Wir haben zu viele "No Shows". Deswegen habe ich einen Automatismus erstellt, der greift wenn im Kontrollkästchen "versäumter Termin angehakt wird.
Dabei wird sowohl eine Mail als auch ein Brief mit einer Zahlungsaufforderung ausgedruckt. Leider habe ich kein Kommando gefunden, welches den letzten versäumten Termin ausgibt.
Gibt es dafür ein Kommando, für den letzten in der Vergangenheit gelegenen Termin?
Der soll sowohl in der Briefvorlage als auch in der E-mail-Vorlage funktionieren.
- Problem gelöst -
Nach den hilfreichen Beiträgen auf meine Frage zur Problemlösung möchte ich im Folgenden unsere Mail-Vorlage bereitstellen, mit der wir die Säummnisgebühr erheben. Da haben wir das Kommando gebraucht.
$[anrede]$,
wir hoffen, es geht Ihnen gut. Wir schreiben Ihnen bezüglich Ihres verpassten Termins am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$ in unserer Praxis, den Sie nicht abgesagt haben. Da wir eine Terminsprechstunde anbieten, war es uns nicht möglich, kurzfristig einen Ersatz für diesen Termin zu finden.
Bitte beachten Sie, dass unsere Ressourcen dennoch in Anspruch genommen wurden und wir daher gezwungen sind, Ihnen eine Versäumnisgebühr in Höhe von 30,- Euro in Rechnung zu stellen. Diese Gebühr deckt die entstandenen Kosten und den Aufwand ab, der durch den versäumten Termin entstanden ist.
Wir bitten Sie, den Betrag von 30,- Euro innerhalb von 14 Tagen auf unser untenstehendes Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: $[bkontoinhaber_name]$
IBAN:$[biban]$
BIC: $[bbic]$
Verwendungszweck: Rechnungsnummer $[pr_rechnungsnr]$ $[pvoll]$
Falls es sich um ein Missverständnis handeln sollte oder Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns telefonisch unter $[btel]$ oder unter $[bemail]$. Postalisch erhalten Sie, falls vorhanden, außerdem Nachricht an Ihre bei uns hinterlegte Adresse.
$[patient_strasse]$ $[patient_plz]$ $[po]$
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
$[arztstempel]$
Und das ist die zugehörige Aktionskette:
Hier dazu unser Workflow:
Regelung Säumnisgebühr - No Show
Sobald ein gebuchter Termin nicht wahrgenommen wird, setzen wir den Marker "Termin versäumt" dadurch wird eine Aktionskette gestartet und zunächst ein Karteieintrag "OCAV" zur Dokumentation mit folgender Vorbefüllung erzeugt "Termin am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$ nicht eingehalten" .
Gleichzeitig wird eine Rechnung erstellt und die darin generierte Rechnungsnummer per Kommando in der Mail und Briefvorlage übernommen.
In Abhängigkeit vom Status als Neu- oder Bestandspatient erzeugt die Aktionskette eine Zahlungsaufforderung auf dem Postweg und zusätzlich zur Überwachung des Zahlungseingangs nachrichtlich per e-Mail an die FiBu (s. Textvorlage im Beitrag oben). Gleichzeitig wird der Marker "Rechnung-offen" gesetzt, der jegliche Aktionen in der Kartei sperrt und erst bei Zahlungseingang deaktiviert wird. Diesen Marker setzen wir übrigens auch dann ein, wenn Patienten auf die 3. Zahlungserinnerung der PVS bei Privatrechnungen nicht reagiert haben. Damit sind meinen MFA die Hände gebunden irgendetwas an dem Fall zu machen. Patienten können erst wieder einen Termin vereinbaren oder ein Rezept erhalten, wenn die Rechnung bezahlt ist und der Haken entfernt wurde.
Beim Schließen der Kartei wird das Kontrollkästchen deaktiviert, damit man es beim nächsten Mal wieder betätigen kann. Stattdessen erscheint beim Öffnen der Kartei, abhängig von Häufigkeit und Zeitraum der "OCAV" Einträge, folgender Hinweis:
Achtung Termin wurde $[c OCAV ]$ mal nicht eingehalten.
Hier die Aktionskettenbedingung für unseren Algorythmus
Zur Erläuterung:
Bei Bestandspatienten haben wir eine Verjährungsfrist von 1 Jahr, bei 2 Versäumnissen berücksichtigen wir einen Zeitraum von 2 Jahren, ansonsten greift die Regelung wie bei Neupatienten sofort.
Je nach Terminart kann man verschiedene Aktionsketten starten. Wir berücksichtigen beispielsweise die Länge der versäumten Termine. Damit berücksichtigen wir den Ausfall beispielsweise von OP Terminen.