Einlesen von Buchungen zu Rechnungen

Question

Es ist möglich die auf dem Konto eingegangenen Buchungen in tomedo einzulesen und die Beträge den Rechnungen zuzuweisen. Die Rechnungen werden dann ggf. auf bezahlt gesetzt.

tomedo unterstützt zwei Formate zum Einlesen der Daten:

• v11

• camt

Zur Nutzung dieses Features muss Ihnen die Bank Ihre Buchungen in einem der beiden Formate bereitstellen.

Für eine Zuordnung der Rechnungen zu den Buchungen muss eine Referenznummer erzeugt werden - die in der Buchung steht. Diese Referenznummer wird mit dem Briefkommando $[pr_referenznummerDE]$ bzw. $[pr_referenznummerCH]$ erzeugt. Die Referenznummer besteht aus der eindeutigen ident der Rechnung und einer Prüfziffer.

Diese Referenznummer muss vom Patienten bei der Überweisung angegeben und von der Bank in der v11- oder camt-Datei übertragen werden.

Die Buchungen können unter “Verwaltung->Privat/BG->Buchungen einlesen” eingelesen werden, dabei kann entweder die v11-Datei oder die camt-Datei direkt per Drag&Drop abgelegt werden oder über das Plus-Symbol ausgewählt werden.

Während des Einlesevorgangs wird nach dem zu nutzendem Kassenbuch gefragt. Im unteren Bereich sind nach dem Einlesen erfolgreich bzw. erfolglos eingelesenen und zugeordneten Buchungen vermerkt. Diese Liste ist nur temporär, ein wiederholtes Einlesen derselben Datei führt jedoch nicht zu Doppelbuchungen.

Die Zahlungen werden sowohl als Teilbetrag in der Rechnung eingetragen als auch, bei ausgewähltem Kassenbuch, in diesem vermerkt. Dabei wird zusätzlich der Vermerk 'Aus Buchungsdatei erstellt.' gesetzt.

Über das Einstellungsrädchen lässt sich sowohl das Einlesen von camt- als auch v11-Dateien konfigurieren.

 

Insbesondere lässt sich eine Toleranz in Cent angeben, ab der eine Rechnung als bezahlt markiert werden soll, obwohl der Rechnungsbetrag noch nicht erreicht wurde.

Comments

Hallo Herr Schinkel,

 

ich habe diese Funktion ausprobiert. Aber da kommen immer wieder Fehlmeldungen..oder die die Meldung: Verarbeitung läuft gerade..

Irgendwie scheint mir das noch nicht ausgereift zu sein..

 

 

 

 

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Die meisten Rechnungen bei uns (BG) gehen ja in kein Kassenbuch, auch die Übermittlung der Privatrechnungen nicht.. Können diese Rechnungen dann trotzdem eingelesen werden oder ist die Funktion auf das Kassenbuch beschränkt?

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Sehr geehter Herr Quang,

ich kann die Ursache für die Fehlermeldungen in den Screenshots leider nicht erkennen - könnten sie die Fehler bitte an support@zollsoft.de senden bzw. sich einfach im Support melden.

Vielen Dank!

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Sehr geehrter Herr Müller,

wenn Sie kein Kassenbuch auswählen werden die Buchungen nur an der Privatrechnung vermerkt (und diese ggf. als bezahlt markiert) und in kein Kassenbuch geschrieben.

Answer 1

Kann es sein, dass diese Funktion auf eine neuere Tomedo Version vorgreift? Unter der v1.82.0.9 bleibt das Kommando $[referenznummerDE]$ einfach ohne Umwandlung stehen...?

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Es gab einen Tippfehler meinerseits, das korrekte Kommando ist $[pr_referenznummerDE]$ bzw. $[pr_referenznummerCH]$. Ich habe es, der Klarheit halber, auch im obigen Beitrag angepasst. Vielen Dank für den Hinweis.

Answer 2

Klingt super, diese Option. Ich habe dann mal testweise eine Rechnung ausgedruckt: die Referenznummer besteht aus 21 Zahlen ! Wer das fehlerfrei in die online-Überweisung eintippen kann, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit Informatiker, Banker oder Epidemiologe....

