Workflowtest: Aufgaben - Fazit: fast fertig

Question

Beim jährlichen Notfallkurs habe ich die Pads des Defi angesehen und die Medikamente kontrolliert. Die Pads und einige Medikamente waren zwar kurz aber abgelaufen. Zuständig fühlte sich natürlich niemand. Da also einige Aufgaben in der Praxis nicht erledigt werden wie ich das möchte und die Angestellten Todoist nach einiger Zeit ignoriert und nicht mehr benutzt haben werde ich alle in die Tomedo-Aufgaben übertragen. Es sind ca 100 Aufgaben. Ich bin gespannt wie gut das funktioniert. Mich interessiert aus praktischer Sicht des äusserst wichtigen Admin:

• Übersicht über die Aufgaben die zu erledigen sind also übersicht über Praxisaufgaben. 
• Übersicht über zu erledigende Aufgaben des Tages
• Wie werde ich benachrichtigt wenn Aufgaben nicht erfüllt werden?
• Kann ich darstellen wer Aufgaben gut erledigt und wer nicht? Wird es dem Angestellten dargestellt?
• Habe ich eine Übersicht welche Aufgaben wie oft erledigt werden müssen?
• Kann ich alle Aufgaben mit Tomedo forcieren und die Praxis up to date halten?
• Wie einfach ist die Eingabe der Aufgaben?
• Unterscheidung von Patienten- und Praxisaufgaben und anderen Aufgaben in einer Übersicht.

 

Todoist hat eine perfekte Übersicht kann aber keine einzelnen User tracken. Der Angestellte kann Aufgaben einfach wegklicken, es ist unklar wer sie auf erledigt setzt.

Answer 1

Danke wieder einmal für diese praktische Anregung, die ich sehr wichtig und nützlich finde. bei uns gibnt es ebenfalls Aufgaben, die nicht erledigt werden, obwohl sie wichtig sind, aber eben ungeliebt. Hier helfen auch keine Mitarbeitergespräche, es wird meist eine wichtigere Aufgabe vorgeschoben. Wie auch immer.

Die Aufgaben besser zu strukturieren, eine Übersicht wie in Todoist als Anlehnung fänd ich super.

Comments

Ich bin gespannt auf mein Testergebnis. Ich kenne das Ergebnis erst wenn ich die 100 repetitiven Praxisaufgaben hinzugefügt habe und nach dem Feedback meiner Angestellten. Ich glaube aber, dass Tomedo mit seinem Aufgabenmodul im Praxistest durchfällt. Der Grund ist auch, dass wiedermal nicht gefragt wurde wie man es machen soll und man dachte man weiss besser was der Kunden braucht. Die Praxen die sie fragen, wird wohl einige geben, scheinen die falschen zu sein. Aus Arzeko hat man damals nicht gelernt. Das habe ich Zollsoft durch ein anderes App geführt und Vor- und Nachteile diskutiert. Das hätte man mit den Aufgaben auch machen sollen.

Answer 2

Test während Eingabeprozess:

