Früherkennung automatisierte Erinnerung zur Terminvereinbarung

Question

Liebe Forumsleserinnen und Forumsleser,

mit der Version v1.144.0.6 kommt eine neue Funktion: Die Möglichkeit ihre Patientinnen und Patienten an Früherkennungs-/Vorsorgeerinnerungen zu erinnern. Diese befindet sich hiermit offiziell im beta-Test!

Folgender Workflow soll dadurch erleichtert werden:

Um herauszufinden, welche Patienten für Ihre Früherkennungsuntersuchungen fällig sind, verwenden Sie die Recall-Statistik und dann werden alle Patienten abtelefoniert.

Neuer Workflow:

Sie erstellen einmalig Regeln und Email-Vorlagen, idealerweise mit einem Link zu Ihrem Online Terminkalender, und Ihre Patienten buchen sich selbstständig einen Termin. Die Patienten die sich auf die Email nicht zurückmelden, können Sie in einer einfachen Tabelle auslesen und direkt aus der Tabelle mit einem Klick anrufen und mit nur einem weiteren Klick eine Terminsuche mit der passenden Terminart starten.

 

Einfache Einrichtung:

Zunächst benötigen Sie eingerichtete Früherkennung. Dies können Sie unter Admin -> Früherkennungsverwaltung konfigurieren. Im nächsten Schritt öffnen Sie mit Verwaltung -> Früherkennungserinnerung Automatisierung. Hier können Sie das gesamte Modul (de-)aktivieren. Für jede Früherkennungsuntersuchung können Sie definieren, wie viel vor der Untersuchung, wie oft und mit welchem Abstand Ihre Patienten erinnert werden sollen, sich einen Termin zu vereinbaren. Für alle Patienten, die in ihren Patientendetails eine Erlaubnis für Kontaktaufnahme via Email hinterlegt haben, werden von nun an rechtzeitig über anstehende Vorsorgeuntersuchungen informiert, mit der Bitte sich einen Termin zu vereinbaren, so noch kein Termin eingetragen ist. Besagte Checkliste, die Ihnen zeigt, welche Patienten auf die Erinnerung nicht reagiert haben finden Sie unter Verwaltung -> Früherkennungserinnerung Checkliste.

 

Erweiterte Einrichtung:

Sie erstellen ein Custom-Formular, in dem Sie bei Ihren Patienten abfragen, welche Vorsorgeuntersuchungen bei Ihnen durchgeführt werden soll, und ob Sie daran erinnert werden wollen, sich einen Termin zu vereinbaren. Dann legen Sie sich eine Statistik an, die dieses Feld ausliest. Mithilfe eines Autostatistik-Exports, lassen Sie bei jedem Patienten entsprechend einen Marker setzen. In der Früherkennungsverwaltung setzen Sie einen Custom-Filter, der auf diesen Marker testet. Von nun an, werden nur noch die Patienten informiert, die das auch explizit wünschen. Dazu wird in Zukunft nochmal eine Videoanleitung erstellt, die ich hier verlinken werde.

 

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei noch um eine beta-Version handelt, in der noch Fehler auftreten können. Trotz umfangreichem Testing, können wir Fehlerfreiheit noch nicht garantieren. Bitte teilen Sie uns alle Fehler und Wünsche die Sie entdecken gerne in diesem Thread oder per Privatnachricht an mich unverzüglich mit.

Ansonsten wünschen ich Ihnen viel Vergnügen mit dem Feature und freue mich auf Ihre Rückmeldung!

Comments

Wir haben nun eine Reihe von automatischen Erinnerungen erstellt. Nach einem ersten Test konnten wir feststellen, dass das Feature funktioniert und Erinnerungen versandt hat. Nun haben wir die Praxis erst kürzlich übernommen. In der "Altkartei" haben die meisten Patienten keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Erst wenn diese das erste Mal zu uns in die Parxis kommen erfassen wir diese. In der Checkliste haben wir nun natürlich eine große Zahl an Patienten, die dort zwar auftauchen, denen aber keine Erinnerung geschickt wurde, das keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Das ist ab Ende auch gut so, da es ja sein kann, dass diese Patienten gar nicht mehr aktive Patienten der Altpraxis waren. Wir haben die Erinnerungen so konfiguriert, dass nur eine E-Mail herausgeschickt werden soll. Nun zu meiner Frage:

Was passiert im folgenden Fall: Das Modul hat einen Patienten als Kandidaten für eine Erinnerung identifiziert, diesem aber keine E-Mail zugestellt, da keine E-Mail hinterlegt war. Zu einem späteren Zeitpunkt kommt der Patient in die Praxis und wir erfassen die E-Mail-Adresse. Der Patient befindet sich zu dem Zeitpunkt auch noch in dem Erinnerungszeitraum. Es ist, wie gesagt, die Einstellung hinterlegt, dass nur eine E-Mail versendet werden soll. Bekommt der Patient nun eine Mail oder nicht? Je nach Implementierung kann aus meiner Sicht beides möglich sein.

