Mailvorlage "Säumnisgebühr" - Kommando für letzten Termin

Question

Wir haben zu viele "No Shows". Deswegen habe ich einen Automatismus erstellt, der greift wenn im Kontrollkästchen "versäumter Termin angehakt wird.

Dabei wird sowohl eine Mail als auch ein Brief mit einer Zahlungsaufforderung ausgedruckt. Leider habe ich kein Kommando gefunden, welches den letzten versäumten Termin ausgibt.

Gibt es dafür ein Kommando, für den letzten in der Vergangenheit gelegenen Termin?

Der soll sowohl in der Briefvorlage als auch in der E-mail-Vorlage funktionieren.

 

- Problem gelöst -

Nach den hilfreichen Beiträgen auf meine Frage zur Problemlösung möchte ich im Folgenden unsere Mail-Vorlage bereitstellen, mit der wir die Säummnisgebühr erheben. Da haben wir das Kommando gebraucht.

$[anrede]$,
wir hoffen, es geht Ihnen gut. Wir schreiben Ihnen bezüglich Ihres verpassten Termins am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$ in unserer Praxis, den Sie nicht abgesagt haben. Da wir eine Terminsprechstunde anbieten, war es uns nicht möglich, kurzfristig einen Ersatz für diesen Termin zu finden.
Bitte beachten Sie, dass unsere Ressourcen dennoch in Anspruch genommen wurden und wir daher gezwungen sind, Ihnen eine Versäumnisgebühr in Höhe von 30,- Euro in Rechnung zu stellen. Diese Gebühr deckt die entstandenen Kosten und den Aufwand ab, der durch den versäumten Termin entstanden ist.
Wir bitten Sie, den Betrag von 30,- Euro innerhalb von 14 Tagen auf unser untenstehendes Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: $[bkontoinhaber_name]$
IBAN:$[biban]$
BIC: $[bbic]$
Verwendungszweck: Rechnungsnummer $[pr_rechnungsnr]$ $[pvoll]$

Falls es sich um ein Missverständnis handeln sollte oder Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns telefonisch unter $[btel]$ oder unter $[bemail]$. Postalisch erhalten Sie, falls vorhanden, außerdem Nachricht an Ihre bei uns hinterlegte Adresse.
    $[patient_strasse]$     $[patient_plz]$ $[po]$
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
$[arztstempel]$

Und das ist die zugehörige Aktionskette:

 

Hier dazu unser Workflow:

Regelung Säumnisgebühr - No Show

Sobald ein gebuchter Termin nicht wahrgenommen wird, setzen wir den Marker "Termin versäumt" dadurch wird eine Aktionskette gestartet und zunächst ein Karteieintrag "OCAV" zur Dokumentation mit folgender Vorbefüllung erzeugt "Termin am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$  nicht eingehalten" . 

Gleichzeitig wird eine Rechnung erstellt und die darin generierte Rechnungsnummer per Kommando in der Mail und Briefvorlage übernommen. 
In Abhängigkeit vom Status als Neu- oder Bestandspatient erzeugt die Aktionskette eine Zahlungsaufforderung auf dem Postweg und zusätzlich zur Überwachung des Zahlungseingangs nachrichtlich per e-Mail an die FiBu (s. Textvorlage im Beitrag oben). Gleichzeitig wird der Marker "Rechnung-offen" gesetzt, der jegliche Aktionen in der Kartei sperrt und erst bei Zahlungseingang deaktiviert wird. Diesen Marker setzen wir übrigens auch dann ein, wenn Patienten auf die 3. Zahlungserinnerung der PVS bei Privatrechnungen nicht reagiert haben. Damit sind meinen MFA die Hände gebunden irgendetwas an dem Fall zu machen. Patienten können erst wieder einen Termin vereinbaren oder ein Rezept erhalten, wenn die Rechnung bezahlt ist und der Haken entfernt wurde.

Beim Schließen der Kartei wird das Kontrollkästchen deaktiviert, damit man es beim nächsten Mal wieder betätigen kann. Stattdessen erscheint beim Öffnen der Kartei, abhängig von Häufigkeit und Zeitraum der "OCAV" Einträge, folgender Hinweis:

Achtung Termin wurde $[c OCAV ]$ mal nicht eingehalten.

