Patientenformulare per SMS schicken?

Question

Wir haben viele Patienten, die ihre Termine telefonisch vereinbaren. Unsere MFAs können die E-Mail-Adresse aufgrund häufiger Buchstabierfehler oft nicht korrekt erfassen. Daher ist bei diesen Patienten im System meist nur eine Telefonnummer hinterlegt. Wäre es möglich, einen Link zu einem Patientenformular per SMS zu versenden? Vielen Dank.

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Ich habe beim Team für die Patientenformulare nachgefragt und laut diesen sollten Patientenformular-Links in SMS eigentlich normal funktionieren.

Wie ist bei Ihnen das Problembild? Könnten Sie ggf. den Inhalt der verwendeten SMS-Vorlage angeben?

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Lieber Herr Ringling,

derzeit nutzen wir die Patientenformulare noch nicht aktiv, jedoch sehe ich darin eine mögliche Lösung für folgendes Problem:

Wir haben viele Patienten, die telefonisch Termine vereinbaren. Dabei erfassen wir in der Regel nur die Handynummer, den Namen, Vornamen sowie den Versicherungsstatus. Die E-Mail-Adresse erheben wir am Telefon nicht, um Tippfehler zu vermeiden. Dadurch erhalten diese Patienten keine Terminerinnerungen, was häufig zu Unzufriedenheit führt (#1).

Beim Praxisbesuch füllen die Patienten ein Formular in Ambulapps aus, das als Karteieintrag und PDF gespeichert wird. Die zusätzlichen Angaben (z. B. E-Mail-Adresse, stationäre Zusatzversicherungen usw.) müssen meine Mitarbeiterinnen manuell in die Stammdaten übertragen. Diese Aufgabe wird jedoch oft verspätet oder gar nicht erledigt, was zu verschiedenen Nachteilen führt (#2).

Ich habe darüber nachgedacht, das Problem durch den Versand eines Patientenformulars im Voraus zu lösen, das die eingegebenen Daten direkt in die Stammdaten überträgt. Für Patienten ohne hinterlegte E-Mail-Adresse könnte das Formular per SMS versendet werden.

Meine Fragen dazu:

1. Ist es technisch möglich, ein Patientenformular per SMS zu verschicken?
2. Würde diese Lösung Ihrer Einschätzung nach das beschriebene Problem beheben?
3. Wie handhaben andere Praxen in Ihrer Erfahrung solche Fälle?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung und Ihre Einschätzung!

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Guten Tag Herr Dr. Nastai,

Selber habe ich nur am Rande etwas mit Patientenformularen zu tun und kann hierzu keine Aussagen treffen. Ich habe die Anfrage intern weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Sehr geehrter Herr Nastai,

1. Ja. Für Email-Vorlagen gibt es tomedo-Kommandos, die Patientenformular-Links erzeugen, die dann in den Anforderungs-Emails an Patienten stehen. Diese Kommandos kann man auch in SMS-Vorlagen einfügen. Der Patient kann dann am Handy ein Patientenformular ausfüllen bevor er in die Praxis kommt.

2. Ja. Entweder Sie triggern die SMS direkt beim Anlegen des Termins oder sie nutzen eine SMS-Vorlage für eine automatisierte Terminerinnerung. Da man zu jeder Terminart einen Liste von Patientenformularen hinterlegen kann, die für den Termin gebraucht werden, erkennt das Kommando in der SMS-Vorlage, welche Links zu erstellen sind.

3. Viele vereinbaren keine oder wenige Termine am Telefon sondern gehen über unseren Online-Terminkalender. Dort tragen die Patienten dann die Email-Adresse ein, der Termin wird automatisch im Kalender angelegt, und es kann dann wieder eine Terminerinnerung mit Formular-Link erzeugt werden um weitere Daten abzufragen.

Ich hoffe, ich konnte Ihre Fragen beantworten.

Viele Grüße

Christian Honey