Kalender neues Feld Vorlaufzeit in Terminart

Question

Liebe Tomedo-Experten,

seit Tomedo V1.120 gibt es ein neues Feld in der Terminart. Ich habe mal probeweise eine Vorlaufzeit von 10 min eingegeben.

Wie kann ich diese Vorlaufzeit nun verwenden? Im Changelog findet sich nur der Hinweis, dass ich in der "Beschriftung" der Termine mit %vv den Starttermin inkl. Vorlaufzeit anzeigen kann.

Doch wie kann ich den Termin mit Vorlaufzeit (z.B. diese etwas heller) im Terminkalender anzeigen? Wie wird die Vorlaufzeit in der Suche visualisiert? Wie sehe ich die Vorlaufzeit, wenn der Patient nochmals anruft und nach dem Termin erkundigt?

Gibt es ein Briefkommando, das ich für unsere Terminliste (CF) verwenden kann?

Vielen Dank für alle Tipps.

Viele Grüße

Stefan Enzensberger

Kinder- und Jugendarztpraxis Dr. med. Uta Enzensberger - Mering

Comments

Guten Morgen, wir verfolgen sehr gespannt die Entwicklung der Vorlaufzeit - aber es klappt leider immer noch nicht, diese 'echte' Anwesenheitszeit der Patient:innen in der Praxis als Terminerinnerungszeit einzustellen. Welche Konfiguration muss man da vornehmen?? Mit dieser 'am $[selektierterTermin %d]$' Einstellung wird der Termin nicht korrekt erinnert, so dass wir bisher auf diese tolle Funktion verzichten mussten. Kann uns da jemand weiter helfen?

Danke und liebe Grüße aus Berlin.

Judith Wilke

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Guten Tag Frau Dr. Wilke,

für den Beginn eines Termins mit Vorlaufzeit gibt es das gesonderte Kommando %vv. Dies ist gesondert, damit man für praxisinterne Zwecke immernoch die echte Zeit anzeigen kann.

Das Kommando, welches Sie dort angeben, ist ja für das Datum des Termins. Durch die Vorlaufzeit sollte das ja höchstwahrscheinlich nicht betroffen sein - oder haben Sie da tatsächlich mehrere Stunden eingegeben? Wird das Kommando einfach nicht ersetzt?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 1

Guten Tag Herr Enzensberger,

Bisher haben die Vorlaufzeiten nur einen Effekt über diese Zusatzkommandos - Einschließlich der Nutzung in Briefe, Formularen und Terminerinnerungen.

Die wurden hauptsächlich für den OTK-2 eingeführt, wo der Kunde immer die "echte" Terminzeit kriegt und man ihm bisher nicht die Zeit sagen kann, zu der er erscheinen muss. Dort wird diese aber gerade noch eingebaut. Das ist entsprechend der Hintergrund, warum die Integration in das "normale" tomedo bisher nicht ganz ausgereift ist.

Ein Tabellenkommando, welches sich für Terminlisten eignet oder eine Anzeige in den Termindetails gibt es bisher nicht - für den zweiten Fall könnte höchstens in den praxisweiten Kalendereinstellungen die Beschriftung so anpassen, dass die Zeit, zu welcher der Patient kommen soll, immer dabei steht - dann könnte man es zumindest direkt im Kalender sehen. Eine sonstige Visualisierung im Kalender oder in der Suche existiert entsprechend auch noch nicht.

Die Ideen an sich klingen aber nicht schlecht und ich würde das an den zugehörigen Produktmanager weiterleiten, damit wir entscheiden können, was davon wir wie umsetzen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Guten Abend Herr Ringling,

vielen Dank für die Erleuterungen. Dann warte ich mal auf Ergänzungen in Tomedo. Mit den angesprochenen Punkten würde es für den einen oder anderen Fall das Thema Terminketten überflüssig machen. Denn nur mit dem %vv in der Kalenderdarstellung ist das noch nicht für diese Zwecke zu gebrauchen.

Vielen Grüße

Stefan Enzensberger

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Moin Herr Ringling,

Wozu soll die Vorlaufzeit sein. Ist damit eine Vorbereitungszeit für den Termin gemeint?

Wir haben oft noch Voruntersuchungen, die die Helferinnen vor dem eigentlichen Arztkontakt machen, wenn durch die Anmeldung vom Hausarzt bereits die Fragestellung feststeht. Leider läßt sich so etwas nur über Terminketten abbilden.

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Guten Tag Herr Dr. Klaproth,

die Vorlaufszeit kann auf die verschiedenen Arten und Weisen auf die Beginnzeit des Termins draufaddiert werden - somit können Sie dem Patienten entsprechend mitteilen, dass dieser früher oder später kommen soll, als der Termin in Ihrem Kalender beginnt.

Entsprechend war der Gedanke, dass man die Patienten später kommen lässt, falls man etwas vorbereiten muss, oder früher, falls sie z.B. noch ein größeres Formular ausfüllen müssen.

Der Termin selber belegt dann den normalen Bereich ohne Vorlaufszeit für die Zwecke von Terminsuchen. Falls Sie also z.B. den Arzt in diesem Vorbereitsungszeitraum nicht blockieren wollen, sondern nur Ihre Helferinnen, müssten Sie trotzdem eine Kette nehmen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Wird denn die Vorlaufzeit auch beim ICAL-Format übernommen?

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In der Terminerinnerung funktioniert das fehlerhafterweise nicht. Wir versuchen dies mit der 122 zu beheben.

