Patienten kommen ohne Termin!: OTK 2 Text und Farbe ändern für die automatische Email zur Terminverschiebung

Question

Hallo, 

wir haben das Problem, dass Patienten annehmen, dass sie einen Termin haben. Dieser ist aber nicht gebucht.

Den Fehler haben wir gefunden: der Patient setzt bei der Onlinebuchung den Haken "Bitte informieren, falls ein früherer Termin frei wird" und interpretiert die automatische Email "Anfrage zur Terminverschiebung wurde and die Praxis übermittelt" als Terminzusage. 

Wir vermuten, dass die grüne Farbe im oberen Emailbereich fehlinterpretiert wird bei Patienten, die nicht die Überschrift lesen und unten im Text die Termindaten erfassen. Den diese Farbe wird schon bei der Terminbestätigung verwendet.

Problemlösung: wir würden gerne die Farbe und den Text dieser autom. Email ändern. Aber dies ist nicht möglich. In den Einstellungen im OTK unter Emails / Emails an den Patienten gibt es diese Emailvorlage nicht. Die ähnlihce Emailvorlage "Terminanfrage" wird versendet, wenn der Patient die Anfrage auslöst.

Oder der Support ändert bitte die Farbe in Orange oder Gelb.

UND: wo kann die Funktion zum früheren Termin ausgeschaltet werden? Dies würden wir gerne machen, bis das Layout geändert ist. Ich finde die Einstellung weder im OTK2 noch in Tomedo. Aber ich weiß, dass es diese mal gab, als sie eingeführt wurde.

 

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Klöckner-Afram

 

Comments

Genau das Problem hatten wir heute auch: zwei Patientinnen kamen in die Praxis und hatten angeblich einen Termin im Nachrückverfahren gebucht, standen aber nicht in unserem Terminkalender.

Auch Sie konnten uns keine Terminbestätigung zeigen.

Answer 1

Guten Tag Herr Klöckner-Afram,

dies können Sie pro Terminart im Bereich "Extras" konfigurieren:

Den Wunsch leite ich an das Produktmanagement weiter.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Guten Tag Herr Klöckner-Afram,

die von Ihnen beschriebene problematische Mail konnten wir im Team nicht identifizieren.

Von daher habe ich mal Screenshots von den verschiedenen Mails und Bereichen gemacht, die man während des Vorgangs sieht. Ist einer von diesen der für Sie problematische? Welcher?

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Falls keiner dieser Screenshots Ihr problem beschreibt, würde ich Sie bitten, eine anonymisierte Version der entsprechenden Nachricht hier zu posten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Danke Herr Ringling für Ihre schnelle Antwort. Jetzt erinnere ich mich auch wieder, wo die Warteliste aktiviert werden kann, nachdem sie es erklärt haben. Bei momentan 44 Terminarten wäre es einfacher, dass es eine generelle Einstellung gibt, um die Warteliste bei allen Termine an oder aus zu zu schalten. Ebenso die Dateiupload, den ich gut finde. Eine sehr tolle Weiterentwicklung des OTK.

Aber villeicht ändern Sie schneller die Farbe in der Email, als ich alle 44 Terminarten umgestellt habe. Wobie keine der Screenshots diese Email enthält. Scheinbar fehlt sie auch bei Ihnen. Denn wie schon geschrieben, kann ich die Email nicht aufrufen bei den Einstellungen. Ich hänge gleich einen Screenshot an.

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Klöckner-Afram

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Hier der Screenshot, der mir die Patientin gesendet hat:

 

Es fällt zudem auf:

Unter Behandler fehlt ein Eintrag,

Es gibt den Button "Stornieren". Aber was bedeutet dieser? Vielleicht die Anfrage stornieren, dass keine weiteren Terminalternativen angeboten werden? Oder nur diese Anfrage stornieren, also der Patient lehnt diesen Terminvorschlag ab.

 

Ich finde einen Text besser, der den Patienten hinweist, dass ein neuer Termin frei geworden ist. Z.B.

Anstelle"Anfrage zur Terminverschiebung wurde an die Praxis gesendet" besser: 

"Ein früherer Termin ist frei geworden! Bitte prüfen Sie diesen Vorschlag.

