Terminerinnerungen bei Terminketten werden nicht in einer Mail zusammengefasst

Question

Hallo liebes Tomedo-Team,

wir haben neuerdings Terminketten für Vorsorge-Untersuchungen (bestehend aus "Vorbereitung" und "Arztgespräch") eingerichtet und sind soweit sehr zufrieden damit - insbesondere, dass diese nun auch über den OTK2 gebucht werden können.

Diese Termine sind immer am gleichen Tag und daher wäre es schön, wenn die Terminerinnerungen auch gebündelt geschickt werden könnten, wie im Handbuch angedeutet. Das entsprechende Dropdown in den Terminerinnerung-Einstellungen haben wir gesetzt - dennoch werden leider Einzelterminerinnerungen verschickt, was je nach Mail-Lese-Einstellung bei den Patienten zur Folge hat, dass nur die zweite Erinnerung für den zweiten Teil der Vorsorge wahrgenommen wird und die Patienten daher zu spät kommen. Gibt es hier ein grundsätzliches Problem bei der Komibination "Terminkette" und "gemeinsame Terminerinnerung" oder fehlt noch an anderer Stelle eine Einstellung?

Freue mich über Ideen und Vorschläge!

beste Grüße,

Sebastian

Answer 1

Guten Tag Herr Schmitt,

konnten Sie dieses Problem nur bei OTK-2-Terminketten feststellen oder auch bei normalen? Verwenden Sie bei OTK-2-Terminen die Erinnerungen über Arzt-Direkt oder versenden Sie normale E-Mails?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Hallo, vielen Dank für die Nachfragen,

Die Terminketten werden nahezu ausschließlich über den OTK2 von den Patienten direkt gebucht. Als Erinnerungsmethode haben wir aktuell nur normale E-Mails aktiviert.

Wenn es hilft, kann ich gerne mal versuchen eine manuelle Terminkette zu buchen und sehen, ob das einen Unterschied macht.

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Guten Tag Herr Schmitt,

bei OTK-2-E-Mail-Erinnerungen hätte ich da eine Idee gehabt, was die Ursache sein könnte. Die normalen E-Mails liegen eher bei einer anderen Person, welche ich entsprechend über dieses Problem informieren werde.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Ich habe von dem Entwickler eine Rückmeldung erhalten.

Haben diese Terminketten einen zugeordneten Patienten (also Bestandspatient mit Kartei) oder standen dort nur Patientendaten drin?

Die Logik fasst momentan nur gleiche richtig zugeordnete Patienten zusammen. Ansonsten wird es schwer, da selbst die gleiche E-Mail-Adresse nicht immer ganz korrekt ist, wenn z.B. mehrere Familienmitglieder die gleiche angegeben haben. Ggf. könnte man schauen, wie realistisch es wäre zumindest für Ketten eine Ausnahme zu machen...

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Diesen Punkt konnte ich soeben noch prüfen:

Bei Bestandspatienten (also Patienten, bei denen die Erinnerung einem Karteieintrag zugeordnet wurde) wird jeweils nur der erste Termin geschickt (hier wäre mein Verständnis von "gemeinsamer Erinnerung", dass beide Bestandteile einer Kette in der Erinnerung genannt werden.

Bei Patienten, die entweder nicht im Bestand sind, oder nicht zugeordnet werden können, werden tatsächlich beide Termine mit separater Mail (und entsprechendem zeitlichen Versatz) verschickt.

Das sieht mir ingesamt doch noch nicht nach einem ganz runden Systemverhalten aus. Für Kettentermine wäre meine Anforderung an eine Terminerinnerung mit entsprechender Einstellung, dass alle Termine der Kette in einer Mail verschickt werden, unabhängig davon, ob der Patient bereits bekannt ist oder nicht. Das macht die Kette doch schließlich aus, dass sie für einen Patienten durchgebucht werden kann. Würde mich hier noch zu Feedback freuen.

Ansonsten bleibt wohl oder übel nur der Weg, jeweils den ersten Kettentermin als Erinnerungsbasis zu nutzen und über die Terminerinnerungspläne dann weitere Details mitzuteilen - das erscheint mir aber ingesamt als sehr aufwändiger Weg!

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Guten Tag Herr Schmitt,

verwenden Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage das Kommando selektierterTermin oder selektierteTermineListe? selektierterTermin nutzt immer nur einen Termin und mit selektierterTermineListe kann man die Inhalte mehrerer Termin (entsprechend über mehrere Zeilen) angeben. Eine Mischung ist ggf. angebracht, da man ja z.B. den Patientennamen nur von einem der Termine hinschreiben will anstatt dies mehrfach zu tun.

