Angebot: Intelligente Warteliste testen

Question

Guten Morgen!

Wir haben mittlerweile genügend Zusagen. Danke an alle, die sich bereit erklärt haben. Hier die Beschreibung des geplanten Features:

Bei der Intelligenten Warteliste handelt es sich um eine KI-basierte Abschätzung der veraussichtlichen Wartezeit der Patienten in der Tagesliste. Sie soll die genauere Einschätzung ermöglichen, ob ein Patient, bevor er drankommt z.B. noch was einkaufen gehen kann oder einen Kaffee trinken. Das könnte das Wartezimmer entlasten den "Warte-Frust" deutlich reduzieren.

Die Abschätzung der Wartezeit basiert auf ToDos. Die Intelligente Warteliste wird in einer weiteren Ausbaustufe daher auch ermöglichen, jene ToDos zu identifizieren, die in Ihrer Praxis am meisten zur Verzögerung von Terminen beitragen — eine Möglichkeit Ihre Praxisabläufe zu optimieren.

In unseren bisherigen Tests auf Todo-Daten einer Handvoll Praxen sind die Vorhersagen der Wartezeit auf wenige Minuten genau. Das werden wir nun auch im Live-Betrieb überprüfen.

Viele Grüße

Christian Honey

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tomedo® Produktmanagement

Comments

Hallo,

 

gern.

 

-js

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Hätte interesse

 

Dr. Marks

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Klasse, vielen Dank an Sie beide.

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Ich bin auch gern dabei

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Wunderbar.

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gerne dabei.

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Danke Herr Stenger!

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Gerne dabei ! Aber vielleicht könnte man den langen Wunsch umsetzen, die Patienten in der Tagesliste nach Wartezeitdauer einzufärben:

0-10 min grün
11-20 min gelb
>21 rot

 

 
wäre so viel einfacher als KI ;-)

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Nach der aktuellen Wartezeit oder nach der vom Modell geschätzen noch verbleibenden Wartezeit? Die geschätzte verbleibende Wartezeit wird von uns jedenfalls mit farbigen Hineweisen versehen, die Sie dann konfigurieren können. Also zum Beispiel: ab einer geschätzten Wartezeit von mehr als 20 Minuten gelb. Ab 30 Minuten rot. Dazu soll man auch irgendwann Hinweise aktivieren können, damit man weiss, bei wem sich die geschätzte Wartezeit über ein bestimmtes Level hinaus verlängert.

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Hallo - ich spreche von der aktuellen Wartezeit "Dauer". Die Konfiguration ist aktuell in der TAGESLISTE nicht möglich nur in der Raumliste nur bringt es mir persönlich aber nichts da wir fast NUR die Tagesliste nutzen ;-)

Answer 1

Guten Morgen Herr Honey,

das klingt interessant, ich probiere das gerne aus. Entscheidend wird langfristig sein, ob dies mit Zusatzkosten verbunden ist und obe diese im Vergleich zur Einschätzung einer erfahrenen MFA verhältnismäßig sind. Bin beim Test aber gerne dabei.

Grüße, JA Wessig

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Danke!

Answer 2

Hallo Herr Honey, wir sind gerne dabei.

Viele Grüße Felix van Wasen

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Super, vielen Dank!

Answer 3

Sind gern dabei.

Gruß

RB

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Super. Danke Herr Berndt.

Answer 4

bin auch gerne dabei

Comments

Danke.

Answer 5

Wir wären auch gern dabei.

Comments

Danke.

Answer 6

Kommt etwas auf die Details der "KI" an, sind aber sonst auch dabei.

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Lieber Herr Burau,

es handelt sich um ein übliches künstliches neuronales Netz (CNN), dass die Korrelationen zwischen der Wartezeit in Ihrer Praxis und den Todos lernt. Das findet alles lokal auf Ihrem Server statt. Die Daten bleiben auf Ihrem Server, es wird keine Verbindung nach außen aufgebaut. War das die Richtung Ihrer Frage?

Viele Grüße

Christian Honey

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Korrekt erkannt - Gefahr gebannt :-)

Wir sind dabei.

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Wunderbar — Startklar! :-)

Answer 7

Wir wären auch gerne dabei.

Katrin Groß

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Super danke.

Answer 8

gerne

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Herzlichen Dank, Herr Kampmann.

Answer 9

Bin auch gern dabei!

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Super.

Answer 10

Hätte grundsätzlich Interesse, aber vorher Verständnisfragen.

Das erinnert mich ein bisschen an die Anzeige für verspätete Flüge oder Züge, nur mit dem Unterschied dass bei uns zwischendurch unvorhergesehen Lücken entstehen und sich dadurch auch mal in die andere Richtung Veränderungen ergeben können.

