Sehenswerte neue Funktion: Dokumentenverwaltung

Question

... lohnt sich unbedingt anzusehen!

Über die Beschreibung im tomedo-Newsletter hinaus ist mit der 'Historie' eine Versionierung implementiert. Mit der Markierung als 'aktiv' können die gültigen Dokumente gekennzeichnet werden.

Offene Wünsche:
- eine ausgefeiltere Suchfunktion (Volltext oder TAGs) über die jetzt mögliche Suche nach den Dokumentnamen hinaus.
- neben 'bearbeiten' auch die Möglichkeit 'öffnen mit ...' (wir haben alle Dokumente in unserem QM als mit Papyrus bearbeitbare PDF-Dateien vorliegen).

Answer 1

Wozu haben sie vor es zu verwenden? Devonthink wird es nicht ersetzen können, das ist zu gut. Ein Dateisystem am Mac habe ich auch schon. Ich hoffe das ist nicht die Basis für QM, das braucht ganz was anderes, nämlich eine Datenbank ohne Dokumente. Da fallen mir ein Haufen Features ein, die die DV braucht. Zum Beispiel Rechte zum löschen lesen und erstellen, Ich verstehe aber wirklich nicht wo so eine Dokumentverwaltung hin will. Für mich sieht das aus wie der E-Mail Part in Tomedo. Nicht mit den Nutzern besprochen. Immer schade.

Comments

Klar, Devonthink kann viel. Deshalb haben wir unsere QM-Dokumente ja drin und sind zufrieden damit. Aber es kann viel mehr als ich dafür brauche. Ich hoffe, daß die fehlenden "Features" noch in die Dokumentenverwaltung rein kommen. Dann hätte das den unschätzbaren Vorteil, ein Symstem weniger zu haben  :-)

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PS: OK es ist für QM gedacht habe die Newsletter angesehen. Sehr schade. Ich dachte ich hätte Zollsoft das Problem eines sich ständig ändernden Buches nahegebracht. Das löst man nicht mit einer Dokumentensammlung.

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Nein Herr Wenzel, QM packt man nicht mit Dokumenten an, wenn man es einfach unter Kontrolle und Übersicht haben will. Das endet in einem Wälzer der unnötig, wahnsinnig viel Zeit verschlingt und trotzdem veraltet ist. Der Grund ist dass ein QM System sich durch Angestellte, den einfachen Praxisablauf und neue Vorgaben ständig ändert. Dokumente braucht man nur für einen Druck fürs Amt wenn es angefordert wird, zum Arbeiten aber nicht. Importiert werden muss in eine Datenbank nur der Inhalt des Dokumentes nicht das Dokument selbst. Dokumentensammlung versus Datenbank ist ein riesen Fehler. Das wird nichts.

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Für mich ist ein lokaler Webserver, auf dem ein DokuWiki läuft, die ideale Plattform für ein QM-System: Kostenlos, da OpenSource, Versionierung, Rechteverwaltung, praxisweiter Zugriff von jedem Rechner, Suchfunktion, Nutzerverwaltung, Freigabe der geänderten Dokus durch den Admin, einfaches Backup etc. etc. Läuft bei uns einwandfrei.

Der Sinn einer Dokumentenverwaltung in Tomedo erschließt sich mir hingegen nicht.

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Genau da hätte man ansetzten sollen. Das was das Wiki kann in Tomedo bringen aber in eine Datenbank die auch Output gibt und nicht nur Input annimmt wie ein Dokument. Beispiel: ersetzen sie einen Angestellten in einer 500 Seiten Doku-Sammlung mit einem anderen. Da wird einem schon beim Gedanken schlecht, wie viele Dokumente man da lesen und editieren darf oder wie viel Stunden Arbeit das kostet. In einer Datenbank ist das einen Namen Eingeben, einen anderen markieren und ein Klick. Abglaufene Termine, kein Feedback aus der Dokusammlung, tote Blätter die durchgesehen werden wollen. Dafür hat keiner Zeit. Die Datenbank kann sich melden, das Dokument nicht.

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Das hört sich so an als hätten Sie ein auf Ihre Bedürfnisse gut abgestimmtes System. Allerdings kann ich Ihre Kommentare nicht komplett verstehen, weil ich von den meisten angesprochenen Punkten nur eine oberflächliche Kenntis habe.

Da wir mit unserer Devonthink-Lösung - mit den genannten Abstrichen - ganz gut klar kommen, habe ich aber keine Eile. Vielleicht lerne ich ja noch dazu, würde aber lieber die Funktionen, die mir wichtig erscheinen, auflisten und die Umsetzung Zollsoft überlassen. Einschränkend muß ich außerdem sagen, daß wir keine Zertifizierung haben und vorerst auch nicht anstreben.

Auf der Wunschliste steht auch ein Verlinken von Dokumenten. Das Ändern von Briefköpfen auf Knopfdruck wäre natürlich praktisch, wenn mal wieder ein neuer Kollege oder eine Kollegin dazukommt, aber das ist doch zeimlich selten.