Terminerinnerungen werden mehrfach über verschiedene Accounts gesendet

Question

Folgendes Problem: Manche Patienten erhalten von uns bis zu drei Erinnerungen pro Termin, die über verschiedene Praxis-Accounts gesendet werden. Konfiguriert für den Versand der Erinnerungen ist jedoch nur einer der drei Praxis-Accounts (siehe Screenshot).

Wie kann man das beheben?

Grüße & danke im Voraus

D. Wolff

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Wolff,

Mir wäre erstmal kein solches Problem bekannt. Könnten Sie ggf. die Terminerinnerung-Statistik ausführen und schauen, ob diese mehrfachen Mails dort auftauchen? Werden die auch immer gleichzeitig gesendet? Möglicherweise werden die E-Mails auf andere Art und Weise versendet - z.B. Terminänderungsbenachrichtigungen oder ein manueller Versand.

Wie regelmäßig ist das mit den drei Mails? Ist es meistens eine und manchmal 2 oder 3?

Wie sieht die verwendete E-Mail-Vorlage aus? Enthält diese ggf. soetwas wie patientenTermine statt selektierteTermineListe o.Ä.?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Hallo Herr RIngling,

ich habe keine Regelmäßigkeit feststellen können, insofern trifft »meistens eine und manchmal 2 oder 3« zu.

In der Statistik taucht der jeweils erinnerte Termin nur einmal auf. Beispiel:

• Pat. mit 12 Terminen in diesem Quartal (Wundbehandlung)
• 12 Erinnerungen laut Statistik, tatsächlich aber 2-3 Mails pro Erinnerungen gleichzeitig rausgegangen (immer vom Hauptaccount, manchmal auch von den anderen Accounts)

Die E-Mail-Vorlage sieht so aus:

$[selektierterTermin %h %M]$,

dies ist eine automatische Erinnerung an Ihren Praxistermin am $[selektierterTermin %d]$ Uhr.

Sollten Sie verhindert sein, bitten wir um eine rechtzeitige Mitteilung.

Ich habe keine nachvollziehbare Erklärung.

 

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Guten Tag Herr Dr. Wolff,

Ich verdächte erstmal irgendein Problem mit dem E-Mail-Versand an sich, statt mit den Terminerinnerungen selber. Verwenden Sie einen eigenen SMTP oder irgendein übliches Produkt? Ggf. könnten sie dort mal in die Logs schauen.

Ansonsten würde ich die Anfrage mal intern an jemanden weiterleiten, der mehr Ahnung von E-Mails hat. Möglicherweise ist hier ein Supportkontakt nötig.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Ich nutze einen eigenen Mailserver.

In Tomedo sind 3 Adressen konfiguriert:

• post@meinedomain.de (Arzt-Account)
• bestellungen@meinedomain.de (MFA-Account, für Rezeptbestellungen usw.)  
• fax@meinedomain.de (wird eigtl. nur für Mail-to-Fax-Versand- und Empfang genutzt)

Wie man am Screenshot im ersten Posting sieht, ist der Arzt-Account für den Erinnerungsversand eingestellt. 

 

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Guten Tag Herr Dr. Wolff,

Der verantwortliche Entwickler hat mir weitergeleitet, dass dies oft passieren kann, wenn der Server gewechselt oder ein Multiserversystem aufgespalten wurde. Dann werden ggf. von mehreren verschiedenen tomedo-Servern Terminerinnerungen versendet.

Könnte das bei Ihnen ein möglicher Grund sein?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Ich glaube nicht. Nutze nur einen Server seit dem Umstieg auf Tomedo, immer dasselbe Gerät.

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Guten Tag Herr Dr. Wolff,

Der verantwortliche Entwickler hält as Thema erstmal für zu schwierig, als dass es effektiv über das Forum geklärt werden kann.

Entsprechend bleibt hier die Empfehlung, den Support zu kontaktieren, damit sich jemand Ihr System anschauen kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Ok, danke, ich schaue erstmal, ob ich das selbst lösen kann.