Unsere Termine setzen sich aus mehreren ToDo`s zusammen. 

Patient kommt und erhält zunächst eine Voruntersuchung, Die Wartezeit dauert selten länger als 10 min, die Voruntersuchungen selbst benötigen ebenfalls nur 10-15 Minuten.

Anders sieht das aus, wenn mehrere Patienten gleichzeitig viel zu früh erscheinen. 

Rechnet das Programm auch die geplanten Termine, die aber noch nicht angemeldet sind ein oder nicht?  

Berücksichtigt es nur die bereits angemeldeten vorhandene und bereits wartenden Patienten?

Sonst könnte passieren, dass die Wartezeit des zu 1 Stunde zu früh erschienen Patienten sich ständig ändert, nämlich immer wenn die pünktlich erscheinen Patienten die voraussichtliche Wartezeit wieder beeinflussen. Mit Glück könnte der aber auch bereits nach 5 Minuten dran kommen, wenn zufällig eine Lücke entsteht. 

Nach der Voruntersuchung folgen Sprechstunde, Behandlung oder weitere Untersuchung, Die Dauer der Behandlung oder der Untersuchungen versuchen meine MFA meist schon bei der Terminvergabe abzuschätzen. Das hängt vom Alter, Anzahl der Begleiterkrankungen, Mobilität etc. ab.

Häufig tauchen andere unvorhergesehene Probleme auf, die weitere Ressourcen oder anschließende ToDo`s benötigen. Wenn das der Fall ist, verzögert sich die Wartezeit aller anderen ToDo`s die nach der jeweiligen Eingangsuntersuchung zu erwarten sind.

Wird dann die Wartezeit für jedes einzelne ToDo neu berechnet?

Z.B. Voruntersuchung: Wartezeit 5 Min, Folgeuntersuchung in 30 Min.

Regelmäßig werden geplante Abläufe  durch Notfälle z.B. Liegentransporte, wo der Patient nach der Untersuchung gleich wieder woanders hin transportiert werden soll, durcheinander gebracht. Diese Sonderfälle beanspruchen erfahrungsgemäß immer mehr Zeit als reguläre Fälle. Außerdem müssen solche außerplanmäßige Patienten vorgezogen werden, wodurch sich das gesamte Zeitschema verschiebt.

Kann die intelligente Warteliste anhand der vorhandenen Daten die voraussichtliche Wartezeit für Patienten ausrechnen, wenn andere ohne Termin kommen und vorgezogen werden müssen? 

Wartezeit Voruntersuchung 5 Min, Folgeuntersuchung voraussichtlich in 60 Min.

Entstehen zusätzliche Kosten?

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Lieber Herr Klaproth,

grundsätzlich ist es so, dass die intelligente Warteliste Stand heute nur die ToDos der Patienten auswertet, die aktuell in der Tagesliste stehen. Damit wollen wir die Testphase bestreiten und schauen, wie gut sich das Modell schlägt. 

Rechnet das Programm auch die geplanten Termine, die aber noch nicht angemeldet sind ein oder nicht?

Wir haben aber auch auf dem Schirm, dass es sehr sinnvoll sein kann auch die geplanten Termine mit Terminart-Todos in die Berechnung einzubeziehen. Unser Entwickler erzählt mir gerade, während ich hier schreibe, dass wir uns die Todos aber auch aus den geplanten Terminen holen können und in die Berechnung einbeziehen können. Voraussetzung ist dann natürlich, dass die Terminart auch Todos hat.

"Die Dauer der Behandlung oder der Untersuchungen versuchen meine MFA meist schon bei der Terminvergabe abzuschätzen. Das hängt vom Alter, Anzahl der Begleiterkrankungen, Mobilität etc. ab."

Die Abschätzung bezieht aktuell neben dem Todo das Alter des Patienten, die Uhrzeit und den Behandler ein. Wir können prinzipiell auch noch weitere Faktoren einbeziehen aber bei den bisherigen Testdaten war das nicht nötig. Die Abschätzung auf den Testdaten, die Sie uns zur Verfügung gestellt, war allerdings mit den bisherigen Faktoren schon ziemlich gut (< 5 Minuten).

Wird dann die Wartezeit für jedes einzelne ToDo neu berechnet?
Ja, wenn sich irgendeine Verzögerung einstellt, wird die Wartezeit angepasst.

Kann die intelligente Warteliste anhand der vorhandenen Daten die voraussichtliche Wartezeit für Patienten ausrechnen, wenn andere ohne Termin kommen und vorgezogen werden müssen? 
Siehe vorige Antwort.

