Rechnung per Email- wer hat einen guten workflow?

Question

Ich möchte meine Privatrechnungen per Email verschicken, aber nicht alle. Es gilt also zu unterscheiden, wer möchte die Rechnung auf Papier und wer per Mail. Dafür habe ich 2 Rechnungstypen angelegt, nennen wir sie einfach "R-Papier" und "R-Email" . Hierbei müsste ich jedes mal, wenn ich eine Rechnung eröffne wissen, wie der Patient sein Rechnung erhalten möchte. Könnte ich mir einen Marker setzen.

Eigentlich hätte ich ja gern, dass einmalig ein Klick gesetzt würde, und tomedo "weiß", welchen Rechnungstyp es nehmen muss, bzw. filtert irgendwann später heraus, dass diese Rechnungen gemailt werden.

Hat jemand einen guten workflow?

oder @zollsoft: wie funktioniert das?

Danke, Juliane Wacker

Answer 1

Hallo,

wir haben alle Privatpatienten eine Mail geschrieben und gefragt ob per Post oder Mail (richtie Mail Adresse angeben lassen wohin die Rechnung gemailt werden soll). Die Anwtworten haben wir bei den Patienten eingetragen (Patienten Info), wenn Mail dann haben wir noch ein Patientenabhängiges Feld angelegt Code übermittelt (ja oder nein zur auswahl zum anklicken) und das dann demenstrepchend ausgefüllt. Für den Code zum übermitteln haben wir eine Mail Vorlage erstellt mit Name des Patienten und müssen da nur noch den Code eingeben und versenden. (z.B. Pat. ID oder Geburtsdatum, etwas wo wir immer nach schauen können falls sie den Code verloren haben).

Wenn der Patient kommt, legen wir die Rechnung an und geben bei Notiz einmal im Quartal ein ob Post oder Mail (kann man sich anlegen dann muss man es nicht schreiben).

Bei der Abrechnung wird dann einfach sotiert nach Post oder Mail und jeweils weiter Schritte weiter gemacht.

So ist unsere Lösung.

Liebe Grüße MFA Sabrina Gottwald

Answer 2

Man kann Patienten auf dem Ipad unterschreiben lassen (oder per Email antworten lassen), ob sie die Rechnungen per Email haben möchten. Daraus kann man automatisieren, dass ein Patientenmarker automatisch entsteht (das ist bei Tomedo möglich).

Was nun leider fehlt: In der Rechnungsverwaltung in Tomedo fehlt eine Spalte für Patienten-Marker. Gäbe es diesen Marker, könnte man die Patienten leicht filtern und mit einem Click Rechnungen als PDF per Email versenden. Auch das Häkchen für PVS wäre überfällig. Denn es bei uns entsteht ,bei Erlaubnis zur PVS-Rechnung, ein PVS-Marker. Mit deisem MArker könntnen wir in der Privatrechnungsverwaltung die Patienten filtern, die PVS genehmigt haben, und gleich die Rechnung zum PVS versenden.

 

Deshalb eine große BITTE an Tomedo: Macht es möglich, dass eine Spalte für patientenspezifische Marker in der Privatrechnungsverwaltung erscheint.

Answer 3

Hallo Frau Wacker,

Sie können in den Patientendetails unterhalb der Stammdaten hinterlegen über welche Kanäle der Patient kontaktiert werden darf (Telefon, E-Mail, Fax, SMS) und welche Daten verschickt werden dürfen (Newsletter, Termindetails, medizinische Dokumentation, Rechnungen)Unter Admin -> Praxisorganisation -> Datenschutzeinstellungen können Sie sowohl festlegen welche Werte bei Neupatienten voreingestellt werden sollen als auch für bereits vorhandene Patienten die Werte nach ihren Wünschen* neu berechnen.

Wenn Sie dieDatenschutzeinstellungen ihrer Patienten pflegen, sind weder zusätzliche Marker noch unterschiedliche Rechnungstypen notwendig: Sie können in der Privatrechnungsverwaltung ohne Bedenken ALLE Rechnungen markieren und per Email versenden - für Patienten, die ihre Rechnungen nicht per Email erhalten wollen, wird auch keine Email erstellt und die Rechnung wird nicht als versendet markiert. Im Anschluss können Sie die nicht versendeten Rechnungen filtern und diese ausdrucken und postalisch versenden.

