Da Kathrin Hamann gefragt hat wie ich die monatlichen Unterlagen für den Steuerberater vorbereite, hier mein Workflow. Der Workflow ist komplett papierlos. Der eigentlich sehr unangenehme Prozess der Zuordnung der Rechnungen zu den Kontobewegungen wird so einigermassen erträglich.
Apps hierzu die man Benötigt sind Money Money und EcoDMS. Einrichtung von EcoDMS hier im forum mit der Suche zu finden, guter Faden im Synology Forum. Es sind sicher auch andere DMS und Banking Apps möglich aber diese beiden funktionieren bei mir sehr gut und sind sehr günstig.
EcoDMS wird beim Finanzamt genehmigt. Schreiben:
ANFRAGE
Steuernummern Praxis xxx,
Sehr geehrte Damen und Herren,
nach den Regelungen des § 147 Abs. 2 AO können finanzrelevante Abrechnungen / Dokumente / Belege auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
Die Praxis xxxx beantragt die elektronische Archivierung der obigen Dokumente sowie der dazugehörigen Belege ab dem 01.03.2021.
Im Einklang mit den Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen in § 147 der Abgabenordnung sowie dem Lohnsteuerhandbuch § 3 Nr. 16 und im Einklang mit den aktuellen GOBD möchten wir zukünftig Abrechnungen und Belege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahren. Die Archivierungssoftware ist EcoDMS. Die Belege sind jederzeit verfügbar, können unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden. Die nachträgliche Prüfung der Belege ist somit gegeben.
Bitte bestätigen Sie uns, dass hierdurch eine Archivierung der Originalbelege entfällt.
mit freundlichen Grüßen,
Originale werden nach Rückantwort/Genehmigung des FA weggeworfen. Steuerberater bekommt mit dem Finanzamt eine eigene Lizenz (floating license sollte Zollsoft auch machen) und Zugang zu den relevanten Ordnern in EcoDMS. Der Steuerberater holt sich die Unterlagen monatlich selbst vom EcoDMS Webserver.
Eingehende Rechnungen werden nach Scan oder aus Mails in den EcoDMS Lauschordner gebracht, überwiesen und verbucht. Zum verbuchen legt man Kategorien in MoneyMoney an.
"Ungebucht" nenne ich Zahlungsvorgänge die keine Rechnung haben (Bankkredit, Leasingraten). Bei "gebucht" existiert eine Rechnung in EcoDMS. Macht man das alle par Tage nach den Überweisungen sieht es am Monatsende so aus wenn man "Sonstige" also unmarkierte auswählt und den Zeitraum des letzten Monats:
Ein einziger Eintrag mit Patientin die vorab überweisen wollte mit OP Termin im Januar. Eintrag kann noch nicht gebucht werden. Der Monat ist also fertig und es fehlt keine einzige ungebuchte Rechnung. So sieht es auch im Kredikartenordner aus.
Folgende Vorgänge werden monatlich erledigt:
- Paypal Kontoauszug exportieren -> EcoDMS
- Kreditkartenauszug wird geholt -> EcoDMS
- Kreditkarteneinteilung in MoneMoney wurde mit privat/gebucht wie oben eingeteilt. Wird gedruckt als PDF in den EcoDMS Lauschordner.
- iZettle wird geholt (TSE Kassenbuch) Raw Data report, Recepits report, Sales report. Holt sich der Steuerberater bald selber mit DATEV, Anbindung in Vorbereitung. Z-Bons werden täglich von angestellten in EcoDMS gescannt.
- Tomedo Privatpatienten Rechnungen werden exportiert als csv ohne Namen und Adresse und Geburtsdatum. Sobald der DSGVO Export möglich ist als anonymisierte Rechnungen. Nicht anonymisierte gehen auch in EcoDMS aber in einen Odner zu dem das FA und der Steuerberater keinen Zugang haben. (EcoDMS jeder hat zugriff auf die Dateien, Berechtigung Ecosimsuser, aber nicht auf alle Ordner). Fiskale Revisionssicherheit damit erledigt.
Sobald der Kontoauszug der Bank gescannt ist, ist der Monat erledigt. Rückfragen vom Steuerberater sind minimal. Meist Amazonrechnungen deren Aufteilung nicht verstanden werden und erklärt werden müssen. Stornovorgänge. Leasingverträge die nicht im Rechnungsordner abgelegt sind und auf die kein Zugriff möglich ist durch die Kanzlei.