Die einzige Anforderung an die Mandatsreferenznummer scheint ja zu sein, dass diese pro Patient eindeutig ist. Es bietet sich also an, hier einfach die Patientennummer zu wählen. Diese kann mit $[pid]$ im Brief angegeben werden.
Für unsere interne Kundenverwaltung mit tomedo haben wir aus technischen Gründen eine Referenznummer, die mind. 5-stellig. ist. Dies kann beipisleweise mit dem Briefkommando $[pid_plus 10000]$ erreicht werden.
Alternativ wäre auch denkbar, dass sie die Mandatsreferenz manuell mithilfe eines Custom-Karteieintrags erfassen und dann mithilfe eines entsprechenden Breifkommandos (karteiEintragValue_withArgs) in einen Brief übernehmen.
Um hier die beste Lösung zu finden, müssten wir aber Ihre Anforderungen näher kennen...