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Ich habe eine Frage zu unserer betreuenden Praxis.

Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen der Patienten entweder von deren Versicherungen nicht vollständig übernommen werden oder auch so gekürzt werden.

Einige davon werden auf Kulanz erlassen, obwohl nach Behandlungsvertrag und GOÄ abgerechnet wird und Patienten die volle Summe zahlen müssten.

In der Folge muss dies buchhalterisch gerade gestellt werden, eigentlich in Form einer Rechnungskorrektur (=Gutschrift) bzw. einem TEILSTORNO der Rechnung. Beides haben wir nicht gefunden. Die Stornierung des gesamten Rechnung ist oftmals nicht möglich, da bereits über diese Rechnungsnummer Zahlungen stattgefunden haben - das mag die Finanzverwaltung wiederum nicht. Die Restsumme in tomedo in den Details zu stornieren, löst das Problem buchhalterisch, aber nicht in der korrekten Verwaltung, insb. wenn IGel-Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis betroffen sind.

Wie geht man bei Gutschriften/Teilstorno am besten mit der Problematik in tomedo um?

Vielen Dank für Tipps!

Michael Mildner
Gefragt in Frage von (730 Punkte)
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3 Antworten

Hallo Herr Mildner,

wenn eine Privatrechnung storniert wird obwohl bereits Teilzahlungen vorhanden sind, wird gefragt wie mit diesen Zahlungen verfahren werden soll. Eine Möglichkeit ist, dass die Zahlungen als Patientenguthaben verbucht werden. Dazu muss das Patientenguthaben aktiviert sein (tomedo -> Einstellungen -> Praxis -> Abrechnung -> Rechnung -> Patientenguthaben ermöglichen) Auch Kassenbucheinträge werden dabei berücksichtigt und es können für die Stornierung sowie Einbuchung als Guthaben Kassenbücher ausgewählt werden. Ist diese Lösung trotzdem nicht kompatibel zur Finanzverwaltung?

Wenn die Zahlungen "manuell" in den Details storniert werden, so muss die Einbuchung als Guthaben auch selbst getätigt werden.

Viele Grüße
Mathias Bechert
Beantwortet von (1.7k Punkte)
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Guten Tag,

wir haben manchmal das gleiche Problem. Ihr Vorschlag löst das Problem aber leider nur bedingt. Häufig ist es so, dass kulanzhalber nur manche Rechnungspositionen und nicht die ganze Rechnung storniert werden, sodass nur für diese eine Rechnungsposition eine Gutschrift erfolgen muss. Hierfür habe ich auch noch keine sinnvolle Lösung gefunden.

Gleiches Problem besteht noch viel häufiger bei BG-Rechnungen. Da hier die BG regelmäßig Ziffern streicht und nur einen Teilbetrag überweist.
auch in meinen Augen ist das Problem Gutschriften/Rechnungskorrektur in tomedo nicht gut gelöst. Vielleicht kann hier die zollsoft Buchhaltung beratend zur Seite stehen?

Eine Rechnungskorrektur sollte für die Praxen mit wenig Aufwand möglich sein und eine neue Rechnung (-snr.) mit einem pdf generieren: kurze Abfrage, was korrigiert wird (Ziffern, Steigerungsfaktor, Anzahl; Summe Pauschal)

Gutschrift/Rechnungskorrektur
bezieht sich auf Rechnung YZ

Positionen 1, 2, 3

Der Gutschriftsbetrag in Höhe von - X € wird Ihnen in den nächsten Tagen ausbezahlt / wurde am "Datum" überwiesen.

Es wäre schön, hier tut sich was oder es gibt bereits eine solche Lösung versteckt in tomedo?
Sehr geehrter Herr Bechert,

ich habe diese Woche mit dem Steuerberater Rücksprache gehalten, um die Problematik exakt zu verstehen.

Es sind die zivilrechtliche und die steuerliche Buchhaltung zu unterscheiden. Zivilrechtlich ist das Verfahren in tomedo korrekt umgesetzt. Steuerrechtlich müssten bei "Gutschriften", d.h. wenn Abrechnungsziffern im Nachhinhein "erlassen/gutgeschrieben" werden, als Rechnungskorrektur=Gutschrift im System erscheinen, falls ein Mehrwertsteuerausweis involviert ist.

Nachdem es bei unserer betreuenden Praxis aber meist um den nachträglichen "Erlass" von einzelnen Ziffern geht, bucht der Steuerberater das jetzt als "Skonto", auch wenn Mehrwertsteuer in der Rechnung ausgewiesen ist. Entsprechend reduziert sich bei einer Skontobuchung auch der entsprechende Mehrwertsteueranteil.

Ist ein Gesamtstorno der Rechnung fällig und eine Neuausstellung wird bei bereits erhaltenen Zahlungen der von Ihnen skizzierte Weg über das Guthaben verwendet und bei der neuausgestellten Rechnung verwendet. Man verliert zwar etwas den Überblick, aber das Verfahren ist jetzt vom Steuerberater abgesegnet worden. Warten wir, was der Prüfer vom Finanzamt bei einer nächsten Prüfung dazu sagt....

Herzlichen Dank an alle für das umfangreiche Feedback!
ich habe noch nicht ganz verstanden, was das Problem am Button "Storno Restbetrag" ist. Der sagt doch aus, dass man auf den Rest des Betrages verzichtet, damit ist buchhalterisch doch (zumindest bei EÜR; muss hier jemand wirklich Bilanzieren?) alles glattgezogen.
Beantwortet von (990 Punkte)
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Sehr geehrter Herr Dr. Mildenberger,

wenn Sie IGeL Leistungen mit Mehrwertsteuerausweis erbringen, ist der Reststorno nicht ganz so einfach. Der richtige Weg müsste mit Ihrem Steuerberater besprochen werden, wie MwSt Korrekturen verbucht werden.
Die Rechnungsstellung und insbesondere das Storno macht einfach keinen Spaß und ist tomedo nicht würdig.

Heute hat eine MFA eine falsche Vorlage ausgewählt und abgerechnet, was in den besten Familien/Praxen vorkommt. selten, aber es passiert. nicht schlimm.

doch jetzt tomedo: wie bitte weise ich der Patientin gegenüber eine Gutschrift aus? Den zu viel erhobenen Betrag habe ich direkt der Patientin überwiesen. Eine bessere Lösung als handschriftliche Doku auf die neue Rechnung finde ich nicht.

ich freue mich auf konkrete Vorschläge ohne Workarounds.
Beantwortet von (6.6k Punkte)
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