Im ICal-Export müsste es dafür vermutlich eine Zusatzoption geben - wir versuchen aber gerade noch die Anforderungen an die Vorlaufzeit besser festzustellen, von daher ist das noch nicht fest eingeplant.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo ich möchte nochmal nachfragen. Ich konfiguriere gerade meine OTK2. Ich verstehe das so, dass, wenn ich in „Kalender-Terminart“ eine Vorlaufzeit von -15min eingebe, dass dann der Patient 15 min vor dem eigentlichen freien Slot im Kalender einen Termin bekommt, richtig?

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Guten Tag Frau Dr. Bohne,

genau. Dem Patienten wird gesagt, dass er 15 minuten früher kommen muss, als der Termin bei Ihnen im Kalender steht.

Im OTK-2 wählt er dann auch diese frühere Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Hallo Herr RIngling,

wie ist denn der aktuelle Stand der Entwicklung zur Vorlaufzeit - insb. bzgl. Integration im OTK2?

Werden die Vorlaufzeiten im OTK2 entsprechend angezeigt und berücksichtigt?

Bei der Terminart lässt sich mit Hilfe Drop Downs aktuell nur ein Vorlauf-Zeitraum zwischen -30 bis +30 Min. einstellen.

Die Zeiten lassen sich aber auch manuell überschreiben. Wir benötigen -60 Min. Greift die manuelle Eingabe dann übergreifend - auch in den OTK2?

Was bewirkt das Ankreuzfeld "Gerastert"?

Danke für eine kurze Info!

Viele Grüße

Michael Mildner

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Guten Tag Herr Mildner,

die Vorlaufzeit ist vollständig in den OTK-2 integriert. Sowohl bei den verfügbaren Terminen als auch in der Übersicht zu einem Termin werden diese einberechnet. Wenn Sie dort etwas manuell eingeben greift das auch. Die Auswahlen sind nur Vorschläge.

Gerastert führt dazu, dass man den Termin bei der Suche in tomedo innerhalb der Ressource nur in Terminlänge-Schritten verschieben kann. I.e. wenn man dort einen Bereich von 10:00-12:00 findet und die Terminart 30 Minuten lang ist, kann man ihn nur auf 10:00, 10:30, 11:00 oder 11:30 schieben. Man beachte jedoch, dass man per Popover (also wenn man auf den Vorschlag klickt) die Zeit immer noch beliebig anpassen kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Perfekt. Herzlichen Dank für die superschnelle Antwort Herr Ringling!

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Sehr geehrter Herr Ringling,

wir haben alles eingerichtet und getestet. Es scheint zu funktioneren! :-)
Aus der Praxis kommt die Frage, ob man die Vorlaufzeit (=Patientenzeit) manuell überschreiben bzw. bei der Terminanlage manuell korrrigieren könne. In den Einstellungen haben wir kein Setting hierzu gefunden.

Ist das möglich?

Aktuell sind beide Reihen gekoppelt. Ändert man in der blauen Reihe, ändert sich die gelbe und umgekehrt. Bei manchen Patienten besteht der Wunsch die Vorlaufzeiten individueller (manuell) einzustellen.

Danke!

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Guten Tag Herr Mildner,

die Vorlaufzeit kann momentan nicht manuell per Termin angepasst werden, diese wird immer rein dynamisch anhand der Terminart bestimmt.

Bedeutet das, dass Sie davon ausgehen, dass manche Patienten länger brauchen um z.B. einen Fragebogen auszufüllen, oder in welchen Fällen ist das bei Ihnen pro Patient anders?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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lese gerade das erste Mal von einer Vorlaufzeit und finde die Entwicklung sehr praktisch.

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Hallo Herr Ringling,

es gibt z.B. u.a. eine ästhetische Terminart, bei der  60 Minuten Vorlauf für die Betäubung benötigt werden. Diese Betäubungscreme wird in der Praxis 60 Minuten vor Behandlungsbeginn aufgetragen. Oftmals bringen Patienten diese selber auf, so dass der Behandlungsbeginn und Patientenzeit identisch sind. Das sind ca. 15-20 % der Patienten dieser Terminart. Diese bekommen jetzt eine Mail mit Terminbestätigung und -erinnerung mit den entsprechenden 60 Minuten Vorlauf, obwohl die selbst betäubt haben. Die Praxis würde gerne die Möglichkeit haben, die vorgegebene Vorlaufzeit manuell zu überschreiben,
EDIT: PS: Für bestimmte OP Termine würde ähnliches gelten, bei denen Spezialfälle abgearbeitet werden müssen, die über die übliche Vorlaufzeit erledigt werden müssen.

Viele Grüße

Michael Mildner

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Guten Tag Herr Milder,

der Wunsch wurde grundsätzlich als sinnvoll befunden, jedoch denken wir, dass vorher auch die Nachlaufzeit implementiert werden sollte. Ansonsten würde der Beginn-Bereich in der Patientenzeit die Vorlaufzeit ändern und der Ende-Bereich in der Patientenzeit den tatsächlichen Terminzeitpunkt - was entsprechend ein verwirrendes Verhalten ist. (Oder wir müssten den Ende-Bereich sperren - so oder so ist es mit Nachlaufzeit sauberer.)

Die Nachlaufzeit müsste jedoch zuerst auf OTK-2-Seite implementiert werden, damit es dort nicht zu abweichungen kommt. Der OTK-2 ist momentan jedoch im Feature-Stop um Überarbeitungen für die zukünftige Stabilität durchzuführen. Entsprechend wird sich die Umsetzung wohl um einiges verzögern.

Bis dahin bleibt neben einer alternativen Terminart keine uns bekannte Lösung.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling