Das Nervigste in tomedo: Besuch duplizieren !!!!!

Question

Seit 4 Jahren bin ich super glücklich mit tomedo. Eine Sache nervt jedoch gewaltig - wenn ein Besuch in der Tagesliste dupliziert werden muss, sind zig Klicks notwendig!

Dafür bitte einen Button in der Patientenkartei neben das Besuchs-Infofeld (dort, wo hochkant "Besuch 31.03.2019" steht zum Beispiel) oder alternativ in der Symbolleiste implementieren.

In der TL könnte man den Button auch gleich in der Symbolleiste ergänzen. Das wäre einer der meist geklickten Icons neben rotes Rp  - jedenfalls bei uns.

Derzeitiger Ablauf, falls der Patient sich noch auf der TL befindet (Telefonat von vormittags, Anträge, fehlende eGK, wir sind da großzügig mit den Todo's auf der Liste..., mit der Aufgabenverwaltung und Patientenpanels kommen wir nicht klar) und dann der gleiche Patient in die Praxis kommt, zB mit Termin:

• der Name wird aufgerufen, man landet automatisch in dem alten Besuch
• nun aus der Kartei zurück in die TL
• in der TL dann erst auf "ohne Filter" klicken (arbeiten natürlich nicht mit dem gesamten Rattenschwanz, sondern haben den Filter in der Sprechstunde auf "Anwesend")
• dann in der TL nach dem Namen filtern
• dann rechte Maustaste: Besuch duplizieren 
• anschließend in der TL ganz nach oben scrollen, den duplizierten Besuch aufrufen 
• dann aus dem Kalender per Hand die Termin-Uhrzeit und die Termin-Infos in die TL kopieren 
• zu guter letzt noch die Todo's hinzufügen (das übernimmt tomdeo nämlich nicht, wenn schon ein Besuch angelegt war).

Puh! Umständlich? Ja, total !!!!!!! 

Für diese ganze Prozedur sollte es genau einen Button geben.

VG Nadine Albermann

 

Comments

Liest sich sehr umständlich und hört sich für die laufende Sprechstunde auch sehr zeitaufwändig an, 

wir duplizieren überhaupt keine Besuche. Wir arbeiten überwiegend mit Todos. Und haben trotzdem alle Patienten in denen was eingetragen ist hinterher in der Statistik Tagesübersicht/Karteieinträge/Leistungen/Diagnosen, so dass keiner verloren geht. 

Praxisteam Hahne

N. Unrath 

Answer 1

Ich werde mal bei uns fragen aber ich denke unsere Damen duplizieren keine Besuche. Ein Telefonat, eine nicht eingelesene Karte  oder ein Antrag ist doch kein Besuch? Ich denke deswegen ist das Duplizieren eines Besuchs so umständlich weil er gar nicht vorgesehen ist? Patient kommt rein, Besuch wird angelegt, das wars.

Mit den Patientenpanels meinen sie sicher die Marker, die benutzen wir auch nicht. Die Aufgabenverwaltung benutzen wir exzessiv aber nur für Aufgaben ausserhalb der Sprechstunde.

Comments

Nun, ein Telefonat ist in meinen Augen schon ein Besuch. Ich gebe eine Empfehlung, den Inhalt des Telefonates dokumentiere ich und dafür rechne ich ggf. auch eine 01435 ab. Das sollte schon auf der Tagesliste auftauchen. Ein Kur- oder Reha-Antrag muss am Ende auch abgerechnet werden. Wenn ich da keinen Besuch anlege, fehlt mir dann evtl. die Abrechnungskontrolle über "Dokumentiert" und "Abgerechnet".

Wo schreiben Sie die ganzen Rezept- und Überweisungswünsche hin, gerade morgen am Anfang des Quartals? Auf die Tagesliste, nehme ich mal an. Denn es sollte ja auch ein neuer Schein angelegt werden. Streng genommen wären Rezeptanforderungen auch kein Besuch = kein Arzt-Patientenkontakt. Bei mir ist das aber ein Besuch = ein neues Todo. Ist das Rp oder die Übw fertig, wird das Todo abgehakt. Holt der Patient die Übw dann am Nachmittag ab und möchte nun gern in die Sprechstunde, dann ist das ein neuer Besuch mit einer neuen Anfangszeit. Wenn die MFA hinter dem alten Besuch von der Übw einfach ein neues Todo anfügen würde, stimmt ja die Ankunftszeit und Wartezeit nicht. Also muss dupliziert werden.

Im Sinne von tomedo "Besuch" = "Arzt-Patienten-Kontakt" sind das natürlich nicht alles Besuche.