Ich stimme zu, dass das mit den Terminketten unschön ist. Ich werde morgen ein Ticket dazu anlegen.

Zumindest kennen wir jetzt anscheinend die Herkunft des Problems.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag Herr Schmitt,

zumindest die Entscheidung, das wir das mit den unerwünschten Einzelmails zu Terminketten tatsächlich anpassen wollen ist gefallen. Morgen besprechen wir voraussichtlich wie (z.B. nur Ketten vereinen oder versuchen die E-Mail-Adressen rauszulesen). Eine Prognose, wann das angepasst wird, kann ich nicht geben.

Wäre es für die über den OTK-2 gebuchten Terminketten sonst eine alternative, OTK

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag Herr Schmitt,

ab der Version 141 sollten Ketten ohne Patient auch zusammengefasst werden. Hierbei ist anzumerken, dass er nicht so intelligent ist die Termine auch noch mit anderen Terminen am gleichen Tag zu kombinieren, die ähnliche Neupatientendaten haben (z.B. wenn jemand eine Kette und einen Einzeltermin bucht).

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 2

Hallo Herr Schmitt,

für mich liest es sich so, dass zwei unterschiedliche Varianten für die Terminerinnerungen genutzt werden. Beim OTK sind bereits Erinnerungsmail voreingestellt und es muss nichts weiter unternommen werden. So schaut es da aus:

und die Vorschau schaut so aus:

 

In den Einstellungen für Terminerinnerungen in Tomedo muss für den OTK eigentlich nichts eingestellt werden. Dort spielen die im OTK eingerichteten Termine im Grunde keine Rolle.

Wir haben es klar getrennt, alle über den OTK gebuchten Termine werden auch darüber bestätigt und erinnert. Einige von uns erstellten Termine werden auch erinnert, was dann so aussieht:

Dort ist dann aber eben auch nur angekreuzt, dass bestimmte Termine über die Praxisemail verschickt wird.

Was aktuell aber nicht funktioniert, da hatte ich mich bereits zusammen mit Tomedo versucht, ist das Versenden von gemeinsamen Terminen an einem Tag. Wir haben auch Terminketten, aber durch unterschiedliche Localitäten und Behandler funktioniert das leider nicht. Wie auch bei Ihnen sind die Patienten bisweilen eine Stunde zu spät gekommen und der gesamte Termin konnte nicht stattfinden. Wir sind dann wieder dazu zurückgekehrt, dass wir nur an den Anfangstermin erinnern.

Was wir aber in Absprache mit dem Patienten machen, ist den Termin in einen OTK-2 Termin umwandeln. Zum einen, damit diese Patienten den OTK schätzen und lieben lernen und zum anderen, die Erinnerungsmail darüber verschickt wird. Zudem kann der Pat. den Termin selbst verwalten, ggf. absagen. Für Kettentermine, welche in Tomedo eingetragen wurden, funktioniert das allerdings auch nicht.

Ich hoffe, ich konnte etwas helfen.

Viele Grüße aus Dresden.

Comments

Guten Tag Herr Seltmann,

meines Wissens nach sollten OTK-Erinnerungsmails nur rausgehen, wenn man in tomedo einen Erinnerungsplan einrichtet als Erinnerungsmethode OTK E-Mail verwendet. Ohne diesen sollte der OTK-2 keine Erinnerungen versenden.

Zur Sicherheit werde ich nochmal nachfragen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Der verantwortliche Entwickler bestätigt, dass die OTK-2-Erinnerungsmails nicht von alleine versendet werden sollten, sondern nur wenn tomedo dies veranlasst.

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Liebe Herr Seltmann, vielen Dank für die Einblicke - schön, sich nicht alleine mit manchen Problemen/Einstellungssachen zu wissen. Ich werde es heute nicht mehr schaffen, alles im Detail nachvollziehen zu können, werde mich aber melden, sobald ich wieder dazu gekommen bin. Bin aber auch nochmal gespannt, Ihr Feedback zu den Zollsoft-Antworten von Toni Ringling zu hören.

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Okay, das war mir so nicht bewusst. Jetzt mache ich mich gleich mal an die Arbeit und trage die korrekten Erinnerungen nach.

Danke für die schnelle Rückmeldung

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Hallo Herr Schmitt, die Probleme mit den Bestätigungen für Kettentermine wird ja nun angegangen. Ansonsten lag ich etwas falsch mit meiner Annahme, dass über den OTK Erinnerungen verschickt werden.

Viele Grüße