Liebe Kundinnen und Kunden,
wir arbeiten aktuell an einer neuen Art von digitalen Formularen, die es erheblich erleichtern werden, Informationen von Ihren Patienten abzufragen. In diesem Beitrag geben wir Antworten auf die wichtigsten Fragen zu dieser Neuerung in tomedo®.
Was sind die tomedo® Patientenformulare?
Die tomedo® Patientenformulare sind Formulare, die Ihre Patienten in einem beliebigen Internet-Browser, auf dem Praxis-iPad oder über die arzt-direkt App digital ausfüllen können. So können Sie wichtige Informationen, zum Beispiel zu Stammdaten, Anamnese, Datenschutz usw., bereits vor dem Besuch in Ihrer Praxis zeitsparend anfragen. Einmal ausgefüllt, landen Patientenformulare in der tomedo® Inbox und bei Bestandspatienten zusätzlich in der Patientenkartei. Die Antworten aus den Patientenformularen können Sie dann – wie bei den klassischen tomedo® Formularen und den tomedo® Custom-Formularen – mit tomedo-Statistiken auswerten oder per Briefkommando abfragen. Das macht die Antworten auch als Auslöser für Automatisierungen in tomedo® (zum Beispiel über Aktionsketten) verfügbar. Bei Neupatienten können Sie außerdem eine Patientenkartei direkt aus den Stammdaten erstellen, die in einem Patientenformular hinterlegt sind.
Was unterscheidet die tomedo® Patientenformulare von Custom-Formularen?
Anders als bei Custom-Formularen können tomedo® Patientenformulare bereits vor dem Praxisbesuch ausgefüllt werden. Fragen- und Antwortoptionen werden nicht in einem festen A4-Format angezeigt, sondern in einer übersichtlichen und dynamischen Eingabemaske. Durch editierbare Bedingungen für jedes Frage-Antwort-Feld werden nur relevante Fragen angezeigt und das auf jedem Endgerät in optimaler Größe. Auch das Erstellen von Patientenformularen wird intuitiver, individueller und komfortabler sein, als Sie es von den Custom-Formularen kennen.
Warum überarbeitet zollsoft nicht einfach die Custom-Formulare?
Der Hauptgrund liegt in der technischen Beschränkung der Custom-Formulare. Zum Beispiel können sie nicht in editierbarer Form an Patienten verschickt werden. Zudem erzeugen die Antwort-Elemente in Custom-Formularen bei großen Formularen einen Datenstau zwischen dem tomedo® Client und dem tomedo® Server. Außerdem erlaubt das “feste” Papierformat der Hintergründe keine dynamische Anpassung an verschiedene Bildschirmgrößen, was gerade für ältere Patienten oft eine Barriere ist. Aus diesen Gründen haben wir uns für eine verschlüsselte Web-Lösung entschieden.
Können Custom-Formulare als Patientenformulare übernommen werden?
Eine Konvertierung von Custom-Formularen haben wir nicht geplant. Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, werden wir Ihnen aber eine Auswahl an Vorlagen zur Verfügung stellen.
Wird man die Patientenformulare auch ohne Online-Terminkalender (OTK) oder Videosprechstunde nutzen können?
Ja, Patientenformulare können Sie unabhängig vom Online-Terminkalender oder der Videosprechstunde von Ihren Patienten anfordern. Zu diesem Zweck wird in tomedo® ein Einmal-Link erzeugt, den Sie Ihren Patienten per E-Mail zusenden. Wir werden die Patientenformulare dennoch im Laufe dieses Jahres auch in den OTK und die Videosprechstunde einbinden, damit Ihre Patienten auch dort im Rahmen von Terminbuchungen oder Videosprechstunden Formulare ausfüllen können.
Ab wann sind die Patientenformulare verfügbar?
Wir werden die oben beschriebenen sowie weitere Funktionen der Patientenformulare im Verlauf des Jahres 2024 zur Verfügung stellen. Zunächst wird es möglich sein, Patientenformulare im Browser von einem beliebigen Ort oder am iPad in der Praxis ausfüllen zu lassen. Auch die Sammlung der ausgefüllten Formulare in der Inbox und das Erzeugen eines auswertbaren Karteieintrags, inklusive PDF-Zusammenfassung, ist Teil dieser Basisversion. Sie soll Ihnen bis spätestens Ende März 2024 zur Verfügung stehen. Danach werden wir einen visuellen Editor zur Verfügung stellen, in dem Sie Ihre eigenen Patientenformulare erstellen können. Anschließend folgen weitere Funktionen, wie z.B. die Vorbefüllung ausgewählter Antwortfelder, der Rückschrieb von Antworten in die Stammdaten und Patientendetails, eine 2-Faktor-Authentifizierung sowie die Einbindung der Patientenformulare in den Online-Terminkalender und die arzt-direkt App.
Was kostet die Nutzung der neuen Patientenformulare?
Das Preismodell orientiert sich am Stand der verfügbaren Funktionen. Für die Basisversion fallen nur die Einrichtungskosten in Höhe von 49,00 Euro netto an. Nutzungskosten fallen erst an, sobald der Online-Editor für die Patientenformulare verfügbar ist. Dies wird voraussichtlich in Q2/2024 soweit sein. Ab diesem Zeitpunkt erheben wir, zusätzlich zur einmaligen Einrichtungsgebühr von 49,00 Euro netto, jeweils 29,90 Euro netto monatlich pro Leistungserbringer.. Ab Anfang 2025 steigt die monatliche Gebühr der Patientenformulare für alle Nutzer auf 39,90 Euro netto pro Leistungserbringer.
Wie kann ich von Anfang an dabei sein?
Wenn Sie die Möglichkeiten der Patientenformulare von der ersten Stunde an ausprobieren und mitgestalten möchten, melden Sie sich bitte unter patientenformulare@zollsoft.de.
Beste Grüße
Ihr tomedo®-Team