Um e-Arztbriefe versenden zu können, bedarf es einiger Grundeinstellungen. Um diese vornehmen zu können, müssen Sie zunächst die Zugangsdaten für das KV-Connect bei Ihrer KV beantragen.
Sobald diese vorliegen, gilt folgendes Vorgehen:
Aktivierung in den Servertool, Zertifikat und PIN
Zunächst müssen die Zugangsdaten über die Servertools in den Modulen eingegeben werden und KV-Connect mittels einer PIN und eines Zertifikates aktiviert werden. Der Zugang ist in der Regel von der KV mit der Übermittlung der Zugangsdaten schon freigeschaltet.
Geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein. Achten Sie auf eine genaue Schreibweise.
Wenn Sie beides richtig eingegeben haben, klicken Sie den Button >Anmelden. Danach werden Sie aufgefordert ein Zertifikat zu erstellen. Dafür müssen Sie eine PIN erzeugen, welche in der Regel 6-stellig sein soll. Legen Sie diese PIN fest und notieren Sie diese, damit sie nicht verloren geht.
Wenn Sie diesen Prozess erfolgreich durchgeführt haben, bekommen Sie eine Meldung, die Ihnen den Vorgang bestätigt. Damit ist die Aktivierung abgeschlossen und Sie können den Browser schließen.
Im Folgenden muss nun der KV-Connect-Zugang in tomedo eingerichtet werden.
Das KV-Connect-Konto in tomedo
Öffnen Sie nun das Menü für die Email-Konten in tomedo.
Über das + - Zeichen wählen Sie die Kontoform „KV-Connect“ aus. Die Zugangsdaten werden dann hier entsprechender Vorgabe eingegeben.
In die Beschreibung können Sie einen frei gewählten Namen eintragen, z. B. Praxis oder Ihren Namen.
Der Benutzername ist in den Zugangsdaten enthalten, welche Sie von der KV bekommen haben. Das schließt das Passwort mit ein. Achten Sie auch hier auf eine genaue Schreibweise. Der einzugebende PIN wurde von Ihnen bei der Aktivierung in den Servertools vergeben und muss nun hier eingetragen werden.
Wenn alle Daten korrekt sind, werden Sie bei Klick auf den Button >Verbindungstest eine positive Mitteilung links oben im Bildschirm sehen können. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang an dieser Stelle anzuschließen.
Information zum Heilberufsausweis
Der Heilberufeausweis, den jeder Arzt besitzt, ist in der Regel im stationären Kartenlesegerät (rechter Kartenslot) gesteckt. Eine elektronische Signierung ist unsererseits nicht notwendig. Die Zertifizierung für tomedo hat dies nicht verlangt.
Workflow
Versenden eines earztbriefes
Sie wählen wie gewohnt bei Erstellung eines Arztbriefes die gewünschte Vorlage aus. Markieren Sie den gewünschten Brief und klicken den Button >Hausarzt an. Danach klicken Sie auf den Button >earztbrief.
Sie werden dann noch gefragt, ob Sie dem Dokument einen bestimmten Hintergrund zuordnen wollen. Je nach Wunsch wählen Sie aus, bestätigen oder brechen ab.
Danach öffnet sich das Email-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben und der Email-Versand funktioniert trotzdem.
Ist der Arztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag angelegt.
Der Arztbrief kann dann jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen werden und ausgedruckt werden.
Die Verwaltung der e-Arztbriefe
Eingang eines e-Arztbriefes
Bisher gibt es noch keine Funktion, welche Sie Über den Eingang der Emails bzw. Arztbriefe automatisch informiert (wird aber realisiert). Bis dahin schauen Sie über die Emailverwaltung in Ihr KV-Connect-Konto.
Wie Sie das von anderen Email-Programmen kennen, haben Sie auch hier einen Posteingang. Da es mehrere KV-Connect-Zugänge geben kann, je nachdem ob mehrere Ärzte in der Praxis beschäftigt sind und diese auch den elektronischen Versand nutzen, wählen Sie entsprechend Ihr Konto aus.
Die eingegangenen Arztbriefe werden – insofern der Patientenname in Ihrem tomedo vorhanden und identisch ist - gleich der Patientenkartei des Patienten zugeordnet. Die Email bleibt aber weiterhin im Posteingang liegen. In der Kartei wird dann ein Karteieintrag angelegt.
Kann der Patientenname nicht zugeordnet werden, kann der Arztbrief auch nicht in der Kartei abgelegt werden. In dem Fall, kann der Arztbrief dem Patienten manuell zu geordnet werden. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Email und wählen Sie die gewünschte Option aus.
