OTK Störung - IONOS als Mailserver®
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BEDINGTE Freigabe der macOS Version Sequoia für tomedo®
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Hallo, 

 

kurzer Erfahrungsbericht und einige Fragen zu einem von uns neu genutzten Tomedo-Feature: wir haben jetzt die Terminänderungsbenachrichtigung (Terminverschiebung) aktiviert. 

Dadurch werden Termine, die von uns oder von den Patienten geändert werden, mit der Änderung (Drag and Drop oder per Umsetzen im Kalender) automatisch per E-Mail an die Patienten verschickt. Das spart perspektivisch enorm MFA-Arbeitskraft.

Die erste Hürde war die Konfiguration der Emails. Das ganze passiert in den E-Mail Vorlagen. Die MFA wollten, dass der alte Termin drinsteht und den neue Termin natürlich ebenfalls. Dank Support ist folgendes rausgekommen:

$[selektierterTermin %h %N]$, 

Leider können wir Ihren $[selektierterTermin %A]$ -Termin am $[selektierterTermin %dozp %vp]$ nicht wahrnehmen. 

Der neue Termin wäre am $[selektierterTermin %doz %v]$.

Falls dieser Termin für Sie nicht passen sollte, informieren Sie uns bitte unter:

termin@xxx

Bitte denken Sie an die Überweisung und an einen aktuellen Medikamentenplan sowie Ihre Gesundheitskarte.

 

Daraus wird

Sehr geehrter Herr Muster, 

Leider können wir Ihren Neuvorstellung -Termin am 05.04.2024 14:30 nicht wahrnehmen. 

Der neue Termin wäre am 05.04.2024 13:25.

Falls dieser Termin für Sie nicht passen sollte, informieren Sie uns bitte unter:

termin@xxx

Bitte denken Sie an die Überweisung und an einen aktuellen Medikamentenplan sowie Ihre Gesundheitskarte.



Mit freundlichen Grüßen

Das Team der Herzpraxis Magdeburg

 

Ohne Support wäre ich nicht in annehmbarer Zeit durch das $[selektierterTermin]$-Kommando gestiegen...aber da kann man ja anrufen....

 

Die Email-Vorlage wird dann hier verwendet:

 

 

 

"E-Mail-Vorlage" kann ausgewählt werden, aber dann wird ohne Rückfrage sofort verschickt - wollten die MFA nur bei "Massenverschiebungen" wie Arztausfall etc. daher habe ich das freigelassen.

"Versandbedingungen" habe ich nicht verstanden... "Immer" und "nie" ist klar, aber "Standardmäßig an" bzw.  "Standardmäßig aus" ändert irgendwie nix - vielleicht kann mich jemand aufklären?

Wir haben schon längere Zeit vorher die Einwilligung der Patienten per iPad-Formular eingeholt. Per Rückschrieb werden die entsprechenden Kreuze in den Patienteninfos gesetzt, damit hinterher niemand meckert. Es ist als "opt in" konfiguriert, die Pat müssen also die Kreuze aktiv setzen.

 

Wenn die Terminverschiebungen nicht funktionieren, findet man die in der Inbox unter "Terminänderungen". Von dort aus kann man sie dann bearbeiten.

 

Folgende Verbesserungen würde ich mich wünschen:

1) Der Versand erfolgt sofort nach der Terminverschiebung. Prinzipiell richtig, aber wer die Berechtigung für die drag n drop Verschiebungen hat, der löst schnell aus Versehen eine Email aus, die auf "Verklicken" entstanden ist (ich zum Beispiel :-) ) Dass verwirrt die Patienten dann. Von daher wäre eine Option zur Nachfrage (abschaltbar!) sinnvoll. 

2) Gescheiterte Terminverschiebungen sollten als Liste darstellbar sein, so dass man darauf problemlos zB Briefe erstellen kann. Es gibt doch einige Patienten, die keine Email haben. Denen würde ich gerne einen Brief zukommen lassen, wenn die die Terminverschiebung von uns aus zu verantworten ist.

3) Ist eine Terminverschiebung auch per SMS möglich? Ähnlich die bei den Terminerinnerungmails, wo man eine Prioritätenliste erstellen kann (erst Email, wenn nciht möglich dann SMS....)

 

Gruß

 

-js

 

 

 

 

 

 

Gefragt in Frage von (5.3k Punkte)
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1 Antwort

Guten Tag Herr Dr. Smid,

wenn Sie Standardmäßig an/aus wählen, kann man nach der Verschiebung wählen, ob man eine Mail versenden lassen will oder nicht. Da gibt es eine Checkbox im entsprechenden Dialog. an/aus bezieht sich auf den Anfangswert der Checkbox. Würde das dann grob Punkt 1 entsprechen, oder bräuchten Sie konkret eine gesonderte Abfrage?

Was für eine Art von Liste meinen Sie in 2? Eine Statistik?

Punkt 3 ist an sich geplant, ist jedoch etwas komplizierter in der Umsetzung - die Terminverschiebungsnachrichten werden am Client erzeugt und an den Server weitergeleitet, die Terminerinnerungen werden direkt am Server erzeugt. Für E-Mails gab es da schon eine Infrastruktur für - bei SMS ist es soweit ich gesehen hatte etwas unpraktischer und einiges an Umbau wäre nötig.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling
Beantwortet von (21.4k Punkte)
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Hallo,

ich habe es gerade noch mal getestet. Standardmäßig an verschickt eine Terminänderung ohne Nachfragem standardmäßig aus verschickt keine. Es gibt keine Nachfrage.

Scheinbar ist da auch ein Bug: tomedo merkt sich die voreingestellte Signatur nicht, ist ein Klick mehr. Wenn ich neue E-Mailvorlagen erstelle, werden diese erst nach einem Neustart mit Synchronisation vom Client erkannt.

Den Bug mit der erstellung der E-Mail-Vorlagen hatte ich auch schon mal in einem anderen Zusammenhang mit dem Support besprochen (unsere Hauschriftart wird in Sonoma nicht korrekt angezeit), ich weiss nicht, ob es ein Ticket ist.

Macos ist ist 14.4.1 (23E224), Tomedo client ist v1.141.0.8 (Fri Mar 29 13:43:46 UTC 2024).

Gruß

 

-js
Guten Morgen Herr Dr. Smid,

ich kann kurzfristig keines der von Ihnen beschriebenen Fehlverhalten nachstellen.

Könnte ich ggf. irgendwann mit Ihnen (oder jemand anderem aus der Praxis) telefonieren und mir die Probleme zeigen lassen? Ggf. verstehe ich diese nur falsch oder mir fällt irgendetwas an der Konfiguration auf. Falls ja, würde ich um Terminvorschläge und die zu nutzende Telefonnummer per Privatnachricht bitten.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling
Wir hatten eben zusammend draufgeschaut - die Checkbox bei den Standardmäßig-Optionen wurde nur übersehen, weil sie nicht am erwarteten Ort war. Diese taucht direkt im Verschiebedialog auf und nicht bei der Auswahl von Konto etc..

Das Problem mit der nicht eingetragenen Signatur hat sich hier irgendwie zwischendurch gelöst - leider ist noch nicht geklärt, was die Ursache war. Er hatte nur die Signatur die akzeptiert - das heißt, dass er meinte, dass diese gelöscht sei, nicht zum E-Mail-Konto gehört hatte oder keine Positionsnummer hatte. Er benutzt aber auch die gleiche Logik für die Auswahl in den Terminänderungsbenachrichtigungseinstellungen, von daher sollte man eigentlich keine so defekte Signatur auswählen können. Irgendwie hatte bei der Signatur auch die Änderungshistorie gefehlt... wurde diese neu angelegt, oder kam sie ggf. aus einer Datenkonvertierung bzw. wurde sonst automatisch erzeugt?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling
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