Wichtig! Zollsoft arbeitet gerade am Rechnungsmodul

Question

Ich habe vom Support erfahren, ich nenne keinen Namen um das Leben des Whistleblowers nicht zu gefährden und seine Ausreise nach Moskau zu verhindern, dass das Rechnungsmodul überarbeitet wird. Das ist toll, denn es ist meiner Meinung nach der mit Abstand schlechteste und unprofessionellste Teil in Tomedo. 

Wichtig ist hier ungefragten Input zu bringen da man sich sicher sein kann, dass das Modul danach wieder jahrelang nicht grundlegend angefasst wird.

Mir fällt hier folgendes ein:

• wir brauchen Nettopreise in den Sachkosten, die Bruttopreise sind weiterhin ein schlechter Witz. Das hat man gut bei der MwSt Umstellung gesehen, es hat ausser mir glaube ich jeder vergessen seine Preise zu konvertieren und hat ein Jahr lang mit falschen Preisen gearbeitet. Ein Hinweis von Zollsoft kam nicht. Preisänderungen produzieren viel Arbeit, jeder Artikel muss einzeln berechnet werden um in Tomedo geändert oder aufgenommen zu werden. Ausnahmslos alle Firmen arbeiten mit Nettopreisen.
• Rechnungen und Kostenvoranschläge, also alle Rechnungskreise brauchen eindeutige und farblich gut ersichtliche Zustände (am besten Hintergrundfarbe). Erstellt/Rechnungsnummer vergeben, Edit Modus/Fertig abgeschlossen
• Drucken button muss weg als abgeschlossen. Unlogisch und versteht niemand der mit Tomedo anfängt zu arbeiten. Es gibt auch Rechnungen die gemailt werden oder nicht gedruckt und trotzdem abgeschlossen werden. Wenn nicht abgeschlossen, Warnungsfenster/Nagscreen wenn es in Word/Libre geht, mit dem Hinweis auf keinen Fall zu drucken. (kein eigener Editor Problem, kein Zugriff auf Word/Libre durch Tomedo) 
• Email einer Rechnung muss aus den Unterpunkten der Details raus und in die Aktionen. Wusste gar nicht, dass es das gibt so versteckt ist das.
• Abgeschlossene Kostenvoranschläge und Rechnungen müssen als PDF in die Kartei. Das ist wichtig für den Überblick und die Versionierung und Nachvollziehbarkeit und zur einfachen Weiterverabeitung wie Druck/Frankierung/Email/Verschlüsselung mit anderen Dokumenten zusammen.
• Privatrechnungsübersicht: statt nicht gedruckt, nach nicht abgeschlossen suchen. Nicht gedruckt versteht kein Mensch wenn er neu in Tomedo ist. Der User soll hier ein Designproblem von Tomedo verstehen und umsetzen. Das geht nicht.
• Privatrechnungsübersicht: bei fehlenden oder doppelten Rechnungsnummern warnen.
• Neue Exportfunktion von Rechnungen, Option monatlich automatisch ausführen für den vergangenen Monat. Macht keinen Sinn das manuell machen zu müssen, kann automatisch in das DMS.
• wird das Positionsfenster bearbeitet habe ich auch Vorschläge aber ich glaube da wird nichts gemacht.

 

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Balogh,

es ist tatsächlich ein offenes Geheimnis, dass aktuell an der Rechnungsverwaltung und im Anschluss an den Rechnungsdetails gearbeitet wird. Sie brauchen also keinesfalls um das Leben Ihres Informanten fürchten ;)

Vielen Dank für Ihre Hinweise. Wir haben diese Punkte zum Großteil bereits mit aufgenommen, aber eine Aufzählung der für Sie wichtigsten Dinge auf einen Blick zu haben, ist auf jeden Fall ein Mehrwert.

Gern können Sie Ihre Verbesserungswünsche für die Privatabrechnung auch direkt an pm@zollsoft.de schreiben.

Viele Grüße aus Jena

Comments

Super, dass was passiert im Rechnungspart. Ich schreibe meine Verbessungsvorschläge lieber hier im Forum Frau Niksch, immer noch in der Hoffnung, dass Kollegen bei Änderungsvorschlägen mitmachen.

Selbst wenn alles so bleibt wie es ist bei der Privatrechnung und nur kosmetisch verändert wird, funktioniert ja, wenn auch holprig, wäre meine grösste Bitte abgeschlossene Kostenvoranschläge und Rechnungen in die Kartei zu bringen. Ganz zentral ist es wirklich alles in der Kartei zu haben um von dort verschlüsselt zu mailen, drucken, onlinebriefen, internetmarken, faxen, kimmen, earztbriefen, exportieren. Es macht für mich keinen Sinn Dokumente zusammenklauben oder einzeln in anderen Teilen von Tomedo bearbeiten zu müssen wenn ich in der Kartei einfach ein Export-, mail etc. Paket zusammenschnüren kann.