Für den Otto-Normal-PKV-Menschen leider nicht praktikabel. Schade

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Sehr geehrter Herr Krause,

ab Version 1.83 wird die Referenznummer in 4er-Blöcken dargestellt - dies ist dann analog zur üblichen Darstellung der IBAN, die ähnlich viele Stellen hat. Wie auch die IBAN enthält die Referenznummer eine Prüfziffer.

Zusätzlich kann der QR-Code zur Überweisung mit der entsprechenden Referenznummer via $[pr_qrcode_ueberweisung -verwendungszweck Ref]$ erzeugt werden.

Answer 3

Zur u.g. Aussage mit dem QR-Code: Diese ellenlange Nummer wird aktuell auch nicht mit übertragen sondern nur die Rechnungsnummer! Gibt es da auch ein abgewandeltes Kommando? :-)

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Sehr geehrter Herr Klemenz,

ab der Version v1.83 wird sowohl die Referenznummer in 4er-Blöcken dargestellt. Des Weitern kann der QR-Code mit der Referenznummer über das Briefkommando $[pr_qrcode_ueberweisung -verwendungszweck Ref]$  erzeugt werden.

Das Briefkommando $[pr_qrcode_ueberweisung -verwendungszweck Ref]$ steht Ihnen in dieser Form erst mit der Version v1.83 zur Verfügung.

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ich habe den QR-Code $[pr_qrcode_ueberweisung -verwendungszweck Ref]$ ausprobiert. Meine Bank-App sagt: das ist kein gültiges SEPA Format.

könnte noch jemand das testen bitte!

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Hallo,

bei mir funktioniert es (mit der App der Deutschen Bank). Hatte - glaube ich zumindest - auch anfangs das Problem und es hat erst funktioniert, als ich eine Breite hinzugefügt habe:

$[pr_qrcode_ueberweisung -breite 4 -verwendungszweck Ref]$

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ja jetzt klappt es mit einer anderen Bank. Tatsächlich war das Problem in der Apo-Bank App. Vielen Dank

Answer 4

Bei der APO Bank stehen mehrere Dateien zum Export zur Verfügung. CAMT052, CAMT053 usw. Ein Download führt bei mir dazu, dass die Datei dann als .txt gespeichert wird. Diese Datei ließt tomedo nicht ein, oder? Wir nutzten das Kassenbuch nicht. Können unsere in Tomedo erzeugten Rechnungen nach Übeweisung des Pat. denn dann überhaupt eingelesen werden? Die lange Referenznummer haben wir seit einigen Monaten eingepflegt. Jetzt würde ich doch irgendwie gerne mal die Buchungen automatisiert einlesen. Geht das? Was machen wir hier falsch?

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Sehr geehrter Herr Ittstein,

wenn die Option zu camt054 besteht, wählen Sie diese.

Eine camt.05x-Datei ist eine Textdatei, tomedo kann diese einlesen. Falls es Probleme beim Einlesen oder dem Erkennen der Buchungen gibt, melden Sie sich einfach im Support.

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eine textdatei kann tomedo eben nicht verarbeiten. Ich habe versucht ein anderes Format von der APOBank zu bekommen. Keine Antwort. Der zollsoft support sagt: die übermittelte datei funktioniert nicht. Und nun?

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Sehr geehrter Herr Ittstein,

die Tatsache, dass die Datei Ihrer Bank als .txt - Datei gespeichert wird und die Aussage des Supports bringt mich zu der Vermutung, dass es sich hierbei nicht um eine Datei im camt Format handelt. Zur Erklärung: Man muss hier unterscheiden zwischen einfachen Textdateien, in denen unstrukturierter Text jeglicher Art enthalten ist, und strukturierten Textdateien. Letztere sind immer noch Textdateien und somit im Gegensatz zu Binärdateien mit einem Texteditor lesbar, der Inhalt ist aber nach einem fest definierten Schema aufgebaut. 

