittags legen und dort kann man gar nicht mehr eintragen, aber bietet - wie gesagt - den Nutzen der flexiblen Einstellungen. Diese sind in Urlaubszeiten oder bei Krankheit sogar noch mehr wert :-)

Technische Fragen: wie viele solcher "Terminlimit-Sets" kann man dann voraussetzlich setzen? Wäre eine Art Priorisierung auch von Ihnen geplant - also wie o.g. zB ein Grundset, das immer gilt und nur wenn für ein Zeitraum ein anderes Set "zuständig ist" dann dieses? Dann wäre ein Wiederholung auch nicht nötig. Wie wollen Sie die möglichen Konflikte bei zeitlich überschneidenden Sets lösen?

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Guten Tag Herr Burau,

wenn wir Sets umsetzen würden, sehe ich keinen Grund, warum die Anzahl eingeschränkt wäre - aber bisher war das noch nichts, das wir besprochen haben.

So wie bisher alle Limits immer gelten, war auch der Plan, dass alle in einem Zeitraum aktiven Limits zusammen gelten - wenn eines verletzt wird, dann darf der Termin ohne entsprechende nicht gesetzt werden.

Können Sie ggf. beschreiben, weshalb Sie dieses Set-Prinzip brauchen? Gibt es mal geringere Limits für die eine Terminart aber höhere für eine andere? Sonst könnte man ja ein hohes Limit haben, das immer gilt und ein niedrigeres zusätzliches Limit in entsprechenden Zeitbereichen - dieses würde das höhere Limit ja praktisch überschneiden, weil es immer Überschritten ist, wenn es das höhere Limit auch ist.

Wollen Sie bei Urlaubszeiten oder Krankheiten dann ein anderes globales Limit machen, sodass in mehr Kalendern als nur denen der kranken Personen weniger Termine sind? Oder wie spielt das mit rein?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Können Sie ggf. beschreiben, weshalb Sie dieses Set-Prinzip brauchen? Gibt es mal geringere Limits für die eine Terminart aber höhere für eine andere? Sonst könnte man ja ein hohes Limit haben, das immer gilt und ein niedrigeres zusätzliches Limit in entsprechenden Zeitbereichen - dieses würde das höhere Limit ja praktisch überschneiden, weil es immer Überschritten ist, wenn es das höhere Limit auch ist.

Wollen Sie bei Urlaubszeiten oder Krankheiten dann ein anderes globales Limit machen, sodass in mehr Kalendern als nur denen der kranken Personen weniger Termine sind? Oder wie spielt das mit rein?

Ganz genau! Wir haben regulär 2 bis 3 Ärzte mit Sprechstunde + 2 "Nichtarzt-Sprechstunden" (Refraktion und Orthoptik), so dass ein Teil der Pat. aus den Nichtarzt-Sprechstunden je nach Situation doch auch ein Arzt sehen muss. Sind alle Ärzte da, dann verteilt sich das gut. Es dekompensiert aber wenn nur 1 Arzt da ist - häufig in Urlaubszeiten - da dann auch nicht selten Vertretung für andere Kollegen außerhalb gemacht wird. Oder wenn kurzfristig ein Arzt krank wird (das war ja der Fall im "original post") Mein Vorstellung ist die: ein Set der Terminlimits gilt immer (das wäre die Situation wie die jetzt ist) und das deckt die Normlasituation ab - alle Ärzte da = Normalbetrieb. Bei Abweichungen, zB Urlaub (s.o.), Krankheit oder FoBi oder was auch immer stellt man sich andere Sets zusammen, die dann die neue Situation abdecken. So kann die MFA, die den Kalender managt schon im voraus die Gültigkeit der Sets zeitlich einrichten. Ich hoffe, dass die Erklärung ausführlich genug ist :-)

Würde aber die Meinung der anderen Kollegen hier auch hören wollen.

Answer 1

in der Rechteverwaltung können Sie entsprechend definieren, was erlaubt ist:

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Das probiere ich heute mal aus.

Noch mal einmal zum Verständnis: konkret hat mich gestern meine Kollegin angerufen und mir gesagt, dass sie krank ist. Ich habe die Aufgabe, schnell die nächsten Tage zu blocken und zu erreichen, dass zum Beispiel bis zum Freitag keine Termine eingetragen werden können bei ihr. Dafür habe ich in Ihrem Kalender einen Block gesetzt und gedacht, das würde reichen. Das tut es aber nicht, weil meine Mitarbeiterin genau da wieder neue Termine reingesetzt hat. Jetzt muss ich das durch einen anderen Arzt natürlich noch mit abdecken; schaffen wir,aber es macht das Ganze halt anstrengend. Deshalb wäre es schön, wenn man kurzfristig zeitweilige Blöcke setzen könnte  Und zumindest die Mitarbeiterin, wenn sie einen Termin dort hinein setzt, eine Nachfrage bekommt mit der Ansage, da ist gesperrt und willst du zuzüglich einen Termin reinsetzen oder willst du nicht akzeptieren, dass dieser Bereich durch einen Block besetzt ist. Warum ich darauf so rumreite? Wir haben vorher mit Samedi gearbeitet und da ging das… :)

Answer 2

Ich möchte noch einmal erinnern: Block basteln, ohne an rechten etwas ändern, sondern um schnell auf Veränderung in den Praxisabläufen reagieren zu können. Geht das? oder kann man damit rechnen, daß das demnächst kommt oder ist das für niemanden interessant? ;)

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Guten Tag Herr Dr. Sunnus,

wie in den letzten Nachrichten des oberen Threads beschrieben, wollen wir nochmal mit dem Entwickler für das Terminartrecht "Parallel zu anderen Terminen" sprechen, ob man dieses umkehren kann, sobald dieser wieder verfügbar ist. Sperrtage auf Sperrbereiche zu erweitern (die entsprechend nicht einen vollen Tag einnehmen müssen) ist eine viel längerfristige Angelegenheit und würde auch erfordern, dass dem Nutzer das Recht genommen wird, Termine in Sperrbereiche zu setzen.

 

Ohne Rechte wird es da voraussichtlich keine Umsetzung geben - aber die müssen ja nur einmal angepasst werden, von daher sollten sie ja die Reaktion auf schnelle Veränderungen nicht langfristig einschränken.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

 

Answer 3

Guten Tag,

inzwischen wurde diese Angelegenheit nochmal im Team besprochen.

Voraussichtlich soll ein weiteres Recht eingebaut werden, welches beschreibt, ob man neben einen Termin noch weitere Termine legen darf. Damit können diese als tatsächliche Blockertermine fungieren.

Das entsprechende Ticket wurde an einen Entwickler übergeben. Dazu, wann dieses bearbeitet wird, kann ich noch keine Aussage treffen.

Sperrtage zu Sperrbereichen umzuarbeiten, die entsprechend nur einen Teil des Tages sperren, ist auch auf dem Plan, erfordert jedoch noch größere Umbauten, ist also eher in ferner Zukunft zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Danke für die Info