Unser Terminvorschlag: TT.MM.JJJJ und Uhrzeit und Ort.

Bitte klicken Sie auf "Prüfen" (Button), um im Onlineterminkalender die aktuelle Terminverfügbarkeit zu prüfen, denn es könnte sein, dass der Termin in der Zwischenzeit schon vergeben wurde. Dort können Sie den füheren Termin bestätigen. Falls Sie den Terminvorschlag nicht annehmen möchten, brauchen Sie nichts zu tun. Wir vergeben den Termin dann an andere Patienten aus der Warteliste und Ihr zuvor gebuchter Termin bleibt bestehen." 

 

Input an die Entwickler;innen aus unserem Praxisalltag: einige Patienten müssen sehr lange auf ihren ersten Termin warten, und klicken bei der Onlinebuchung dann auf die Wartelistenfunktion. Wen dem Patient dann ein früherer Termin ageboten wird, nehmen sie diesean an. Und würden gerne den alten Termin behalten, als zweiten Termin. Dafür müssen Sie im Moment dann wieder den Termin buchen, den sie vorgezogen haben. Es wäre hilfreich, wenn der Patient wählen könnte mit einem Häckchen, dass der weit in der Zukunft liegende Termin bestehen bleibt und der neue, frühere Termin gebucht wird.

 

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Klöckner-Afram

 

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Guten Tag Herr Klöckner-Afram,

soweit ich sehe ist das keine E-Mail, sondern die Übersicht des Termins gesehen von einem Mobilgerät. Die grüne Farbe oben ist glaube ich eine der bei Ihnen eingestellten Farben für die Instanz (die z.B. auch bestimmt, wie eine ausgewählte Terminkategorie gefärbt wird). Das würde also Bild 3 von oben entsprechend. Da das die Übersichtsseite für den ganzen Termin ist, steht stornieren hier entsprechend für den Termin.

Ich gebe die Wünsche und das Problem mit der unschönen Einfärbung weiter.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo Herr Ringling,

danke für die Infos.

Der Screenshot ist also die Onlineansicht, wenn der Patient den Termin bearbeitet?

Aber der vereinbarte Termin war 2 Wochen später. Das im Screenshot zu sehende Datum ist der Termin, der frei wurde und somit der Patientin angeboten wurde vom OTK. Diesen hat sie nicht gebucht, sondern angenommen, dass dies ihr neuer Termin ist.

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Hallo Herr Ringling,

die Farbe de Instanz habe ich geändert unter Grundeinstellung / Logo & Farben.

Nun möchte ich die Seitenansicht wie im Screenshot nachstellen. Wie kann ich dies machen, ohne einen Termin im echten Kalender frei zu geben und dass mir der Termin vom OTK angeboten wird (denn dies macht doch die tomedo-KI).

Aber der Text sollte bitte geändert werden, wie in meinem Vorschlag. Aber dies können nur sie machen? Da es sich nicht um eine Email handelt.

 

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Klöckner-Afram

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Guten Tag Herr Klöckner-Afram,

dabei handelt es sich um einen anderen Bug - wenn man vor der tomedo-Version 140 einen Termin verschoben hat (wie dort) und sich dann schnell von der Warteliste genommen hat, dann hat tomedo die Verschiebung nicht verarbeitet, aber Arzt Direkt dachte, das wäre geschehen. Inzwischen verarbeitet er als Zwischenlösung die Wartelistenaktion nicht. Demnächst wollen wir schauen, ob wir diese Termine rückwirkend reparieren können und wir schauen nach einer langfristigen Lösung.

Die Ansicht sollte man glaube ich auch erhalten, wenn man einen gebuchten Termin ohne die Warteliste verschiebt. Den Text können nur wir ändern (also die Arzt-Direkt-Kollegen, ich nicht) - das wäre dann von Frau Poslovsky zu bewerten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 2

Guten Morgen Herr Klöckner-Afram,

mittlerweile kann man im arzt-direkt Dashboard mehrere Termine gleichzeitig bearbeiten.
Setzen Sie hierfür in der Terminartenübersicht bei den gewünschten Terminarten rechts den Haken und gehen Sie unten auf Bearbeiten.
Hierdurch können Sie sich eine Vielzahl an Klicks sparen.

Liebe Grüße
Madita Poslovsky