Darüber, was ein Besuch ist, lässt sich streiten, finde ich. Für uns ist Besuch = der Patient hat eine offene Aufgabe. Denn nur über den Besuch in der TL können wir ein Todo vergeben, sehen wir ob ein Schein angelegt wurde, haben die Aufgabe auf der Liste präsent und können die Patientenkartei für den Offline-Modus vorladen. Das lässt sich sicher diskutieren und hängt damit zusammen, wie man mit tomedo seine Aufgaben verwaltet. Ich habe viel herumprobiert. Habe ich meine Aufgaben in der Aufgabenverwaltung oder im Patientenpanel, habe ich keinen Überblick. Das mit Tagesliste hat sich (für uns) bewährt, so weiß jeder sofort, wenn der Patient in die Praxis kommt, dass es da noch etwas zu erledigen gibt. Rückrufwünsche, Terminverschiebungen, Aktenanforderungen, Unterschriften für Sonderverträge usw. sind so Beispiele, da ist es super ärgerlich, wenn man den Patienten drei Tage später anrufen muss, weil man beim Besuch nicht gesehen hat, dass noch eine Unterschrift für irgendetwas fehlt. Wenn diese organisatorischen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung versteckt sind, leuchtet nur eine kleine Ziffer oben in der Kartei und im Patientenpanel sehe ich gar nichts von den Aufgaben. Organisiere ich die Aufgabenverwaltung nicht über die TL, dann habe ich natürlich weniger Besuche, die dupliziert werden müssen.

Ganz ohne Duplizieren wird aber keine Praxis auskommen, oder? Manche Patienten kommen morgens und müssen abends noch mal angesehen werden. Andere werden morgens telefonisch beraten und kommen nachmittags. Oder umgekehrt, waren morgens da und haben abends noch eine Frage, Das sind für mich alles zwei "echte" Besuche.

Würde mich mal interessieren, was die anderen tomedianer denken! Und wie häufig das Duplizieren in deren Alltag vorkommt?

Answer 2

Aus welchem Grund möchten Sie einen neuen Besuch anlegen?

Bei uns landet man auch im alten Besuch. Wir haben für die unterschiedlichen Kontaktarten (Telefon, Arztbesuch, Büro) Todos angelegt, so sieht man auf der Tagesliste ja direkt was heute schon gemacht wurde. Das wäre bei einem neuen Besuch alles weg.

Wir behelfen uns auch gleich der Zeiten die hinter den Todos stehen um z.B. zeitbudgetrelevante Ziffern eintragen zu können.

Um am gleichen Tag verschiedene Kontaktarten abrechnen zu können benötigen Sie ohnehin eine Tagzeittrennung...

VG

JM

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Sie müssen Besuche so benutzen wie es Zollsoft vorsieht sonst wird es hackelig. Wenn ein Patient das ganze Quartal nicht in der Praxis war und mit ihnen telefoniert dürfen sie ihn de fakto nicht abrechnen. Das ausgeklügelte System der nicht bezahlten Leistungen genannt "Kasse", funktioniert so. Bei einem angelegten Besuch würde aber Tomedo darauf aufmerksam machen, dass die Karte fehlt und keine Abrechnung da ist. Ich empfehle wirklich Besuche so zu benutzen wie sie Tomedo vorsieht. Arzt-Patientenkontakt. Sie Benutzen Besuche als Aufgabenverwaltung/Todo, das klappt nicht.

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Danke, Herr Müller, für Ihren Kommentar.

1. Für die Ankunftszeit in der Tagesliste, daraus berechnet sich die Wartezeit.

2. Zur Kontrolle der Abrechnung und Dokumentation.

Die Tagesliste sortiere ich nach Ankunftszeit. Also soll derjenige, der als letztes kam, auch oben stehen. Was älter ist, steht unten. Oder würde das mit den Zeitstempel der Todos auch funktionieren?

Was passiert bei Ihnen, wenn ein Patient das Todo "Arzt" fertig hat und 2-3 Tage auf "Büro" stehen bleibt, dann erneut in die Praxis kommt? Ist er dann seit 3453 min anwesend, weil das Todo "Arzt" zum alten Besuch neu hinzugefügt wird? Es gibt ja keine 2 Tageslisten, so dass Sie die "Büro"-Patienten auf eine andere Liste schieben könnten. Zum Glück gibt es dafür Filter.

Und wie soll das dann mit der Abrechnungskontrolle funktionieren, denn Sie haben ja nur einen Besuch, also auch nur einmal "Dokumentiert/ Abgerechnet"?

Oder dupliziert doch jemand bei Ihnen an der Anmeldung den Besuch, wenn es sich um eine neue Vorstellung handelt?

Ich überlege gerade, ob wir grundlegend etwas ändern müssen an unserem Ablauf?!

Anscheindend arbeiten / denken wir anders der Rest :-(

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@mkgpch: Es gibt durchaus ein paar Ziffern, die ich auch ohne APK abrechnen kann, zum Beispiel wenn ich als Arzt mit dem Patienten telefoniere. Auch wenn es nur ein paar Cent sind.

Das ist ja gerade das Problem, auf das ich hinaus will: der Patient soll dafür in die TL, damit ich weiß, dass da einer ist, den ich anrufen muss, damit ich was dokumentieren kann, damit ein Schein angelegt wird. Und wenn am Ende nur eine 01430 drauf steht.

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Noch etwas ist ganz Wichtiges:

Wenn ich möchte, dass etwas erledigt wird, dann sage ich "bitte duplizieren für dies und das". Ich könnte auch sagen "bitte Aufgabe anlegen für dies und das". Bei meiner Besuchs-Variante sehe ich aber unmittelbar oder beim Aufrufen der Tagesliste oder der Kartei, dass

a) der Auftrag angekommen ist, also aufgenommen wurde

b) der Auftrag verstanden wurde und richtig formuliert wurde

Befinden sich die Aufträge in der Aufgabenverwaltung, sehe ich das alles nicht. Das ist ein großer Nachteil der Aufgabenverwaltung. Natürlich ist das nicht im Sinne des Erfinders, das ist mir schon klar.

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Da wir eine Bestellpraxis haben bin ich mittlerweile dazu übergegangen die Leisten "Ankunftzeit und Wartezeit" komplett an allen PC's zu löschen.

Wir sortieren nur nach "Termin"

Warum?: Wenn Herr Meier einen Termin um 10:00 hat, aber schon um 9:30 kommt rechtfertigt das nicht, dass diejenigen die pünktlich sind deswegen warten müssen. Er hat aber mitunter die höchste Wartezeit, was einen psychologischen Druck erzeugt ihn doch früher dran zu nehmen. Die Leisten "Ankunftzeit und Wartezeit" erzeugen so nur unnötigen Stress.

Ruft der Patient morgens an - und bekommt dann am Nachmittag einen Termin, rutscht er so auch automatisch ans Ende der Liste.

Was passiert bei Ihnen, wenn ein Patient das Todo "Arzt" fertig hat und 2-3 Tage auf "Büro" stehen bleibt, dann erneut in die Praxis kommt? Ist er dann seit 3453 min anwesend, weil das Todo "Arzt" zum alten Besuch neu hinzugefügt wird? Es gibt ja keine 2 Tageslisten, so dass Sie die "Büro"-Patienten auf eine andere Liste schieben könnten. Zum Glück gibt es dafür Filter

-> Ja, kann sein, dass der Patient dann zigtausend Minuten drin stehen hat. Bei uns wird aber jeden Tag alles abgerechnet, so dass am Ende des Tages eigentlich keiner mehr drin stehen darf. Steht ein Patient doch noch drin, dann gibt es einen triftigen Grund (dringender Anruf erforderlich, Patient aber nicht erreicht oder sowas...). Die Minuten sind bei unserer Sortierung (nach Termin) ohnehin irrelevant. Büro- Patienten sehe ich gar nicht :) - Die sehen dank Filter nur die MFA's.


VG

JM

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Hmm. Der Büro-Patient bleibt ja noch auf der TL, bis das Todo erledigt ist. Also müssen Ihre MFA den Besuch bei erneutem Termin duplizieren. Das scheint bei Ihnen nicht der Fall zu sein, da der alte Besuch weiter benutzt wird. Soweit hab ich das verstanden. Dann müssten allerdings trotzdem die Todos, die Terminzeit und die Termininfos aus dem Kalender von den MFA händisch hinzugefügt werden. Anders geht es nicht?!

Außer ,Büro’ ist am Abend auch vollständig abgeschlossen und die TL abends leer. Das klingt utopisch. Wo schreiben Sie sich die ganzen patientenbezogenen organisatorischen Aufgaben hin?

Würde mich brennend interessieren, Ob Ihre MFA nicht doch duplizieren müssen.

