Ich kann die Kartons mit 10 Jahre altem Papier nicht mehr sehen. In 13 Jahren Praxis haben wir sie einmal für eine Betriebsprüfung gebraucht und noch einmal wegen eines Vertrages, ich weiss gar nicht mehr was das war. Dafür füllt man Regale mit Papier. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Ich hatte alles gescannt und digital vorliegen aber hätte das gereicht? Hätte ich das Papier gleich entsorgen dürfen? 

Das Thema soll sich nicht mit der digitalen Anamnese oder Aufklärung oder Verträgen beschäftigen. Das ist wegen der qualifizierten Unterschrift schwierig und ein anderes Thema. 

Darf das Papier nach dem scannen weg? Ich denke nach diesem Artikel nicht. 

https://www.impulse.de/recht-steuern/rechtsratgeber/elektronische-archivierung/2133967.html

Was hatte ich nicht? Ich hatte keine Verfahrensbeschreibung und auch keine Software die revisionssicher speichert. Ich hatte alles in Devonthink gespeichert, das ist nicht revisionssicher. Tomedo ist es auch nicht.

Ich habe nun angefangen die Dokumente in EcoDMS zu verschieben das ist revisionssicher es speichert Versionen der Dokumente nach Änderung und versieht sie meines wissens mit einem Protokoll. Nun stellt sich nir die Frage ob ich damit alle Dokumnete der letzten 10 Jahre entsorgen darf. Ich denke nicht, denn der Scan erfolgte nicht direkt in EcoDMS die revissionssichere ablage erfolgte nicht sofort. Das Scandatum eventuell sogar die Zeit in etwa muss mit dem ablegen der Version 1.0 in EcoDMS übereinstimmen. Wegwerfen darf ich also alles was ich ab Einführung EcoDMS scanne, wenn ich alles in EcoDMS bringen kann, dazu weiter unten. Der Papierberg wird also kleiner, das ist ja schon mal was, nachdem er bis zum 10. Jahr stetig gewachsen ist. Ich will mir gar nicht ausdenken wieviel Papier in einer Praxis mit 10 Ärzten anfällt. Das sind Räume die gefüllt werden. Vorteile zur Aktenführung von damals, wenige. Schnellere Suche, das wars. 

Im forum kam schon mal das Scanner Problem auf, ich glaube Johannes Zollmann erwähnte das. Im Artikel oben als Xerox Problem bekannt, bei dem 6er zu 8er werden, bei der die Scankomprimierung Zahlen während des Scan ändert. Ich denke das kann man heutzutage bei Scans mit mindestens 300 DPI zum Beispiel mit einem Scansnap vernachlässigen. Tun das die Behörden nicht, ist papierloses arbeiten quasi unmöglich. Zertifizierte Scanner gibt es wohl aber ich denke das geht zu weit. Ich hoffe und denke das wird nicht angezweifelt. 

Gut, was hat mir die letzten zehn Jahre noch gefehlt: die Verfahrensbeschreibung. Die hole ich bald nach und ist bei in Auftrag gegeben. Kann man selber auch schreiben, ich hole da lieber jemand mit ins Boot. Ich habe mal versucht Steriprozesse darzustellen, das wird nichts. Also wieder, der Paiperberg bleibt, wird nur kleiner, jedes Jahr können einige Kartons vernichtet werden. Ich hoffe ich erlebe den letzten Karton.

Der Papierberg wird also kleiner. Jetzt ist da aber noch ein Problem. Tomedo. Tomedo speichert nicht revisionssicher, was machen wir mit Dokumenten aus Tomedo? Nicht revisionssicher heisst zwangsläufig, dass die Dokumente, wirklich alle, ausgedruckt werden müssen oder in einem revisionssicheren Programm gespeichert werden müssen. Alle Arztbriefe, Patientenverträge, eigene und fremde Befunde, Kostenvoranschläge, Privatrechnungen, Fotodokumentationen, alles muss ausserhalb Tomedo revisionssicher aufbewahrt werden. 

Und jetzt? Der Papierberg ist plötzlich wieder 10 Jahre gross und wird nicht mal kleiner. 