• Aufgabenimport über csv -fail
• Vorlagen zur schnellen Eingabe - check
• Aufgaben werden während Urlaubstage pausiert? -unklar
• Aufgabenübersicht - check
• Ansicht Aufgaben eines Mitarbeiters - fail
• Ansicht der Aufgaben des Tages der gesammten Praxis -fail
• Ansicht der Aufgaben des Tages der gesammten Praxis und erledigt setzen der Aufgaben des Tages  auf dieser Ansicht -fail
• Wiederkehrende Aufgaben - check
• Einfache Eingabe einer Aufgabe oder wiederkehrenden Aufgabe via "Jeden 1. März Assistenten Inverntur Lager" -fail 
• Ansicht Aufgaben Zeitraum (täglich , wöchentlich, Monatlich, 3 monatlich usw.) fail
• Wiederholung wird in Vorlage gespeichert. - fail
• Weitergabe der Aufgabe wenn Angestellte bei einer täglichen Aufgabe in Arzeko abwesend ist -fail
• Darstellung wiederkehrende Aufgaben in Kachel und tabellarischer Übersicht - fail beide
• Sortieren der Aufgaben  - check
• Sortieren nach Erstellungsdatum/Zeit (bei vielen Aufgaben die man erstellt hat Heuhaufen/Nadel unangenehm wiederzufinden)  -fail
• Trennung Praxisaufgaben / Patientenaufgaben /private Aufgaben - fail
• Saisonale Aufgaben zum Beispiel täglich Monate von/bis -fail
• Name der Vorlage ist auch Name der Aufgabe -fail
• nicht erfüllte aufgaben geloggt? -unklar
• Export der Aufgaben und deren Erledigung - fail
• Prozentsatz der Erledigung wie vom Betreiber vorgegeben pro Nutzer. - fail
• Nutzerspezifische Vorlagen um ohne störende auszuwählen -check 
• Vorlage die von allgemein in Nutzer gezogen wird und bei allgenein gelöscht wird verschwindet aus Nutzerspezifisch -fail
• Aufgabengruppen - fail
• Aufgabe erledigen als nicht möglich mit Begründung. Zum Beispiel Gerät bei Reparatur - fail 
• Aufgaben erstellen schnell -check
• Alle wiederholungsarten möglich -check
• Spezieller Termin "erledigen am 5. Mai" fehlt -fail
• Aufgaben wiederholen merkt sich nicht letzten Einstellungen im Dropdown. 10 Aufagebn die alle 3 Monate erledigt werden müssen sind unnötige Klickorgie. - fail
• Kein Aufgabenexport einer Aufgabengruppe. Meine Praxis hat die selben Aufgaben wie jede andere Chirurgie. -fail
• Aufgabe nachgeholt bei abgelaufenem repetivem Termin (erfordert, dass Repetition abläuft) -fail
• Bedeuten jährlich im aktuellen Jahr oder in den nächsten 365 Tagen? Beides notwendig - unklar
• keine Anzeige der Wiederholung auf Kachel/Tabelle -fail

Problematisch:

• Aufgabenwiederholung nur nach Fertigstellung. Aufgaben müssen auch ohne Fertigstellung wiederholt werden. Sie sind nur einmal nicht erfüllt. -fail
• keine Admin Protokoll der nicht erfüllten Aufgaben

 

Comments

Häah? Was soll die Frage Tomedo? Frag mich nach dem Namen der Vorlage und weiter geht es. Ich will also weder in die Verwaltung noch in die Details. Ich möchte lediglich einen Namen für das Template vergeben und dann zurück in die Aufgae in der ich gerade war. Denn ich bin im Aufgabenverteilmodus!  Sonst wird nämlich "unbenannte Aufgabe 114861046242476034" daraus. Wirklich so steht es in der Aufgabenverwaltung wenn man "zu den Aufgabendetails" klickt im Fenster. 

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Ich schreibe die obere Liste mal weiter damit Zollsoft die Probleme aus praktischer Sicht sieht aber mir scheint die Aufgaben werden mit allen Aufgaben in einer Liste oder Kacheln ungefähr so übersichtlich wie die Aktionsketten bei Christian Klaproth. Ich denke die Angestellten werden so wegen der fehlenden Gruppen und Aufgaben für Heute nichts damit anfangen können und mit Aufgaben praktisch zugemüllt. Der Admin erhält keine Übersicht über die Aufgaben und wie das Peronal Aufgaben erledigt und welche eben liegen bleiben.

Besonders unglücklich finde ich wie die nicht erledigte Aufgabe gehändelt wird. Diese bleibt einfach bis zum Sankt Nimemrleinstag zur Erledigung. Dadurch verschieben sich Zeiten. Soll eine Aufgabe jährlich erfüllt werden und sie wird es nicht fehlt die Erledigungd er Aufgabe dieses Jahr. Hier sollte die Fälligkeit angezeigt werden. Die Aufgabe endet dann als nicht erledigt und startet erneut.