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Vielen Dank für den Hinweis. Tatsächlich ist es im Moment so, dass der Patient in Ihrem Szenario dann keine Email bekommen würde. Das betrachte ich aber als Fehler und werde es anpassen. Achten Sie gerne auf den Changelog, in dem wird stehen wenn das Update bei Ihnen landet.

Viele Grüße

Friedrich Wanierke

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Hallo Herr Wanierke, ich habe soeben einen, aus meiner Sicht gravierenden, Fehler bemerkt: Es werden auch E.Mails an gelöschte (oder zusammengrführt gelöschte) Patienten versendet. Dies muss aus meiner Sicht unbedingt unterbunden werden.

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Ich denke das müssten wir uns genauer anschauen. Patienten die bei Ihnen gelöscht/gesperrt sind werden in der Datenbank mit dem attribut gesperrt=true gespeichert. Darauf testen wir aber und solche Patienten sollten gar nicht erst reinkommen. Was ich mir im Moment vorstellen kann ist, dass der Patient erst nach der ersten Anwendung der automatisierten Früherkennung gesperrt wurde?

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In unseren Fall ist es so, dass die Löschungen/Zusammenführungen vor der Konfiguration der automatischen Erinnerung getätigt wurden. Insgesamt wurden bisher 6 E-Mails an Patienten mit dem Nachnamen GELÖSCHT versendet. Wir haben nun erstmal bei allen gelöschten Patienten die E-Mail-Adressen entfernt.

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Sie haben Recht. Dieses Problem tritt im Moment noch auf, wenn zwei Patienten zusammengeführt werden. Ich baue das heute noch ein, so das Patienten deren Nachname 'GELÖSCHT' ist nicht mehr benachrichtigt werden. Ich bitte um Entschuldigung für dieses Versäumnis. Im Changelog wird dann darauf hingewiesen, wenn der Bug behoben ist.

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Was ein Problem zu werden scheint: Patienten, die im Urlaub hier waren, Akutversorgungspatienten etc. Wir sind uns nicht sicher, ob wir da standardmäßig bei zukünftigen Urlaubern etc. alle Vorsorgeuntersuchungen deaktivieren sollen oder den Versand von Erinnerungen wegklicken sollen.

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Da bin ich 100% bei Ihnen. Wir werden die Checkliste zu einem Kontrollzentrum umbauen. Dabei wird es u.A. möglich sein zu sehen, welche Patienten erinnert werden sollen. Dazu wird es einen Button geben der dafür sorgt, dass dieser Patient nie mehr erinnert wird. Dann könnten Sie, die Liste ab und zu mal durchgehen und Patienten aussortieren. Leider wird diese Überarbeitung fühestens mit dem Quartalsupdate kommen, da ich im Moment an einem zertifizierungsrelevanten Projekt mit oberster Priorität arbeite.

Eine Lösung für jetzt wäre beispielsweise diesen Typ Patient mit einem Marker zu versehen und in der Früherkennungsregel Patienten mit diesem Marker auszuschließen.

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Hallo Herr Warinke,

wir hatten heute und gestern Nacht nun den Fall, dass einzelne Patienten bis zu 8 Erinnerungsmails in kurzer Folger erhalten haben. Bitte kontaktieren Sie mich kurzfristig, damit wir zügig aufhören "Spam" zu verschicken.

Viele Grüße, Marcel Markgraf

Answer 1

Vielen Dank für diese tolle Neurerung. Wir nutzen in unserer Praxis für die Kommunikation mit den Patieten hauptsächlich die arzt-direkt App. Ich habe die Thematik bereits mehrfach angesprochen und möchte an dieser Stelle es auch noch mal platzieren. Es wäre super wenn wir die App für Recalls oder ähnliches Nutzen können. An Patienten aus Statistikergebnissen können Briefe, E-Mails und SMS geschickt werden. Warum nicht auch arzt-direkt Nachrichten? Gruß aus Wismar

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Für die Früherkennungserinnerung sind sowohl SMS als auch Arzt-Direkt-Nachrichten noch geplant. Wir wollten das Feature nur schon möglichst früh im realen Anwendungsfall testen und Feedback sammeln, daher für den Moment nur mit Email!