Entstehen zusätzliche Kosten?

Das ist noch nicht geklärt, ich neige aber dazu, zu finden, dass das ein kostenloses Feature werden sollte.

Herzliche Grüße

Christian Honey

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Spannend wäre ja die Antwort in folgender Situation:

ungeplant muß beim anwesenden Pat. eine Untersuchung gemacht werden (hat eigenes toDo). Pat fragt: wie lange wird das denn dauern? Wenn die KI darauf eine Antwort hätte.....

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Ha. Genau das — eine Auswertung der typischen Zeiten (und Varianz) der realen Todo-Dauern — steht in der Ausbaustufe 2 unseres Plans. Aber wir wollen vorsichtig vorgehen und das aktuelle Modell erstmal verifizieren. Wenn alles gut funktioniert, sind solche Ideen dann die nächsten Schritte.

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Jo, dann mach ich mal mit falls noch möglich.

Answer 11

Hallo Herr Honey, sind dabei.

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Danke!

Answer 12

Bin ebenfalls gern dabei.

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Danke Frau Hamann!

Answer 13

Wir sind gerne dabei. Wir haben unsere anonymisierten Daten ja für diesen Zweck zur Verfügung gestellt gehabt. Wir haben damals aber auf das folgende Problem verweisen:

Wir nutzen zum Warten das ToDo WARTEN damit wir den Pat. einem Wartezimmer zuweisen (wir haben verschiedene Wartezimmer). Wird das Programm das Warten mit einem aktuellen ToDo als Wartezeit verstehen und so die Wartezeit in unserer Praxis lernen?

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Lieber Herr Sirfy,

zumindest in unseren ersten Tests auf Ihren Daten hat das keine Probleme gemacht -> die vorhergesagte Wartezeiten stimmten gut mit den tatsächlichen überein. Es ist aber eine sehr interessante Frage, wie das neuronale Modell mit so einer Situation umgeht. Ich rede mal mit unserem KI-Experten, der das Ganze baut. Wir melden uns mit einer Antwort hier.

Und: selsbtverständlich sind alle Datenspender eingeladen, auch beim Live-Test dabei zu sein.

Schöne Grüße

Christian Honey

Answer 14

Hallo Herr Honey,

gibt es schon einen Zeitraum, wann der Betatest starten soll?

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Wir testen grad intern die Darstellung der Wartezeiten in der Tagesliste. Danach machen wir einen ersten Test in den Zollmann-Praxen und danach geht's los. Wir schätzen so in einem Monat.

Answer 15

Liebe Kunden,

ein Update: wir testen die Intelligente Warteliste gerade in den Zollmann-Praxen und sind dabei auf ein unabhängiges Problem beim Training von KI-Modellen auf dem Server gestoßen. Wenn das Problem behoben ist und der Test in den Zollmann-Praxen im Live-Betrieb gut aussieht melden wir uns bei Ihnen für den Beta-Test. Danke für Ihre Geduld.

Viele Grüße

Christian Honey

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Hallo

 

wie es denn der Status 12 Monate später?

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Lieber Herr Mauch,

ja, die Tests auf echten Todo-Daten haben leider inakzeptable Fehlerspannen ergeben. Das liegt auch daran, dass die Todos oft nicht "korrekt" genutzt werden, sondern ganz Todo-Listen erst nach Ende der Behandlung abgearbeitet werden. Das Feature wäre auf dieser Datengrundlage, die wir uns ausgeschaut hatten, also leider in viele Fällen nutzlos. Es wurde daher auf Eis gelegt.

Viele Grüße

Christian Honey

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und warum dann nicht einfach die farbigen Markierungen? Aufwand = minimal

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Schade, wir nutzen ja seit 3 Jahren das Todo WARTEN, man kann anhand dessen die Wartezeit für eine Hausarztpraxis gut eruieren.

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Und wie setzen Sie es konkret ein? Kann man hier eine Statistik erstellen?

Answer 16

Guten Tag zusammen,

hier nochmal eine Rückmeldung zum Thema Intelligente Warteliste. Unsere Tests auf den Daten von fünf Testpraxen haben leider gezeigt, dass Todos offenbar in der Regel zu inkonsistent genutzt werden, um daraus eine sinnvolle Abschätzung der Besuchsdauer der Patienten und damit der zu erwartenden Wartezeit der nachfolgenden Patienten abzuleiten.