Deshalb haben solche Dateien auch meist eine eigene Endung, im Fall von camt ist das .xml . Die Endung ist zwar nicht entscheidend, sprich sie können auch ohne Probleme eine .txt Datei einlesen wenn der Inhalt stimmt, aber es ist durchaus ungewöhnlich.

Sie können das aber relativ leicht überprüfen: Eine xml Datei muss mit dieser Zeile anfangen (statt UTF-8 könnte prinzipiell noch etwas anderes stehen, aber der eigentliche Aufbau bleibt gleich):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

Des weiteren sollte der Inhalt etwa so aussehen (ich habe einige Felder unkenntlich gemacht):

<Document xmlns="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:camt.054.001.04">
  <BkToCstmrDbtCdtNtfctn>
    <GrpHdr>
      <MsgId>XXX</MsgId>
      <CreDtTm>2019-03-04T10:14:26</CreDtTm>
      <MsgPgntn>
        <PgNb>1</PgNb>
        <LastPgInd>true</LastPgInd>
      </MsgPgntn>
    </GrpHdr>
    <Ntfctn>
      <Id>XXX</Id>
      <ElctrncSeqNb>2</ElctrncSeqNb>
      <CreDtTm>2019-03-04T10:13:26</CreDtTm>
      <FrToDt>
        <FrDtTm>2019-02-28T00:00:00</FrDtTm>
        <ToDtTm>2019-03-01T23:59:59</ToDtTm>
      </FrToDt>
      <RptgSrc>

[...]

 

Passt das zu Ihrer Datei?

 

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Bechert

Answer 5

Um den Umgang mit Fehlern beim Import von Buchungen - insbesondere bei ungünstigen Verwendungszwecken oder Tippfehlern - zu vereinfachen, haben wir folgende Funktionen eingebaut:

• es ist nicht mehr wichtig, an welcher Stelle die Referenznummer im Verwendungszweck steht. Die 21-stellige Nummer wird automatisch gesucht
• Sollte es zu einem Fehler kommen aufgrund einer falschen/unvollständigen Referenznummer oder einem unverständlichen Verwendungszweck, kann die entsprechende Buchung mit Doppelklick zur Nachbearbeitung geöffnet werden. Dabei kann die Referenznummer im Verwendungszweck markiert werden, gegebenenfalls zuvor korrigiert oder komplett neu eingegeben werden. Auch eine Suche über die Rechnungsnummer ist möglich, wenn diese eindeutig ist. Einfach die Rechnungsnummer eingeben, markieren und auf "Verarbeiten" klicken.

Dieses Feature wird mit dem Nachfolger von 1.96 kommen, voraussichtlich Mitte-Ende Mai.

 

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Bechert

Comments

klingt gut. werden wir dann ausprobieren. Über einen Update hier,  Mitte bis Ende Mai, würde ich mich freuen

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Super. Wenn das so funktioniert sparen wir dadurch extrem viel Zeit.

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Hallo Herr Sirfy,

wie gewünscht hier noch die Info, dass die neuen Funktionen des Buchungsimporters mit der 1.97 verfügbar sind.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Bechert

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Muss denn diese ganze Umständliche Refernznummer Prozedur sein? Mir würde eigentlich die Zuordnung über eine Rechnungsnummer reichen - es wäre nur wichtig dass eine Zuordnung überhaupt stattfindet - es muss dch eh manuell kontrolliert werden - bzw wäre das genannte Vorgehen für mich absolut ausreichend. enn man es so einstellen könnte.

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Die variable Struktur der Rechnungsnummer und die Tatsache, dass diese nicht zwingend eindeutig ist, machen es leider nicht möglich eine vollständig automatische Zuweisung nur über die Rechnungsnummer durchzuführen.

Im Zuge der manuellen Kontrolle können Sie aber leicht per Doppelklick oder über das Kontextmenü die nicht zugeordneten Einträge korrigieren. Ist im Verwendungszweck einfach nur die Rechnungsnummer angegeben, reicht hier ein Markieren der Nummer und ein Klick auf Verarbeiten.

 

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Bechert