Praxisglobales Patienten-Aufgabensystem (ehemals dokumentiert abgerechnet)

Question

Hallo,

kann mir bitte jemand erklären wie man "dokumentiert" und "abgerechnet" richtig benutzt? Wie setzt man sie wenn man nachträglich dokumentieren möchte? Die checkboxen sind ja nicht mehr vorhanden wenn sich das Datum ändert. Wie kann ich einfacjh Patienten des Quartals finden die eine der obigen Markierungen bei Besuchen nicht haben? Ich hätte eine Abfrage in den Statistiken erwartet aber finde dort keine. 

Die Ckecks sind ja super um vollständig abzurechnen und zu dokumentieren aber sie kommen mir unfertig vor, oder ich benutze sie falsch?

 

Viele Grüße,

Peter Balogh

Answer 1

Hallo Peter , wir machen es so, daß der abrechnende und dokumentierende Arzt dokumentiert anklickt nachdem die Doku erbracht wurde,. Dadurch wird der Patient mittels Tageslistenfilter in die Liste Tagespatienten automatisch verschoben. Die MFA am Anmeldeplatz überprüft, ob alles komplett ist und setzt falls die Doku komplett ist den MArker abgerechnet und der Patient "verläßt" dadurch die Praxis. Falls die Doku nicht komplett ist wird der Haken bei dokumentiert entfernt und der Patient landet dadurch automatisch zur Korrektut wieder beim Arzt. Das findest DU auch in der riesig großen Screenshotdatei wieder, die ich DIr mal als Beispiele für Arbeit mit der Tagesliste geschickt habe. Also schon ein sinnvolles Tool für die tägliche Arbeit.

Tageübergreifend danach zu fragen macht m.E. für uns keinen Sinn. Dieser Ablauf sollte täglich abgearbeitet werden, sonst wird es schwierig sich zu erinnern, was man eigentlich am Patienten gemacht hat. So geht es mir jedenfalls. Nach 3 Tagen bei 130 Patienten täglich weiß ich vielleicht noch in 70 Prozent der Fälle was ich gemacht habe. Nach 7 Tagen......,Altersheimer läßt grüßen, vielleicht ncoh 20 Prozent.

Ansonsten denke ich über die Statistikfunktion wäre es möglich gezielt danach zu suchen.

Schönes Wochenende Ralf

Answer 2

Danke Ralf, dass es für täglich ausgelegt ist habe ich verstanden. Wir haben natürlich einen viel niedrigeren Durchsatz durch die Großstadt und die Fachrichtungen die wir haben. Das was dokumentiert und abgerechnet für mich analog zu deiner Praxis machen soll, kann ich auch ohne die zwei checkboxen am Kalender erledigen. Deswegen kommt meine Frage auch erst nach 3 Monaten Tomedonutzung. Ich brauche die Funktion so wie sie ist nicht wirklich. Sollte ich die doku und Abrechnung aber aus irgendwelchen Gründen (und da gibt es einige) an dem Tag nicht schaffen, schiele ich schon auf die Funktion. Vielleicht ist es ja ein Feature Request, ich denke einfach es wäre toll die Funktion der Checkboxen zu erweitern und damit eine vollständige Doku und Abrechnung im Quartal und bei Privatpatienten insgesamt zu sichern. Derzeit schreiben wir einen Haufen Erinnerungen die sich erübrigen würden wenn dokumentiert und abgerechnet über den Tag hinausgehen würden und jeweils in einer Patientenliste auftauchen würden.

Im Prinzip wäre es die schnellste und einfachste Antwort auf die Frage: "welche Patienten der Praxis sind nicht vollständig dokumentiert und/oder abgerechnet". Wir verwenden zu viel Zeit um diese Frage non-stop zu beantworten. Denk an komplexere Fälle als du sie behandelst (organisatorisch komplexer).

Comments

Am liebsten würde ich eigene für unsere Praxis spezifische Checkboxes definieren. Dann könnte ich über die Statistik und Patientenlisten schnell markierte Patienten finden.

Answer 3

tomedo besitzt

• zwei patientenspezifische Ja-Nein-Felder (Checkboxen)
• zwei patientenspezifische Textfelder zusätzlich zum Info-Feld
• zwei besuchsspezifische Ja-Nein-Felder (Checkboxen) zusätzlich zu den dokumentiert- und abgerechnet-Feldern
• zwei besuchsspezifische Textfelder.

