Rechnungen automatisch Zuordnen Referenznummer oder auch Rechnungsnummer möglich?

Question

Liebe Tomedianer,

ich komme gerade beim Thema "automatisches Zuordnen von Buchungen" nicht weiter. 

Wir wollen von unserer Bank zukünftig CAMT-Dateien nach Tomedo importieren, um die automatische Rechnungserkennung zu ermöglichen. Leider verstehe ich gerade - auch aus den Handbuch/Forumeinträgen - und Support-E-Mails (siehe unten), nicht richtig, ob eine Rechnungsnummer mit Präfix ausreicht (z.B. PR-9999) oder eine 22-stellige Referenznummer notwendig ist. Eine kurze Rechnungsnummer wäre mir, im Sinne der Patienten (unsere benutzen eher keine Bank-Apps mit Barcodescanner) lieber. Zudem frage ich mich, ob auch der Patientenname im Überweisungsbetreff auftauchen darf, ohne Tomedo zu verwirren. 

E-Mail vom Support vom 28.11.22:

für eine Zuordnung der Rechnungen zu den Buchungen muss eine Referenznummer erzeugt werden, die in der Buchung steht. Diese Referenznummer wird mit dem Briefkommando $[pr_referenznummerDE]$ erzeugt. Diese kann z.B. in der Rechnungsvorlage mit aufgeführt werden.

Die Referenznummer besteht aus der Rechnungsident und einer Prüfziffer. Sie muss in der Überweisung mit angegeben werden.

 

E-Mail vom Support vom 30.11.22 (auf meine Nachfrage nach dem CAMT-Format):

Die V02 und V08 können beide benutzt werden, die V08 lässt keine Umlaute im Verwendungszweck mehr zu. Die V11 wurde bereits abgekündigt und sollte von den Banken nicht mehr verwendet werden. Sie wird von uns nur noch aus Kompatibilitätsgründen angeboten.

Statt der Referenznummer kann auch die Rechnungsnummer benutzt werden. Dabei kann ein Präfix angegeben werden oder auch nicht. Sollten Sie mehrere Rechnungskreise verwenden, müssen die Nummern sich aber unterscheiden.

Die Referenzzeile der Bank ist aber mit 140 möglichen Zeichen lang genug für die Referenznummer.

 

Wer hat praktische Erfahrungen mit dem Einspielen der Bankdaten und kann uns einen Tipp geben?

Herzlichen Dank

Comments

Ich habe mir jetzt von der Apobank eine camt- Datei erstellen lassen. Ich kann die Datei bei tomedo importieren, sie wird aber nicht verarbeitet. Ich vermute, das liegt daran, dass die Dateiendung TXT lautet und nicht wie im Handbuch und den Beschreibungen XML. Gibt es hier die Möglichkeit die Datei umzuwandeln?

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Ist die Datei wie eine XML-Datei aufgebaut? Wenn ja, könnten Sie die Dateiendung einfach ändern. Der Dateiinhalt muss in etwa so aussehen:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Document xmlns="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:camt.053.001.02" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:camt.053.001.02 camt.053.001.02.xsd">
	<BkToCstmrStmt>
		<GrpHdr>
			<MsgId>CMT7439716200</MsgId>
			<CreDtTm>2023-02-17T20:52:04+01:00</CreDtTm>
			<MsgPgntn>
				<PgNb>1</PgNb>
				<LastPgInd>true</LastPgInd>
			</MsgPgntn>
		</GrpHdr>
		<Stmt>
			<Id>CMT7439716201</Id>
			<CreDtTm>2023-02-17T20:52:04+01:00</CreDtTm>
			<Acct>
				<Id><Othr><Id>NOTPROVIDED</Id></Othr></Id>
				<Ccy>EUR</Ccy>
				<Nm>test</Nm>
				<Ownr><Nm>admin</Nm></Ownr>
			</Acct>
			<Bal>
				<Tp><CdOrPrtry><Cd>PRCD</Cd></CdOrPrtry></Tp>
				<Amt Ccy="EUR">0.00</Amt>
				<CdtDbtInd>CRDT</CdtDbtInd>
				<Dt><Dt>2023-02-17</Dt></Dt>
			</Bal>
			<Bal>
				<Tp><CdOrPrtry><Cd>CLBD</Cd></CdOrPrtry></Tp>
				<Amt Ccy="EUR">12.34</Amt>
				<CdtDbtInd>DBIT</CdtDbtInd>
				<Dt><Dt>2023-02-17</Dt></Dt>
			</Bal>
			<Ntry>
				<Amt Ccy="EUR">12.34</Amt>
				<CdtDbtInd>DBIT</CdtDbtInd>
				<Sts>BOOK</Sts>
				<BookgDt><Dt>2023-02-17</Dt></BookgDt>
				<ValDt><Dt>2023-02-17</Dt></ValDt>
				<BkTxCd>
				<Prtry>
						<Cd>NMSC</Cd>
						<Issr>DK</Issr>
				</Prtry>
				</BkTxCd>
				<NtryDtls>
					<TxDtls>
						<BkTxCd>
							<Prtry>
								<Cd>NMSC</Cd>
								<Issr>DK</Issr>
							</Prtry>
						</BkTxCd>
						<RltdPties>
							<Dbtr><Nm>admin</Nm></Dbtr>
							<Cdtr><Nm>Test</Nm></Cdtr>
						</RltdPties>
					</TxDtls>
				</NtryDtls>
			</Ntry>
		</Stmt>
	</BkToCstmrStmt>
</Document>