* es geht natürlich nicht alles, aber wahrscheinlich > 99% aller Anwendungsfälle. Insbesondere können Marker übertragen werden.

 

Zum Thema weitere Spalten in der Privatrechnungsverwaltung:

Wir arbeiten in der Privatrechnungsverwaltung bewusst mit unvollständigen Patientendaten. Anderenfalls würde das Laden von 100 Rechnungen grob so lange dauern wie das Öffnen von 100 Patientendetailsfenstern. Dass wir in Zukunft Marker in der Privatrechnungsverwaltung anzeigen werden ist sehr unwahrscheinlich. Eine weitere Spalte zum Anzeigen ob der Patient Rechnungen per Email erlaubt halte ich hingegen für sinnvoll. Ich habe dafür ein Ticket angelegt.

Comments

Hallo Herr Leistritz,

das Problem an dem von Ihnen beschriebenen workflow ist, dass zwei Rechnungstypen nötig sind, sobald die Papierrechnung auf Briefpapier mit Praxislogo gedruckt wird und die Mail ein pdf mit Praxisbriefpapier als Hintergrund benötigt.

Wir haben einen Weg über eine Aktionskettenbedingung und die zwei Briefkommandos für " Erlaubt Kontakt per Mail" und "Versand von Rechnungen per Mail"  gefunden. Die AK erzeugt einen Hinweis und legt die Rechnung an. Es fehlt noch ein geeigneter Auslöser der Aktionskette. Die Kette müsste starten wenn der + button für "Neue Rechnung anlegen" gedrückt wird. Gibt es hierfür eine Möglichkeit oder eine andere Idee (z.B. Auslöser "Besuch anlegen" und nur neue Rechnung anlegen, wenn keine offene Rechnung vorhanden -aber wie würde man das abfragen)?

 

Noch ein Verbesserungsvorschlag: Es sollte möglich sein, eine separate e-mail Adresse zu hinterlegen, damit der Mail-Verkehr zu den Rechnungen nicht über die allgemeine Praxis-Mail laufen muss.

Viele Grüße

Juliane Wacker

 

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das Problem an dem von Ihnen beschriebenen workflow ist, dass zwei Rechnungstypen nötig sind, sobald die Papierrechnung auf Briefpapier mit Praxislogo gedruckt wird und die Mail ein pdf mit Praxisbriefpapier als Hintergrund benötigt.

Ah, jetzt verstehe ich besser was Sie vorhaben. Da sehe ich den Handlungsbedarf eher bei uns: bei Arztbriefen bieten wir ja bereits die Möglichkeit beim Mailen oder Faxen einen anderen Hintergrund zu verwenden als beim Drucken - das sollten wir bei Privatrechnungen einfach auch tun. Ich habe das mit unserem Briefschreibungsexperten besprochen, der das umsetzen wird. (wenn es gut läuft bereits in der v1.94.)

Als Zwischenlösung würde ich folgende Einstellungen vorschlagen

• Auslöser: Anlegen einer Privatrechnung
• Bedingung: Patient will Rechnung per Email bzw. postalisch
• Aktionskette: Hinweismeldung "Bitte folgenden Privatrechnungstyp verwenden"

Das eigentliche Setzen des Privatrechnungstyps ist damit zwar Handarbeit, wird aber vom System unterstützt.

 

Noch ein Verbesserungsvorschlag: Es sollte möglich sein, eine separate e-mail Adresse zu hinterlegen, damit der Mail-Verkehr zu den Rechnungen nicht über die allgemeine Praxis-Mail laufen muss.

Sie können doch beliebig viele Emailkonten in tomedo hinterlegen? Wenn Sie eine Adresse nur zum Versenden von Emails verwenden wollen ist es auch möglich den Posteingang zu deaktivieren. (oder noch einfacher: ihn gar nicht erst einzurichten)

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Hallo Herr Leistritz,

ich habe gerade versucht in der Privatübersicht markierte Rechnungen per Mail zu versenden. Funktioniert!

Tomedo erkennt auch, wenn der Patient keinen Emailversand wünscht (Datenschutzeinstellungen) und verschickt die Rechnung nicht. ABER leider ist zu diesem Zeitpunkt die Rechnung schon "gedruckt" und verschwindet aus der Übersicht.

Ist meine Herangehensweise falsch?