Hallo,
kann mir evtl. jemand sagen, ob ich im Nachhinein eine EC-Zahlung in eine Barzahlung umwandeln kann + umgekehrt? Gibt es eine schnelle Möglichkeit die Zahlungen in das entsprechende Kassenbuch einzutragen?
Mein Problem konkret: Unsere Mitarbeiterinnen verggesssen leider immer wieder das entsprechende Kassenbuch auszuwählen. Sie klicken immer nur auf bezahlt. Damit taucht mir der Betrag aber nicht im Kassenbuch auf. Ich muss immer alles stornieren und neue Rechnungen erstellen. Das wird auf Dauer extrem unübersichtig! Es kommt leider auch vor, dass EC gewählt wurde, obwohl es eine Barzahlung war. Auch hier muss ich erst stornieren und dann alles neu erstellen.
Ich freue mich über ein Feedback!
Danke!!!!

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2 Antworten

Hallo Frau Kluczkowski,

auch aus meiner Erfahrung besteht das Problem genau wie Sie es beschreiben. Ist erstmal eine Buchung eingetragen, sind rückwirkend keine Veränderungen mehr möglich (z. B. Wechsel in ein anderes Kassenbuch).

Das ist zwar nervig, macht buchhalterisch aber durchaus Sinn. Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Dokumentation und es geht nur über einen Storno im `falschen` Kassenbuch und im Folgenden wird dann die Buchung auf die `richtige` Kasse gebucht. Jeder Kaufmann hat das zu Beginn seiner Ausbildung gelernt nur wir Ärzte haben davon noch nie etwas gehört. Daher glaube ich kaum, dass es einen anderen Workflow geben kann. Unpraktisch, aber nicht zu ändern.

 

Für mich stellt sich die Frage mit wie vielen Kassenbüchern man arbeiten will. Ich plädiere für folgendes: so wenig wie möglich!

Sollte es nur eines sein, dann ist es fest eingestellt, sodass sich alleine dadurch Fehleinträge minimieren. Will man Zahlungen aufschlüsseln, dann geht es nur über entsprechende Kontostellen/Kassenbücher.

Dahinter steckt aber meiner Meinung noch mehr: man muss sich Gedanken über den Barverkehr machen: hat man eine Kasse in der Praxis, muss man neben dem Kassenbuch auch die tägliche Kassenprüfung dokumentieren. Das tomedo hilft schon aber das ist alles ein Aufwand  ...

Ob man ein Tomedo-Kassenbuch dann auch mit EC-Zahlungen machen muss, muss jeder selbst entscheiden. Letztlich landet das Geld ja auf dem Konto des Praxisinhabers und ist damit gebucht. Man kann dann beim Auslesen der Kontoauszüge die dazugehörige Rechnung als `bezahlt` ausgetragen. Oder man kann im Kassenbuch Hinweise im Buchungstext schreiben, dass eine EC-Kartenzahlung oder eine Barzahlung vorlag. In jedem Fall ist das ein Steuerberaterthema.

Der Wechsel der Kassenbücher ist im laufenden Praxisbetrieb absolut heikel. Meiner Erfahrung nach braucht man dafür Ruhe und Konzentration, um Fehler (und damit Stornos) zu vermeiden. Am besten sollte nur eine Person die Kassenbuchfunktion bedienen. Läuft alles stabil dann ist es aber ein schönes Tool.

Freundliche Grüße aus Oldenburg

Michael Hofdmann
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Geldeingänge buchen muss bei uns jeder können, man lernt es leider nur über Fehler und die Stornos. Spätestens wenn der Chef zusammen mit den Angestellten den Fehler sucht, versucht man sie das nächste mal zu vermeiden. Die Tomedo Kassenbücher sind schon OK Ich würde mir wünschen dass mehrere Zeilen markiert werden könnten und ein addierter Betrag angezeigt werden würde. Ansonsten muss die Rechnung mit den DSGVO relevanten Infos getrennt von anderen Anhängen gespeichert werden um nicht mit Allem exportiert werden zu müssen. Das ist ein grosses Manko

Das Hauptproblem ist aber nicht das Kassenbuch sondern die schwer zu findenden Fehler, die in der nur ausreichenden Privatabrechnung passieren können, durch die das Kassenbuch dann nicht stimmt.

https://forum.tomedo.de/index.php/25009/buchhaltung-rechnungen-fehlende-sicherungen-pitfalls-sammelfaden
Hallo Herr Hofdmann,

vielen Dank für die Rückmeldung!

Lückenlos wäre ja alles. Das wäre einfach nur ein Übertrag und über die Rechnungen + Nr. auch nachvollziehbar.

Grundsätzlich finde ich es deutlich übersichtlicher zwischen EC- und Barzahlungen zu unterscheiden. Ansonsten sehe ich es genau so wie Sie; möglichst wenige Bücher.

Ich werde unseren Steuerberater noch einmal kontaktieren und mir seine Meinung dazu einholen.

 

Freundliche Grüße zurück!

Alina Kluczkowski
Wir hatten das Problem ähnlich. Es ist viel einfacher geworden, seitdem das Bar- und das EC-Buch unterschiedliche Farben bekommen haben. Da fällt dann schneller auf, in welchem Kassenbuch man sich befindet.

Ansonsten hilft nur eine klipp und klare Ansage an die Helferinnen, wie zu verbuchen ist!
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Hallo,

Danke für die Rückmeldung!

Ich habe soeben die Kassenbücher farblich unterscheidlich hinterlegt. Vielleicht hilft das ja!

Klare Ansagen haben wir! ;)
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