PDF Dokument (im Nachhinein) maschinenlesbar machen

Question

Ich möchte in meiner Karteikarte die Möglichkeit haben, alle PDF-Dokumente durchsuchen zu können. Dies funktioniert bereits bei gescannten Dokumenten, da alle Scanner in meiner Praxis über eine OCR-Texterkennung verfügen. Der erkannte Text wird automatisch in den Karteieintrag übertragen, während das PDF als Anhang beigefügt wird.

Anders verhält es sich jedoch, wenn meine MFA eine E-Mail mit PDF-Anhang oder ein Fax in die Patientenkartei zieht. In diesem Fall wird lediglich der Dateiname in den Karteieintrag übernommen, der Inhalt des angehängten PDFs jedoch nicht extrahiert und bleibt dadurch nicht durchsuchbar. Möchte ich den Inhalt nachträglich verfügbar machen, muss ich das PDF manuell öffnen, den gesamten Text markieren, kopieren und dann in den Karteieintrag einfügen.

Hier würde ich mir von Tomedo die Möglichkeit wünschen, per Rechtsklick den Inhalt des PDFs – idealerweise über die Vorschau-App von iOS – direkt zu extrahieren und in den Karteieintrag einzufügen.

Oder gibt es diese Funktion bereits und ich habe sie übersehen?

Ich möchte keine externe Lösung z.B. über Wondershare. Ich benötige nur die einfache Funktion der Texterkennung mit Anzeige im Karteieintrag, so wie es die Scanner machen.

Comments

Das würde mich auch sehr interessieren, am liebsten automatisiert.

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dann gerne ein +1 verteilen. Dann sieht tomedo, dass es von der Community gewünscht wird

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Danke Andreas,

Wundert mich,  dass dieser Wunsch so wenig Resonanz findet. Die damit verbundenen Möglichkeiten scheint wohl kaum jemand zu erkennen.

Answer 1

Hallo Christian,

Was nutzt du als PDF Anzeige? Wenn ich mich nicht irre, kann das Apple Vorschau.

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Wenn wir PDF-Dateien als E-Mail-Anhänge oder per Fax erhalten, werden sie in einem zu vidierenden Karteieintrag abgelegt. Im Karteieintrag erscheint nur der Dateiname, und das PDF wird als Dokument angehängt. Durch einen Doppelklick auf den Patientenkarteieintrag öffnet sich das angehängte pdf.Dokument in der Vorschau-App. Mit den Befehlen "⌘+a" und "⌘+v" lässt sich der Inhalt kopieren, um ihn weiter auszuwerten oder Aktionsketten basierend auf bestimmten Bedingungen zu starten.

Wenn wir hingegen fremde Dokumente über unseren Scanner in die Patientenakte importieren, wird der Text mittels OCR (Optical Character Recognition) in den Karteieintrag übernommen, während das Dokument als PDF angehängt wird. Diese Karteieinträge sind dann sofort in Tomedo auswertbar, da nicht nur der Dateiname, sondern auch der Text im Karteieintrag enthalten ist.

Ich finde es umständlich, nachträglich reine PDF-Dokumente manuell maschinenlesbar zu machen, die fehlende Maschinenlesbarkeit beschränkt mich enorm.

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Hallo lieber Kollege Klaproth,

ihr Antrag fasziniert mich, ich kann mir aber gar nicht vorstellen, was ihr Ziel ist bzw. wozu sie die extrahierten Texte benutzen.

Inwiefern ist denn bei ihnen ein OCR-dekodierter Text-Karteineintrag für Tomedo auswertbar, damit sie damit Aktionsketten starten können? Können sie da mal ein Beispiel nennen?  Ist das sowas wie Erkennung einer Diagnose aus dem Krankenausbrief und automatische Übernahme in die Tomedo-Praxis-Diagnosenliste??

Ich glaube ich nutze Tomedo noch viel zu primitiv und händisch, aber für automatisierte Aktionsketten, die aus einem externen Artzbrief gestartet werden fehlt mir noch die Fantasie...

Schöne Grüße

Bernd Küppers

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Sehr geehrter Herr Küppers,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und das Interesse an meinem Antrag. Gerne erläutere ich Ihnen den Hintergrund und die Zielsetzung.

