Benutzt jemand einen smarten Telefonassistenten? z.B. Aaron.ai ?

Angeblich wird mit Tomedo eine Schnittstelle erarbeitet? Kann Zollsoft dazu was sagen?
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Auch wir haben Aaron gerade in einer dermatologischen Praxis getestet und sehen großes Potential in der Anbindung von Aaron an tomedo.  Wie in den anderen Kommentaren beschrieben, wäre für uns der Abgleich der Anrufernummer und/ oder Namen mit der tomedo Datenbank vorrangig, um zu wissen wer uns anruft.

Die Integration der Aaron Weboberfläche in zB das tomedo Telefonpanel wäre auch ein Integrationswunsch, damit man nicht zwischen den Systemen wechseln muss und auch ein Rückruf durch Klick auf den Patienten in der Liste möglich wird.

Eine automatisierte Terminvergabe wäre ,wenn technisch umsetzbar, eine weitere große Erleichterung bei der Bewältigung der Anrufe.

Viele Patienten scheuen noch die Interaktion mit der KI und es gab viele Vorbehalte und auch Beschwerden. Wir haben auch -wie von Frau Unkel beschrieben- alle Patienten zurückgerufen, die eine Nachricht hinterlassen haben. Die SMS Funktion konnten wir kaum nutzen, ein Anruf aus der Weboberfläche von Aaron heraus mit einem click über ein Softphone

3 Antworten

Wir haben Aaron seit letzten Herbst im Einsatz - und finden die digitale Telefonassistenz wirklich sehr wertvoll!

Mich würde der Status hinsichtlich Tomedo-Integration inzwischen ebenfalls interessieren - könnt ihr hier etwas zum Stand der Dinge sagen?
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Wir hatten mit Aaron keine gute Erfahrug im Test (ein Monat getestet)

Problem war die Spracherkennung. Aktuell spielen wir mit den Gedanken es wieder einzusetzen. Die Schnittstelle mit Tomedo wäre wünschenswert und angeblich in Arbeit. Dafür von Tomedo leider keine offizielle Äußerung
Ich würde gern mehr darüber erfahren. Spiele schon seit einiger Zeit mit dem Gedanken, mir von vodafone die virtuelle Telefonanlage mit virtuellem Assistenten zu buchen, bin aber bisher nicht überzeugt, dass uns das wirklich Arbeit abnimmt. Das Telefon bleibt wohl weiterhin beliebt...
Ohne Schnittstelle mit dem Terminkalender hatten wir mit Aaron wenig Nutzen. Weil wir über Starface ohnehin die Möglichkeit haben, Telefonate zu kanalisieren und verschiedene Mailbox zu haben. Aber:

Eine Schnittstelle, die den Patienten ermöglicht, Termine zu vereinbaren würde sofort nutzen und gerne mitfinanzieren
Hallo zusammen,

aktuell laufen bei uns keine Aktivitäten zu einer Integration mit aaron.ai. Wir haben zu aaron.ai von unseren Kunden recht unterschiedliches, teilweise recht negatives Feedback bekommen. Aber die Situation mag sich möglicherweise inzwischen geändert haben. Bei genügend Interesse können wir dies ggf. neu evaluieren.

Gruß,

 Klaus Wissmann
Wie groß darf oder soll die Nachfrage sein? Es gibt bestimmt mehrere Tomedianer, die die Telefonassistenz mit einer Tomedo-Schnittstelle gerne hätten. Es gibt aber grundsätzlich viele, die generell gegen Telefonassistenz sind.

In der letzten Kundenzufriedenheitsumfrage war aber das Thema Telefonassistenz unten den Topthemen, glaube ich zumindest!!

Wir haben Aaron seit Oktober im Einsatz - eine ausführliche Darstellung findet ihr hier: https://www.derma-alleenring.de/digitaletelefonassistenz/.

Als positiv sehen wir vor allem die folgenden Punkte (insbesondere Relation zu den monatlichen Kosten von knapp 100 EUR):

