Mit der Rechnungsstellung und beim Verbuchen in ein Kassenbuch und vielleicht sogar ein EC-Kassenbuch für Kartenzahlungen finde ich fortlaufend Pitfalls für die Angestellten. Es ist schwer die überkomplizierte Rechnungsstellung (Rechnungsinfo) in Kombination mit der schwierigen ärztlichen Abrechnung zu durchblicken. Ich meine nicht das Verbuchen einer Zahlung oder das Erstellen von Mahnungen was gedruckt und ungedruckt Status einer Rechnung bewirkt, diese Dinge sind unübersichtlich und tweilweise verschachtelt versteckt aber funktionieren. Ich meine auch nicht, dass Rechnungen mit Patientendaten, also DSGVO relevant, nicht getrennt von anderen Praxisbewegungen im Kassenbuch abgelegt werden, damit sie getrennt exportiert werden können.
Die Pitfalls liegen beim stornieren von Rechnungen und stornieren von Teilbeträgen und dem Erzeugen von Stornorechnungen. Hier fehlen wichtige Sicherungsfunktionen. Das Kassenbuch stimmt oftmals bei Sturz nicht und das Nachforschen nach den Fehler die gemacht wurden ist unglaublich mühsam und dauert Stunden für meist mehrere Angestellte. Leider hat Zollsoft hier mit schuld und hat einiges ist nicht zu Ende gedacht. Wir haben den Kassensturz von monatlich schon auf Wöchentlich reduziert um Fehler schneller zu finden, auch das produziert Mehrarbeit.
Ich versuche die Probleme darzustellen, wie gesagt, es fällt mir wegen des komplizierten Aufbaus in Tomedo schwer.
- Storno der Mehrwertsteuer möglich (Summe X bezahlt, Storno Restbetrag): Ich habe gestern einen Rechnung gefunden, bei der eine Angestellte statt eine Rechnung zu stornieren, da der Eingriff doch medizinisch indiziert war, einfach die Mehrwertsteuer als Betrag storniert hat. Die Rechnung ist also eine Mehrwertsteuerrechnung aber die Mehrwertsteuer fehlt oder der Betrag ist damit zu niedrig weil ja trotzdem die MwSt abgeführt wird. Auf jeden Fall stimmt damit das Kassenbuch dadurch falsch, die Rechnung stimmt nicht mit dem Betrag überein, auf der Rechnung ist keine Mehrwertsteuer. So ein Fehler ist beim Kassensturz eine Nadel im Heuhaufen und ich würde behaupten, dass er kaum zu finden ist.
Was kann Tomedo hier tun? Beim stornieren des Mehrwertsteuerbetrages eine Warnung anzeigen. "Sie stornieren die Mehrwertsteuer die Rechnung ist aber eine Mehrwertsteuerrechnung, bitte stornieren sie die Rechnung und erstellen sie eine Neue". Ein Stornieren des Restbetrages muss begründet werden am besten für den StB auf der Rechung.
- Rechnung löschen storniert nicht, Angestellte sehen aber keine gelöschten Rechnungen, das sieht nur der Admin. Dies produziert unstornierte Rechnungen. Auch Kassenbucheinträge werden nicht storniert die zur Rechnung passen? Ich will es nicht testen aber ich glaube es ist so? Löschen einer Rechnung mit Minus sollte in meiner Logik eine Stornorechnung produzieren und den zugehörigen Kassenbucheintrag ebenfalls stornieren. Funktioniert das so?
- Storno eines Kassenbucheintrages storniert die zugehörige Rechnung nicht. Die Geschichte geht zwar in Richtung Kassenbuch mit dem Anheften der Rechnung, also eine Verbindung zwischen Kassenbuch und Kartei aber nicht in die umgekehrte Richtung. Wird nach Storno des Kassenbuches, Storno Rechnung vergessen kann ein erneuter Kassenbuchbuchung mit der selben Rechnungsnummer geschehen.
- Stornierte Rechnungen werden von Angestellten nicht gesehen. siehe oben. Warum ist das so, was ist hier die Logik? Lässt sich das ausschalten?
- Gedruckt macht Probleme. Die Ursache für dieses unglückliche feature ist wohl, dass einige Kollegen die Rechnungen mit der Zeit aufbauen und dann irgendwann wirklich stellen. Gedruckt ist hier aber unglücklich weil Patienten teilweise keine Ausdruck bei kleinen Eingriffen wollen und der Angestellte die Rechnung dann natürlich nicht auf Papier druckt sondern nur digital aufbewahrt. Gedruckt sollte gestellt heissen oder am besten gar nicht existieren da Rechnungen ja nicht geändert werden können, das werden sie aber nach dieser Systematik aber ständig. Hier hätte Zollsoft in Kostenvoranschlägen arbeiten lassen sollen und dann die einmalige Übernahme in eine Rechnung statt Rechnungen offen laufen zu lassen. Eine Rechnung ist ein Endpunkt, kein Vorgang. Das produziert Fehler. Der "drucken" Vorgang wäre unnötig.
