Dokumente benennen ist unglaublich langweilig und arbeitsaufwändig. Leider werden sicher schätzungsweise 50.000 Dokumente pro Tag in Tomedopraxen gescannt, wenn man mal 2000 Praxen annimmt die im Durchschnitt 20-30 Dokumente pro Tag scannen. Ohne sie zu benennen findet man sie schlecht wieder, ich gehe davon aus, die Arbeit machen sich alle Praxen.

In einem Revisionsicheren Programm, dessen Namen ich nicht nennen darf weil das sofort auf den Schnittstellenwunsch projeziert wird, erfolgt eineTexterkennung von PDF-A via Regex. Eine recht nervige Umsetzung von Zeichenketten die man lernen muss. Sie funktioniert aber sehr sehr gut.

Mit wenig Aufwand könnte man immer wieder gescannte Dokumente automatisch erkennen und benennen lassen. Sogar die Zuordnung zu einem Patienten sollte zu 99% klappen. Das Datum des Dokuntes kann auch automatisch gesetzt werden. Zuweiser könnten automatisch eingepflegt werden. Inhalte wie Histologiediagnosen könnten über Aktionsketten weiterverarbeitet werden.

 Zollsoft könnte Befehle auch als Baukasten per Dropdown anbieten wie die Textkommandos.

Das würde bedeuten Scan and forget selbst ohe eine Karteikarte aufzumachen.

Das Feature ist mener Meinung nach richtig heiss!

 

Beispiel regex:

Komplizierte Rechnungsnummern wie B-14/088:

REGEX:(?<=stets angeben:)([\s]*)[A-Z]-\d{2}[/]\d{3,4}
egal wie viele Leerzeichen, Ein Buchstabe A-Z, der Bindestrich,zwei Digits,der Schrägstrich der auch ein Befehl ist und in Klammern muss, und am Ende 3 oder 4 digits wer weiss ob die B-15 machen oder /1001.

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3 Antworten

Ich wüsste ehrlich gesagt nicht, welche Dokumente ich "scan & forget"-en würde - Arztbriefe muss ich sowieso lesen und ggf. Konsequenzen ziehen, was wird sonst noch so ins tomedo gescannt? Die Benennung von Arztbriefen erfolgt mit wenigen Klicks, die Fehlerquote dabei hält sich in Grenzen, Texterkennung klappt auch nicht immer.

Dies ist keine grundsätzliche Kritik an der Idee, ich sehe nur tatsächlich keine Notwendigkeit, was übersehe ich?
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Ich stelle das Feature ja zur Diskussion, Kritik ist ja nicht schlecht. Sprechen sie mal mit ihren Angestellten was sie mit Papier machen müssen, das per Post, Mail oder mit dem Patienten in der Praxis eintrudelt und in die Akten muss. Verfolgen sie mal einen Weg eines Dokumentes bis es fertig in der Tomedoakte liegt. Auf den Inhalt können sie wohlgemerkt nicht zugreifen, mit meinem Feature schon!

 Soweit ich die Arbeit übersehe ist das:

Kartei öffnen -> Scannen -> umbennenen -> Ärzte in die Überweiserliste aufnehmen wenn nötig -> eventuel weitere Daten verarbeiten -> Dokument dem Arzt vorlegen digital oder auf Papier.

mit meinem Feature:

Scannen -> x

Dass es in Tomedo kein "Vorlegen" oder ungelesen gibt ist natürlich ein weiteres Papier/Digital Hybridproblem.  Dem Arzt sollten neue Dokumente zur Ansicht digital vorgelegt werden.
Selbstverständlich werden Dokumente gelesen. Wenn ich Sie vergessen kann, gehen die in den Rundordner.

Alles andere geht in den Scanner und ab in die Kartei. Es geht aber auch einfacher, indem alles erstmal gescannt wird und dann wenn es benötigt wird sofort zu finden ist. Dafür müssen die Dokumente nicht einmal der Kartei zugeordnet werden.

Jeder hat das Problem nach Jahren in irgendwelchen Ordnern versteckte Dokumente zu suchen. Das Hätte ein Ende.
Warum tun die Kollegen so als wären sie der ersten der die Unterlagen in der Hand haben? Ich mache zwar die Post selber auf aber vieles wird von anderen erhalten und mir vorgelegt.

Mit scan&forget meine ich die Helferin, die ist es nicht, die die Aktion auslöst, das sind wir Ärzte selbst oder durch Training der Helferin oder Tomedo (aktuell nicht möglich bei Dokumenten). Die Helferin ist je teurer je mehr sie machen muss, Tomedo ist immer gleich teuer.

Christian hat Recht, PDF-A ermöglichst auch die Suche in Dokumenten ermöglichen was aktuell nicht geht. Hier geht es aber um Arbeitseinsparung durch Dokumentenhandling.

Hmm ich dachte hier werden die letzten Feuerwerkskörper vom vorletzten Sylvester in die Luft geschossen bei dem Feature request LOL

Ich versuche einen anderen Erklärungsansatz und ich denke den Kollegen ist nicht bewusst wie viel Zeit die Angestellten mit Karteien öffnen, scannen und umbenennen verplempern.  Sie machen die Arbeit ja nicht und der Angestellten ist es im besten Fall egal wofür sie bezahlt wird. Bei Eingängen per Email ist es ähnlich. Ausserdem geht es um den Inhalt der PDFs und deren automatische Weiterverarbeitung.  Das ist eigentlich der nächste logische Schritt der papierlosen Praxis. Genau wie Tomedo Einträge sieht und Aktionen durch Aktionsketten lancieren kann sollte es auch den Inhalt von eingehenden Dokumenten dazu verwenden können. Tomedo ist aktuel blind in PDFs.

Ich gehe bereits von einer papierlosen Praxis aus die lediglich Papier druckt, aufbewahrt und scnatt die eine Schriftform benötigen. Papier wird nach Scan in den Schredder Mülleimer gelegt. Es geht um das Verabeiten des Inhaltes und die Zeitersparnis für Dinge die Tomedo Statt der Helferin machen kann. 

Ohne Feature Mit Feature
Scan oder Lauschordner. Patient öffnen um einzuordnen. Helferin Patientenkartei muss nicht geöffnet werden. Nur scannen oder  in Lauschordner speichern. Einordnung erledigt Tomedo
Umbennen des Eintrages damit man später weiss worum es im Eintrag geht. Helferin öffnet gescanntes Dokument, Klick auf Name, eintippen - OK. Kein umbennenen notwendig bei erkannten und bekannten Dokumenten, Name und Geburtsdatum des Patienten im Dokument wird eindeutig eingeornet (ggf. Logdatei der Einordnung sinnvoll).
Neuer überweiser muss eingetragen werden bei Überweisungen.  In Grossstädten häufig. Eintrag von Name und Adresse sehr zeitintensiv,
 (öffenen Arztliste + Name eintrage, Strasse eintragen, Postleitzahl eintragen, Telefonnummer eintragen -OK) wird häufig nicht gemacht.
Überweiser wird automatisch übernommen zum Beispiel bei Überweisungsscheinen, über Regex aber auch aus anderen Dokumenten möglich.  
Vorlage Dokument digital wie wenn Patient nicht da ist? Nachricht?
 Weiss nicht wie das aktuell gehen soll wenn nicht Papier.
Aktuell wird gedruckt und vorgelegt, Handzeichen, gescannt.
Arztwahl, Zuordnung zur ungelesen Liste des Arztes. Dokumente bekommen gelesen/ungelesen Zustand in Akte
keine automatische weiterverarbeitung des Inhaltes möglich.
Hier ist Automatik-Endstation.
Auslesen von Diagnosen, bisherige Therapien, Histologieergebnissen, Generierung von Karteieinträgen über Aktionsketten. 
Nicht möglich Weitere Einträge und Aktionen über Aktionsketten, zum Beispiel Nachricht an Arzt oder Kollegin. Möglichkeiten unendlich.
Helferin muss angelernt werden Tomedo muss angelernt werden

 

 

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Grundsätzlich keine schlechte Idee. Ich fürchte nur, dass bei uns (Hausarzt in Hamburg, viele sehr heterogene Befunde) viel Arbeit in das Anlernen der automatischen Zuordnung gesteckt werden müsste, denn ganz automatisch macht es der Computer ja wahrscheinlich nicht, oder? Was ich bei der Ausführung allerdings mehr als überfällig finde ist der digitale Eingangsordner, denn das ist im Moment mit viel Improvisation verbunden: digitale Faxe, eingescannte Befunde... wir machen Patienten panels dafür, aber das ist alles andere als ideal. Aber vielleicht ist ja der zentrale Nachrichtenordner, der offenbar in der Entwicklung ist (vor ein paar Tagen wurden Anwender zur Weiterentwicklung gesucht ), dafür ein Ansatz?
Keine Ahnung was ein zentraler Nachrichtenordner sein soll. Die Mailprogramme der Praxen ob sie nun OSX Mail nutzen oder Outlook Thunderbird, oder was auch immer, sind nicht ersetzbar. Zollsoft sollte nicht versuchen die Mailapps zu ersetzen, das klappt nicht benutzen wir auch privat und im Netz.

Was ich mir aber als funktionierend vorstellen könnte wäre das hier

https://forum.tomedo.de/index.php/39069/sammeln-und-vorlegen
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Es wird offenbar gerade eine Benachrichtigungszentrale geplant, auf jeden Fall wird bei den Co Creators zur Mitarbeit aufgefordert.

Das Konzept ist in meinen Augen nichts grundsätzlich anderes als der Vorschlag des "sammeln und vorlegen" Konzepts, vielleicht war das sogar die Ideen Vorlage!?
Hab schon verstanden, die Idee kann gerne ein Co-Creator in die Runde mitnehmen.
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