  • Nach einer "Eingewöhnungsphase" (wir informieren aktiv auf unserer Website und durch eine Patinformation im Wartezimmer) erhalten wir zwischenzeitlich überwiegend positive Rückmeldungen von unseren Patient/innen - übrigens auch von Ü80. Das liegt wahrscheinlich auch daran, dass ALLE, die eine Nachricht hinterlassen haben,  auch wirklich zeitnah einen Rückruf oder eine SMS erhalten - und damit kommt es dann doch wieder zu einem "menschlichen Kontakt".
  • Für die Anmeldung (aktuell bei uns nur eine Person) ist es aus folgenden Gründen wertvoll:
    • Arbeitsgänge wie Patienten annehmen und betütteln, eMails beantworten, BG-Berichte vorbereiten, etc. können fokussiert zuendegebracht werden, ohne dass ein Anruf die Aktivität immer wieder unterbricht. Die Anrufe werden ja entgegengenommen und der Rückruf kann dann aufwandslos auf der Basis der angegebenen Informationen direkt erfolgen (es muss eben keine Mailbox mehr abgehört werden).
    • Die Anliegen erscheinen mit den Telefonnummern übersichtlich als einzelne Einträge in der Konsole und können direkt "sortiert" werden. So können Anliegen gleich priorisiert, Terminabsagen schnell herausgefiltert oder Rezeptwünsche direkt bearbeitet werden. 
    • Die Liste der Einträge ist quasi eine "Todo-Liste", die direkt abgearbeitet werden kann.
    • Für die SMS-Antworten können sinnvolle Vorlagen konfiguriert werden, z.B. für "Aktuell keine Termine für Neupats" oder "Rezept liegt zur Abholung bereit".
    • Die Ansagetexte sind direkt in den Einstellungen einfach "konfigurierbar", wir verwenden Aaron jetzt auch für die Urlaubsansage statt AB.

Negative Punkte: In der Tat gibt es vonseiten der Spracherkennung auch "wirre" Verschriftlichungen des Gesprochenen und bei den Geburtsdaten einige Zahlendreher - in den meisten Fällen ist das Anliegen jedoch direkt deutbar. Die Frauenstimme klingt sehr "blechern", daher ist bei uns die Digitalassistenz männlich.

 

Wünschenswerte Verbesserung: Eine "Integration" mit Tomedo würden wir uns von unserer Seite für den Abgleich der Patientendaten (ist es ein Bestandspat?) sowie die direkte Übernahme des Anliegentextes in die Akte wünschen. Aktuell wird mit copy&paste der Telefonnummer, Eingabe des aufgesprochenen Geburtsdatums oder Namens überprüft, ob es sich um einen Bestandspat handelt. Und ebenfalls kopieren wir die relevanten Infos aus dem Anliegentext in den Termin bzw. die Akte. Hier könnte eine Integration doch Zeit sparen. Eine automatisierte Terminvergabe stellen wir uns aktuell nicht vor - wobei dies ggfs. bei der automatischen Erkennung von Bestandpats dann doch interessant sein könnte...

@Andreas Hofmann: Sie können mich gerne auch direkt ansprechen, wenn Sie noch weitere Infos benötigen.

Da ein kostenloser Probemonat möglich ist, werde ich das Experiment mal wagen, und fände es auch toll, wenn dies auch andere tun, damit man ein realistisches Bild bekommt, ob die tomedo-Integration zielführend wäre. Insbesondere die Terminvergabe für Bestandspatienten wäre wünschenswert, da doch noch immer viele Patienten den online-Kalender nicht nutzen (können oder wollen).
Der Monat ist leider nicht wirklich kostenlos. Der Monat ist nur kostenlos wenn man wirklich dann mitmacht. Ansonsten muss man den Monat bezahlen
ja, das hatte ich zunächst falsch verstanden... wird dann im Anmeldeprozess erst klar...

Sehr geehrte Frau Linden,

vielen Dank für die Informationen.

Ja wir arbeiten aktuell mit Aaron.ai zusammen und streben eine volle Anbindung an.
Dies ist aber aktuell noch in der Findungsphase.
Wir arbeiten daran dieses Jahr die Anbindung zu realisieren. 
 

Dirk Dietzold
Technischer Vertrieb und Support

 

Hallo Herr Dietzold - das wäre super! Bin sehr gerne bereit, hierzu meinen Input zu geben und auch für Tests :-) - meldet euch einfach, wenn ihr eine Userin mit viel Aaron-Erfahrung brauchen könnt ;-)

VG, Su Linden
Wir haben jetzt Aaron seit 2 Monaten wieder. Bei knapp 200 Anrufern am Tag, war das unvermeidlich!! Viele Anrufer hinterlassen eine Nachricht, die wir per SMS schnell beantworten können. Auch ältere Menschen, die anfangs skeptisch waren, freuen sich, dass wir sie zurückrufen können. Wir haben auch eine Konfiguration erarbeitet, dass bei Terminanfragen, der Hinweis auf den Online-Kalender vom "Aaron" betont wird.

