Erinnerung an online vereinbarte Termine

Question

Bevor wir die online Termine freischalten, möchte wir die Termintreue erhöhen.

Wie nun am besten:

1. Bei Neupatienten / Altpatienten: können Mails 24 Stunden vor dem Termin an die Patienten automatisiert verschickt werden, da diese ja die Mail als Pflichtfeld ausgefüllt haben?

2. Können SMS an Patienten verschickt werden, wenn das Feld Handynummer bei der online Terminevergabe Pflichtfeld wird? Ist dann automatisch intern der Haken "Pat ist einverstanden, per SMS benachrichtigt zu werden" gesetzt und dann können per SMS die Terminerinnerungen verschickt werden?

3. Oder geht beides?

VG M. Müller

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Noch ein Nachtrag zu 1. Es gibt die Möglichkeit einer Emailbestätigung des Onlinetermines an den Patienten. Evtl ist dies schon das was Sie benötigen.

Wir arbeiten aber an einer Email-Benachrichtigung analog zu den SMS Benachrichtigungen.

Answer 1

1. Vollautomatisch mails versenden geht noch nicht. Das geht nur via Statistik ... Also per Knopfdruck und (Erfahrung von uns) nur in 10er Packen auf einmal. Bei gößeren Packeten streikt meist das Mail-Programm.

2. Ich glaube daran hat noch keiner gedacht. Normalerweise sollte der Haken "Pat ist einverstanden, per SMS benachrichtigt zu werden" nicht automatisch gesetzt sein. Das Feld gibt es so weit ich sehe nicht in der Terminvergabeseite. (Ich kläre das mal. Es macht Sinn, das der Haken bei der Terminvergabe vom Patienten gesetzt werden können sollte). Hier muss man aber aufpassen. Wenn der Patient noch nie in der Praxis war, so wird kein neuer Patient angelegt. Das passiert erst wenn der Patient kommt. Somit ist ein SMS-Versendung nicht möglich. Auch bei falschen Angaben von Name/Geburtstag kann der Patient nicht zugeordnet werden und es gibt keine SMS.

3. naja, siehe 1./2.

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Aber SMS macht doch Sinn.

Wenn die Telefonnummer (Handynummer) Pflichtfeld ist, muss der Pat (da er das ja beim Anklicken akzeptiert) einverstanden sein, benachrichtig zu werden.

Und auch wenn er noch nicht als neuer Patient geführt wird, sondern als (was? - digitale Anforderung, bald angelegter Patienten, Interessent, Wunschvorstellungskandidat) kann er ja trotzdem eine SMS bekommen können, oder? (Natürlich auch gerne Mail, wäre auch einfacher,..)

Gerade das erscheint mir ein großer Vorteil, Patienten stärker in die Pflicht zu nehmen, auch aufzutauchen. Haken bei "ich muss sonst bezahlen" - Pflichtfelder als Kontakt und Erinnerung. Dann kann sich auch keiner mehr rausreden.

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Sinn: keine Frage, ja.

Es muss aber definitiv eine Information über die SMS für den Patienten erscheinen. Weiterhin müssen wir (hier bin ich mir nur zu 95% sicher da ich es nicht gemacht habe) den SMS Versandt erweitern, das auch Onlinetermine (Termin ohne tomeod-Patient) auch beachtet werden.

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Eine Benachrichtigung per SMS bei Privat/Selbstzahlerterminen würden wir auch gerne nutzen! Wir benutzen für die Terminvergabe im Kosmetikinstitut die Software Salonized, die  Benachrichtigung per Mail (48h) & SMS (24h) anbietet. Seit wir dies nutzen, ist die Termintreue (oder wenigstens eine Absage) deutlich gestiegen.

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Und wie mache ich solch eine Statistik?

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Was immer Sie genau wollen..

aber: suchen Sie mal in der Statistik nach Termin, dann filtern / nachfiltern (liegt in der Zukunft) und dann können Sie mit diesen Ergebnisse was anfangen.. aber: es geht noch nicht so, dass wir das benutzen.

Answer 2

Ich möchte die Antwort von Herrn Thierfelder mal etwas korrigieren, da das Thema in den letzten Monaten überarbeitet wurde. (Ich war krank als der Forumsfaden aufkam.)

"1. Vollautomatisch mails versenden geht noch nicht. Das geht nur via Statistik ... Also per Knopfdruck und (Erfahrung von uns) nur in 10er Packen auf einmal. Bei gößeren Packeten streikt meist das Mail-Programm."

Ab Version v1.71. sind auch automatische Terminerinnerungen auch per E-Mail möglich. Konfigurierbar ist das unter dem neuen Menupunkt Admin->Kalender->Terminerinnerungen.

Die Info, dass E-Mails nur in kleinen Paketen aus der Statistik versendet werden sollten, ist auch nicht mehr aktuell. Die E-Mails werden jetzt nicht mehr sofort verschickt (was bei großen Mengen als Spamversuch gewertet werden konnte) sondern werden in eine Warteliste eingereiht und gehen dann automatisch in handlichen Mengen raus. Unter Admin -> E-Mail-Einstellungen ist einstellbar wie viele E-Mails pro Minute/Stunde/Tag versendet werden dürfen. Die erlaubten Mengen erfahren Sie von Ihrem E-Mail Provider.

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ab wann wird es denn ungefähr die v1.71 geben?

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Die v1.71 läuft gerade in unseren Testpraxen und sollte innerhalb der nächsten Wochen freigegeben werden.