Wir sprechen aktuell darüber, ob und wenn ja wie wir Todo- oder andere Daten in tomedo trotzdem für eine Wartezeit-Abschätzung nutzen könnten. Eine Idee ist es, jedem Todo eine geplante Dauer zu geben. Aus der Summer der geplanten Dauern ergibts sich dann die jeweilige geplante Besuchszeit. Das löst aber noch nicht das Problem, dass offenbar in vielen Fällen Todos nicht zur richtigen Zeit getriggert werden, sondern regelmäßig erst ganz am Ende des Besuchs (dann die ganze Liste) oder zwischendrin. Was die Vorhersagen aus solchen Todos invalide macht.

Todos scheinen also in der Regel eher als eine Art Erinnerungsliste genutzt werden statt als echte Status-Tracker. Ist das auch Ihre Erfahrung? Um eine Wartezeitabschätzung zu ermöglichen bräuchten wir jedenfalls zuverlässige manuelle oder automatisierte Trigger in tomedo® für die Praxis-Aktivitäten, die mit einer definierten Besuchsart (Terminart oder Todokette) zusammenhängen. Nur wenn diese Trigger zuverlässig gesetzt werden, kann ein Lernmodell daraus zuverlässige Vorhersagen ziehen. Haben Sie zu dem Thema Ideen, dann nehmen wir die gerne mit auf.

Viele Grüße und schöne Weihnachts- und Neujahrszeit

Christian Honey

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Wir nutzen die ToDos schon als StatusTracker, da wir darüber auch automatisiert die Patienten in die Zimmer aufrufen. Jeder Arzt hat bei uns 2 Sprechzimmer, zusätzlich gibt es Verbandswechselzimmer. Daher kann es schon mal vorkommen, dass 3 oder 4 Zimmer mit Patienten für einen Arzt besetzt sind und somit die länge des ToDos aufgrund der "Wartezeit" im Zimmer künstlich verlängert wird. Prinzipiell könnte man um das Problem zu lösen, ein ToDo "Warten Sprechzimmer" machen und sobald ich in das Zimmer komme, dieses beende und das Todo "Sprechstunde" aufrufe. Auf den ersten Blick würde ich sagen, dass ich das - zumindest am Anfang - bei jedem 2. Patienten vergesse und wieder unnötige Klicks sind.

Vielleicht hat jemand ja eine bessere Idee.

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Eine Idee wäre, dass man die Anwesenheit der Beteiligten wo möglich erkennt. Das könnte z.B. über RFID-fähige Tags funktionieren, die die Patienten bsp als Umhänger am Empfang kriegen. Oder umgekehrt über Handys mit gekoppelter arzt-direkt-App, also so, dass die App den Raum erkennt und dann dem tomedo-Server die Ortsänderung innerhalb der Px mitteilt. Das sind aber erstmal nur grobe Brainstorm-Ideen.

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das ist interessant. Da fände ich es aber "umgekehrt" besser, wenn der Arzt RFID gechipt ist (iPhone) und dadurch das "Wartezeit Aufruf ToDo" auf das nächste ToDo geändert wird.

Gibt man Patienten RFIDs, gehen die auf jede Fall verloren. Wir bemühen uns wirklich mit arzt-direkt, jedoch ist das sehr mühselig...

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Patienten für die ad-App zu gewinnen ist mühselig oder die Kopplung/Nutzung? Oder alles?

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Das Gewinnen von Patienten für die App. Ich argumentiere immer mit der einfach Kontaktaufnahme mit der Praxis zu jeder Tages- und Nachtzeit, den Erhalt der AU... In jedem Zimmer hängt das Plakat mit dem Praxis-QR Code sowie QR Code zu Appstore und google Playstore, auf unserem Monitor wird dafür Werbung gemacht, aber trotzdem haben nur wenige Patienten bisher die App.

Die Kopplung selbst finde ich nicht schwer, wüsste auch nicht, wie man diese noch einfacher machen sollte.

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Ich glaube, dass vor allem das eRezept als Argument ziehen könnte. Das kann die App ja auch schon.

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Das hatte ich zuvor immer als Argument. Inzwischen können bei uns alle Apotheken eRezept über eGK. Daher fällt das leider weg.

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Aber da müssen die Patienten in die Apotheke, um womöglich herauszufinden, dass das Medikament nicht vorrätig ist.

Diesen Weg könnte man sich dank der App auf jeden Fall sparen. Die E-Rezepte können an die Vor-Ort-Apotheke weitergeleitet werden und sogar per Botendienst direkt nach Hause geliefert werden.

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@Frau Scherer: das geht aber nur, wenn die Apotheke auch "gekoppelt" ist, oder?

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Ja korrekt, die müssten sich bei uns zumindest listen lassen.