FEHLER OTK: falsche Terminart, PDF-Anhang bei falscher Terminart

Question

Liebes tomedo-Team,

wir bieten aktuell wöchentlich circa 100-150 Impftermine über den OTK. Sobald wir die termine freigeben, dauert es immer nur wenige Minuten bis die Termine ausgebucht sind. In der Vergangenheit kam es jetzt mehrfach vor, dass Patientin zu einem angeblichen Impftermin in der normalen Sprechstunde erschienen sind und behauptet haben, sie hätten einen Impftermin gebucht. Diese habe ich immer wehement dementiert und gesagt, dass wir z.B. montags mit Sicherheit keinen Impftermin angeboten haben, da wir montags nie Impfstoff haben. Um das ganze auch für die Patienten deutlicher zu machen, habe ich die Variable der Terminart in die automatische Bestätigungsmail eingefügt.

Gestern ist jetzt jedoch etwas mehrfach passiert, was ich so nicht nachvollziehen kann. Mehrere Patienten haben auf die automatische Bestätigungsmail geantwortet und nachgefragt, ob er jetzt einen Impftermin oder Sprechstunden-Termin gebucht hat. Laut unserem Kalender und auch der Mail, haben sie einen Sprechstunden-Termin an einem Tag gebucht, an dem wir keine verfügbaren Impftermine hatten. Allerdings war an die automatische Bestätigungsmail die Impf-Info als pdf angehängt, welche nur bei den Impfterminen vorhanden sein sollte.

Ich habe es gestern (das mache ich immer bei den Impfterminen) als ich die Termine freigeschaltet habe, testweise einen Termin gebucht, was problemlos funktioniert hatte und auch vorhin einen Sprechstunden-Termin, um zu sehen, ob dort das PDF-Dokument wieso auch immer mit angehängt ist. Dies war aber nicht Fall.

Wie kann das sein? Können Sie dies irgendwie nachvollziehen, wenn ich Ihnen Name und Termin nenne? So etwas führt in der heutigen Zeit zu extremer Unzufriedenheit der Patienten.

Viele Grüße

Answer 1

Lieber Herr Dr. Stenger,

wie bereits am Telefon besprochen, empfehlen wir, bis auf weiteres die Option "Anzeige aller Terminarten aktivieren" zu deaktivieren (Häkchen wegnehmen):

Ich habe den zuständigen Entwickler auch gebeten, die Option bis auf Weiteres global abzuschalten, da sie offenbar unter bestimmten Bedingungen zu Fehlbuchungen führt. Für die entstandenen Unannehmlichkeiten bitte ich um Entschuldigung.

Mit freundlichen Grüßen

Stefan Berg-Johansen

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tomedo Produktmanagement

Answer 2

Bei mir wurden (Impf)-Termine gebucht, obwohl der Kalender/Ressource schon voll war. so kam es zu mehreren Terminen pro Spalte. Zum Glück war es nur die Warteliste an einem Termin in der Zukunft, nicht auszudenken, was sonst passiert wäre.

Impftermine sind ein sehr sensibles Thema und Termine, die Patienten per OTK bestätigt haben nicht real anbieten zu können gibt viel Ärger und kostet Zeit. Aktuell ist der OTK sein Geld nicht Wert.