Der Ansatz, OCR-dekodierte Texte aus Arztbriefen oder anderen Dokumenten für Tomedo auszuwerten, zielt darauf ab, wiederkehrende und zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten zu automatisieren. Konkret geht es um die Möglichkeit, bestimmte Textmuster (wie Diagnosen, Medikation oder andere medizinische Informationen) automatisch zu erkennen und in entsprechende Bereiche von Tomedo zu übernehmen. Dies könnte, wie Sie bereits vermuten, beispielsweise bedeuten, dass eine Diagnose aus einem Krankenhausbrief extrahiert und direkt in die Diagnosenliste der Praxis übernommen wird.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel könnte sein, dass bestimmte Schlüsselwörter oder Formulierungen in einem Arztbrief erkannt werden und daraufhin automatisierte Aktionsketten gestartet werden, wie etwa die Anlage von Folgeaufträgen oder die Generierung von Erinnerungen für bestimmte Maßnahmen.

Durch die OCR-basierte Analyse solcher Texte können Prozesse, die sonst manuell erfolgen müssten, deutlich beschleunigt und präziser gestaltet werden. In der Praxis könnte dies einen erheblichen Effizienzgewinn bedeuten, insbesondere bei der Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten.

Ich hoffe, diese Erklärung hilft Ihnen, die möglichen Anwendungsfälle besser zu verstehen. Sollten Sie weitere Fragen haben oder an einem Austausch interessiert sein, stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen  
CK

Answer 2

Also ich würde so eine Funktion auch sehr begrüßen. MIt KI müsste das doch machbar sein.

Answer 3

Das ist ein guter und wichtiger Wunsch. Mag ich auch ... haben. Primär mal, um etwas kopieren zu können. Und ... lieber Herr Klapproth, Sie sind ja immer Vorreiter, was könmnte man denn damit noch anstellen?

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Sehr geehrter Herr Scheele,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die freundlichen Worte. Es freut mich, dass auch Sie Interesse an der Funktion haben.

Was man zusätzlich mit maschinenlesbaren PDFs anstellen könnte, sind verschiedene nützliche Anwendungen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Zum einen wäre eine durchsuchbare PDF-Datei sehr hilfreich, um gezielt nach bestimmten Informationen oder Begriffen zu suchen. Das spart gerade bei längeren Dokumenten viel Zeit. Des Weiteren könnte eine OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) genutzt werden, um Textausschnitte direkt zu kopieren und in andere Anwendungen zu übertragen, beispielsweise in die Patientenakte oder für weiterführende Analysen.

Zusätzlich könnte ein maschinenlesbares PDF auch den Weg für automatische Prozesse ebnen, wie etwa eine direkte Datenextraktion für statistische Auswertungen oder das Einlesen von Dokumenten in ein System zur Texterkennung und Verarbeitung. Dies würde Arbeitsprozesse erheblich effizienter gestalten und die Fehlerquote bei manuellen Übertragungen verringern.

Haben Sie noch weitere Ideen oder Einsatzmöglichkeiten für solche PDF-Dokumente? Ich freue mich auf einen regen Austausch!

Answer 4

Hierzu hätte ich eine Frage:

Geht es darum, dass man Text der in Dokumenten steht einfacher in einen Karteieintrag bekommt - also dass man Text den man in der Vorschau auch markeiren und kopieren kann in der Kartei als druchsuchbaren Text hat?

Oder geht es darum, dass es Dokumente gibt (z.B. Fax) die eigentlich nur ein 'Bild mit buchstabenähnlichen Zeichnugen' in Text konvertieren kann. Das wäre dann eine klassische OCR-Funktion. Den Text solcher Dateien kann man in der Vorschau auch nicht markieren.

In welchem Umfang haben Sie mit diesen beiden Dokumentenarten zu tun?

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Sehr geehrter Herr Berg,

Ich benötige Variante 2, denn mit der Vorschau App kann ich das eben nicht bewerkstelligen, als Fax oder Mail importierte pdf. durchsuchbar zu machen. Ich möchte gern auf eine externe zusätzliche Softwarelösung verzichten, weil man dann außerhalb von Tomedo arbeiten müßte. Ansonsten benötige ich das auch für ältere Dokumente die aber mit der Vorschau App auswertbar sind. 

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Guten Abend, lieber Herr Berg, die Umwandlung von Faxen, die uns als PDF Erreichen per OCR ist für die Steuerung der Automatisierungen von großer Wichtigkeit. Dadurch werden diese Bilder lesbar und Per CKE auswertbar. Ein Beispiel wäre ein Fax, dass in die Kartei gezogen wird oder über einen Lauschordner dort hinein gelangt. Das PDF wird automatisiert in Text umgewandelt und dieser Text erscheint in der Karteikarte sozusagen als Abschrift des Anhangs. Dann könnte Bei Verlassen der Kartei automatisiert eine Aktions Kette gestartet werden die mit AktionsKettenbedingung den Inhalt filtert und auf bestimmte Inhalte wiederum Aktions Ketten auslöst. Wenn das mit einem Klick möglich wäre würde das sehr viel Arbeit sparen. Mit freundlichen Grüßen aus Verden Ralf Kampmann

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Ich habe den Wunsch, den Text von Karteidokumenten nachträglich oder beim Hinzufügen als Text in den Karteieintrag zu übernehmen in unser Ticketsystem aufgenommen.