Answer 2

Für diese super Funktion ist sie sehr versteckt berichtet und ich hab sie nur per Zufall gefunden. Ich meine jetzt alles richtig eingerichtet zu haben. Woran erkenne ich ob Emails versendet werden? Ich sehe weder welche unter dem Emailausgang noch zeigt sich bisher (24 Stunden nach Einrichtung) etwas in der Checkliste. Gruß

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Die Funktion wird noch nicht groß beworben, da wir noch auf erstes Feedback warten wollen. Das Versenden der ersten Emails kann ein paar Tage auf sich warten lassen. Grund ist der: Die Datenauswertung ist recht zeitfressend. Daher wird die Patientendatenbank nach letztem Besuch sortiert  rückwärts durchgegangen. D.h. als erstes werden die Patienten überprüft die zuletzt bei Ihnen in der Praxis waren (und ggf bereits alle Vorsorgen abgehakt haben). Da wir nicht zu viele Resourcen einnehmen wollen wird nur eine feste Anzahl pro Tag getestet. Nach ein paar Tagen sollten aber die ersten Dokumentationen in den Karteien reinkommen. Ich verstehe aber, dass es mehr Feedback braucht, wie weit das Programm schon im Hintergrund ist, und eine Testfunktion zum Testen an einem Testpatienten mit "falscher" Email. Um beides werde ich mich kümmern. Berichten Sie mir gerne falls in den nächsten Tagen nichts rausgeht, im Zweifel kann ich mir ansonsten ihre Einstellungen nochmal anschauen.

Ein schönes Wochenende und liebe Grüße aus dem Volksparkstadion Hamburg ;)

PS: auch während der EM sind wir immer für Sie da ;)

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Danke für die schnelle Antwort und hier mal ein kleines Feedback. Das Modul arbeitet. Ich habe es 1x für die Check-Ups laufen und habe mir eine Früherkennung für DMP Diabetes Typ II und KHK gebaut. Zusätzlich habe ich mir einen neuen Karteieintragstyp erstellt, welchen ich verwende um a) in der Statistik zu suchen und b) diesen auf die Vidierliste gesetzt zu bekommen. Jetzt kommen Fehler raus, welche beim normalen Früherkennungsmodul natürlich egal sind. Beim Systemumstieg sind zig Karteileichen mitumgezogen, da unser altes System kein Labeling für tot oder verzogen hatte, "leben" diese Patienten bei uns weiter. Diese sieht das Modul natürlich schon immer, aber jetzt fängt es an Mails abzuschicken oder erklärt dass einen Patienten Jahrgang 1904 nicht erreicht und setzt ihn auf die Checkliste.

Probleme/Vorschläge:

1. Die Checkliste läuft nun über an Patienten die nicht erreicht werden können, aber hier steht niemand der sie bekommen hat bzw. dieser geht unter. Ich werden mir einen Filter in den Check-Up setzten der prüft ob ein Patient die letzten 2 Jahre Patient bei uns war. Es wäre aber auch gut wenn die Liste nur mit den Patienten befüllt wird, die auch wirklich eine Email erhalten haben, da ich den Rest ja auch einfach durch eine Abfrage finden könnte. ggf. können Sie einen Vorfiltern einstellen welcher als 1. prüft ob eine Mail hinterlegt ist und ansonsten den Patienten direkt überspringt und 2. ggf. schon die Prüfung der Aktivität (z.B. war in den letzten 3 Jahren da oder so) durchführt

2. Das Vidieren funktioniert nicht, da die Anlage des Eintrags durch den User "????" erfolgt. Ist zumindest meine Erklärung, da ansonsten alle Einstellungen so wie immer sind. Die Statistik funktioniert wie gewohnt. Eine Direkte Kontrolle ggf. in der Checkliste wäre gut

3. Wie sieht das eigentlich mit Spamfiltern aus? Ist ja theoretisch Massenmailing und normalerweise benötigt das ja sowas wie Mailchimp etc um nicht direkt im Spam zu landen.

4. Testmails wären klassen ggf. direkt mit A/B-Testing-Modul oder eine Art der statistischen Auswertung.

Insgesamt bin ich aber sehr zufrieden. 24 Mails sind raus und direkt schon ein Check-Up gebucht;) Das Modul hat großes Potential.