Hier die Aktionskettenbedingung für unseren Algorythmus

 

Zur Erläuterung:

Bei Bestandspatienten haben wir eine Verjährungsfrist von 1 Jahr, bei 2 Versäumnissen berücksichtigen wir einen Zeitraum von 2 Jahren, ansonsten greift die Regelung wie bei Neupatienten sofort.

Je nach Terminart kann man verschiedene Aktionsketten starten. Wir berücksichtigen beispielsweise die Länge der versäumten Termine. Damit berücksichtigen wir den Ausfall beispielsweise von OP Terminen.

Comments

Was meinen Sie mit Zahlungsaufforderung? Die letzte Rechnung oder haben Sie eine Gebühr für versäumte Termine? Wenn ja, wie rechtfertigen Sie das? Beziehungsweise wie sind ihre Erfahrungen damit?

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Hallo Herr Reschke, anbei unser Begründung:

Da wir eine Terminsprechstunde anbieten, war es uns nicht möglich, kurzfristig einen Ersatz für diesen Termin zu finden.
Bitte beachten Sie, dass unsere Ressourcen dennoch in Anspruch genommen wurden und wir daher gezwungen sind, Ihnen eine Versäumnisgebühr in Höhe von XY,- Euro in Rechnung zu stellen. Diese Gebühr deckt die entstandenen Kosten und den Aufwand ab, der durch den versäumten Termin entstanden ist.

Bisher habe ich keine Erfahrung damit, aber Kollegen im Haus. Wenn solche Klienten auch nach Mahnung nicht bezahlen, kriegen die bei mir ab sofort automatisch keine neuen Termine mehr, bzw. erhalten nur einen Termin, wenn die säumige Forderung beglichen worden ist.

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Hi,

 

cool!. Werde ich klauen :-)

 

-js

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Klaproth,

den letzten Termin eines Patienten in der Vergangenheit können Sie über

$[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 ...]$

ausgeben lassen (wobei ... hier natürlich durch den erwünschten Inhalt zu ersetzen ist). Vergangenheit heißt dabei vor heute um 24:00.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Vielen Dank Herr Ringling,

leider funktioniert das Kommando nicht. Auch in er Hilfe finde ich keine Lösung für das Problem.

Können Sie vielleicht noch einmal den richtigen Befehl reinstellen oder mir sagen wo isch das Kommando in der Online Hilfe finde?

 

Außerdem ist mir aufgefallen, dass ich die Kommandos für die PatientenTermine nicht öffnen kann um ein Kommando zu kopieren. Bei den anderen Parametern funktioniert das, s. Screenshot.

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Guten Tag Herr Dr. Klaproth,

inwiefern genau funktioniert es nicht? Wird nichts ersetzt, oder ist der Inhalt falsch? Könnten Sie die Variante, welche Sie verwendet haben, ggf. hier posten?

Bei mir läuft es (wobei ich oben die $-Zeichen nicht mit angegeben hatte, das ergänze ich gleich noch...).

Diese Parameter sind in der Briefkommandoliste beim Kommando patientenTermine relativ weit oben aufgezählt.

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Vielen dank, für Ihre rasche Rückmeldung

So ich habe jetzt etwas verändert.

Wenn ich die Pünktchen weglasse erhalte ich zumindest ein zufriedenstellendes Ergebnis.

$[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 ]$

liefert beispielsweise folgendes Ergebnis

✓ 08.08.2024, 15:40 - Pat kommt um 16:00 Uhr zum Gutachten; Dr Klaproth benötigt keine MFA

Hier werden allerdings auch die Zusatzinfos mit übernommen. Ich benötige aber nur das Datum und die Uhrzeit.

Kann man das hinbekommen?

In dem Zusammmenhang ist mir aufgefallen dass man die Befehle nicht aus der online Anleitung kopieren kann. Ist das ein Bug?

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Guten Tag Herr Dr. Klaproth,

genau, die Punkte waren als Platzhalter gemeint, wo Sie die entsprechenden Kommandos einfügen können. Entschuldigung, wenn das nicht gut rübergekommen ist.

Das können Sie zum Beispiel so erreichen:

$[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %d]$

Bzw. noch besser so, damit Vorlaufzeiten richtig beachtet werden:

$[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %doz %vv]$

Die nutzbaren Kürzel stehen auch in der Kommandoliste innerhalb des Kommandos patientenTermine.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Super

so klappt das.

Leider ist das aus der online Hilfe nicht ohne weiteres ersichtlich. Zum Glück braucht man so etwas aber nicht täglich.