Über die Einstellungen (Reiter Praxis | Tagesliste) läßt sich die Sichtbarkeit all dieser Felder in Karteikarte und Patientendetails steuern. Zudem können sie einen eigenen Namen erhalten. All diese Felder sind auch über die Statistik zu finden (dort heißen sie aber z.B. weiter Ja-Nein-Feld 1, auch wenn sie einen eigenen Namen erhalten haben). Für welche Funktionen man all die Felder nutzt, ist Sache der Praxis.

Die dokumentiert- und abgerechnet-Felder sind nutzer- und besuchsspezifische Felder, die sich auch (über dasselbe Panel in den Einstellungen) mit anderen Namen belegen und für andere Funktionen vorsehen lassen.

Damit sollten die bereits vorhandenen Strukturierungsmöglichkeiten auch für verwöhnte Ansprüche erst mal ausreichen.

Answer 4

Keiner kennt die Einstellungen so wie Sie Herr Prater. Danke für die Information. Diese konfigurierbaren Checkboxen kannte ich nicht. Die patientenspezifischen Checkboxen werde ich als nicht tagesspezifisches abgerechnet und dokumentiert konfigurieren.

Das Grundlegende Problem ist immer: Patient rutscht durch Diagnosen und Therapien in irgendeinen Slot oder bekommt Aufgaben z.B Abrechnung in eine der Abrechnungsfirmen, Bestellung von speziellem Material, braucht KOVO der nicht sofort erstellt werden kann, etc. Dann muss kontrolliert werden ob obiges erledigt ist.

Es sind immer drei Punkte.

1. Patient bekommt den Flag, Slot, Aufgabe, TODO, wie auch immer man es nennen will.

2. Nummer 1 kann erledigt werden (Fall abgeschlossen, Material da usw).

3. Nummer 1 ist erledigt.

Ohne Tricks oder Missbrauch eines Features, das gar nicht dafür gedacht ist, habe ich bisher keine Arztsoftware gesehen die bei diesem zentralen Praxisablauf zu helfen versucht. Auch Tomedo nicht. Tomedo versucht dem Arzt zumindest den Tag abzuschliessen was bei Allgemeinärzten oder Praxen mit kleinen Eingriffen zu funktionieren scheint.

Bei uns dreht sich in der Praxis alles um die fallspezifische Aufgabenabarbeitung und Vorbereitung des Patienten.

Wir schreiben uns unzählige Erinnerungen, bekommen diese mehrmals da sie nicht gegenseitig eingesehen werden können und müssen diese  ständig durchsehen ob sie bearbeitet werden können.

Ist der Wunsch nach einer besseren Lösung eine verwöhnter?

Frage an Zollsoft wie verwaltet Ihr eure nicht tagesspezifischen Aufgaben mit Tomedo? Emails un deren Markierung, Tomedo Nachrichten, alles im Kalender oder nur über Termine? Geht alles aber eben nicht perfekt. So eine Softwareumstellung ist ja was ähnliches wie ein Patientenfall mit Operation. Langsam sollte es doch so wie bei uns sein wenn mal 5+ Umstellungen pro Tag laufen. Noch kein Bedarf nach einem System zum abarbeiten von Aufgaben?

Answer 5

Ein Beispiel wie man es lösen könnte anhand Zollsoft.

- Praxis meldet sich informiert sich über Temode. Beratungsgespräch ist erfolgt, Patient wird angelegt.

- Praxis meldet sich erneut und möchte Tomedo haben zum Termin X. Jetzt geht’s los. Es enstehen sofort 20 Aufgaben die Zollsoft erledigen muss die nicht an diesem Tag erledigt werden können. Wohin mit diesen Aufgaben und wo einfach kontrollieren ob si auch erledigt sind. Die aufgaben sind bei Praxen ähnlich aber nicht gleich.

Aufgaben sind zum Beispiel:

Festplatte erhalten

Konversion durchführen

Server bestellen oder erhalten

Server vorbereiten und versenden

spezielle Hardware anbnden

Warten auf Info von Drittsotware

Skripte schreiben

Installation durchführen

Umstellung muss vollständig dokumentiert werden

abrechnen

...