Schönen Sonntag

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Vielen Dank für das Feedback!

zu 1. das verstehe ich noch nicht so richtig. Wäre es möglich, dass wir uns dahin gehend nocheinmal telefonisch austauschen? Falls Sie daran Interesse haben, schreiben Sie mir gerne eine private Nachricht, mit einem Termin (ich würde sagen 30min) der Ihnen passt.

zu 2. Das müssten wir uns auch nochmal genauer anschauen.

zu 3. Hier richten wir uns nach den Einstellungen zur Terminerinnerung. Da kann ein Limit eingestellt werden, wie viele Emails pro Stunde/Tag/Woche versendet werden dürfen. Die Erinnerungen für die Früherkennung haben hier die niedrigste Priorität, d.h. wenn Sie gerade sehr viele Terminerinnerungen verschicken müssen, werden diese zuerst geschickt und erst danach die Früherkennungserinnerungen.

zu 4.  die Testmails werden auf jeden Fall kommen, A/B-Testing hat im Moment nicht die höchste Priorität, da wir erst einmal sicherstellen wollen, dass das Modul die Grundfunktionalität überzeugend erfüllen kann. Ist aber eine interessante Idee :)

Liebe Grüße

Friedrich Wanierke

Answer 3

Hallo Herr Wanierke,

vielen Dank für die Entwicklung des tollen Features!

1. Wo kann ich denn die entsprechende Emailvorlage einrichten und meinen OTK verlinken oder macht das das Modul automatisch?

2. Für Privatpatienten sind die Regeln schwierig da sie nicht immer eine Vorsorgediagnose/Ziffer haben auch wenn sie erfolgt ist. Kann man bei den Regeln auch nur nach Filtern suchen (zB. Karteieintragstext WV in 12 Monaten)?

Viele Grüße.

Carmen Paringer-Gholam

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zu 1.)Emailvorlagen findet man unter Admin-> Email-Vorlagen

Bezüglich der OTK Verlinkung kann man im Modul selbst nur prüfen ob der Patient bereits einen passenden Termin hat-> dann bekommt der Patient keine Erinnerung. Damit der Patient einen Termin buchen kann einfach den Link zur Terminart in die Email packen (den Direkt-Link gibt es innerhalb des Dashboards des OTKs in der Weboberfläche)

2. Innerhalb des bisher bekannten Früherkennungsmoduls kann man Filter für Karteieinträge setzen.

Grüße

M.Grünewald

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Vielen Dank! Manchmal sieht man vor lauter Bäumen den Wald nicht

Falls sich noch jemand über den Hinweis zu den Briefkommandos in der ausgewählten Emailvorlage wundert und suchen muss wo man sie findet: ...Bei der bestehenden Emailvorlage Recall gibt es einen Button mit Briefkommandos, der bei den eigenen erstellten Vorlagen fehlt - hier sind die speziellen Briefkommandos hinterlegt, die man unter den "normalen" Kommandos nicht findet, zB. $[selektierteFrueherkennung %nachname]$.

 

Viele Grüße, C. Paringer-Gholam

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Liebe Frau Paringer-Golham,

ich stehe auch total auf dem Schlauch bezüglich dieser Fehlermeldung, finde aber leider weder die Emailvorlage Recall (vermutlich im Überschwang irgendwann gelöscht) noch sonstige Früherkennungs- oder Recall-Vorlagen :(

Schaue ich einfach kariert und finde es nicht oder muss ich anderswo suchen?

Herzliche Grüße!

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Hallo Frau Kraus,

vielleicht braucht es dazu ein aktuelles Update? welche Version läuft denn bei Ihnen? So wie ich es verstehe ist das Feature erst ab Version v1.144.0.6 verfügbar, dann sollte vermutlich auch die Emailvorlage bei Ihnen automatisch hinterlegt sein unter Admin Emailvorlagen. Sie heißt Recall.

viele Grüße,

C. Paringer-Gholam

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Vielen Dank, Frau Paringer-Gholam! Herr Wanierke hat mir freundlicherweise schon weitergeholfen, an findet sie bei der Emailvorlagenerstellung unter "Briefkommandos" und kann sie per Drag and Drop ganz einfach einfügen :)

Danke für Ihre Hilfsbereitschaft! Herzliche Grüße

Answer 4

Wir nutzen die automatische Erinnerung nun für alle Vorsorgeuntersuchungen in der Kinderarztpraxis. Das ist wirklich sehr hilfreich für uns und für die Patienten. Was allerdings nicht gut funktioniert, oder wo wir noch keinen sinnvollen Weg gefunden haben, ist zu überprüfen, ob eine spezifische Vorsorgeuntersuchung denn schon durchgeführt wurde. So haben wir heute Nacht eine Erinnerungsmail an eine Familie geschickt, die vor 2 Tagen die entsprechende Vorsorgeuntersuchung bei uns hat durchführen lassen. Da es sich um Privatpatienten handelt, gibt es für unterscheideliche Vorsorgen keine eindeutige Diagnose und keine eindeutige Ziffer, die es erlaubt die Durchführung in der Vergangenheit festzustellen.

In der Konfiguration der Erinnerungen gibt es das Auswahlfeld "Patient mit dieser Terminart in der Zukunft nicht erinnern". Ich frage mich nun warum es das gleiche nicht auch für die Vergangenheit gibt? Wir haben für jede Vorsorgeuntersuchung eine eigene Terminart. Daher wäre es ein leichtes herauszufinden, ob jemand deswegen schon bei uns war.

Können Sie die Konfiguration entsprechend erweitern?

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Benutzen Sie das Früherkennungsradar? Wenn Sie für Ihre Patienten die Früherkennungsuntersuchung im Früherkennungsradar anlegen, für den Fall das es keine identifizierbare Leistung/Diagnose gab, dann wird der nächste Früherkennungstermin entsprechend den Vorgaben berechnet.

Viele Grüße

Friedrich Wanierke

Answer 5

Ein absolut sinnvolles feature, funktioniert bei uns schon ganz gut. 

Hier ein Optimierungsvorschlag: Bei den Einstellungsmöglichkeiten für die Früherkennunugsautomatisierung sollte es unter "Patienten mit dieser Terminart in der Zukunft nicht erinnern" möglich sein, mehrere Terminarten auszuwählen (z.B. in unserem Falle "DMP", "DMP mit Lufu", "DMP mit Ergo" etc., da wahrscheinlich in vielen Praxen Terminarten mit verschiedenen Modifikationen vorkonfiguriert sind.

Super wäre auch, wenn (zusätzlich) die Möglichkeit bestünde, die Erinnerungen per SMS zu senden.

 

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Vielen Dank für das Feedback! Ich habe beide Punkte tatsächlich schon auf meiner To-Do-Liste. Ich werde ab Oktober vrstl. wieder ordentlich Entwicklungszeit in das Feature stecken können.

Viele Grüße

Friedrich Wanierke

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Hallo Herr Wanierke, uU gibt es noch einen Bug bei automatisierter Versendung von Erinnerungsmails:

Unsere Privat-Patienten bekommen offensichtlich teilweise neben einer Erinnerung an den anliegenden Privat-Check zusätzlich eine Erinnerung an eine Hautkrebsuntersuchung, obwohl diese nur für GKV- und HZV-Patienten freigeschaltet ist.

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Vielen Dank. Ich stimme Ihnen zu, dass ist ganz offensichtlich ein Bug. Ich kümmere mich darum. Das ist auf jeden Fall interessant. Könnten Sie mir von diesem Patienten noch einen Screenshot vom Regelinspektor schicken? Den finden Sie im Früherkennungsradar. Da würde mich interessieren ob für Hautkrebsscreening der Haken bei GKV gesetzt ist, obwohl es sich um einen Privatpatienten handelt.

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Screenshot Regelinspektor

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Vielen Dank. Mich hätte es jetzt nochmal genau interessiert, was angezeigt wird wenn man im Regelinspektor auf Hautkrebsscreening klickt. Aber da dort ja ein rotes x ist, gehe ich mal davon aus, dass der Patient eben privat Patient ist und HKS aber nur für GKV/HzV und er deswegen das x bekommt. Damit funktioniert die Regel wie erwartet. und der Fehler liegt bei mir, in der Automatisierung. Ich kümmere mich.

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Patient ist P.

 

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Sehr gut. Ja dann sollte ich den Fehler schnell finden und beheben können. Ich melde mich vrstl. Montag dazu.

LG & schönes Wochenende

Friedrich Wanierke

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Gibt es schon Neuigkeiten bzw. konkretisierte Planungen bzgl. der  Funktion  "Patienten mit dieser Terminart in der Zukunft nicht erinnern"? 

Wir würden gerne mehrere Terminarten auswählen können (z.B. in unserem Falle "DMP", "DMP mit Lufu", "DMP mit Ergo" etc.), bei deren schon vorliegender Terminierung in der Zukunft der Patient keine Erinnerungsmail erhält.