Kalender Erst-Einrichten (zunächst einmal nur der Offline Kalender)

Question

Hallo zusammen,

ich habe eine kleine kinderpneumologische Praxis, 2 Ärzt:innen, Assistentin, jedoch viele verschiedene Termine neben der Funktionsdiagnostik auch Vorsorgen, auch mal Akutsprechstunde, impfen.

Vor Einführung des OTK (bisher Doctolib) zur besseren Implementierung der Formulare und überhaupt Verschlanken von Prozessen.. habe ich mir viele Gedanken über die Umsetzung dieses doch sehr anderen Kalenderkonzepts gemacht. Ich denke ich habe alle Ebenen Kalender/Termine/Ressourcen/Terminsuchen/Terminsuchenketten verstanden und habe vor, die einzelnen Prozesse in der Praxis detailliert abzubilden, um künftig Engpässe aufgrund von "kein Raum" frei, keine Arzt frei oder alle MFAs in den Räumen verschwunden zu vermeiden.

Jetzt die Frage an Euch da draußen in vielleicht ähnlichem Setting? wer hat Erfahrungen damit, das 10er oder 5er Minutenraster zu verlassen? Macht das Sinn / Vorteil? ich stelle mir das schwierig vor, wenn dann ein komplexer Termin wegfällt und nicht mit gleicher Rasterung nachbesetzt werden kann, gibt es unschöne Löcher im Gebälk. Unsere bisherige Planung war eine Wolke der Überbuchung meiner Doctolib Spalte, die am Ende immer irgendwie funktionierte, weil Erfahrung und Gefühl der MFA dann irgendwann stimmten.

wenn ich jetzt hingehe und die einzelnen subTasks zerlege, dann kann ich zwar abbilden, dass von den 10min impfung, am anfang 2min und am Ende 3min meine Ressoruce verbraucht werden, dazwischen 5min MFA Ressource für aufziehen, doku, raum vor/nachbereiten, whatever. aber das wird doch zu frickelig, oder?

wie macht ihr es Terminsuchenketten nur für komplexere Termine, wie Pneumo-Neupatient oder wirklich alles auseinanderfrieseln?

ps und wenn ich es nicht zerlege, dann lande ich wieder bei den Wolken-Überbuchungen, die ich aber in Tomedo-Kalender nicht darstellen kann, da in einem kalender nur ein Termin gleichzeitig vergeben wird, auch wenn mehrere Ressourcen hinterlegt sind. - hier ist die doctolib Logic leider anders.  - wie löst ihr dieses Dilemma?  neben dem Arztkalender noch eine Spalte "shorts" oder so?, also alle 20min noch ne Impfung neben den großen Terminen?.. ginge auch, wäre vielleicht auch übersichtlich.

Danke für die Anregungen aus den funktionierenden Kalendern:

1) ohne Raster - gute idee?

2) welche kleinste Rasterung akzeptabel?

3) wie kleinteilig denken bei der Aufsplittung der Ressorucen?

Comments

ergänzung: ich habe keine Angst vor dem Aufwand der Kleinteiligkeit. nur falls alle schreien: lass das, dann lieber jetzt ;-)

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Schönbeck,

ich bin zwar zollsoft-Mitarbeiter und kein Kunde, aber habe natürlich schon die ein oder andere Kalenderkonfiguration gesehen.

1) Rasterlos zu arbeiten ist an sich am Effizientesten von der Zeitbelegung her. Zu beachten sind hier zwei Effekte. Hierdurch entstehen möglicherweise unrunde Zeiten für die Patienten, was zumindest von vielen Kunden als störend empfunden wird. Es gibt Behilfsmöglichkeiten um zumindest die Starttermine wieder in Raster zu rücken (z.B. die Rasterung in der Terminsuche), aber dann geht viel vom Vorteil verloren. Wenn man die Rasterung bei der manuellen Terminverschiebung deaktiviert (bzw. auf eine Minute stellt), dann kann es schnell passieren, dass ein Termin leicht falsch gelegt wird.

2) Insofern eine Praxis nicht eine Rasterung von einer Minute verwendet hat, weil sie es sehr genau planen wollte, war 5 Minuten meist das übliche. Bei 2,3 oder 4 Minuten sind alle insofern unpraktisch, dass damit recht normale Zeiten wie xx:15 bei 2 oder 4 Minuten oder xx:10 nicht möglich sind. Bzw. wenn man Termine über die Details an die Stelle zieht, dann sind sie in einem anderen Raster wie die restlichen Termine. Allgemein würde ich empfehlen, dass das Raster sich daran anpasst, wie Sie die Termine planen. Wenn man zum Beispiel einen Termin um 10:00 und einen um 10:07 mit einem 5-Minuten-Raster hat, dann kann man die beiden Termine manuell an komplett (Tagesanfang und -Ende hier mal ignoriert) unterschiedliche stellen schieben. Z.B. kann man nur den zweiten auf 10:02 schieben. Hierdurch muss man entsprechend häufig in die Details wechseln um Feinadjustierungen zu machen.

3) Wir haben beide Varianten schon gesehen - manche blockieren einfach alle betroffenen Kalender für den ganzen Zeitraum, andere benutzen Ketten. Wenn es Ihnen, wie es sich liest, nicht zu kompliziert ist, für eine feine Ressourcenaufteilung über Ketten zu gehen, dann ist das definitiv der effizientere Weg, was die Zeitnutzung angeht. Leiden tut hier natürlich die Übersichtlichkeit im Kalender und Ketten sind auch etwas aufwendiger zu bearbeiten. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Ketten nicht immer jeden Fall super abbilden. Z.B. Arzt->Etwas anderes->Gleicher Arzt ist nicht ordentlich möglich, weil nicht sichergestellt werden kann, dass der Arzt am Ende wirklich der gleiche ist, außer man macht für jeden Arzt einzelne Suchen und Kettensuchen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling