Hallo,
kurzer Erfahrungsbericht und einige Fragen zu einem von uns neu genutzten Tomedo-Feature: wir haben jetzt die Terminänderungsbenachrichtigung (Terminverschiebung) aktiviert.
Dadurch werden Termine, die von uns oder von den Patienten geändert werden, mit der Änderung (Drag and Drop oder per Umsetzen im Kalender) automatisch per E-Mail an die Patienten verschickt. Das spart perspektivisch enorm MFA-Arbeitskraft.
Die erste Hürde war die Konfiguration der Emails. Das ganze passiert in den E-Mail Vorlagen. Die MFA wollten, dass der alte Termin drinsteht und den neue Termin natürlich ebenfalls. Dank Support ist folgendes rausgekommen:
$[selektierterTermin %h %N]$,
Leider können wir Ihren $[selektierterTermin %A]$ -Termin am $[selektierterTermin %dozp %vp]$ nicht wahrnehmen.
Der neue Termin wäre am $[selektierterTermin %doz %v]$.
Falls dieser Termin für Sie nicht passen sollte, informieren Sie uns bitte unter:
termin@xxx
Bitte denken Sie an die Überweisung und an einen aktuellen Medikamentenplan sowie Ihre Gesundheitskarte.
Daraus wird
Sehr geehrter Herr Muster,
Leider können wir Ihren Neuvorstellung -Termin am 05.04.2024 14:30 nicht wahrnehmen.
Der neue Termin wäre am 05.04.2024 13:25.
Falls dieser Termin für Sie nicht passen sollte, informieren Sie uns bitte unter:
termin@xxx
Bitte denken Sie an die Überweisung und an einen aktuellen Medikamentenplan sowie Ihre Gesundheitskarte.
Mit freundlichen Grüßen
Das Team der Herzpraxis Magdeburg
Ohne Support wäre ich nicht in annehmbarer Zeit durch das $[selektierterTermin]$-Kommando gestiegen...aber da kann man ja anrufen....
Die Email-Vorlage wird dann hier verwendet:
"E-Mail-Vorlage" kann ausgewählt werden, aber dann wird ohne Rückfrage sofort verschickt - wollten die MFA nur bei "Massenverschiebungen" wie Arztausfall etc. daher habe ich das freigelassen.
"Versandbedingungen" habe ich nicht verstanden... "Immer" und "nie" ist klar, aber "Standardmäßig an" bzw. "Standardmäßig aus" ändert irgendwie nix - vielleicht kann mich jemand aufklären?
Wir haben schon längere Zeit vorher die Einwilligung der Patienten per iPad-Formular eingeholt. Per Rückschrieb werden die entsprechenden Kreuze in den Patienteninfos gesetzt, damit hinterher niemand meckert. Es ist als "opt in" konfiguriert, die Pat müssen also die Kreuze aktiv setzen.
Wenn die Terminverschiebungen nicht funktionieren, findet man die in der Inbox unter "Terminänderungen". Von dort aus kann man sie dann bearbeiten.
Folgende Verbesserungen würde ich mich wünschen:
1) Der Versand erfolgt sofort nach der Terminverschiebung. Prinzipiell richtig, aber wer die Berechtigung für die drag n drop Verschiebungen hat, der löst schnell aus Versehen eine Email aus, die auf "Verklicken" entstanden ist (ich zum Beispiel :-) ) Dass verwirrt die Patienten dann. Von daher wäre eine Option zur Nachfrage (abschaltbar!) sinnvoll.
2) Gescheiterte Terminverschiebungen sollten als Liste darstellbar sein, so dass man darauf problemlos zB Briefe erstellen kann. Es gibt doch einige Patienten, die keine Email haben. Denen würde ich gerne einen Brief zukommen lassen, wenn die die Terminverschiebung von uns aus zu verantworten ist.
3) Ist eine Terminverschiebung auch per SMS möglich? Ähnlich die bei den Terminerinnerungmails, wo man eine Prioritätenliste erstellen kann (erst Email, wenn nciht möglich dann SMS....)
Gruß
-js