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Moin Christian,

falls Herr Ringling nicht eine elegantere Lösung findet: wie wäre es mit einem schicken regex?

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Dieser Haken wird aber zwangsläufig immer mit ausgegeben?

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Guten Tag,

Ich suche momentan nicht weiter - so wie ich verstehe ist das Problem ja eigentlich ordentlich gelöst.

Ich habe auch gerade erst die nachbearbeitete Beschwerde über das Kopieren der Kommandos gesehen - unten gibt es dafür diesen Info-Knopf:

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Der Haken ist leider zwangsläufig drin. Das Problem ist, dass der vor langer Zeit  so eingebaut wurde.

Wenn wir den jetzt rausnehmen, würden sich damit plötzlich alle Orte ändern, die Terminkommandos verwenden. Wir müssten also irgendwie verlässlich alle solche finden, also Briefvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Terminbeschriftungen, vordefinierte Verschiebe-/Löschungsgründe etc. durchgehen und Updaten, damit sich für Bestandskunden nichts ändert. Hätten wir an sich eigentlich auch gerne als eigenständiges Kommando stattdessen.

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Noch kurz zur Erläuterung: Der Haken steht dafür, dass im Termin "war da" angehakt wurde, was bei Besuchen automatisch für die bereits bestehenden Termine des Tages passiert.

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Der Regex zum Auswahl von Datum und Uhrzeit (ohne Häkchen) wäre: 

([\d]+\.[\d]+\.[\d]+\,\s+[\d]+\:[\d]+)

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Vielen Dank auch dafür,

Das Thema ist dank Ihrer raschen Reaktion bestens gelöst. Der haken wird in meinem Beispiel übernommen, weil der dort editierte twermin statgefunden hat. Alle nicht wahrgenommenen Termine haben keinen Haken.

Wir erstellen jetzt dank Ihrer Hilfe bei jedem nicht wahrgenommenen Termin eine Mail, die an den Patienten als auch die FiBu geht und parallel dazu einen Brief, der postalisch zugestellt wird. Die FiBu überprüft den zahlungseingang und gibt Rückmeldung wenn der Betrag bezahlt ist. Solange sind bei uns 2 kontrollkästchen besetzt und zwar. Rechnung nicht bezahlt und Termin nicht wahrgenommen. Wir Zählen auch immer die Anzahl nicht wahrgenommener Termine ab 2 Einträgen gibt es Praxisverbot. Bei durchschnittlich 2-3 versäumten Terminen pro Tag wird uns das hoffentlich in Zukunft weiterhelfen und die Patienten zur Termintreue zu erziehen.

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Bitte nicht rausnehmen, der Haken macht doch Sinn, weil er unterscheiden hilf, ob der Termin stattgefunden hat oder nicht.

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Es ginge ja nicht darum, ihn komplett rauszunehmen, sondern ein Kommando dafür einzuführen, anstatt ihn einfach immer drin zu haben, damit man die Kontrolle darüber hat... dabei komme ich auf die Idee, das wir auch ein Kommando einführen könnten um ihn zu verstecken. Das ist dann ein bisschen komisch, weil es anders funktioniert als der ganze Rest, ist aber vielleicht besser als nichts.

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Um den Haken in der Ausgabe wegzulassen zu können, gibt es beim Kommando patientenTermine die Option '-ohneHaken'.

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Guter Tipp,

Aber mich stört der haken nicht. Habe mir das zu den Favoriten gelegt, damit ich das wenn Bedarf besteht wieder finde.

Answer 2

Klingt gut. Werde ich mal testen bei uns:D

Answer 3

Hallo Christian,

 

ich mache es ähnlich wie du. Bei mir muss der Patient online anklicken, dass er die Gebühr zahlen muss, wenn er diesen versäumt, außerdem wird es auf unsere Terminzettel gedruckt und telefonisch kommt erst eine Ansage bevor der Patient den Termin vereinbaren kann.

Über einen Haken in einem CKE wird eine Rechnung erstellt. In der Rechnung ist der versäumte Termin aufgeführt. Die Rechnung wird dann per Mail verschickt.

Die Rechnungsvorlage kann ich dir gerne schicken.

@Herr Ringling: wie weit ist eigentlich das automatische Sperren von Patienten fortgeschritten?

