Wunsch: Rechnungen als pdf exportieren

Question

Hintergrund: Daten gehen bei uns digital an den Steuerberater aus Devonthink.

Ich speichere gerade 2 Rechnungen die unsere Anwältin einholen musste für den Ausgangsbelege Ordner. Durch die zwei Mahnungen und die letzte Aufforderung sind es insgesamt 6 Dokumente die wegen den Mahngebühren an den Steuerberater müssen. Um diese 6 Dokumente als pdf zu speichern, muss ich in den Rechnungsdetails/drucken jedes mal in den Libre Druckmodus und über "pdf" als pdf speichern. Der Libre Druckmodus braucht eine gefühlte Ewigkeit um aufgerufen zu werden. Die 6 Dokumente als pdf zu speichern dauert wirklich sehr lange.

Es wäre toll wenn man mehr als eine Rechnung im Privatrechnungdetailfenster/drucken markieren könnte und  "Jetzt Rechnung drucken" alle zu einem Druck zusammenfügt. Dann könnten die Rechnungen und Mahnungen in einem Schritt gedruckt werden oder eben als ein pdf über die Druckerspule exportiert werden. Im digitalen Zeitalter wünschte ich mir aber unter "Jetzt Rechnung drucken" ein "Jetzt Rechnung als .pdf speichern". Auch hier mehere Rechnungen markierbar, nicht nur eine wie aktuell möglich.

Neben dem Druckersymbol jeder Einzelrechnung wäre auch noch Platz für ein pdf Symbol um die Rechnung direkt als pdf zu speichern.

Ich habe meine Angestellten ja schon dazu gebracht nicht alles auf Papier zu drucken und zu scannen im ein pdf zu generieren weil es sinnlose Papierverschwendung ist aber es ist meist umständlich pdfs nur über die Druckerschleife generieren zu können.

Answer 1

Lieber Herr Balogh,

nutzen Sie dazu bitte die Privatrechnungsverwaltung und suchen dort die gewünschten Rechnungen und Mahnunge heraus. Unten links ist ein pdf-Druck Button, mit dem die gewählten Rechnungen bzw. Mahnung als zusammenhängendes pdf-Dokument erzeugt werden können. (Speichern dann über das Druckmenü)

Mit freundlichen Grüßen

Martin Kötzing

Comments

Ah OK danke. Da man häufig pdf erstellen muss wäre ein Icon wie beim Kassenbuch hilfreich. Pdf im Detail der Rechnung wäre ehrlich gesagt trotzdem angenehm.

Answer 2

Das Problem kommt jetzt mit dem TSE und der Verfahrensbeschreibung der Praxis erneut bei uns auf. Die Rechnungen müssen als pdf in ein anderes Programm, das revisionssicher speichert wie EcoDMS oder GOBDokumente, weil Tomedo ja nicht revisionssicher speichern kann. Muss es auch nicht, Tomedo ist ja kein Buchhaltungsprogramm.

Sinnvoll wäre wenn Tomedo beim Druck der Datei, bei dem es meines Wissens sowieso ein pdf der Rechnung erzeugt diese auch an eine Stelle unserer Wahl automatisch ablegt. Das kann ein Rechnungen Ordner auf dem Desktop sein, der inbox Lauschordner von Devonhink oder EcoDMS. Manuell ist mühsam und unsicher und wurde auch schon an anderer Stelle von Kollegen gefragt.

Answer 3

Wäre es eine grosse Sache beim .pdf generieren ener Rechnung, also beim auf Drucken setzen oder drucken das pdf, auch noch in einen Ordner zu kopieren den man in den Tomedo Einstellungen wählen kann?

Answer 4

Ich versuche anders darzustellen wie eine automatische revisionssichere Speicherung von Tomedorechnungen aussehen kann ohne die teure REST Schnittstelle von EcoDMS zu nutzen:

Rechnung wird erstellt und gedruckt > Kopie der Rechnung mit Dateinamen: Rechnungsnummer.pdf in den Ecodms Lauschordner durch Tomedo > Ecodms klassifiziert und speichert automatisch die Tomedorechnung da sie zu 100% erkannt wird >  Rechnung ist revisionssicher gespeichert. 

Mit der Bewegung des Finanzamtes in Richtung TSE wird eine Revisionssichere Speicherung nötig. Vor allem will man ja die Papierberge loswerden. Originalunterlagen wegschmeissen würde ich mich ohne Revisionssicherheit nicht trauen.