Jetzt kann man sich natürlich Erinnerungen setzten aber das ist viel Arbeit und muss im klartext geschrieben werden. Viele der Termine sind noch unbekannt.

Was hier jetzt helfen würde wäre ein Baukasten um die Liste der Aufbagen zu erstellen und die Termine aus dem Kalender den Events zuzuordnen mit dem Status der Aufgabe. Angelegt, fällig und erledigt.

Eigenltich ähnlich wie die Erinnerungen aber entscheidende Unterschiede:

- keine vordefinierte Aufgaben (müssen getipt werden)

- kein Teamwork an Aufgaben (kann nur einer einsehen oder Admin alle was hier nichts bringt), keine Kontrolle über Erledigung. Keine Rückmeldung. Wenn Rückmeldung handschriftlich was zeitaufwendig ist.

- kein Status der Aufgabe, Kartei muss geöffnet werden um zu sehen wie es mit der aufgabe steht (immer und immer wieder, hier hoher Zeitverlust)

- keine Verknüpfung eines Termins mit Aufgabe (nur Handschriftliche Eigabe des Datums). Zum Beispiel letzte Kontrolle und Nahtex wäre am 12.12.2015. Dieser Termin könnte wie Aufgaben Arztbrief, Zusendung an Abrechnungsfirma verknüpft werden.

Ist jetzt aber auch das letzte mal dass ich das anbringe, wird mir auch zu langweilig. Mich wundert nur, dass es ausser bei uns keinen Bedarf zu geben scheint die Erledigung von nicht tagesspezifische Aufgaben am Patienten in der Praxis  zu vereinfachen.

Answer 6

Ich habe mir noch mal die Vorschläge von Herrn Prater angesehen und leider ist keiner der Checkboxen für den globalen Aufgabenüberblick nutzbar. 

Dann ist mir noch was eingefallen, Zollsoft braucht dieses Feature ja gar nicht. Zollsoft hat das hausinterne Ticketsystem. Genau das ist der Punkt, die Programmierer bei Zollsoft sollen sich mal überlegen wie sie ohne das Ticketsystem nur mit Tomedo Bordmitteln einen Überblick über ihre Aufgaben halten würden. Auch wenn es in den Praxen deutlich weniger komplex zugeht als im Zollsoftcode, warum sollten wir das ohne eine Art Ticketsystem hinbekommen? Das Ticketsystem ist durch eine Organisationsnotwendigkeit entstanden, genau das braucht die Arztpraxis auch.

Answer 7

Im Grunde ist was Du Dir wünscht eine Implementierung eines Zusatztools wie todoist? Vielleicht kann Zollsoft ein Applescript schreiben, das die Verbindung zu den Erinnerungen des Macs oder zum Kalender hinbekommt ? Oder gar zu TODOist??

Gruß Ralf Kampmann

Answer 8

Hi Ralf,

eine Verbindung zu Todoist wäre wie eine Verbindung zum Kalender, mehr ist Todoist ja auch nicht, ein Kalender mit erledigt- und Übersichtsfunktion. Das reicht nicht aus.

Was eine Arztpraxis software braucht ist ein System mit dem sicher gehen kann, dass alles für den Patienten zur OP und nach der Op erliedigt ist. Alles was nicht taggenau erledigt werden kann.

Tomedo hat ja schon Pionierarbeit mit der Tagesliste geleistet, ich dachte wow die haben es begriffen was eine Praxis braucht .Meine Enttäuschung war gross als ich gemerkt habe dass nach dem Tagesdatum schluss ist dem TODO. Das war meine erste Frage als ich mit Zollsoft zum ersten mal telefoniert habe.

Was Tomedo braucht ist eine Kopie der Tagesliste als Fallliste, Behandlungsliste oder wie auch immer man es nennen möchte. Analog zur Tagesliste sollte man sich TODOs erstellen können wie zum Beispiel an "PVS", "Arztbrief", "Abrechnung", "Implantate bestellen" , "Fotos machen" , "Einwilligung Fotofreigabe" mir fallen da noch 20 weitere ein.

