Ich löse das ganz pragmatisch und verzichte auf komplizierte Abfragen und schriftliche Zustimmungen. Allerdings muss jeder Patient vor der ersten Behandlung oder Untersuchung eine Datenschutzerklärung am iPAD unterzeichnen, in der auch gleich die Zustimmung zur Rechnungsübermittlung an private Abrechnungsunternehmen unterschrieben werden muss. Aus der Erklärung geht schließlich hervor, für welchen Zweck personenbezogene Daten erhoben werden, so wie es im übrigen die DSGVO vorgibt.
Kontaktdaten die mir freiwillig gegeben werden, verwende ich im Innenverhältnis nur zweckgebunden. Post und Telefon ist gängig und setze ich stillschweigend als nicht genehmigungspflichtige Kommunikationswege voraus, es sei denn es wird ausdrücklich verweigert.
Für solche Fälle habe ich eine ebenfalls einfache Lösung gefunden. Wer den totalen Schutz seiner Daten will, zahlt vor Behandlung in Bar und erhält als Verordnung nur einen Zettel was er sich besorgen soll, denn ich darf ja weder Anschrift, Name oder Geburtsdatum übermitteln. Den Behandlungsbericht händige ich demjenigen sofort aus. Werden weitere Berichte gewünscht, müssen die persönlich abgeholt werden. Ich habe ja weder Adresse noch Telefonnummer gespeichert, weil ich die nicht benötige bzw. für irgendetwas verwenden darf. Bisher hat spätestens da - komischerweise immer Lehrer - jeder sein Einwilligung erteilt.
In allen anderen normalen Fällen verwende ich Fax nur, wenn im Einzelfall ausdrücklich gewünscht, eine Abfrage erübrigt sich deshalb.
Versendung sensibler Daten per Mail erfolgen grundsätzlich nur verschlüsselt. Leider macht einem Tomedo das nicht ganz einfach. Sobald eine Mailadresse herausgegeben wird, gehe ich konkludent davon aus, auf diesem Wege Kontakt herzustellen und wichtige oder eilige Informationen übermitteln zu dürfen. Da halte ich es mit der Zustimmung genau so wie mit der Postanschrift, ich verschicke ja keine Spam Mails oder Werbung.
Terminerinnerungen sollten im Interesse der Patienten als auch der Praxis sein. Wer mir selbst Mails schickt, wird auch auf gleichem Weg zurück kontaktiert, ohne das ich vorher dessen Genehmigung einhole.
Versand von Informationen per Post ist selbstverständlich und kann als Option bei mir nicht abgewählt werden, sobald mir die Adresse mitgeteilt wird, schließlich gibt es ja ein Postgeheimnis. Porto trägt der Empfänger, es sei denn es liegt einzig im Interesse der Praxis.
Wünscht jemand ausdrücklich die Übersendung seiner Rezepte, Verordnungen Berichte per Post, muss ein Freiumschlag beigelegt werden, damit erübrigt sich dann auch die Frage einer gesonderten Genehmigung.