 

---

Ja, der Dateiinhalt sieht so aus. Ich habe die Dateiendung jetzt geändert und die Datei hochgeladen, das Verarbeitungsergebnis ist aber leider dasselbe (siehe Foto).

Answer 1

Hallo,

wir nutzen dies seit circa einem Jahr. Wir weisen die Rechnungen über die Rechnungsnummer (Präfix + Nummer) zu. Dies funktioniert wunderbar. 50 Buchungen sind in ca 5 min bearbeitet. Die 5 Minuten brauchen Sie für die Buchungen, bei denen die Rechnungsnummer nicht korrekt angegeben ist (z.B. kein - zwischen Präfix und Nummer). Um das Risiko hierfür zu minimieren, können Sie den Überweisungs QR Code auf die Rechnungen drucken  

Wir exportieren die Zahlungen unserer Konten mit Hilfe von moneymoney, da leider nicht jede Bank online direkt das CAMT Format exportieren kann.

Comments

Herzlichen Dank für diese hilfreiche Antwort!

An dieser Stelle noch die Bitte an das Tomedo-Team, das im Handbuch evtl. etwas klarer zu beschreiben. Vielen Dank

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Zufällig bin ich auf die Möglichkeit gestoßen, die Bezahlung der Privat Rechnungen automatisiert in tomedo verbuchen zu können. Das ist ja eine tolle Alternative zum händischen Verbuchen von Patientenzahlungen. Ich glaube auch, dass eine kurze Rechnungsnummer mit einem Präfix zu weniger Fehlern von Seiten der Patienten führt als eine lange Referenz Nummer. Mir ist aber nicht klar, wie ich das jetzt tatsächlich in tomedo realisiere. Nach meinem Verständnis gehe ich in die Rechnungskreis Verwaltung, wähle hier den Rechnungskreis aus und würde jetzt neu ein Rechnungspräfix erstellen. Bisher haben wir hier nur eine fünfstellige Rechnungsnummer zu stehen. Ich bekomme dann aber gleich eine Warnmeldung: "wollen Sie den Rechnungsnummern Präfix wirklich ändern? Das kann zu doppelten Rechnungsnummern führen!" Was nun? Eine richtige Anleitung habe ich in dem Handbuch nicht gefunden. Ich würde mich sehr freuen, wenn Kollegen/innen, bei denen die Funktion zuverlässig funktioniert, hier Tipps geben könnten. Vielen Dank!

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Sehr geehrter Herr von Criegern,

die Warnung kommt an dieser Stelle, damit Sie nicht aus Versehen den gleichen Präfix zwei mal verwenden und Sie damit Rechnungen mit gleichen Rechnungsnummern generieren. Wenn Sie den Präfix noch nicht verwendet haben, kann es keine Überschneidung geben. Alternativ können Sie auch einfach einen neuen Rechnugnskreis anlegen und diesen bei Ihren Rechnungstypen hinterlegen. Gerne hilft Ihnen auch unser Support weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Answer 2

Sehr geehrter Herr Keller,

die beste Methode Rechnungen beim Buchungsimport zu identifizieren ist es die Referenznummer zu verwenden, weil diese auf einer einzigartig vergebenen Zahl basiert und eine Prüfziffer hat. Ebenso kann eine Rechnung auch anhand der Rechnungsnummer identifiziert werden. Dabei liefern Rechnungsnummern mit Prüfziffer eine bessere Zuordnung als Rechnungsnummern ohne. Sollte die Rechnungserkennung mehr als einen Kandidat finden, können Sie in tomedo unter den Kandidaten eine Rechnung auswählen.

Ich habe mir eben auch noch mal das Handbuch angeguckt und Sie haben recht, das deutsche Handbuch ist da nicht akuell. Das Schweizer Handbuch dazu ist da schon ausführlicher https://hilfe.tomedo.de/handbuch/neue-rechnungsverwaltung/?lang=ch#Einlesen-von-Buchungen-zu-Rechnungen

Ich werde intern eine Erweiterung des deutschen Handbuchs anregen, gerade mit dem Augenmerk auf die Rechnungsnummernerkennung, die wir extra für unsere deutschen Kunden entwickelt haben (In der Schweiz läuft die Erkennung nämlich komplett über die Referneznummer).

Vielen Dank für Ihr Feedback und für die entstandene Verwirrung bitte ich um Verzeihung.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin