Projekt automatische Dokumentenerkennung und -benennung

 

Ich arbeite z.Z. an dem oben genannten Projekt und wäre sehr dankbar Hilfe zur Optimierung zu bekommen, da ich mit der Geschwindigkeit des Prozesses nicht zufrieden bin.

Für Interessierte stelle ich meine Arbeit und Skripte gerne zur Verfügung.

 

Gedacht ist es für gleichartige Dokumente und Formulare, wie z.B. Einwilligungen, Anamnesebögen, Labor-/Pathobefunde, etc.

Das Einzige was nach dem Scan noch zu erledigen ist, ist die ENTER-Taste drücken.

 

Ablauf:

  1. Dokument mit Barcode wird gescannt
  2. ExactScan(Scansoftware) liest Barcodeinhalt und benennt die Datei nach dessen Inhalt
  3. Ggf. nennt Ordneraktion das Kürzel in Ausgeschriebenes um
  4. Tomedo importiert die Datei abhängig vom Karteieintrag mit Dokumentennamen

 

Voraussetzungen:

  • Dokumente/Formulare mit Barcodes versehen (über CustomFormular-Erstellung)
  • Ggf. Applescripts zur Umbenennung der Dateien
  • Ggf. Ordneraktionen konfigurieren (Scan Ordner)
  • Dateilauscher in Tomedo konfigurieren

 

Dokumente mit Barcodes versehen:

-Neues Feld in der CF-Erstellung: Modus: Code 128 1D

-In der Vorausfüllung den späteren Dokumentennamen bzw. das Dokumentenkürzel eintragen.

Um die Lesbarkeit der Barcodes zu verbessern habe ich Abkürzungen gewählt (z.B. Ana für Anamnsesbogen)

 

Ggf. Applescripts zur Umbenennung der Dateien:

-Für jedes Dokumentenkürzel gibt es ein Skript, welches die Abkürzung in den ausgeschriebenen Namen umwandelt (z.B. Ana.pdf => Anamnesebogen.pdf)

 

Ggf. Ordneraktionen konfigurieren (Scan Ordner)

-Applescripts in den Ordner “/Library/Scripts/Folder Action Scripts/” kopieren.

-mit Rechtsklick auf den betreffenden Ordner: „Dienste“ -> „Ordneraktionen konfigurieren

-Häckchen bei „Ordneraktionen aktivieren“ und dem „Scan-Ordner

- auf die „+“-Schaltfläche klicken, Skripte auswählen und „Anfügen

 

Dateilauscher in Tomedo konfigurieren (Einstellungen -> Arbeitsplatz -> Karteieinträge):

Karteieintragstypen auswählen, Suchpfad und Dateifilter festlegen z.B.:

DOK, Suchpfad ist der Scanordner, Filter: Anamnesebogen*.pdf, Gerinnungsfragebogen*.pdf, Datenerhebung*.pdf)

und

HISTO, Suchpfad ist der Scanordner, Filter: Histologie*.pdf)

und

...

Hier das Skript für die Umbennenung als Ordneraktion:


-- Ordneraktion: Wandelt Abkürzungen in ausgeschriebenen Namen um.
-- In der Pfadangabe ":" statt "/" benutzen. Keine Dateiendungen(z.B. .pdf) eintragen!
on adding folder items to this_folder after receiving added_items
    tell application "Finder"
        set target_folder to alias "ORDNERPFAD"
        set target_files to every file of ¬
            (entire contents of (target_folder)) whose name contains "ABKÜRZUNG"
        repeat with current_file in target_files
            set new_file_name to my getNewFileName(name of current_file)
            set name of current_file to new_file_name
        end repeat
    end tell
end adding folder items to

on getNewFileName(old_name)
    set {old_delims, my text item delimiters} to ¬
        {my text item delimiters, "ABKÜRZUNG"}
    set name_parts to text items of old_name
    set my text item delimiters to "ENDGÜLTIGER_DATEINAME"
    set new_name to name_parts as string
    set my text item delimiters to old_delims
    return new_name
end getNewFileName



Ein kurzes Wort zu...

ExactScan - Herr Rebe

Sehr angenehmer Umgang! Hatte einen Änderungswunsch und habe eine Stunde später die angepasste Installationsdatei kostenlos per E-Mail bekommen.

Einmalpreis mit Updates, Upgrade ist freiwillig (wenn neue Funktionen hinzukommen).

Labor/Patho

Bei dem mit uns in Zusammenarbeit stehendem Labor, sowie der Pathologie, wurde der Wunsch, einen Barcode auf die Befunde zu integrieren, ohne Probleme umgesetzt.

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2 Antworten

Nur so eine kurze Idee. Warum benutzen Sie nicht das Programm hazel von noodlesoft. Hazel kann nach durchgeführter OCR Stichwörter automatisch erkennen, die Datei umbenennen und in einen entsprechenden Ordner verschieben. Das würde das ganze enorm beschleunigen.

Ich benutze Hazel für mein papierloses Büro und es funktioniert sehr gut.
Beantwortet von (4.7k Punkte)
0 Punkte
Ich würde das nicht ohne Zollsoft lösen.

Mein Vorschlag wäre es eine OCR-Schnittstelle zu kreieren die ungefähr so funktioniert wie der Custom-Formular editor - nur rückwärts.

Also mit Feldern zum Markieren statt zum hineinschreiben :) -> dort steht der Patientenname, dort das Geburtsdatum etc.

Dann wird das Custom-OCR gespeichert: Brief von Arzt 1, Brief von Arzt 2 etc..

Tomedo sollte dann die zu den Vorlagen passenden Briefe sofort erkennen und automatisch den Patienten zuordnen (Datei wird GDT-konform umbenannt...)

Zusätzlich sollte ein Deep-Learning-Mechanismus mit den den erstellten Trainingsdaten angelernt werden.. dieser wird dann immer mehr und mehr Formulare selbstständig erkennen und zuordnen. Wenn alle Praxen mitmachen kann so eine KI innerhalb kurzer Zeit automatisch Formulare erkennen und zuordnen die es noch nie gesehen hat...

Der Umweg über Barcodes ist ein unnötiger Schritt...

VG

JM
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