Comments

Genau so machen wir es seit gestern auch. Auf jedem Terminzettel ist der Hinweis auf die erforderliche Absage. Bei Online Terminen muss erst der Haken zur Bestätigung gesetzt werden. Zusätzlich erhalten Patienten grundsätzlich eine Erinnerungsmail. Wir sind telefonisch über telefonassistenten und über Online Rezeption rund um die Uhr 24/7 erreichbar.

Säumige Patienten werden nur noch vorgelassen wenn Zahlungsnachweis erfolgt. Ich habe mittlerweile von solchen Klienten die Schnautze gestrichen voll.

Ich bin noch am tüfteln wie ich das löse, wenn beispielsweise OP Termine versäumt werden, weil dafür habe ich größere Slots verplant und die Säumnisgebühr müßte entsprechend höher ausfallen.

Ich müsste dann entsprechend der Terminlänge verschiedene Texte generieren.

Hast Du dazu eine Idee?

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OP Termin machen wir 50€, ist eigentlich viel zu wenig. Hatten bisher aber erst 2 Versäumnisse bei OP. Wir rufen die alle am Vortag nochmal an.

In den Erinnerungsmails steht es bei uns auch nochmal rot hinterlegt.

Ich habe Pseudo GOÄ angelegt und schicke Rechnungen und auch Mahnungen. Daher brauche ich keinen extra Text. Die PseudoGOÄ Ziffern kannst du ja je nach Terminart oder -Länge automatisch der Rechnung hinzufügen.

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Habe gerade zwei Varianten gebastelt, die abhängig von der Terminart zwischen 30€ und 50€ in Rechnung stellen. Es geht vor allem auch um den erzieherischen Effekt. Mit den 50€ für einen ausgefallene OP von 90 Minuten werden ganz bestimmt nicht die reinen Betriebskosten für den ausgefallenen Termin gedeckt. Wir versuchen dann die Zeit für andere dringende Aufgaben zu nutzen, damit der Ausfall betriebswirtschaftlich etwas kompensiert wird.

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Ich würde auf jeden Fall aber eine Rechnung anlegen. Sonst hast du keinen Überblick, wer bezahlt hat und wer nicht und kannst keine Mahnungen versenden.

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Seit 1 Monat bin ich Teil eines MVZ. Ich möchte keine Rechnung erstellen und mir die Kontrolle des Zahlungseingangs ersparen. Bei den übrigen Privatrechnungen maacht das die PVS.

Jetzt geht automatisch eine Mail an die FiBu, die übrwachen den Zahlungseingang. Erst wenn von dort die Rückmeldung kommt, werden die Häkchen entfernt und es können wieder Termine gebucht werden.

Habe gerade die "LangTermine" besonders gekennzeichnet. dadurch kann ich verschiedene Aktionsketten starten.

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Das mit der Rechnung ist eine wichtige Sache. Mit meinem Lösungsweg hätte die FiBu die Rechnung erstellt.

Das ursprüngliche Problem mit der Rechnung war, dass man eine Rechnung nur bei Patienten anlegen kann, die einen Besuch hatten und/oder einen noch abgeschlossenen Fall haben.

Problem ist aber jetzt gelöst, indem ich einen Karteientrag BES mit dem Hinweis eines Terminausfalls anlege. Im nächsten Schritt wird die Rechnung erzeugt und die darin generierte Rechnungsnummer per Kommando in der Mail und Briefvorlage übernommen.

Gleichzeitig mit diesem Vorgang wird ein CheckBox Marker "Rechnung offen" gesetzt. Solange dieser Checkbox Marker gesetzt ist, sind alle Aktionsketten gesperrt. Damit sind meinen MFA die Hände gebunden irgendetwas an dem Fall zu machen. Patienten können erst wieder einen Termin vereinbaren oder ein Rezept erhalten, wenn die Rechnung bezahlt ist und der Haken entfernt wurde.

Answer 4

Hallo Herr Klaproth, so wie sie es schildern, ist es, besser war es ein leichtes, sowas "mal eben" herzustellen/einzustellen. Ich nehme an, Sie haben es selbst gebastelt. Kennt jemand aus dem Forum jemanden, der so etwas für mich übernehmen würde!? Ich bin hier wenig begeisterungsfähig.. Halte aber diesen Automatismus in der Handlungskette für absolut sinnvoll.

 

M.Wagner

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Moin Herr Wagner

gern PN