Answer 3

Genau so wie Johannes es sagt ist Tomedo gedacht und diese Idee ist auch clever. Der Besuch wird vollständig bei Hausärzten taggenau abgerechnet und erledigt. Warum ist das so? Weil das, was am meisten Zeit verschlingt, Akten wälzen ist. Das heisst Karteien aufmachen um zu schauen was da noch zu erledigen ist. Mit den Todos zur taggenauen Erledigung und jetzt der Aufgabenverwaltung für langfristige Aufgaben (so wie sie in unserer chirurgischen Praxis zu 90% auftreten) müssen sie nicht mehr immer und immer wieder in die Akte und sich einarbeiten und einlesen. Wir benutzen zwei ja/nein Felder für den Besuch wenn er abgerechnet und fertig ist. Wir setzen ein Arzt erledigt und ein Helferin erledigt und können mit der Statistik nach Besuchen suchen die für den Arzt oder die Helferin noch unerledigt sind. Danach muss man nicht mehr in die Kartei.

Wenn was ausserhalb des Besuchs abrechenbar ist, was ja wohl selten ist dann machen sie es sofort oder richten sie sich für das Quartal Statistiken ein die die paar Cent suchen, wenn sich der Aufwand überhaupt lohnt. Auf keinen Fall sollten sie Akten wälzen oder zweite Besuche Setzen. Sie Zerstören damit auch jede mögliche Statistik die sie mit Besuchen anstellen könnten. Oder setzen sie eine Aufgabe in der Aufgabenverwaltung. Beschweren sie sich lieber darüber dass der Aufgabengeber in der Aufgabenveraltung nicht gut informiert wird ob eine Aufgabe erledigt wurde anstatt Besuche zu missbrauchen. Gut programmiert finde ich die Aufgabenverwaltung auch nicht. Zu viele Klicks wieder Fenstergrößen aus "Antman" umständliche Übersicht über verteilte Aufgaben, keine gute Info nach Erledigung. Aber so mühsam die Aufgabenverwaltung geworden ist, für uns ist sie seh wichtig. Die Kombination Besuche + Statistik + Aufgabenverwaltung ist unersetzlich.

Sie müssen ihr Problem geschickter  lösen als mit zweiten Besuchen. Vielleicht ist auch ein Telefonat mit dem Support hilfreich der ihnen neue Möglichkeiten Zeigt die sie vielleicht noch nicht kennen.

Comments

Nun, vor 4 Jahren gab es keine Aufgabenverwaltung. Wir mussten mit unseren organisatorischen Todo‘s ja trotzdem irgendwo bleiben. Die TL ist wunderbar dafür, ein paar passende Filter und Todos rein und schon ist alles im Blick:) Wir machen das nicht ohne Grund so. Nicht nur die Telefonate, fehlende eGKs, Bürokram, sondern auch unsere Warteliste für dringende U-Untersuchungen kann ich so mit einem Klick aufrufen, wenn 30 min vor’m Termin eine Vorsorge absagt.

Als die Aufgabenverwaltung neu kam, haben wir im Team beschlossen, dass diese für uns aus vielerlei Gründen unbrauchbar ist für die patientenbezogenen Aufgaben. Wir nutzen sie für allgemeine Dinge. Und ich nutze sie für kurze Infos und Neuigkeiten an alle Mitarbeiterinnen (ersetzt quasi die Leseaufforderung, gelesen = erledigt).

Die Besuchs-Statistik interessiert mich als Kinderarzt überhaupt nicht. Ändert nichts, ob das Kind 5 echte Besuche im Q oder 5 echte plus 3x Telefon hatte.

Ich sehe keine Nachteile darin, die TL so zu benutzen, wie wir es tun. Außer dass es psychologisch natürlich vorteilhaft ist, die Liste ist abends leer;)

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Das war von Zollsoft eindeutig anfangs nicht zuende gedacht worden. Ich habe mich gewundert dass die Zollmann Dermapraxis Todos offen lassen konnte und alles taggenau abschliessen kann. Darauf basiert das System ja, Taggenauigkeit. Bei uns in der Chirurgie geht das gar nicht, ich kann ein Todo nicht ein halbes Jahr oder länger offen lassen. Ich musste lang hysterisch sein um die Aufgabenverwaltung zu bekommen, Wurde als Unsinn abgetan, kann man hier irgendwo nachlesen.

Wenn der Workaround für sie so funktioniert dann würde ich überlegen was am Besuch anders sein muss damit es ohne Duplikation funktioniert. Das müssen sie Zollsoft näher bringen, nicht wie man schneller einen Besuch dupliziert, denn das ist unschön weil wie schon erwähnt kein zweiter Besuch stattgefunden hat. Ich kann ihnen da nicht helfen weil ich den richtigen Grund der Duplikation nicht verstehe. Neue Todos anlegen aber Patient ist auf gegangen gesetzt, oder worum geht es prinzipiell?

PS: vielleicht braucht der Besuch auch ein "gegangen" und noch ein "erledigt" bevor die Todos weg sind damit sie keinen zweiten Besuch anlegen müssen?