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OK Aufgaben ist soweit seziert. Mein Fazit ist, Die Tomedoaufgaben sind recht gut und ganz Zollsofttypisch nicht zu Ende gedacht. Hier wurde eindeutig wieder nicht gefragt oder die falschen Praxen konsultiert wie aus praktischer Sicht ein Aufgabenplaner aussehen muss.

im Detail:

• Gut verwendbar für einzelne Patientenaufgaben. Die direkte Verknüpfung ist da. Hier wäre ein Gruppierung nach Patienten notwendig um mehrfache Aufgaben für den Patienten zu erfüllen, dann könnte man das ganze als Laufzettel abarbeiten und vor allem schnell erstellen. In diesem Fall wäre auch ein Template einer Aufgabengruppe für den Patienten notwendig. Mehrere vordefinierte Aufgaben mit einer Deadline OP-Termin (OPK) und wie viele Tage vor dieser Deadline die einzelnen Teile erfüllt werden müssen. 
• Aufgaben des Patienten anzeigen ist ein Denkfehler. Man geht nicht in die Aufgaben um die Aufgaben eines Patienten zu sehen dessen Karte gerade offen ist sondern geht in die Aufgaben um die Patienten zu finden bei denen noch Aufgaben offen sind. Gesucht wird der Patinet, nicht die Aufgabe. Deswegen s.o Gruppen/Laufzettelartig beim Patienten, Listung von Patienten mit Aufgaben.
• Die Darstellung der Aufgaben für den Admin fehlt eigentlich komplett. Eine Übersicht hat der Admin nicht, weder über den jährlichen Aufgabenstatus der Praxis noch über die Angestellten, wer das fleissige Bienchen ist und wer Aufgaben schleifen lässt.
• Gruppen fehlen. Eine Praxis hat etwa 50 bis 200 Aufgaben je nachdem wie ernst der Betreiber die Pflichten nimmt und wie weit er sie aufdröseln will. Es ist selbstverständlich, dass man eine Einteilung dieser Aufgaben braucht. Meiner Meinung nach ist eine Gliederung nach täglich, wöchentlich, monatlich etc sinnvoll oder besser selbst konfigurierbar.
• Repetive Aufgaben werden erst repetitiv wenn erledigt. Das ist ein Problem. Eigentlich gibt es solche Aufgaben kaum. Mache alles sauber und fang von vorne an? Ne. Machen jede Woche alles sauber so ist es richtig. Sie müssen unabhängig davon erledigt werden ob die vorherige Aufgabe erfüllt ist. Werden sie nicht erledigt dann müssen zwei Aufgaben enstehen. Zollsoft hat hier den Weg gewählt, dass immer nur eine Aufgabe eines Typs läuft. Das kann man so machen aber bei fehlender Erledigung ausserhalb der Fälligkeit muss sie erneut fällig werden und nicht ein neuer Zeitraum enstehen sonst verschieben sich die Zeiträume. Eine jährlich zu wiederholende Aufgabe kann aktuell nicht abgebildet werden. Sichtbar ab 1.1.2022, fälligkeit 31.12.2022. Abgesehen davon, dass niemand Lust hat das einzutippen weil es klar ist bei einer jährlichen Aufgabe haben wir bei Erledigung am 31.5.2023 ein Problem da der neue Zeitraum vom 31.5.2022 bis zum 30.5.2023 geht. Oder nicht? Das ist eben unklar und das Problem von sichtbar ab fällig bis in kombination mit wiederholen nach Abschluss. Unglücklich und ungeschickt - für repetive Aufgaben wohlgemerkt. Sichtbar ab/ Fällig bis / wiederholen wenn fertig ist keine echte Repetition mit selbem Zeitraum versetzt und wenn sie so funktioniert ist es so unklar und verwirrend, dass es das tun sollte wie es da steht. Aufgabe anzeigen, melden wenn nicht fertig bis Datum und wenn fertig erneut starten ab dann mit Zeitraum und versetzt. Ich glaube ich würde diese Art der Repetion mit verschobenem Zeitraum entfernen, er ist nicht notwendig.
• Echte Repetition fehlt für die sichtbar ab und fällig bis keine Rolle spielt. Sie ist immer sichtbar wenn im Zeitraum noch nicht erledigt wird immer gemeldet wenn nicht im Zeitraum erledigt und die Fälligkeit ist definiert über den Zeitraum. Bsp.: Wöchentlich heisst jede Woche von Montag bis Sonntag, repeat.
• Ein schreiben der Aufgabe wäre nett. "Michelle oder Marina jeden Tag Steri Oberflächen desinfizieren" oder "Michelle am 5. März alle 2 Jahre Defi zur wartung einschicken" "Marina Mieder für Frau Meier Musterfrau muss eine Woche vor dem OP Termin da sein" hat alle Informationen für die repetive Aufgabe oder zeitlich definierte Aufgabe. Deutlich angenehmer als das Formular vom Kreisverwaltungsreferat. Ist Luxus aber fortschrittlich und modern. Tip: bei Eingabe Formular zeigen wie es sich füllt durch den Satz. 
• Anzeige der Aufgabe nicht wirklich gut. Alle Aufgaben, die Ansicht braucht niemand ausser man weiss genau wie die Aufgabe heisst sonst bringt auch alphabetisch sortiert nichts. Zu viele Aufgaben in der Praxis für Patienten und die Praxis selbst. Hier Fehlt Aufgaben für einzelne Angestellte die angelegt wurden. Alle Aufgaben des gewählten Patienten, s.o. wird in diese Richtung sleten gesucht. Hier wäre eine gesonderte Ansicht besser. Eigene und von mir erstellte Aufgaben auch eine komische Ansicht. Sinnloser Mix aus "für mich" und "für andere".