Den Papierberg einfach loszuwerden, das wird nichts, dazu hätte man es von Tag eins richtig machen müssen aber er sollte doch bitte monatlich kleiner werden. Das geht aber nur wenn Tomedo etwas unternimmt. Entweder Zollsoft wird revisisonssicher. Eine Zertifizierung ist nicht notwendig, das macht EcoDMS wegen den Kosten auch nicht aber die rechtlichen Voraussetzungen für Revisionssicherheit müssen erfüllt sein. Dass Tomedo revisionssicher wird kann ich mir nicht vorstellen bei allem was sie um die Ohren haben durch die KBV. Vielleicht irgendwann, 

Oder Zollsoft exportiert wirklich jedes Dokument aus dem Lauschordner, jede gedruckte Rechnung, jedes Dokument das von Tomedo generiert wird oder in den /files Ordner am Server abgelegt wird, alles was in Zollsoft hineingeht, optional sofort in einen anderen Ordner damit es sich ein revisionssicheres Programm greifen kann. 

Jetzt könnte man sagen, es liegt ja schon alles im /files Ordner auf dem Server. Speichern sie doch das alles revisionssicher. Das geht leider nicht, da die Zeitstempel nicht stimmen. Das revisionssichere Speichern muss sofort erfolgen, nicht erst 9 Jahre später. In dieser Zeit hätte viel geändert werden können. 

Na dann müssen wir manuell alles immer und sofort aus Tomedo exportieren und in das revissionssichere Programm bringen. Das ist klar, das ist nicht vollständig möglich und wäre ein enormer Aufwand. Doppelte Arbeit quasi. Alles was man ausdruckt oder in Tomedo generiert müsste auch in das revisionssichere Programm gescannt werden und zwar sofort. Alles. Da ist sogar der Papierberg besser.

Ich denke Zollsoft kann uns recht einfach helfen revisionssicher zu speichern, indem es fleissig alles was es ablegt auch exportiert, protokolliert und wir können mit EcoDMS oder GOBDoc oder anderen Programmen die ich kenne revisionssicher ablegen und den Papierberg schrumpfen lassen. EcoDMS hat auch einen Lauschordner oder eine kostenpflichtige REST Schnittstelle mit denen der revisionssichere Import automatisch erfolgen könnte.

Man möge mich bitte korrigieren wenn ich das falsch sehe. 

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7 Antworten

Guten Morgen,

die Forderung nach einer papierlosen Praxis ist sicher richtig. Der Papierberg wächst. Aber das alleinige Einscannen von Dokumenten und die Ablage in den og Produkten führt noch nicht zur Revisionsicherheit. Diese besteht erst, wenn der Ablageprozess wie auch alle anderen Buchhaltungsprozesse in der Praxis (bis zum Übergabepunkt Steuerberater) gemäß GOBD 2020 beschrieben sind. Das macht Aufwand und kostet (etwas).

Prinzipiell können fast alle Dokumente eingescannt und dann vernichtet werden. Einige wenige sind aber im Original aufzubewahren und füllen dann aber keine Kellerräume, zB Urkunden/ Approbation, Notar und Bevollmächtigungen jeder Art, Arbeitsverträge und ihre Kündigungschreiben. Zu letzteren besteht aber auch nur eine Aufbewahrungspflicht von 4 Jahren.

Gruiß aus Lippstadt vom Arztgatten, RA Frotscher
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Die Verfahrensbeschreibung das habe ich ja oben beschrieben. Mein Problem ist aber Tomedo. Es speichert nicht revisionssicher. Tomedo wird da so bald nichts machen. Vielleicht gibt es ein Ticket und dann kommt es in einigen Jahren oder auch nicht. Ich habe auch überlegt den /Files Ordner auf dem Server zu überwachen, das könnte eventuell funktionieren. Ich glaube Hazel kann neue dateien sehen und geänderte viellecht auch. Das wäre natürlch hölzern und ein Prozess der unnötig viele Programme nonstop aktiv haben muss.

Ich werde mir nachher mal die REST Schnittstelle von EcoDMS erklären lassen, Ansonsten bliebe noch einen Crowdfund aufzumachen für alle die papierlos arbeiten wollen. Finde ich immer unfair, weil alle anderen die nicht gezahlt haben dann einfach abstauben und einige zahlen und zumindest das Ermöglichen von Revisionssicherheit schon Zollsoftaufgabe ist, wenn man es schon nicht einbaut.

Prinzipiell können fast alle Dokumente eingescannt und dann vernichtet werden. 

aber doch nur wenn sie revisionssicher gespeichert sind und es ein Verfahrensbeschreibung gibt? 