Momentan können wir uns keinen Praxisalltag mehr ohne eine "Telefonassistenz" vorstellen. ABER: ohne Schnittstelle zu Tomedo mit einem Datenabgleich, ob der Patient vorbekannt ist oder nicht, sowie eine automatische Übernahme des gesprochenen Texts in die Kartei, ist Aaron nur ein "Puffer" und keine große Entlastung. Bei der durchaus denkbaren und durchsetzbaren Möglichkeit, Termine über die Telefonassistenz zu buchen, wäre ein Durchbruch erreicht, der definitiv eine enorme Entlastung fürs Personal darstellt. Wir würden uns sehr freuen, wenn eine Schnittstelle zur Telefonassistenz zustandekommt. Denn:

 "das Telefon" bleibt der größte Störfaktor im Praxisalltag.
Hallo zusammen,

Ich möchte aus unserer Erfahrung mit dem interaktiven Telefon-Assistenten berichten.

Wir sind eine große überörtliche BAG in Freiburg/Breisgau.

Je nach "Saison" hatten/haben wir ca 250 Anrufe pro Tag an einem Standort, davon konnten, vor Nutzung des Assistenten, ca 1/3 nicht persönlich entgegen genommen werden.

Wahrscheinlich ist es bei vielen Praxen in ähnlichem Umfang so.

Die Einführung hat uns zunächst "Akzeptanzprobleme" auf Seiten der Patienten/Anrufer und auch der MFAs beschert. Durch Umstrukturierung innerhalb des Aaron-Assistenten haben wir dieses zügig beheben können.

Aktuelle kristallisiert sich heraus, dass eine bessere Integration des Aarons vor allem in die kalenderfunktion des tomodo einen ganz erheblichen Vorteil im Workflow im backoffice  bringen wird.

Gegenwärtig beschäftigen sich 2,5 MFAs mit dem Telefon/Fax/Email Eingang!!! In Mitarbeitergesprächen und Teamrubden ist  häufig ist das Telefon Thema.

Leider sind gegenwärtig die Arbeitsabläufe noch mit zu vielen "mausKlicks" verbunden.hier wäre eine automatisierte  Integration in Praxisabläufe  (va im backoffice) sehr begrüßenswert.

Derzeit, da kann ich mich den Kommentaren nur anschließen, ist es nicht anderes als ein "Anrufbeantworter".

In unsere Hauptbetriebsstätte hoffen wir auf einen "Kurzschluss" zwischen Aaron und tomedos Kalenderfunktion. Das bringt  einen noch positiveren  Effekt auf MFA und patientenakkzeptanz und entlastet von Arbeitsprozessen.

Gegenwärtig wird die Implementierung von Aaron in der Nebenbetriebsstätte vorbereitet - spricht eine klare Sprache.

Wir wünschen uns, dass gerade in Kombination Aaron/starface/Tomedo eine optimale Verzahnung der Datenübernahme/-Übergabe erfolgt. Daraus entwickelt sich dann eine Optimierung der Steuerung der Anliegen unsere Patienten.

In der Folge kommt es dann zu einer deutlich verbesserten Patienten-/ Mitarbeiter Zufriedenheit UND nicht zuletzt auch durch Prozessoptimierung auch zur Senkung von Mitarbeiterkosten bzw. optimierten MFA Einsatz.

Es sollte gerade diese Kombination Aaron/starface/Tomedo weiter verbessert  werden. Wir freuen uns darauf.
Wir wünschen uns auch:

"... dass gerade in Kombination Aaron/starface/Tomedo eine optimale Verzahnung der Datenübernahme/-Übergabe erfolgt. Daraus entwickelt sich dann eine Optimierung der Steuerung der Anliegen unsere Patienten."
Hallo zusammen,

wie von Herrn Dietzold bereits angemerkt, evaluieren wir gerade das Thema Telefonassistenten (bzw. deren Verknüpfung mit tomedo). Da wir hier ja bereits einige Nutzer von aaron haben, würden wir bei Gelegenheit auf Sie zukommen um Ihre Anforderungen noch genauer verstehen zu können.

Viele Grüße,
 Klaus Wissmann
Auch wir nutzen Aaron in der Praxis und sind davon begeistert. Da an der Anmeldung nur eine MFA sitzt, kann sie endlich ohne den Dauerstress des ständig klingelden Telefons ihre Arbeit verrichten und die Anrufe wenn Zeit ist abarbeiten. Auch die Patienten nutzen den AB mittlerweile immer mehr, da sie ihr Problem da los werden und nicht ständig in der Warteschleife hängen. Eine Rückmeldung der Praxis auf jeden Anruf ist aber für die Akzeptanz essentiell.

