Scannen von Dokumenten in die Kartei vereinfachen

Question

Das Einscannen von Dokumenten ist bei uns ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Das Scan-Ablagefach ständig gefüllt.

Die MFA muss die Patientenkartei aufrufen, Briefe, Befunde etc. einzeln einscannen, den Karteieintrag benennen, nächsten Patienten aufrufen und das ganze wiederholen. Häufig nur für einen einseitigen Brief, bei dem dann auch noch der Scanner meckert, weil er eine einzelne Seite manchmal einfach nicht einlesen mag.

Ich würde mir hier einen zeitsparenden Scanmodus wünschen: Alle Dokumente egal von welchem Patienten gehen in einem Rutsch durch den Scanner. Diese Dokumente landen in so einer Art "Scaneingang" in tomedo. Von dort können die Dokumente entweder sofort oder später von der MFA bearbeitet werden: Dokument auswählen, dem Patienten zuordnen, Name für Karteieintrag vergeben. Eine "Zusammenheften-Funktion" für mehrseitige Dokumente wäre auch prima.

Wenn's dann >5 Seiten pro Dokument sind, würde ich wieder die aktuelle Scan-Methode vorziehen, erst Patientenkartei öffnen, dann Dokument scannen.

Beide Varianten haben ihre Vorteile. Jedoch kommt es bei uns viel, viel häufiger vor, dass wir ein- oder zweiseitige Dokumente scannen. Und davon jeden Tag eine große Menge.

Answer 1

Hallo Frau Albermann,

das Problem ist hierbei eher der Scanner und seine Software als Tomedo. Wir benutzen den Scansnap IX 500 und dieser scannt doppelseitig eine Seite oder Stapel bis ca 30 Seiten ohne sie benennen zu müssen in einen vorgegebenen Ordner. Leere Seiten lässt er aus. Die Dateien werden einfach nach Datum und Zeit automatisch benannt. Ihr Problem wäre mit dem Scansnap gelöst.  

Sie Können dazu für Sachen die nicht in Tomedo gehören Devonthink Pro office benutzen. Der Scansnap scannt auch dort hinein wenn man möchte. Wir scannen in beide abwechselnd und stellen das Icon im Dock um je nachdem wohin der Scan gehen soll. Funktioniert gut. Devonthink wandelt zudem Pdfs in pdf+text um. Das könnte der Scansnap auch aber Tomedo kann damit nichts anfangen undas kostet nur Zeit. Wozu auch in Tomedo, ist ja alles Patientenbezogen.

Wir sind dadurch papierlos bis auf Dokumente die eine Unterchrift benötigem. Alles gescannte kommt in die Monatspappkiste für den Dachboden. Ich bin hochallergisch auf Aktenordner. 

Viel Spass mit ihrem neuen Scanner! (kaufen sie den ohne Acrobat, den günstigsten)

 

Viele Grüße,

Peter Balogh

Comments

Hallo Herr Balogh, danke für Ihre Antwort.
Wir benutzen auch den ScanSnap IX 500 :-) Und ich bin damit sehr zufrieden. Wie Sie bereits erwähnt haben: scannt schnell, Duplex usw. Dennoch ist es selten, dass der Scanner mal mehr als 1 oder 2 Seiten einscannen muss - da nützt es leider gar nicht, dass der Scanner schnell ist. Und bei einer einzigen Seite kommt es häufig vor, dass er sich etwas bitten lässt - wie übrigens alle Scanner dieser Preisklasse, die ich kenne.
Die Vorteile des ScanSnap könnten wir viel besser ausnutzen, wenn alle Dokumente unsortiert in den Scanner kämen und erst nachträglich der jeweiligen Patientenkartei zugeordnet werden würden. War nur eine Idee  - vielleicht gibt es ja ein paar Kollegen, die das ähnlich sehen.
Beste Grüße
Nadine Albermann

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Och Schade :) Dann verstehe ich tatsächlich ihr Problem nicht, denn der Scanner, wir haben drei davon, scannt mehrere Seiten problemlos und man kann genau das machen was sie brauchen: Ohne Intervention 50 Stapel a 7-15 Seiten einscannen und später aus dem SCAN Ordner in die Karteien verteilen. Alle drei Scanner arbeiten problemlos und lassen sich nicht bitten, was auch immer das heissen mag. Wenn auch mal weisse Seiten gescannt werden dann muss der Sensor mit Isopropylalkohol sauber gemacht werden.

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Hmm. Dann muss ich die Zollsoftler noch mal um Hilfe bitten, damit wir nicht mehr direkt in die Patientenkartei hineinscannen müssen. Schauen Sie mal bei "T2med" unter "Scannen", vielleicht es dann leichter zu verstehen, was ich mit "Scan-Eingang" meine. Aber vielleicht gibt es die Lösung ja in tomedo schon.
Mit "bitten" war gemeint, dass der automatische Einzug bei einem einzelnen Blatt Papier manchmal nicht sofort funktioniert... Mit weißen Seiten haben wir kein Problem.

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Liebe Frau Albermann,
müssen Sie bei Druck auf die Scannertaste immer mal längere Zeit warten, bis der  IX 500 endlich will? Das dürfte ein Treiberproblem sein. Tritt bei mir nicht mehr auf, seit ich den neuesten Treiber von der Fujitsu-Website runtergeladen habe.
Viele Grüße,
Mike Prater

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Wir haben den scansnap updater drauf der sorgt für die neuste Version.

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Herr Prater, ja genau, das klingt, als könnte es unser Problem sein! Ich dachte, es liegt am Dokumenteneinzug, da mein Canon ImageFORMULAR zu Hause auch oft nicht richtig arbeiten möchte, wenn nur ein Blatt Papier drin liegt (der hat allerdings den aktuellsten Treiber, da schließe ich dieses Problem aus).
Werde das mit dem Treiber beim ScanSnap gleich ausprobieren. Und den updater von Herrn Balogh auch. Prima Tipps! Danke.