Beantwortet von (41.2k Punkte)
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Hallo Peter,

EcoDMS ist ideal um seine Dokumente schnell wieder zu finden und von den Akten wegzukommen.

 

Ich erinnere mich noch an Zeiten der Mikrofilme. Vor 15 Jahren sind wir in der Klinik dazu übergegangen alle Akten zu digitalisieren, die Papierdokumente werden seitdem anschließend vernichtet. Da hat bislang keiner die Revisonsfähigkeit nachgefragt, denn theroretisch macht sich keiner die Mühe vor dem Archivieren seine Dokumente zu fälschen, weshalb elektronische Dokumente ohne nennenswerte Einschränkungen anerkannt werden. Schließlich geht es um eine Arbeitserleichterung und bessere Verfügbarkeit. Ein Archiv kann abbrennen, was nützt dann die Revisonssicherheit? Elektronische Dokumente gelten immer als vertrauenswürdig, wenn sich die Unterlagen verschiedener Parteien nicht voneinander unterscheiden.

Urkunden und notarielle Verträge sollten wir aber immer im Original aufbewahren, je nach Bedeutung möglichst sogar im Banksafe. RA Frotzscher hat das bereits ausgeführt. Solche Dokumente sind ausschließlich gültig, wenn sie mit Wasserzeichen, Siegeln, usw. vorliegen. Ansonsten benötigt man eine notarielle Beglaubigung.

Die Archivierung mit EcoDMS auf meinem NAS werde ich forcieren, weil alles schneller auffindbar ist und zusätzlich in der Luckycloud speichern.

 

Grüße aus Husum
Beantwortet von (6.8k Punkte)
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Ich habe heute einen Wirtschaftsprüfer in LA operiert und hatte einen netten Plausch. Er meinte ich solle die Verfahrensbeschreibung fertig machen und dann beim FA anfragen was sie haben wollen damit man papierlos arbeiten kann. Die bekämen normalerweise einen Zugang zur Software also eine EcoDMS Lizenz und auf für sie relevanten Ordner.
Beantwortet von (41.2k Punkte)
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Ohne die Hilfe von Zollsoft klappt das verschieben von Dokumenten nach EcoDMS oder eine andere revisionssichere Datenbank nicht.

Ich habe mal Hazel über den /files ordner laufen lassen. Die Rules waren alle neu modifizierten pdf der letzten Woche inklusive Unterordner. Hazel hat daraufhin 5000 Dateien in einen Testordner kopiert. Es war wirklich alles darin was in der Kartei abgelegt wurde inklusive der Rechnungen. Das alles kann in EcoDMS. Leider sind bei den pdfs auch Dateien die nicht rüber sollen das pdf Benralizumab - G-BA Frühe Nutzenbewertung - Fazit ist genau so uninteressant für die Revisionssicherheit wie das pdf zu Erythropoese-stimulierende Wirkstoffe. Auch Rechnngskopien müssen nicht nach EcoDMS. Hazel könnte in die Dokumente hineinschauen aber das ist mir zu unsicher.

Zollsoft müsste ermöglichen Dateien auszuwählen die beim erstellen zusätzlich in ein Verzeichnis kopiert werden sollen. Sonst geht da zu viel Müll mit was die Revisionssicherheit angeht. Oder eben die REST Schnittstelle wenn es lokal umsonst ist.

Besteht interesse diese Funktion als Crowdfund programmieren zu lassen? Ich würde vorschlagen man teilt sich die Programmierkosten und das feature kostet für alle die nicht mitgemacht haben 10 Euro monatlich. Das wäre sowohl ein Anreiz am Crowdfund mitzumachen wie auch für Zollsoft mit dem Feature weiter Einnahmen zu haben.
Beantwortet von (41.2k Punkte)
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Vielen Dank, dass Sie dieses wichtige Thema erneut zur Diskussion gestellt haben.

Wir prüfen aktuell unsere Möglichkeiten, Sie bei der papierlosen Archivierung noch weiter zu unterstützen und sind auch mit ecoDMS im Gespräch. Sie können sich sicher sein, dass wir dieses Thema weiter verfolgen.

Sobald wir eine genaue Abschätzung treffen können, werden wir Sie informieren.
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Super vielen Dank.
Unterstützen können sie uns schon mal mit unserem Revisionssicher Crowdfund. Wir sind sogar bereit für dieses Feature zu bezahlen um nicht darauf warten zu müssen, so wichtig ist es.
Beantwortet von (41.2k Punkte)
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