Online stornierte Termine werden nicht aus dem Kalender gelöscht

Question

Hallo zusammen,

wir nutzen seit Oktober den OTK 2. Leider kommt es immer wieder vor, dass von Pat.online stornierte Termine nicht aus unserem Praxiskalender gelöscht werden. Die Pat. haben aber eine Stornierungsbestätigung bekommen.

Gibt es andere, die dieses Problem auch haben bzw. hatten und den Fehler gefunden haben?

Vielen Dank schon mal vorab für entsprechende Rückmeldungen.

Viele Grüße

Manuela Bach

Answer 1

Guten Tag Frau Bach,

es ist momentan kein solches Problem bekannt. Häufig wird dies dadurch verursacht, dass mehrere Server (außerhalb eines Multiserversystems) das Konto aktiviert haben - dafür gibt es bei Ihnen kein Anzeichen. Ansonsten ist es häufig der Fall, dass es sich um verschiedene Termine handelt, z.B. öfters schon weil Patienten den stornierten Termin direkt wieder gebucht haben.

Möglicherweise könnte es helfen, wenn wir zu einem der problematischen Termine diese grauen Identifikationsnummern hätten, die unten in den Termindetails stehen. Diese können Sie problemlos hier im Thread posten - es sind keine identifizierenden Informationen darin enthalten.

Höchstwahrscheinlich wird es aber eher nötig sein, dass jemand direkt draufschaut. Hierfür wäre entsprechend unser Support zu kontaktieren, wobei im besten Fall sowohl die Mails als auch die problematischen Termine vorliegen würden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Guten Tag Herr Ringling,

vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. Leider kann ich die grauen Identfikationsnummern nicht finden. Was genau muss ich dazu tun?

Die Mails der Patienten mit der Stornierungsbestätigung zu den Terminen liegen uns vor.

Mit freundlichen Grüßen

Manuela Bach

---

Guten Tag Frau Bach,

dafür müssen Sie einfach auf den Termin im Kalender klicken, die Nummer ist bei Onlineterminen immer da.

Falls die Nummer fehlt, sollte es sich nicht um einen Onlinetermin handeln. Schauen Sie in diesem Fall ggf. in dem Bereich ganz unten links auf den Ersteller des Termins. Das wäre entsprechend auch eine Erklärung, falls der Termine auch separat offline angelegt worden wäre.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

---

Hallo Herr Ringling,

Vielen Dank für die Erklärung. Jetzt habe ich die Nummer gefunden .

Hier ist ein Beispiel einer Pat.: 64dc8a1b3cebb041690630dc / 6651713f4ad6aacb30105fae

Der Termin wurde online gebucht und online storniert. Die Pat. hat eine Bestätigung für die Stornierung bekommen, aber in unserem Kalender wurde er nicht herausgenommen.

Mit freundlichen Grüßen

Manuela Bach

---

Guten Tag Frau Bach,

der Termin sieht von arzt-direkt Seite eigentlich ordentlich storniert aus.

Entsprechend bräuchten wir doch einen Zugriff auf Ihr System um nachzuvollziehen, was genau passiert ist.

Ggf. könnten Sie mir einen Termin vorschlagen, zu welchem ich Sie kontaktieren kann, oder mir einfach einen TeamViewer (AP sollte reichen, falls Mac-Server auch gerne dieser) per Privatnachricht senden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

---

Hallo Herr Ringling,

gerne nehme ich Ihr Angebot an. Am 20.08. bin ich ab 10:00 Uhr zeitlich sehr flexibel.

Auf diesem Weg kann ich Ihnen leider erst wieder ab dem 19.08. antworten.

 

Mit freundlichen Grüßen

Manuela Bach

---

Guten Tag Frau Bach,

das sollte sich einrichten lassen. Ich habe mir einen entsprechenden Termin angelegt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

---

Guten Tag Frau Bach,

ich habe nochmal mit ein paar Entwicklern von arzt-direkt gesprochen. Die können auf Anhieb nicht sehen, wohin die Stornierungen verschwunden sein könnten, bzw. ihnen ist kein entsprechender Fehler bekannt. Zu den Zeitpunkten hatten wir soweit ich sehe auch keine bekannten größeren Bugs.

Eigentlich funktionieren Stornierungen inzwischen etwas anders und sicherer/besser nachvollziehbar als in den zwei betrachteten Fällen - sollte auch schon in Ihrer Serverversion so sein, aber wenn alte Termine in der App storniert werden, gibt es da anderes Verhalten. Möglicherweise könnte dies schon helfen.

Die einzige Möglichkeit zur Ausbesserung die ich akut geben könnte, wäre das Passwort der Instanz zu ändern (entsprechend auch in tomedo anpassen). Falls doch irgendwo ab und zu ein zweiter Server läuft, könnte sich der dann nicht mehr authentifizieren und Termine abgreifen. Wie gesagt haben wir aber auch kein Zeichen für einen weiteren Server gefunden. Mit den neuen Löschungsvarianten hätten wir das vergleichsweise genauer nachvollziehen können.

Tut mir Leid, das wir erstmal keine richtige Lösung finden konnten. Wir versuchen die Sache im Auge zu behalten und falls es erneut eintritt, würden wir uns wieder über die Termincodes freuen, damit wir vielleicht sammeln können, was für Gemeinsamkeiten es zwischen den Terminen gibt.

Mit freundlichen Grüßen,
Toni Ringling

---

Hallo Herr Ringling,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die Gespräche mit den Entwicklern von arzt-direkt.

Es ist beruhigend zu hören, dass Stornierungen inzwischen sicherer und besser nachvollziehbar funktionieren sollten, auch wenn dies in den betrachteten Fällen anscheinend noch nicht optimal war.

Die Idee, das Passwort der Instanz zu ändern, um mögliche Konflikte mit einem eventuell noch aktiven zweiten Server auszuschließen, klingt nach einem sinnvollen Ansatz. Es ist natürlich gut zu wissen, dass bisher keine Anzeichen für einen weiteren Server gefunden wurden.

Es ist verständlich, dass Sie aktuell keine endgültige Lösung anbieten können, und wir schätzen Ihre Bereitschaft, das Problem weiter zu beobachten. Sollten die Stornierungen erneut auftreten, werden wir Ihnen die betreffenden Termincodes zukommen lassen, damit Sie möglicherweise Muster oder Gemeinsamkeiten identifizieren können.

Nochmals vielen Dank für Ihre Unterstützung und die proaktive Herangehensweise.

Mit freundlichen Grüßen

Manuela Bach