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ScanSnap Updater ist nun installiert. Treiber waren alle auf dem neuesten Stand... Problem leider noch nicht behoben.

Answer 2

Hallo Frau Albermann,

auch wir nutzen den von Zollsoft empfohlenen Scanner und meine MFAs sind recht zufrieden damit. Ärgerlich ist für mich ist aber die Tatsache, dass man zwar alle Scan-Schritte per Zeilenschalter/Enter machen kann (habe das bei den Voreinstellungen schon so eingestellt), jedoch im entsprechenden Karteifenster sowohl das Datum (wir geben immer das Datum des Berichtes ein, nicht das Scan-Datum) als auch den Fensterausschnitt zur Vergabe des Namens einzeln mit der Maus anwählen muss, statt dies mit der Tab (oder einer einer anderen) Taste zu erledigen....

Falls das anderen Benutzern auch so geht, würde ich eine entsprechende Anfrage an Zollsoft schicken...(oder lesen die hier mit...?)

Gruß aus dem Süden

WKrause

Comments

Welchen empfiehlt denn Zollsoft?

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Scansnap iX 500 (Habe den ohne Adobe Acrobat gekauft, ist billiger, brauchen wir nicht...)
Gruß Krause

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Guten Abend Herr Krause,

das mit dem Datum machen wir auch so. Häufig ändere ich es sogar selbst, nicht nur bei Dokumenten, sondern auch bei anderen Einträgen. Bin da ganz Ihrer Meinung, dass man die Eingaben in der Karteikarte an dieser Stelle noch etwas "bedienerfreundlicher" machen könnte.

Liebe Zollsoftler, nehmt diese Anregung doch bitte auf Eure (lange) Liste.

Viele Grüße
Nadine Albermann

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Die lesen hier mit Frau Albermann.
+1 Focus aufs Benennen und Übername des Dateinamens, vielleicht markiert dann kann man entscheiden ob man mit Pfeil links noch was davor schreiben möchte, Pfeil rechts für danach, Backspace zum löschen, Enter zum speichern. Wobei ich nicht weiss wie es derzeit läuft

Answer 3

Das mit dem Scan-Eingang haben Sie bereits in tomedo (wenn ich Sie richtig verstanden habe):

1. Schließen Sie alle geöffneten Karteifenster (damit der tomedo-File-Listener nicht wie von Ihnen beschrieben automatisch die gescannte Datei in die offene Patientenakte schiebt).

2. Scannen Sie nach Lust und Laune. Es erscheint nach jeder gescannten Datei ein Hinweis der Form "Keine geöffnete Kartei gefunden, Datei im Pfad " /Users/andreas/Desktop/Scaneingang/SCAN1.pdf" muss manuell importiert werden!". Wenn das stört, können Sie den File-Listener natürlich auch ganz deaktivieren über tomedo->Einstellungen->Arbeitsplatz->Karteieinträge (dann brauchen Sie auch die Karteifenster nicht mehr zu schließen, aber die flexibelste Lösung ist wahrscheinlich, ihn anzulassen, denn dann können Sie je nach Bedarf sowohl im Scan-Eingang-Modus als auch im Direkt-in-die-Kartei-Modus arbeiten).

3. Wenn etwas Ruhe in der Praxis und Zeit zum Zuordnen ist, öffnen Sie den Scan-Eingangs-Ordner im Finder (der obige Hinweis hilft Ihnen mit dem Namen, im obigen Fall "Scaneingang"). Jetzt können Sie die gescannten Dateien dort in Ruhe durchgehen und mit der Maus in die Karteien der jeweiligen Patienten schieben.

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Hallo Herr Zollmann,

wenn ich Sie richtig verstanden habe, würde das von Ihnen beschriebene Vorgehen das Scannen ja eher umständlicher als einfacher machen. Es käme ja noch ein Arbeitsschritt, nämlich das Herüberschieben der Datei hinzu.

Ich hatte mir eine Lösung vorgestellt, bei der die jeweilige Patientenkartei gar nicht geöffnet werden muss, sondern aus einem Menüpunkt "ScanEingang" oder "DokumentenEingang" heraus die Dateien auf die Patienten verteilt werden können, ohne die Kartei zu öffnen, am Ende wieder zu schließen, den nächsten Patienten aufzurufen usw.
Also, ein Stapel Dokumente mit 20 Blättern in den Scanner, der speichert jedes Blatt einzeln als Datei in einem beliebigen Ordner X. In tomedo wähle ich "DokumentenEingang" es öffnet sich ein Fenster, z.B. links die 20 verschiedenen Dokumente aus dem Ordner X als Miniatur-Vorschau, die können nacheinander markiert werden, oben rechts in dem Fenster ein Eingabefeld für die Patientensuche wie in der Tagesliste oder im Kalender, darunter das Schriftfeld für den Dokumentennamen, der in der Kartei auftauchen soll (Arztbrief xyz vom ...), darunter das markierte Dokument als größere Vorschau, damit man Patientenname etc erkennt, darunter ein Button "Speichern" und das Dokument landet beim Klick in der Patientenkartei. Das nächste Dokument wird markiert, zugeordnet usw. Ruckzuck sind die Dokumente zugeordnet, das lästige Karteikarte aufrufen, schließen, wieder neuen Patienten aufrufen würde entfallen.

Aber anscheinend gibt es in anderen Praxen an dieser Stelle wenig Probleme...

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Gute Idee, nehmen wir als Wunsch auf!