Gerade als Hausarztpraxis ist es nicht so einfach zu definieren, wann Daten gelöscht werden können und wann noch die allgemeinen Aufbewahrungsfristen gelten.
Grundsätzlich müssen die Daten bis 10 Jahre nach Ende des Falls aufbewart werden, mindestens aber 10 Jahre nach Volljährigkeit (also dürfen Daten von Kinden, Jugendlichen und jungen Erwachsenen schon mal nicht gelöscht werden!).
Und dann ist "Ende des Falls" leider nicht genau definiert und kann je nach individueller Situation sehr unterschiedlich interpretiert werden. Wer seit >10 Jahren nicht mehr in der Praxis war (verzogen, verärgert, verstorben), bei dem ist der "Fall" eindeutig abegschlossen und kann, sofern keine anderen Gründe für längere Aufbewahrung gelten, auch gelöscht werden.
Aber ob das vor 12 Jahren gebrochene, inzwischen verheile Bein ein eigener (löschbarer) Fall innerhalb des dauerhaft behandelten Patienten ist, ist leider nicht so eindeutig. Und ob die seit 20 Jahren behandelte Hypertonie ein Fall oder 80 einzele Quartalsfälle sind, ist juristisch nicht klar und daher kann ich vor übereiltem Löschen nur warnen,
Da Sie die Beweispflicht ansprechen: so lange wir der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachkommen, ist der Klagende (=Patient oder sein Angehöriger) in der Beweispflicht und unsere Akte ist ein Anscheinsbeweis, der uns ganz erheblich schützt. In dem Moment, wo wir der Aufbewahrungspflicht der Akte nicht mehr nachkommen, kommt es zu einer Umkehrung der Beweispflicht, d.h. der Klagende kann behaupten, was er will und wir stehen für alles gerade, was wir nicht widerlegen können (und ohne Akte ist das schwer). Also wieder: ich kann vor voreiligem Löschen nur warnen!