Dokumentenverwaltung / QM: Best practices bzw. Wünsche

Question

Ich bin dabei, unser QM mit Hilfe der tomedo Dokumentenverwaltung umzusetzen. Dabei stoße ich auf folgende Fragen. Vielleicht geht das schon alles und ich übersehe was? Andernfalls sind meine Punkte bitte als Wünsche / Feedback zu verstehen und ich hoffe auf eine rasche Berücksichtigung, sodass die tomedo Dokumentenverwaltung als "echtes" QM-System taugt:

1. Sehr gerne würde ich direkt mit dem eingebauten Texteditor arbeiten (ohne Doppelklick und separates Öffnen der dahinterliegenden RTF-Datei in TextEdit), denn das verkürzt Workflows und erhöht damit die Akzeptanz des Systems. Dafür muss der tomedo Texteditor aber sofort im Bearbeitungsfenster folgendes mitbringen:
   • grundlegende Formatierungsoptionen wie TextEdit es bietet
   • Die Sperrfunktion via Schloss-Symbol muss dafür sorgen, dass
     • das Dokument auch nicht per Doppelklick geöffnet werden kann
     • kein Text kopiert werden kann
     • nicht ausgedruckt werden kann
     • ... nur so ist gewährleistet, dass wirklich die Dokumentenversion am Bildschirm die einzig gültige und verbindliche ist. Es werden immer wieder Dokumente ausgedruckt und liegen dann veraltet in Schubladen. Das muss abgestellt werden
        
2. Die Versionierung aka "Lenkung" muss ausgebaut werden. Im QM brauchen wir die vier Felder – jeweils mit Datum und Kürzel:
   • Erstellt (vorhanden)
   • Bearbeitet / letzte Änderung (vorhanden)
   • Freigegeben (neu) – wer/wann
   • Inkraftsetzung (neu) – wann
   • ... hierbei muss ich (genau wie bei der Versionszahl) die Möglichkeit haben, Datum und Kürzel manuell anzupassen. Denn ich brauche die Kontrolle darüber, wer für diese vier Lenkungsinformationen verantwortlich ist

Da diese Dinge bisher nicht möglich sind, erstellen wir derzeit separat in Word Dokumente, die wir dann in PDFs umwandeln und nachträglich mit Druck-/Kopierschutz versehen. Diese laden wir dann in die Dokumentenverwaltung hoch. Das geht schon, ist aber sehr umständlich und bremst unsere Begeisterung derzeit leider noch.

 

Danke vorab für eine Beantwortung meiner Überlegungen und beste Grüße aus dem tief verschneiten München.

Answer 1

Hallo Herr Mann,

Ihre Wünsche unterstütze ich komplett.

Zusätzlich wäre eine integrierte Wiedervorlagefunktion (alle 1, 2, 4 Jahre) und einheitlich einstellbare Kopf- und Fußzeilen für die QM-Dokumente wünschenswert.

Wir hatten zuvor den QM-Assist von der Compugroup als richtig gutes QM-Programm incl. Medizinproduktverzeichnis und Hygiene-/Gerätewartungsplanung. Diese Funktionen wären auch wünschenswert.

Viele Grüße

 

Kurt Häfner

Answer 2

Liebe Praxen,

seit einigen Monaten arbeiten wir im Hintergrund an einer eleganten und schnellen Lösung, um unsere Kunden im Bereich eines QMS einiges an Arbeit abzunehmen und die Qualitätssicherung unserer Kunden zu ermöglichen.

Hierbei handelt es sich z.B. soviele Prozesse wie nur möglich automatisiert ablaufen zu lassen. Hierzu gab es auch schon eine Umfrage hier im Forum: https://lernen.tomedo.de/mod/feedback/view.php?id=124

Gerne dürfen Sie sich nach wie vor an dieser Umfrage beteiligen und weitere Wünsche äußern.

Ich stehe Ihnen weiterhin sehr gerne für Fragen zur Verfügung, Sie erreichen mich per Mail unter: qm-support@zollsoft.de 

 

Freundliche Grüße

Melanie Wüstner