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Da möchte ich mich mit einem Ausrufezeichen anschließen. Das wäre toll!

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Wenn ich in den Rechnungsdetails einer bereits abgerechneten Rechnung die Mahnungsstufe erhöhe und dies per Email versende, stellt sich die Rechnunug auf unabgerechnet um, da der Haken auf "Gedruckt" verschwindet. Das ist problematisch, weil wir dann mit dem Filter "abgerechnet aber nicht bezahlt" nicht zuverläßig arbeiten können!!

Answer 2

Liebes zollsoft-Team,

bei den Rechnungen gibt es eine kleine, aber ziemlich lästige Inkongruenz. In der Datenbank der "sonstigen Adressen" kann man mehrzeilige Anschriftenköpfe eintragen, also etwa

"Firma XY

Abteilung Z".

Wird eine Rechnung mit einer solchen Adresse befüllt (kommt oft vor, wenn man Rechnungen an Institutionen schreibt), wird der gesamte Anschriftenkopf in das Nachnamensfeld gesetzt und erscheint dann ohne Zeilenumbruch in der Rechnung, in der Art

"Firma XYAbteilung Z".

Das ist lästig, weil dann immer manuelle Nacharbeit angesagt ist. Hier wäre es sinnvoll, die Eingabemasken in sonstigen Adressen und Rechnungen zu harmonisieren. Vorstellen könnte ich mir in den Rechnungsdetails ein mehrzeiliges Eingabefeld mit der Bezeichnung "Nachname / Anschriftenkopf", und der Anschriftenkopf müsste dann natürlich auch mit Zeilenumbruch in der Rechnung erscheinen.

Viele Grüße nach Jena,

Mike Prater

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Sorry Herr Prater noch ein PS:

"Aus der Kartei können Sie in Tomedo alles mit zwei Klicks weiterverarbeiten"

Das müsste sein und das ist auch möglich egal ob verschlüsselte Mail oder Druck mit korrekt ausgerechneter Internetbriefmarke etc. Da fehlt nicht viel.

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Nun, ich denke, bei den Privatrechnungen hakt es an einigen Ecken. Die Handhabung der Umsatzsteuer bei Sachkosten finde ich auch ziemlich unglücklich. Die sollten, wenn wir umsatzsteuerpflichtig arbeiten, demselben Netto-Brutto-Mechanismus wie die Gebührenordnungspositionen unterzogen werden, wenn wir umsatzsteuerfrei arbeiten, sollten sie aber gleich brutto in der Rechnung erscheinen. Ich habe diverse Portoziffern immer in zwei Versionen, netto und brutto, eingepflegt, das ist umständlich.

Ich hatte aber auch den Eindruck, Frau Nicksch sammelt Vorschläge und Probleme, und da schadet es doch sicher nicht, hier gewissermaßen einen Sammelthread auch mit weiteren Punkten darauszumachen. Den Grundstein haben Sie ja gelegt.

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Ich denke auch es ist gut wenn wir Zollsoft input geben und es soll nicht nach vollendeten tatsachen heissen, wir hätten nichts gesagt.

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Meine Kritikpunkte zum Rechnungsmodul: Man hat ein Erstellungsdatum, Datum letzter Eintrag, gedruckt Datum. danachdarf aber die Rechnung nicht mehr veränderbar sein! Unser Problem ist eine gedruckte Rechnung wird dem Patient persönlich mitgegeben mitgegeben - die Rechnung ist aber trotztdem nicht gesperrt, es können weiter Einträge gemacht werden .... und dann wird im Rahmen des Massenversandes die veränderte Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer noch einmal versadt.

das muss automatisch nach dem Druck unterbunden sein! ohne dass man noch irgendwelche Kreuze bei versadt setzen muss. Gedruckt ist gedruckt fertig

Weiterer Punkt: der EMail Rechnungsversand     muss einen höheren Stellenwert im Ablauf bekommen! Momentan ist es ja eher rudimentär! Bei uns bekommt jeder alles per Mail oder - wenn es mal funktioniert - über Gesundakte oder ArztDirekt - das ist nicht die Zukunft sondern bereits die Gegenwart für die meisten Patientan! Es muss möglich sein im Rechnungsmodul vorab nach Mail oder Postversand zu sortieren.

Dazu passendes Thema: die Prüfung der MailAdresse - momentan erfolg das über den Rücklauf vom Verteilerserver - es muss vorher in Tomedo die Prüfung stattfinden!! Eine falsche Mailadresse darf von tomedo nicht angenommen werden!

Answer 3

Lieber Kollege Balogh, liebes Zollsoft-Team,

an dieser Stelle noch eine Sache, die ich mir in den Privatrechnungen wünschen würde.

Wir machen es wie viele andere Leute und nehmen die Jahreszahl in die Rechnungsnummern auf. Nach dem gegenwärtigen Stand müssen wir zu jedem ersten Januar die Privatrechnungsnummern zurücksetzen. Das ist umständlich, und meistens denke ich erst ein paar Tage später dran.

Ideal wäre, wenn sich Rechnungsnummern nach Algorithmen bestimmen ließen:

• ein fixer Präfix (für verschiedene Rechnungskreise), dann eine Jahreszahl, die sich automatisch zum 1.1. nachstellt, und ein Zähler, den man z.B. auf drei oder vier Stellen festlegen kann und der sich am 1.1. wieder automatisch auf 1 setzt
• als Alternative für Leute, die es anders mögen, ein fixer Präfix und ein Zähler, der ab Anbeginn der Praxis bis ultimo fortläuft.
• und die festen Präfixe sollte man weglassen können, wenn man sie nicht braucht.

Viele Grüße nach Jena,

 

Mike Prater

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Warum nicht fortlaufend und das Problem ist gelöst? Sie können doch bei MPR1 anfangen. Kann man in den Rechnungskreisen einstellen.

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Ja, schon klar, das weiß ich. Mir persönlich ist aber die jahresweise Zählung lieber, und dafür gibt es leider keinen Automatismus.

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Sollte ja nicht wild sein einzubauen.

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Also ich präzisiere mal, damit keine Missverständnisse aufkommen:

(fakultativer) fester Präfix + Zähler, der bis ultimo fortläuft, ist der gegenwärtige tomedo-Mechanismus.

(fakultativer) fester Präfix + automatische Jahreszahl + Zähler, der am 1.1. wieder bei 1 anfängt, das wäre eine Alternative, die ich mir sehr wünschen würde. Natürlich nur als Alternative; das System derer, die mit dem aktuellen Mechanismus zufrieden sind, sollte nicht gestört werden.

Answer 4

gut, dass das Rechnungsmodul überarbeitet wird.

neben den vielen wichtigen Aspekten formuliere ich hier nochmal den Wunsch, Einnahmen digital aufzuzeichnen "wie in einem Kassenbuch", da es aber nur die Bareinnahmen und nicht alle Ein-/Ausnahmen verzeichnen soll, ist es kein Kassenbuch.

Meins Erachtens nur eine Frage des Namens, jedoch mit weitreichenden Konsequenzen. Vielleicht kann der Wunsch berücksichtigt werden?

Answer 5

Ich mache ausgesprochen selten Kostenvoranschläge aber heute war wieder mal einer nötig. 

Dabei fällt mir auf: wofür braucht ein Kostenvoranschlag eine Fälligkeit? 

Ich halte das für komplett überflüssig und sogar falsch, vielleicht kann mir jemand aber dafür eine sinnvolle Begründung nennen. Ansonsten sollte das bitte auch geändert werden.

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KOVOS brauchen einiges nicht was da steht. Sie werden auch nicht angemahnt, gehen nicht an die PVS oder in Sammelrechnungen. Eine Begründung gibt es sicher nicht aber es spricht auch nicht dagegen wenn diese dort sind. Uninteressant, werden bisher gehandhabt wie eine Rechnung. Wichtig ist, dass du einen Rechnungskreis für Kostenvoranschläge hast sonst bekommst du Probleme mit den fortlaufenen Nummern der Rechnungen. Meine Beginnen mit K. Dann laufen Fälligkeiten etc ins Leere.

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Bei Stornierung wäre ein Stornierungsgrund hilfreich als Aktennotiz. Können vorgefertigte Bausteine sein wie bei der GOÄ Begründung.

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sehr gut!

Answer 6

Vielen Dank an alle für den wertvollen Input!

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Bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen nutzen wir vorgefertigte Favoritenlisten. Jede Therapie hat seinen eigenen Kostenvoranschlag, welcher nicht selten in Selbstzahler und PKV unterschieden wird. Es wäre schön, wenn man z.B. durch markieren und kopieren die Favoriten schneller bearbeiten könnte. So könnten dann die entsprechenden Ziffern schneller in neue Favoritenlisten/Gruppen etc. übernommen werden.  Die Ärzte können im Gepräch mit den Pat. den KV erstellen und per email an den Pat steuern. Ein entsprechender Eintrag muss dann in der Kartei erscheinen. Bestenfalls wird ein PDF erzeugt mit dem Eintrag durch Arzt xy am Datum verschickt.  Dies beugt späteren Nachfragen zur Rechnung vor. Hier kann der Kostenvoranschlag, verschickt am Datum x von der Ärztin y als Grundlage für ein Gespräch hinzugezogen werden.

Answer 7

Mailvorlage bei Rechnungsmails:

Spezifischer Karteieintrag für Mailvorlage (z.B. extra Mailvorlage vor Mahnungen) wird nicht erzeugt, wenn Rechnung aus Rechnunsgdetails versandt wird, hingegen wird dieser erzeugt, beim Versand aus dem Rechnunsgverwaltungsmodul. Bug?