Auch wir wünschen uns eine Integration in Tomedo mit dem Terminkalender und eine Möglichkeit, die Patientenakte direkt beim Abgleich der Telefonnummer aufrufen zu können.
Auch wir haben mittlerweile Aaron in die (FritzBox)-Telefonanlage integriert. Nach anfänglichen Akzeptanzproblemen seitens der Mitarbeiterinnen und der Patienten spielt sich die Nutzung allerdings immer weiter ein und gerade die älteren Patienten nutzen den Anrufassistenten mittlerweile gerne.

ine Integration in Tomedo mit automatisierter Patentensuche und vor allem "one-klick"-Übernahme des Anrufes würde jedoch noch deutlich das Potential erhöhen...
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Hallo Herr Dr. Völker,

wie bereits beschrieben, sind wir an dem aaron Thema dran und versuchen zu evaluieren, wie eine Anbindung tomedo <-> aaron am besten aussehen kann. Hauptusecase aus unserer Sicht wäre sicherlich die Terminvereinbarung.

Könnten Sie kurz erläutern, wie Sie sich die Integration in tomedo genau wünschen würden, damit wir dies bei der Konzeptfindung berücksichtigen können?

Viele Grüße,
 Klaus Wissmann
Hallo, wir haben in unseren gynäkologischen Praxis seit fast einem Jahr den Telefonassistenten. Ich kann das oben gesagte bestätigen. Die Spracherkennung lässt noch zu wünschen übrig. Wir nutzen die SMS Funktion fast nie, weil es für Terminvereinbarungen doch einfacher ist, die Patienten kurz zurückzurufen. Die Patienten sagen meistens nicht dazu, an welchem Tag, um welche Uhrzeit oder für welche Untersuchung sie einen Termin benötigen. Da geht es schneller kurz anzurufen, als 2 Termine hin und her zu schreiben.

Ich finde ihn trotzdem sehr gut. Die Aussage von Patienten, dass sie uns telefonisch nicht erreichen konnten, stimmt einfach nicht mehr. Wir haben den Assistenten 24 Stunden am Tag laufen. Alle Patienten, die drauf sprechen, werden von uns zurückgerufen. Diejenigen, die nicht drauf sprechen und deren Nummer wir nur sehen, werden nicht zurückgerufen. Wir haben eine Starface Anlage, deren Anrufbeantworter wir gar nicht mehr nutzen. Auch die kurzfristige Änderung der Telefonzeiten oder wenn Personalmangel vorhanden ist, kann man sehr schnell als Ansage in Aaron einfügen.

Es wäre super, wenn man anhand der Telefonnummern, die in Aaron gespeichert sind, die Patienten per Schnittstelle in Tomedo angezeigt bekommt. Bisher läuft das nur mit kopieren und in Tomedo eintragen etc. Das sind meines Erachtens nach etwas zu viele Klicks.

Eine Terminvereinbarung via Aaron in den Tomedokalender kann ich mir kaum vorstellen- ich lasse mich aber gerne überraschen.

 

Viele Grüße

Katrin Unkel
Hallo,

 

Aaron kommt ab Mitte der Woche bei mir zum Einsatz. Ich bin ebenfalls gerne bereit, nach der Kennenlernphase von Aaron Rückmeldung an Tomedo zu geben!

 

Gruß

 

Jan Smid
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dann können wir gerna austauschen. Wir haben bisher Einiges mit Aaron ausprobiert
Hallo,

 

Aaron läuft jetzt und wird von den MFA positiv angenommen, auch die Patient sind überwiegend ganz angetan.

 

Folgendes könnte ich mir nach wenigten Tagen Ausprobieren vorstellen:

1) Direktes Einfügen der Aaron-Einträge in die entsprechenden Patientenkartei bei Tomedo, damit die MFA, die die Einträge bearbeitet, nicht zwischen Tomedo und Aaron hin- und herwechseln muss. Spart einen Haufen Klicks.

2) Eine unmittelbare sprachbasierte Terminvereinbarung zwischen Aaron und Tomedo kann ich mir ebenfalls nur schwer vorstellen (die Spracherkennung lässt einiges zu wünschen übrig). Das würde ja den berühmten Friseurterminanruf von Google auf Google I/O bei weitem übertreffen ;-) Das wäre vermutlich nur möglich wenn eine sehr eingengte Menüführung von Aaron vorgegeben wird - das ist aber extrem nervig, ich fluche jedes Mal, wenn ich sowas am Telefon habe. Und gerade bei älteren u Umständen auch kognitiv eingeschränkten Patienten wird das nur schwer funktionieren. . .

 

Gruß

 

-js
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