Die Aufgaben sind ein wichtiges Tool für den Wichtigsten in der Praxis, dem Admin aka dem Betreiber / der Betreiberin um die Praxis im Griff zu haben. Derzeit ist das Tool nur mittelmässig zu gebrauchen. Mit den genannten Änderung wird es aber zum mächtigen Kontrollwerkzeug.

Answer 3

Sehr schöner Ansatz. Dann hätten wir ein gut dokumentiertes QM und jeder wüsste immer sofort, was noch zu erledigen ist bzw. wird durch Tomedo so lange erinnert, bis die Aufgabe erledigt ist. Mein externes QM dient mehr der externen Überprüfung und Zertifizierung, das brauche ich eigentlich nicht, wenn alles automatisch klappt.

Das dürfte eigentlich kein Problem sein so etwas halbwegs vernünftig in Tomedo auf die Beine zu stellen. Das wäre für mich eines der nächsten wichtigen Projekte nachdem ich die allgemeinen Workflows nahezu durch Aktionsketten und CKE vollautomatisiert habe.

Wir haben in Tomedo Nachrichten Aufgaben und Panels, mit denen man das aber nur teilweise erledigen kann.

So müßte jede Aufgabe ein Patient sein, der feste wiederkehrende Termine hat, die wahrgenommen werden müssen. Auch dafür ließen sich Aktionsketten mit festen Aufgaben und Zuständigkeiten erstellen.

Comments

Na Christian jetzt willst du aber fahren bevor du Räder hast. Wenn Aufgaben zu Ende geschrieben wird kann man sich ja gerne über Aktionsketten dafür unterhalten, aktuell hat es aber andere Problem. Aufgaben ist etwas Eigenständiges, das bei uns allen sehr sehr ähnlich ist und es ist sehr wichtig. Aufgaben braucht Übersicht und Struktur also genau das was Aktionsketten nicht haben. Aktionsketten sind labil, schlecht geordnet und unübersichtlich. Aktionsketten sind linear und haben einen Anfang und ein Ende, Aufgaben ist kontinuierlich und oft unendlich oder hat Einzelaufgaben.

Würde ich hier nicht ins Spiel bringen, nein.

QM, Aufgaben ist nur ein Teil davon. der Teil bei dem die Angstellten aktiv werden müssen. Der Rest ist Papierkrieg und wird besser mit der Vorlagenfunktion von EcoWORKZ und der Revisionssicherheit und Versionierung von EcoDMS erledigt oder einem ähnlichen Programm. Aber das ist wie Aktionsketten OFF-Topic.

Aufgaben ist ein Kontrolltool für ale Aufgaben in der Praxis, das aktuell nicht für den Admin geeignet ist, zu kontrollieren. Das sollte Zollsoft ändern.

Etwa so wie in Spiderman 2 (2004) Octopus der Admin, die Arme ist Aufgaben und das Gelbe da ist die Praxis. "It will soon stabilize" sage ich mir auch immer wieder. Naja die Praxis schliesst im Film am Ende LOL

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Was mir hierzu noch einfällt ist, dass nicht die Einzelaufgabe schwer zu erledigen ist sondern die regelmässigen. Die Einzelaufgabe den Defi zu kaufen war einfach. Die regelmässig vergessene Aufgabe sorgt dafür, dass im Notfall die Defi-Elektroden abgelaufen sind.