- das neue "mehr laden" bei ist unlogisch wenn man sich im Rechnungslistendropdown befindet. Natürlich will man alle Rechnungen des Patienten sehen und keinen Nag button drücken. Mir ist nicht bekannt das Beta weniger Vorladen aktiviert zu haben.
Wenn weitere Pitfalls auffallen bitte posten.
Die Pitfalls liegen beim stornieren von Rechnungen und stornieren von Teilbeträgen und dem Erzeugen von Stornorechnungen. Hier fehlen wichtige Sicherungsfunktionen. Das Kassenbuch stimmt oftmals bei Sturz nicht und das Nachforschen nach den Fehler die gemacht wurden ist unglaublich mühsam und dauert Stunden für meist mehrere Angestellte. Leider hat Zollsoft hier mit schuld und hat einiges ist nicht zu Ende gedacht. Wir haben den Kassensturz von monatlich schon auf Wöchentlich reduziert um Fehler schneller zu finden, auch das produziert Mehrarbeit.
Ich versuche die Probleme darzustellen, wie gesagt, es fällt mir wegen des komplizierten Aufbaus in Tomedo schwer.
- Storno der Mehrwertsteuer möglich (Summe X bezahlt, Storno Restbetrag): Ich habe gestern einen Rechnung gefunden, bei der eine Angestellte statt eine Rechnung zu stornieren, da der Eingriff doch medizinisch indiziert war, einfach die Mehrwertsteuer als Betrag storniert hat. Die Rechnung ist also eine Mehrwertsteuerrechnung aber die Mehrwertsteuer fehlt oder der Betrag ist damit zu niedrig weil ja trotzdem die MwSt abgeführt wird. Auf jeden Fall stimmt damit das Kassenbuch dadurch falsch, die Rechnung stimmt nicht mit dem Betrag überein, auf der Rechnung ist keine Mehrwertsteuer. So ein Fehler ist beim Kassensturz eine Nadel im Heuhaufen und ich würde behaupten, dass er kaum zu finden ist.
Was kann Tomedo hier tun? Beim stornieren des Mehrwertsteuerbetrages eine Warnung anzeigen. "Sie stornieren die Mehrwertsteuer die Rechnung ist aber eine Mehrwertsteuerrechnung, bitte stornieren sie die Rechnung und erstellen sie eine Neue". Ein Stornieren des Restbetrages muss begründet werden am besten für den StB auf der Rechung.
- Rechnung löschen storniert nicht, Angestellte sehen aber keine gelöschten Rechnungen, das sieht nur der Admin. Dies produziert unstornierte Rechnungen. Auch Kassenbucheinträge werden nicht storniert die zur Rechnung passen? Ich will es nicht testen aber ich glaube es ist so? Löschen einer Rechnung mit Minus sollte in meiner Logik eine Stornorechnung produzieren und den zugehörigen Kassenbucheintrag ebenfalls stornieren. Funktioniert das so?
- Storno eines Kassenbucheintrages storniert die zugehörige Rechnung nicht. Die Geschichte geht zwar in Richtung Kassenbuch mit dem Anheften der Rechnung, also eine Verbindung zwischen Kassenbuch und Kartei aber nicht in die umgekehrte Richtung. Wird nach Storno des Kassenbuches, Storno Rechnung vergessen kann ein erneuter Kassenbuchbuchung mit der selben Rechnungsnummer geschehen.
- Stornierte Rechnungen werden von Angestellten nicht gesehen. siehe oben. Warum ist das so, was ist hier die Logik? Lässt sich das ausschalten?
- Gedruckt macht Probleme. Die Ursache für dieses unglückliche feature ist wohl, dass einige Kollegen die Rechnungen mit der Zeit aufbauen und dann irgendwann wirklich stellen. Gedruckt ist hier aber unglücklich weil Patienten teilweise keine Ausdruck bei kleinen Eingriffen wollen und der Angestellte die Rechnung dann natürlich nicht auf Papier druckt sondern nur digital aufbewahrt. Gedruckt sollte gestellt heissen oder am besten gar nicht existieren da Rechnungen ja nicht geändert werden können, das werden sie aber nach dieser Systematik aber ständig. Hier hätte Zollsoft in Kostenvoranschlägen arbeiten lassen sollen und dann die einmalige Übernahme in eine Rechnung statt Rechnungen offen laufen zu lassen. Eine Rechnung ist ein Endpunkt, kein Vorgang. Das produziert Fehler. Der "drucken" Vorgang wäre unnötig.
- das neue "mehr laden" bei ist unlogisch wenn man sich im Rechnungslistendropdown befindet. Natürlich will man alle Rechnungen des Patienten sehen und keinen Nag button drücken. Mir ist nicht bekannt das Beta weniger Vorladen aktiviert zu haben.
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