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Vielen dank für das positive feedback, Ich hoffe dass die Umsetzung einfach machbar ist und damit relativ bald erfolgen kann.

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@ Herr Berg

Ich bekomme meine Faxe über meine Starface-Anlage, die sind alle lesbar bzw. man kann die Texte mit Copy-and-paste in die Kartei übertragen. Dazu braucht es nur die Vorschau von Apple. Das geht sogar bei schief eingezogenen Texten. Bei einer schlechten Qualität des Faxes muss man also mit einer höheren Fehlerquote rechnen. Das Problem kann ich also nicht nachvollziehen. Auch bei den gescannten Vorlagen ist das kein Problem.

@ all

Eine automatische Übernahme eines Textes insbesondere die Diagnosen fände ich sehr reizvoll. Dann sollte hier aber auch ein Abgleich mit den vorhandenen stattfinden, sonst wird dies eine unendlich lange reduntante Liste, die mit viel Aufwand händisch gepflegt werden muss. Ob die viel gehypte KI da schon so weit ist? Ich wäre schon happy mit einer Funktion, die doppelte Briefe rausfiltert, weil Krankenhäuser einen Vorabbrief schicken und dann noch einen Endgültigen. Wenn dann noch der Brief mehrmals eingescannt wird, weil er nicht als gescannt gekennzeichnet wurde, dann müllt die Kartei leider zu. Das händisch zu pflegen ist bei dem Flow an Briefen nahezu unmöglich.

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Sehr geehrter Herr Dr. van Ganswijk,

vielen Dank für Ihre Anmerkungen. Die Möglichkeit, Texte aus PDF-Dokumenten mithilfe der Apple-Vorschau-App zu extrahieren, ist in der Tat sehr hilfreich. Allerdings stoße ich bei mehrseitigen PDFs häufig auf Zuverlässigkeitsprobleme, weshalb der Wunsch nach einem Automatismus in Tomedo besteht. Dieser könnte über einen Rechtsklick auf den Karteieintrag und die Auswahl „PDF in Text umwandeln“ den extrahierten Text direkt in den Eintrag übernehmen und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.

Bezüglich der automatischen Übernahme von Diagnosen sehe ich ebenso die Herausforderung, Redundanzen zu vermeiden und den Pflegeaufwand überschaubar zu halten. Eine vollständige automatische Diagnosenübernahme ist aktuell schwierig, da jede Diagnose manuell bestätigt werden muss, entweder über den Katalog oder die Favoritenlisten.

Ein denkbarer Ansatz wäre die Nutzung von Aktionsketten, die beim Erkennen bestimmter ICD-Diagnosen im extrahierten Text automatisch die relevanten Einträge aus den Favoriten zur Übernahme vorschlagen. Durch eine gezielte manuelle Bestätigung könnte man hierbei die Qualität der Einträge sichern und Fehler minimieren.

Eine Funktion zur automatischen Filterung doppelter Briefe – wie Vorab- und endgültiger Briefe von Krankenhäusern – fände ich ebenfalls sehr hilfreich. Gerade bei der hohen Anzahl an Dokumenten würde ein solcher Mechanismus zur Entlastung beitragen und die Übersichtlichkeit deutlich verbessern.

Vielen Dank für den wertvollen Austausch zu diesen Themen. Ich freue mich auf weitere Entwicklungen und neue Funktionen in diesem Bereich.

Mit freundlichen Grüßen,

CK

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Hallo,

ich habe gerade gelesen (noch nicht getestet), dass die neue Version von Hazel OCR aus "Bildern" wohl kann. Vielleicht wäre das ein zwischenzeitlicher Lösungsansatz.

Answer 5

Guen Abend Herr Klaproth und Interessierte,

in v.149 wird es als ersten Lösungsansatz die Option geben, im Karteipopover per Rechtsklick-Kontextmenü die OCR Funktionalität für einen Anhang manuell auszulösen. Zudem wird man unter Einstellungen -> Arbeitsplatz -> Karteieinträge eine automatisierte Texterkennung mit OCR für das Ziehen von Dateien (Drag & Drop) in die Patientenkartei aktivieren können.

Da das Testing der Funktion noch aussteht, ist eine vollständige Automatisierungsmöglichkeit, insbesondere auch für Dateilauscher, noch nicht umgesetzt. Diese wird aber folgen. Bis dahin freuen wir uns auf Ihr Feedback.

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Guten Abend Herr Vorberg,

das sind hervorragnde Nachrichten, ich freue mich darauf.