Analog zur Tagesliste sollten diese TODOS in der Mache sein und irgendwann erledigt werden. Das Verhalten der TODOs könnte mit dem Gebrauch angepasst werden. Einige TODOs bräuchten sicher eine Terminierung und Warnung X tage vor diesem termin, andere würden offen bleiben oder auf einen Text in der Karte warten wie zum Beispiel der Arztbrief auf das fex, Fäden ex oder Nahtex.

Sowas hat kein anderes Arztprogramm. Meiner Meinung nach ist die vollständige und zeitgerechte Planung am Patienten das was am meisten an Qualität in der Praxis ausmacht. Die Anästhesie weiss das am besten, bei schlechter Organisation in einer Praxis. Es fallen ständig Patienten vom Plan. Wir sind gut organisiert aber wir brauchen dabei Hilfe und möchten Zeit dabei sparen und Tomedo könnte dabei helfen.

Comments

Hallo lieber Peter wie wäre es wenn Du eine Kalenderspalte orga baust und für den Workflow die TO DO´s definierst , die du brauchst? Dann kannst DU sogar gezielt Termine vergeben für die Erledigung der Jobs. Müßte eigentlich auch als Kette funtionieren.

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Bei Turbomed gibt es sowas sah ich eben durch Zufall. Das Aufgabentool ist sehr wichtig und sollte einen eigenen Blog bekommen hier wird es zuwenig beachtet fürchte ich .

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Die Kalenderspalte Orga heisst bei uns Sonstiges und da wird auch alles reingesetzt. Es geht nicht darum in Tomedo einen Ort zu finden an dem man die Aufgabe setzt und aufschreibt. Das geht mit den Mitteln die du beschreibst oder auch noch die Erinnerung, Patientenlisten. Es geht um die Organisation der Aufgaben. Das ist so wie die Tagesliste. Braucht man doch eigentlich gar nicht, steht doch alles im Kalender, mach doch eine Orgaspalte auf. Und doch die Tagesliste wird von euch Hausärzten gebraucht und zwar ganz extrem. Praxen die auf größere Eingriffe vorbereiten und längere Zeiträume abrechnen reicht die Tagesliste nicht aus. Bei großen Ops, Belegärzten kommt es schon mal vor dass ein Zeitraum 6 Monate dauert bis man den MDK, die OP und die Nachsorge durch hat. In diesen 6 Monaten hat die Praxis für den Patienten unzählige Aufgaben erledigt. Um diese Aufgaben geht es. Es geht wie gesagt nicht im Dokumentieren der Aufgaben sondern sie auf einen Blick zu sehen, sie abarbeiten und erledigen zu können. Mich wundert, dass die Zollmann Orthopädie sowas noch nicht angestossen hat.

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Hallo Peter,
eigentlich müßte das mit dem intelligenten Konzept der TODO´s abbildbar sein, da hast DU sicher recht. Ich meine daß die Todos über nacht bleiben können!! Vielleicht ist das einstellbar ?

Answer 9

Hier ein screenshot wie das Aufgabentool bei Turbomed aussieht

Die Textbausteine funtionieren dort auf jeder Ebene

Answer 10

Die Aufgaben in Turbomed scheinen nichts naderes zu sein wie die Erinnerungen in Tomedo. Was diese Module nicht können ist:

- TODOs vordefinieren (als Makro wie in Turbomed etwas umständlich)

- TODOs automatisch bei Diagnosen, Karteieinträgen oder Terminarten (OP) setzen. Einwilligung Knieprothese triggert Bestellung Knieprothese TODO , Kostenvoranschlag Brust triggert Implantatbestellungs TODO.

- TODOS bei Neupatienten automatisch setzen

- TODOS Blöcke definieren die als Pakete angehängt werden können.

- Zuweisung der TODOS an Angestellte

- Übericht über die TODOS der Praxis und jedes einzelnen Angestellten.

- Automatische Erledigung von TODS getriggert durch Einträge (ABR erledigt Arztbrief TODO, Transferprotokoll von PVS erledigt PVS Abrechnung)

So was hinzubekommen wäre schon ein Kunstwerk weil es schon auch etwas AI hat. Würde auch Spass machen diese Automatismen zu "programmieren" und zu sehen wie Tomedo "mitdenkt".

Einiges davon kann die Tagesliste schon, sie verwelkt nur beim Sonnenuntergang.

