Scansnap ix500 und Devonthink

Question

Hallo,

ich möchte und muss mein Papieraufkommen reduzieren! Aktuell bekomme ich meine MFAs nicht davon weg, mir sämtliche Befunde die wir per Fax erhalten auszudrucken und mir vorzulegen! Ich habe schon gesehen, dass hier einige Kollegen mit Devonthink arbeiten?! Ich habe mir dies mal angesehen. Jetzt frage ich mich, wie der konkrete Workflow aussehen könnte?

Wir erhalten ein Fax mit einem Befund (kommt bei uns per Mail an). Die MFA öffnet die Mail bzw. den Anhang und zieht das Dokument in das Dokumentenfenster in der geöffneten Patientenkartei in Tomedo. Nachfolgend wird das Dokument in ein Devonthinkorner gezogen. Soweit, sogut. Was ist aber mit den Befunden, die wir per Post erhalten? Ich möchte mich nicht mehr durch die Papierberge kämpfen. Statt dessen wäre es toll, wenn es am Scansnap die Möglichkeit gäbe in 2 Ordner gleichzeitig zu scannen. In den ersten, welcher von Tomedo überwacht wird (damit das Dokument in die entsprechende Patientenkartei bewegt wird) und in einen zweiten Ordner, aus welchem Devonthink sich die Dokumente herausfischt. Somit hätte ich dann am Tagesende auch die Kontrolle über alle gescannten Befunde.

Geht so etwas???

Comments

Bei mir kommen Faxe ebenfalls per Mail an. Werden von den Helferinnen zum Pat in die Karteikarte sortiert. Per Post eingehende Befunde werden gescannt und ebenfalls dem Pat. zugeordnet (jeweils mit Stichwort versehen).

Alle Pat mit neuen Befunden werden auf eine Patientenliste (Panel-Patientenlisten) mit Namen Post-Eingang gesetzt. Diese Liste regelmäßig abzuarbeiten ist dann mein Job ;-)

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"... und in einen zweiten Ordner, aus welchem Devonthink sich die Dokumente herausfischt. Somit hätte ich dann am Tagesende auch die Kontrolle über alle gescannten Befunde."

Verstehe ich richtig, daß Sie dann die Dokumentensammlung in Devonthink nutzen und bei Bedarf den zugehörigen Patienten in tomedo aufrufen?

Bei uns ziehen die MFA E-Mails und eingescannte Befund in die Patientenakte, legen einen Besuch an und schreiben ins Infofeld 'neuer Befund'. Dann taucht der Patient in der Auswahlliste des entsprechenden Kollegen auf - ziemlich aufwändig und oft unübersichtlich.

Da kommt mir die Lösung von Herrn Cepin "Alle Pat mit neuen Befunden werden auf eine Patientenliste (Panel-Patientenlisten) mit Namen Post-Eingang gesetzt." weniger aufwändig vor: alles bleibt in tomedo, keine Redundanz.

Dazu eine Frage an Herrn Cepin: wird diese Panelliste automatisch ergänzt, wenn bei einem Patienten ein neuer Befund dazu kommt oder wird sie manuell angelegt? Das wäre für uns ein Schritt voran.

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@Herrn Wenzel:

Der Pat wird von mir nach dem Lesen aus der Panel-Liste gelöscht. Anweisung für die Helferinnen ist: immer wenn etwas in die Karte gepackt wird (Fax oder Scan) diesen Pat auf die Post-Eingang Liste setzen.

Automatisch läuft da leider nichts.

An die Experten: lässt sich da etwas mit einem Scipt automatisieren?

Answer 1

Das geht zwar nicht in Devonthink, aber mit Hazel von Noodlesoft. Scannen Sie in Ordner 1. Diesen Ordner überwacht Hazel und kopiert alle Dateien die dort ankommen in Ordner 2. Diesen Ordner überwacht wiederum Devonthink. Hazel kann noch viel mehr. Hier mein Workflow:

Da ich weg davon wollte alle Faxe über den Emailserver zu bekommen, landen sie nun erstmal auf dem internen Speicher der Fritzbox. Hazel, auf dem Server installiert, überwacht diesen Ordner und sortiert mir anhand der Faxnummer im Dateinamen alle Faxe vor. Zunächst werden sie von Hazel umbenannt zB in 2018_05_13_13_27_FAX_Dr_Mustermann, dann je nach Absender sortiert in mehrere Ordner (Spam, MFA-ToDo, Arzt_ungelesen, Labor). Diese Ordner liegen auf dem NAS. Der letzte Ordner heißt Arzt_gelesen. Dort schiebe ich alle Faxe hin, die ich gesehen habe und nur diese Dateien werden von den MFAs in Tomedo „verräumt“.

Als Sicherheit werden alle Dateien, die länger als 24h im Fax-Ordner der Fritzbox liegen automatisch in den Ordner Arzt_ungelesen verschoben (wenn keine Regel zur Faxnummer  in Hazel existiert)

Dieser Vorgang hat sich bewährt. Hazel kostet knapp 30€.

Answer 2

vielleicht reicht sogar ein scan-ordner aus, mit der tomedo-lauscher-option, die neuen pdfs NICHT zu löschen damit devonthink darauf zugreifen kann. am ende des tages, bzw beim herunterfahren müsste ggf. der ordner durch ein script geleert werden.

Answer 3

Es wird ja immer wieder geschrieben, wie schnell und effektiv der scansnap ist, man kann in wenigen sekunden mehrere Dutzend Seiten einscannen.

Dabei wird jedoch immer eine große Datei erstellt, richtig? Somit habe ich dann also sozusagen verschiedene Briefe oder Dokumente, die in ein pdf zusammengeführt wurden, die ich dann wieder trennen muss? Oder wie ist hier euer effektiver Workflow?

Dann könnte ich im Prinzip auch jeden x-beliebigen Scanner nutzen, und hinter her eine x-beliebige OCR Software über das PDF jagen, wenn ich es ohnehin per Hand nachbearbeiten muss.

Comments

Hallo. Du kannst beim ScanSnap genau einstellen nach wieviel gescannten Blättern eine neue Datei erstellt wird.

Mann müsste dann halt beim Einscannen von vielen Dokumenten etwas vorsortieren und dann einen Modus für

1-Blatt simplex, 1-Blatt dublex, 2-Blatt simplex und so weiter erstellen/wählen.

Ist alles kein Problem.

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Das klingt vernünftigt!

Danke für die Antwort.