Das Schwierige bei "Aufgaben" sind die regelmässig wiederholten Tasks und die Kür ist deren Kontrolle und das Handling von nicht durchgeführten Aufgaben mit den Angestellten.

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Die Angestellte bekommt nun beim Einloggen eine Meldung über 66 neue Aufgaben, 100 sind es doch nicht geworden, ich konnte einige rausschmeissen und zusammenfassen. Die Angestellte hat nun einen Nagscreen weil ihr sonst der Monitor mit Fensterchen zugpflastert wird und sie aktuell, wenn die Patineten vor ihr stehen, keine Lust hat 66 Fensterchen wegzuklicken geschweise denn zu lesen. Sie klickt also auf behalten oder so ähnlich und wird bei jedem öffnen neu mit der Meldung konfrontiert und klickt sie beim nächsten Login wieder weg - repeat.

Ich schaue mir die Abfrage nochmal genauer an aber ich vermute, dass das Nichtanzeigen von Aufgaben und Nachrichten als TODO missbraucht wird weil die Nachrichtenanzeige zu unübersichtlich ist.

Siehe diese Forumseinträge die meiner Meinung nach wichtiger sind als die geplante Kaffeetrinkapp für Patienten und Anzeige der Wartezeit oder ein Sterilisationsmodul:

https://forum.tomedo.de/index.php/29251/wunsch-ansicht-der-erinnerungsliste-nachrichtenverwaltung-speichern?show=29251#q29251

https://forum.tomedo.de/index.php/42605/nachrichtenverwaltung?show=42605#q42605

In den Tomedo-Einstellungen, in denen ja manchmal unerwartet neue Einstellungen auftauchen, finde ich hierzu keine hilfreiche Einstellung.

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So eine Dame verhört, sie benutzen es tatsächlich als Art Todo weil die Nachrichtenliste unübersichtlich ist und sie sie nicht benutzen wollen. Diese "eigene Nachrichten anzeigen aber nur wenn der Saturn und Mond in einer Linie stehen" sind komisch und unangenehm zu nutzen weil man jedes Mal die volle auswahl durchlesen muss um eine Auswahl treffen zu können. Das ist unglücklich gemacht. Ich denke hier ist der Fehler Nachrichten und Aufgaben in einen Topf zu werfen. Nachrichten sind eine einmalige Info zum ansehen wie eine Mail, Aufgaben hingegen müssen gelesen und irgendwann erledigt werden. Nachrichten gibt es die Zustände ungelesen und gelesen und bei Aufgaben ungelesen, gelesen, erledigt, in erledigung (begonnen) und nicht erledigt. Aufgaben und Nachrichten sollten meiner Meinung nach streng getrennt werden. Das verwirrt sonst blos.

Nachrichten sollen alle gelistet sein in einer Tabelle von wem gelesen ungelesen und wann. Umschalten zwischen Aufgaben und Nachrichten. Umschalten zwischen Eingang und Ausgang. Das reicht an Auswahl statt dem Durcheinander in den Nachrichten. Sortieren kann man dann über spalten. Nachrichten sind Post nur in der Praxis und da sollte Zollsoft nicht eine neue Methode erfinden. Entweder whatsapp-like linear oder wie oben vorgeschlagen. So wie die Nachrichtenverwaltung jetzt ist klappt das nicht gut.

Diesen "Wall of shame" wie die Damen es nennen muss man mit einem Klick entfernen können.

 

Eine tolle Auswahl ist das nicht wenn man nur die Nachrichten lesen möchte und in der Nachrichtenverwaltung ist es nicht angenehm. 

 

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Das System wäre zur Ende geschrieben wirklich hilfreich. Ich habe gerade eine Nachricht bekommen, dass alle Ablaufdaten der Seifenspender und Desinfektionsspender in der Praxis kontrolliert wurden. Erhält man die Praxisaufgaben als erledigt mitgeteilt ist das schon angenehmer als "hoffentlich wurde es erledigt" und dann das Kopfschütteln wenn das RKI mit der Regierung zu Besuch vorbei kommt.

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Passiert etwas mit dem Feature oder soll es so bleiben? Ist etwas unschlüssig an der Untersuchung der Aufgaben?