Answer 11

Hallo Peter,

eigentlich müßte das mit dem intelligenten Konzept der TODO´s abbildbar sein, da hast DU sicher recht. Ich meine daß die Todos über nacht bleiben können!! Vielleicht ist das einstellbar ?

 

Ich würde das nicht mit der Tagesliste vermischen, das sind zwei paar Schuhe. Die Tagesliste ist für den konkreten Ablauf in der Praxis am Behandlungstag. Hausärzte und andere Ärzte mit vielen kurzen Patientenbesuchen ohne operative Eingriffe sind hier meist schon fertig. Sie brauchen nichts anderes.

Die Tagesliste habe ich nur angebracht weil es als Gerüst für ein fallspezifisches Aufgabensystem das über Monate gehen kann sehr gut taugt.

Answer 12

Zu Beginn haben wir uns auch schwer getan mit den Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden können. Bzw. wir wussten noch nicht so gut, wie wir die Tagesliste dafür einsetzen können.

Nach gut sechs Monaten mit tomedo und einigem Ausprobieren und einigen Versuchen mit den Nachrichten, Erinnerungen etc. haben wir uns für folgende Vorgehensweise entschieden:

- Aufgaben des Arztes (auch die zum "Abarbeiten, wenn Zeit ist") werden konsequent mit Todo in die Tagesliste aufgenommen.

- Aufgaben für die MFA's werden, wenn sie patientenspezisch sind ebenfalls konsequent mit Todo in die Tagesliste aufgenommen (die MFA's haben eigene Todo's)

- Aufgaben/ Info's für die MFA's die patientenübergreifend sind, erfolgen per Nachricht

- Die Tagesliste, die unweigerlich unten einen mal mehr und mal weniger langen Rattenschwanz hinter sich herzieht, wird an der Anmeldung und in den Sprechzimmern nach "Anwesend" gefiltert. Alle nicht sofort zu erledigenden Aufgaben von nicht anwesenden Patienten werden somit nicht angezeigt, wenn der Patient ein Häkchen bei "gegangen" bekommt.

- Stellt man den Filter um auf das entsprechende Todo hat man einen Überblick, welche Aufgaben anstehen.

- Seitdem wir Besuche duplizieren können (siehe Thread) ist es auch kein Problem, wenn der Patient ein zweites Mal innerhalb kurzer Zeit mit einem anderen Anliegen kommt.

Kurz gesagt: Es geht auch mit der Tagesliste, wenn man die Filter benutzt. Das Schöne an tomedo ist ja gerade, dass jeder das Programm individuell auf seine Praxis angepasst benutzen kann, da es so viele Einstellungsmöglichkeiten gibt.

Ein Patienten-Aufgabensystem wäre trotzdem irgendwann TOLL :-)

Answer 13

Vielen Dank für den wichtigen Beitrag. Schön zu sehen, dass es auch einigermassen mit der Tagesliste funktioniert. Ich habe genau wie sie schreiben vermutet, dass es recht unübersichtlich wird. Dieses zentrale Element wird immer vernachlässigt und man muss sich irgendiwie behelfen. Ich habe derzeit etwa 20 Aufgaben in meiner Erinnerungsliste die ich mindestens einmal am Tag durchscanne ob schon etwas erledigbar ist. Dazu muss ich auch häufig die karte aufmachen um zu sehen ob die Kartei schon erledigt werden kann. Genau dies muss man dem Arzt nehmen denn Karteien immer wieder zu öffnen kostet Zeit. Vielleicht haben sich die Softwareprogrammierer auch gescheut so ein Mudul zu basteln weil es nicht einfach ist. Das muss ein pfiffiges System sein um gut zu funktionieren.

Answer 14

Richtig spannend wäre, wenn dieses TOOL vorher definierte Abläufe automatisiert anstossen würde. Zum Beispiel bei der Verordnung eines ACE Hemmers automatisiert anbietet, ob der Patient alle 3 Monate einen Recall zur Blutentnahme mit Kontrolle der ELektrolyte bekommt. Oder eine automatisierte Funktion, die selbstständig Laut gibt wenn die Medikamente in der Hausbesuchstasche ablaufen ;-))

Gruß Ralf

Comments

Das meine ich mit gruppieren. Eine solche Funktion würde Tomedo vom sehr guten Buchhalter zum gewitzten Steuerberater machen.